Питања и одговори

Спровођење текућих пројеката

 

1. Како се врши набавка опреме у пројектима Изградње капацитета у високом образовању- CBHE?

2. Да ли је обједињена набавка неопходна у у пројектима Изградње капацитета у високом образовању – CBHE?

3. У случају да се учесници пројекта одлуче за цепање набавке опреме, да ли је неопходно затражити одобрење од стране Извршне агенције?

4. Да ли је дозвољено спровођење набавке опреме које не прати закон о јавним набавкама?

5. Да ли постоје разлике у оквиру Еразмус+ пројеката, у односу на претходну генерацију Темпус пројеката?

6. Шта је цена по јединици трошка (Unit costs)?

7. Да ли је у оквиру завршног финансијског извештаја потребно достављати пратећу финансијску документацију?

8. На који начин се раде исплате хонорара на пројектима CBHE?

9. Да ли износ исплате хонорара за рад на пројекту мора бити упоредив са платом коју нека особа примају на установи на којој су запослени?

10. Како се правилно користи лого Еразмус+ програма?

Ослобађање од ПДВ-а и царина

11. Који су документи потребни за ослобађање од ПДВ-а?

12.  Где се оверава ППО ПДВ образац?

13. Колико времена је потребно да се овери ППО ПДВ образац?

14. Како се попуњава ППО ПДВ образац?

15. Где је могуће пронаћи/преузети ППО ПДВ образац?

1. Како се врши набавка опреме у пројектима Изградње капацитета у високом образовању- CBHE?

Оквир за набавку опреме дат је у документу Guidelines for the Use of the Grant:

„(…) where the value of a contract awarded in accordance with those Articles is over EUR 25.000 and less than EUR 134.000, the beneficiaries shall launch a tendering procedure and obtain competitive offers from at least three suppliers and retain the one offering best value for money, observing the principles of transparency and equal treatment of potential contractors and taking care to avoid conflicts of interests. Where the estimate value of a contract to be awarded in accordance with those Articles exceeds EUR 134.000, national legislation will be applicable.

Please note that the beneficiaries may not split the purchase of equipment into smaller contracts below the threshold in order to avoid launching a formal tendering procedure.“ (Guidelines for the Use of the Grant, страна 21)

2. Да ли је обједињена набавка неопходна у у пројектима Изградње капацитета у високом образовању – CBHE?

Према информацијама добијеним од стране Извршне агенције (у даљем тексту: Агенција), заједничка тендерска набавка опреме и даље је неопходна осим у случају када је могуће доказати да заједничка набавка није могућа или је исплативије направити одвојену набавку, цитирамо:

»A Joint Tender is still the expression of a sound and cost-efficient management, which is an important principle of rendering costs eligible and thus still required unless the project can demonstrate that a joint tender is either not feasible or less cost-efficient than separated tenders.«

Важно је напоменути да су координатори пројеката дужни да пре спровођења процедуре набавке опреме, уколико има промене у односу на оригиналну спецификацију, пошаљу спецификацију опреме коју ће пројекти набављати службенику за пројекте у Агенцији који је задужен да “прати” тај ЦБХЕ пројекат (даље у тексту: службеник Агенције)..

3. У случају да се учесници пројекта одлуче за цепање набавке опреме, да ли је неопходно затражити одобрење од стране Извршне агенције?

Према тумачењу које смо добили, у случају да се пројекат (било регионални или национални) одлучи за цепање набавке опреме по било ком основу, потребно је послати разлоге за цепање набавке и захтевати писмено одобрење од стране службеника Агенције. У захтеву за одобрење је потребно да се прецизно наведу разлози због чега обједињена набавка опреме на нивоу пројекта није могућа или је исплативије цепати набавку.

4. Да ли је дозвољено спровођење набавке опреме које не прати закон о јавним набавкама?

Уколико се спроводи набавка опреме која не прати закон о јавним набавкама, потребно је да контактирате службеника Агенције са описом предложеног модела набавке и тражити писмено одобрење за предложени модел набавке.

5. Да ли постоје разлике у оквиру Еразмус+ пројеката, у односу на претходну генерацију Темпус пројеката?

Разлика у односу на последњу генерацију Темпус пројеката јесте укидање правила о пореклу опреме (Rule of origin).

6. Шта је цена по јединици трошка (Unit Costs)?

Цена по јединици трошка (Unit costs), који се односе на трошкове особља (staff costs), путне трошкове (travel costs) и трошкове смештаја (costs of stay) базирани су на извршењу одређене активности (тзв. triggering event) што значи да су пројекти у обавези да покажу да се догађај/резултат за који се тражи новац заиста и догодио. Као доказ о томе да догађај одиграо може послужити неки конкретан резултат скупа (boarding pass у случају летова, списак учесника на конференцији, други документи, извештаји итд).

