Често постављана питања – изградња капацитета у високом образовању

  1. Ко може да учествује у CBHE пројектима и на који начин?
  2. Ко може да поднесе CBHE пројекте, у својству координатора?
  3. На који начин се пријављују Пројекти за изградњу капацитета (Capacity building projects in Higher Education – CBHE) и где могу да преузмем формуларе и упутства?
  4. У колико пројектних пријава у оквиру истог CBHE позива за пројекте једна институција може даучествује?
  5. Који минимални број институција мора да буде укључен у пројекат и како је то повезано са одабиром приоритета за CBHE пројекте?
  6. Да ли је боље да пријавимо национални или регионални пројекат?
  7. Да ли је боље да конзорцијум предводи ВШИ из програмске или партнерске земље?.
  8. Како можемо да пронађемо партнере?
  9. Да ли и придружени партнери (associated partners) које наводимо у пријави морају да имају ПИЦ број?
  10. Партнери су нам послали мандатно писмо са потписом декана факултета. Да ли је то прихватљиво?
  11. Да ли логичка матрица (Logical Framework Matrix – LFM) мора да буде написана на две стране?
  12. Колико радних пакета би једна CBHE пројектна пријава требало да има?
  13. За табеле које се односе на радни план (wоркплан) у упутству пише да треба да буду на једној страни. Да ли је проблем ако се то ограничење прекорачи?
  14. Да ли текстуални делови пројектне пријаве могу да буду дужи од сугерисаног максималног броја карактера?
  15. Да ли очекиване исходе (expected deliverables/results/outcomes/outputs) треба преписати редом из матрице за дати пакет?
  16. Које врсте трошкова можемо да планирамо за реализацију планираних пројектних активности?
  17. Да ли је у CBHE пројектима неопходно обезбедити суфинансирање и у ком износу?
  18. Да ли је у CBHE пројектима дозвољено подуговарање и за које активности?
  19. Ко има право на трошкове хонорара за рад на пројекту (staff costs)?
  20. Да ли је могуће предвидети трошкове хонорара за запослене у министарствима уколико је одређено министарство партнер на пројекту?
  21. Када су у питању путни трошкови (travel costs), да ли треба навести само број дана колико траје састанак или треба урачунати и дане потребне за путовање?
  22. Коју врсту опреме је могуће предвидети планом куповине у пројектној пријави?
  23. Где сврставамо трошкове штампања наставних материјала?
  24. Да ли је прихватљиво да се у оквиру подуговарања подведу трошкови који се тичу видљивости пројекта (промотивни материјали посвећени што успешнијој дисеминацији пројекта)?
  25. Шта је додатак за мобилност (Special Mobility Strand) и да ли је он саставни део пројектне пријаве?
  26. Да ли могу да се појаве одређени технички проблеми приликом попуњавања и подношења пројектне пријаве?
  27. Да ли је потребно испунити одређене техничке захтеве?
  28. Када је најбоље да започнемо писање пројектне пријаве и шта је све потребно да предвидимо?

 

 

1.     Ко може да учествује у CBHE пројектима и на који начин?

У CBHE (Capacity building projects in Higher Education) пројектима кључни партнери су високошколске инсититуције али и њима могу да учествују и све друге врсте организација, односно неакадемских партнера попут предузећа, школа, удружења и сл. Листа типова могућих партнера образложена је у делу Водича на странама 148-149 http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf

Не постоје ограничења у погледу врсте и броја неакадемских партнера, али је важно да они имају одговарајућу улогу у складу са циљевима пројекта. Важно је знати и да CBHE пројекти имају правило о минималном броју партнера унутар пројекта које је објашњено у питању број 5.

2.     Ко може да поднесе CBHE пројекте, у својству координатора?

У складу са одредбама из Еразмус+ водича (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf) наведеним на стр. 150 пријаву за CBHE пројекте може да поднесе само самостална високошколска институција или асоцијација ВШИ. У случају структурних пројеката, то може бити још и званично регистрована национална или међународна ректорска, организација професора или наставника.