7. Да ли је у оквиру завршног финансијског извештаја потребно достављати пратећу финансијску документацију?

У извештавању према Комисији у оквиру завршног финансијског извештаја није потребно достављати пратећу финансијску документацију. Документација која се мора чувати и доставити за правдање unit costs дата је на странама 28 и 30 у документу Guidelines for the Use of the Grant.

8. На који начин се раде исплате хонорара на пројектима CBHE?

Након анализе свих правила које се односе на ову категорију трошкова, саветујемо да се исплата хонорара веже за резултат активности. Предлажемо и да се, ради осигурања да ће очекивани резултат бити постигнут, склопе уговори или анекси уговора о раду са чланом пројетног тима који треба да уради неку активност пре него што почне да на њој ради, а да се исплата услови стављањем на увид ректорату или управи високе школе резултата рада.

Опрез је потребан будући да Агенција задржава право да провери квалитет резултата и у складу са тим прихвати трошкове који се потражују. Другим речима, Агенција може да не прихвати одређене трошкове особља у фази оцењивања завршног извештаја.

У случају ревизије, ревизори имају право да траже доказе о трагу новца/исплати трошкова наведених у завршном финансијском извештају. У инструкцијама које су стигле из Агенције наведено је да: „The auditor could also verify that there has been a financial transfer corresponding to the volume of days charged from the coordinator to the employing institution (or to the individual staff member). In principle, the modalities for these financial transfers will have been agreed and endorsed in the partnership agreement. (…) A proof that the staff is remunerated (e.g. normal salary as staff member on the payroll and supported by time sheet) can be requested as a further proof, regardless of the amount remunerated.“

9. Да ли износ исплате хонорара за рад на пројекту мора бити упоредив са платом коју нека особа примају на установи на којој су запослени?

Износ исплате хонорара за запослене не мора бити повезан са платом коју примају на установи на којој су запослени.

Инструкције које смо добили наводе следеће:

„The amount of staff costs charged to the grant are linked to the nature (and volume) of work performed and not to the function or salary of the person in the employing organization.“

Уколико се у завршном финансијском извештају наведе да је особа примила одређени износ потребно је сачувати доказ о тој исплати за могућу ревизију. Тај доказ се не доставља у завршном финансијском извештају за Агенцију. Важно је имати на уму да ревизори могу да траже било који документ, не у циљу утврђивања висине износа коју је особа примила већ у циљу утврђивања токова новца.

10. Како се правилно користи лого Еразмус+ програма?

У складу са Guidelines for the Use of the Grant (стр. 7), сви материјали произведени у оквиру CBHE пројекта (брошуре, постери, презентације, интернет страница пројекта итд.) морају садржати лого Co-funded by the Erasmus+ Programme of the European Union који се може наћи на адреси:

http://eacea.ec.europa.eu/img/logos/erasmus_plus/eu_flag_co_funded_pos_%5Brgb%5D_right.jpg

Све публикације произведене у оквир пројекта морају садржати следећу информацију у складу са Guidelines for the Use of the Grant (стр. 7)

„This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein“ 

11. Који су документи потребни за ослобађање од ПДВ-а?

I Приликом подношења првог захтева за ослобађање од ПДВ-а Пореској управи, корисници донација треба да доставе следеће:

• Копију уговора, Grant agreementa и партнерског уговора, ако је установа партнер на пројекту а не координатор тј. само копију оних страна уговора, преведену на српски језик од стране судског тумача, које садрже кључне елементе и то:

1. ко су уговорне стране
2. износ средстава који је предмет уговора о донацији
3. датум почетка и завршетка примене уговора (датум почетка и завршетка пројекта)
4. списак чланова конзорцијума са седиштем у Републици Србији ако се доставља Grant agreement
5. страна са потписницима уговора

(реф. Релевантна законска регулатива: Члан 27. и Члан 43. Правилника о начину и поступку остваривања пореских ослобођења код ПДВ са правом на одбитак претходног пореза)

•Допис са отиском печата
• Допис (адресиран на Пореску управу, Централу, Сектор за контролу) са подацима о лицима овлашћеним за издавање потврда о пореском ослобођењу уз доказ о депонованом потпису овлашћеног лица (ОП образац)

II Да бисте се ослободили од плаћања ПДВ-а, потребно је:
• Пре свега добавити предрачун од добављача (у случају да је у систему ПДВ-а)