3.     На који начин се пријављују Пројекти за изградњу капацитета (Capacity building projects in Higher Education – CBHE) и где могу да преузмем формуларе и упутства?

Пројекти за изградњу капацитета (CBHE) се пријављују попуњавањем формулара који се преузимају са сајта Извршне агенције за програме из области образовања, културе и медија: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en (у падајућем менију је потребно бирати Capacity building projects in Higher Education)

Кључни формулар је специфични Адоби документ (е-формулар). Предуслов за креирање овог формулара јесте да све институције укључене у пројекат имају PIC бројеве које особа која преузима формулар зна унапред. Формулар је доступан само у одређеном периоду, када је отворен конкурс:

https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en

На е-формулар се каче три прилога:

  1. Детаљан опис пројекта (најдужи и у смислу садржаја пројеката најважнији документ)
  2. Буџет пројекта (ексел табеле са прегледом свих предвиђених трошкова)
  3. Изјава о истинитости података (Declaration of Honour) коју потписује координатор и мандатна писма (Мандате леттерс) које координатору шаљу све институције учеснице пројекта.

Изјава о истинитости података и мандатна писма се скенирају заједно и као један прилог каче на е-формулар.

Пројектна пријава се чува и модификује на локалном рачунару, при чему је веома важно обратити пажњу на минимум техничких услова и попуњеност свих тражених поља за успешно подношење предлога. Креирање, преузимање и финално подношење формулара су онлине активности, док попуњавање и валидација не захтевају онлине окружење. Препоручује се консултовање Водича за попуњавање CBHE пројектне пријаве у свим фазама израде предлога, доступно на страници: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en

Више информација о техничким аспектима подношења апликације доступно је у упутству на линку: https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en

Након подношења пројектне пријаве, високошколска институција која подноси предлог у име конзорцијума добија мејл са потврдом пријема са референтним бројем који је додељен пројектном предлогу.

Није потребно да се примерак електронског формулара и пратећих докумената шаљу мејлом, нити поштом.

Електронски формулар и пратећа документа НЕ ТРЕБА СЛАТИ мејлом и/или поштом. Подношење пројектне апликације се врши искључиво слањем електронског формулара и прилога који се налазе у његовом саставу.

4.     У колико пројектних пријава у оквиру истог CBHE позива за пројекте једна институција може даучествује?

Не постоје ограничења у погледу броја пријава које једна ВШИ може да поднесе, нити у погледу броја пријава у којима се појављује као партнер. Ипак, треба имати у виду да приликом финалне селекције пројеката, не може имати више од три одобрена пројекта у истом позиву у својству координатора.

5.     Који минимални број институција мора да буде укључен у пројекат и како је то повезано са одабиром приоритета за CBHE пројекте?

Конзорцијум за националне CBHE пројекте, односно пројекте који се позивају искључиво на приоритет који је за дефинисан као национални за CBHE конкурс, треба да се састоји од најмање три високошколске институције (ВШИ) из три различите програмске земље и најмање три високошколске институције из једне партнерске земље, у нашем случају Србије.

У CBHE пројекатима који укључују више партнерских земаља, конзорцијум морају да чине најмање три високошколске институције из три различите програмске земље али и најмање по две високошколске институције из сваке од партнерских земаља. Од овог правила изузете су оне партнерске земље у којима је укупан броји ВШИ мањи од 5 и/или земље у којима једна високошколска институција обухвата више од 50% студентске популације, где је довољно учешће једне високошколске институције. У случају региона коме припадамо – региона Западног Балкана, то је случај само са Црном Гором.

Сви пројекти који обухватају више од једне партерске земље морају да одговарају регионалним приоритетима које дефинише Европска комисија. Такође је могуће позвати се и на заједнички национални приоритет, тј. приоритет који имају све партнерске земље које би потенцијално учествовале у наведеном пројекту.

Иако ретки у пракси, могући су и пројекти који укључују институције из више политичких региона Европске уније, где је услов за минимум партнерства идентичан као у случају пројеката који укључују партнерске земље једног региона. Ипак, важно је истаћи да је неопходно добро аргументовати зашто је овакав пројекат потребан и на који начин би он заиста могао да одговори на дефинисане приоритете у развоју високог образовања. Такође, неопходно је да је изабрани приоритет идентичан за све посматране партнерске земље или политичке регионе којима земље припадају како би се предлог пројекта позвао на њега.

Списак политичких региона Европске уније налази се на страни 24 Програмског водича.

6.     Да ли је боље да пријавимо национални или регионални пројекат?

Не постоји препорука коме од ова два типа пројеката дати предност. Важно је да институције увек пођу од реалних потреба и планова свог даљег развоја или приоритета своје земље (за високо образовање, обазовање у целини или области које су повезане са високим образовањем) и за које ће онда потражити најадекватнији формат финансирања.

Ако се одлучите за регионални пројекат, онда је важно да исто то ураде ваше колеге из земље у региону, тј. да и код њих постоје потребе за пројектом са истим циљевима. У строго формалном смислу, свака CBHE пројектна пријава се мора везати за неки од дефинисаних приоритета дефинисаних политичких региона ЕУ, а могуће је да две земље имају и исти национални приоритет за CBHE пројекте, што такође може бити довољно.

7.     Да ли је боље да конзорцијум предводи ВШИ из програмске или партнерске земље?

Као и у случају опредељивања за одговарајући тип CBHE пројеката, не постоји препорука за начин одабира институције која ће да предводи/представља конзорцијум.

Важно је знати да ВШИ из програмских и ВШИ из партнерских земаља могу да преузму улогу координатора. Институције из партнерских земаља често су охрабриване да воде CBHE пројекте, како би градиле свој институционални капацитет за ову улогу.

Од суштинског је значаја да изабрана институција заиста спремна да води конзорцијум, као и да су изграђени односи поверења и сарадње између инстутуција које ступају у партнерство у циљу реализације одређене пројектне идеје.

8.     Како можемо да пронађемо партнере?

Институције се обично ослањају на већ успостављену сарадњу са колегама у земљи и иностранству. Ипак, неретко у зависности од теме постоји и потреба за проналажењем партнера који ће имати највећи капацитет за преузимање пројектних обавеза. У потрази за партнерима институције могу да се ослоне на подршку мреже националних Еразмус+ канцеларија у партнерским земљама и националних контакт тачака у програмским земљама.

Такође је могуће консултовати базу података о реализованим пројектима, погледати које теме су до сада биле финансиране, као И косу били учесници пројеката: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/results_compendia/projects_description_en.php

Фондација Темпус – Еразмус+ канцеларија у Србији је направила формулар за проналажење партнера који можете пронаћи овде: http://erasmusplus.rs/pronalazenje-partnera/?langkl=lat 

9.     Да ли и придружени партнери (associated partners) које наводимо у пријави морају да имају ПИЦ број?

Поред званичних партнера на пројекту који постају директни корисници средстава, постоји могућност да конзорцијум предвиди и учешће тзв. придружених партнера. Премда придружени партнери нису директни корисници средстава, они због потребе статистичке обраде података на нивоу Извршне агенције такође треба да имају PIC број који се наводи у пројектној пријави.

10.  Партнери су нам послали мандатно писмо са потписом декана факултета. Да ли је то прихватљиво?

Званично тумачење у погледу тога ко може да учествује а самим тим и потписује мандатно писмо налази се на 153. страни Програмског водича:

Faculties/schools/colleges/departments/centres or any other components, which are parts of higher education institutions but established as autonomous legal entities, are considered ineligible (even if they have a PIC – Participant Identification Code) unless they can provide a specific project related statement signed by the Rector/President of the higher education institution authorising them to commit the whole institution.

Дакле, декан факултета може потписати мандатно само уколико је ректор универзитета претходно овластио декана да потпише мандатно писмо у име целе институције. Стога би требало да се уз такво мандатно писмо нађе и писмо овлаштења.

11.  Да ли логичка матрица (Logical Framework Matrix – LFM) мора да буде написана на две стране?