Предрачун треба да садржи:
1. Податке о добављачу (из АПР-а): назив, адресу, телефон, ПИБ (порески идентификациони број)
2. Податке о купцу: назив, адресу, ПИБ
3. Број предрачуна
4. Датум и место издавања предрачуна
5. Опис робе или услуге
6. Цена без ПДВ-а, износ ПДВ-а и укупан износ са ПДВ-ом (у случају да у истом предрачуну постоји и услуга/роба на коју се не обрачунава ПДВ, неопходно је робу/услугу приказати као одвојену ставку која не улази у основицу за обрачун ПДВ-а)
7. Уколико се предрачун односи на услуге које се испоручују у одређеном временском периоду, потребно је навести тачан датум тј. период када ће се та активност извршити и мора бити у будућности (нпр. организација тренинга од 28. октобра 2016. до 31. октобра 2016. године) или пре завршетка активности.
8. Потпис и печат (уколико је предрачун пуноважан без потписа и печата неопходно је то и навести)

Предрачун не сме да садржи:
1. У наслову предрачуна Рачун или Фактура
2. Напомене да се зарачунава законска затезна камата у случају да се не плати у року и сл.

• Попуњен образац за ослобађање од ПДВ-а (Образац ППО-ПДВ), са јединственим ПИБ-ом, печатом и потписом
• Пореској управи се доставаљају три примерка Обрасца ППО-ПДВ и један примерак предрачуна (може и копија предрачуна)
• Оригинал примерак Обрасца ППО-ПДВ-а достављате добављачу, други примерак архивирате у вашој финансијској архиви, трећи остаје у Пореској управи
• добављач на основу Потврде треба да вам достави рачун на коме ће бити приказана цена без ПДВ-а, са напоменом која наводи да је услуга/роба ослобођена ПДВ-а у складу са бројем (број овере из Пореске управе) Обрасца ППО-ПДВ.

12. Где се оверава ППО ПДВ образац? 

Сви корисници донација и повезана лица, за оверу ППО-ПДВ обрасца, Захтеве за ослобађање од ПДВ-а са пропратном документацијом подносе лично Централи Пореске управе, Сектору за контролу на адресу: ул. Саве Машковића 3-5, 11000 Београд.

Корисницима, чије се седиште не налази на територији града Београда, омогућено је да оригиналан Захтев са пропратном документацијом доставе препорученом поштом на наведену адресу, а да преузимање изврше лично на адреси Централе Пореске управе.

НАПОМЕНА: Oбавезно навести име, презиме и број телефона одговорних службеника које Пореска управа може да контактира у ситуацији да је потребна исправка или додатни документ (објашњење).

13. Колико времена је потребно да се овери ППО ПДВ образац?

У досадашњој пракси, у случају да је оригиналан Захтев са пропратном документацијом комплетан и исправан, потребно време за оверу ППО-ПДВ-а је минимум 10 минута.

Изузетно, када се ради о већем износу, овера обрасца ППО-ПДВ траје 24 сата.

14. Како се попуњава ППО ПДВ образац?

Приликом попуњавања обрасца ППО-ПДВ потребно је обратити пажњу на следеће:

  • Подаци о подносиоцу захтева:

Универзитет/Факултет/Основна школа/Средња школа/Организација…..

Адреса и

ПИБ

У доњем десном углу треба да стоји потпис и печат овлашћеног лица Универзитета/Факултета/Основна школа/Средња школа/Организација…..

  • Подаци о Међународном уговору који је основа за:

Програм Ерасмус плус:

1.            Назив уговора: Оквирни споразум између Владе Републике Србије и Европске Комисије о правилима за спровођење финансијске помоћи Европске уније Републици Србији у оквиру инструмента за претприступну помоћ (ИПА II)

2.            Датум потписивања: потписан 23.12.2014. године

  • Подаци о појединачном пројекту, уписује се:

1.            назив и број пројекта из Уговора о донацији (нпр. Темпус ЈП 145 887…)

2.            вредност пројекта – износ донације из Уговора предвиђен за ослобађање

  • Подаци о обвезнику (добављачу) ПДВ из АПР-а:

1.            Назив обвезника – из профактуре

2.            Адреса – из профактуре

3.            ПИБ – из профактуре

4.            Вредност – уписује се укупан износ без ПДВ-а у динарима

15. Где је могуће пронаћи/преузети ППО ПДВ образац?

Потврду о пореском ослобађању за обвезника ПДВ-а, који врши промет добара или услуга, односно увоз добара, уз пореско ослобађање (за међународне уговоре) можете пронаћи на следећем линку:

http://www.poreskauprava.gov.rs/sr/pdv/ppopdv.html