Матрица треба да буде што прецизнија и концизнија. Из искуства са ранијим пројектним пријавама, показало се да она може да буде на више од две стране.

12.  Колико радних пакета би једна CBHE пројектна пријава требало да има?

Правилима је дефинисано 5 врста радних пакета:

  • припремни (Preparation),
  • оперативни (Management),
  • развојни, односно имплементациони (Development or Implementation),
  • осигурање квалитета и мониторинг (Quality Assurance and Monitoring – Quality Plan) и
  • дисеминациони (Dissemination and Exploitation of Results)

Свака пројектна пријава мора да садржи најмање по један од сваког од горе наведених врста радних пакета иначе неће бити узета у разматрање. Могуће је имати више радних пакета истог типа. Не постоји препорука за оптималан број радних пакета. Свакако расподела пројектних активности унутар радних пакета би требало да разумљива и партнерима и евалуаторима пројектне пријаве.

13.  За табеле које се односе на радни план (wоркплан) у упутству пише да треба да буду на једној страни. Да ли је проблем ако се то ограничење прекорачи?

И за радни план важи исто што и за LFM– не мора се строго испоштовати упутство о једној страни.

14.  Да ли текстуални делови пројектне пријаве могу да буду дужи од сугерисаног максималног броја карактера?

Нажалост, не могу. Важно је увек обратити пажњу на прописани број карактера тамо где је то наведено, јер део текста који премашује прописани простор неће бити видљив у финалној верзији пријаве која се поднесе и којој буде додељен референтни број.

15.  Да ли очекиване исходе (expected deliverables/results/outcomes/outputs) треба преписати редом из матрице за дати пакет?

Да, за сваки исход/резултат (deliverable) наведен у матрици треба попунити по једну табелу у делу Х1 документа Detailed project description.

16.  Које врсте трошкова можемо да планирамо за реализацију планираних пројектних активности?

CBHE пројекат може да покрије:

  • трошкове хонорара (Staff costs у виду трошкова по јединици – unit costs; могу да износе максимално 40% гранта),
  • путне трошкове (Travel costs у виду трошкова по јединици – unit costs),
  • трошкове боравка (Costs of stay у виду трошкова по јединици – unit costs),
  • трошкове куповине опреме за високошколске институције из партнерских земаља (Еquipment у виду реалних трошкова – real costs; могу да износ максимално 30% гранта) и
  • трошкове подуговарања (Subcontracing у виду реалних трошкова – real costs; могу да износе максимално 10% гранта).

17.  Да ли је у CBHE пројектима неопходно обезбедити суфинансирање и у ком износу?

Не постоји формалан захтев или упутство у вези са тачним процента суфинансирања на пројекту. Износ од 10% је само смерница направљена по угледу на проценте за кофинансирање из ранијег Темпус програма. У пројектној пријави се износ суфинансирања уписује оквирно у односу на генералну процену и није га потребно правдати рачунима, ако пројекат добије финансирање.

Суштински ће имплементација пројекта заиста захтевити друге врсте трошкова који не улазе у буџетску калкулацију, попут канцеларијских трошкова (overhead costs) и других. Институција стога мора рачунати на то да ће такве трошкове морати да суфинансира, како би спровела пројекат.

18.  Да ли је у CBHE пројектима дозвољено подуговарање и за које активности?

Типичне активности које могу да се подуговоре, под условом да их не обављају запослени на партнерским институцијама, су евалуација пројектних активности и ревизија, ИТ курсеви, курсеви страних језика, услуге превођења, израда и одржавање веб сајта и др. Више информација у Водичу за конкурисање, у Анексу 1.

19.  Ко има право на трошкове хонорара за рад на пројекту (staff costs)?

Чланови пројектних тимова институција које учествују у пројекту имају право на трошкове хонорара.

20.  Да ли је могуће предвидети трошкове хонорара за запослене у министарствима уколико је одређено министарство партнер на пројекту?

Могуће је у CBHE пројектној пријави предвидети исплате хонораре и запосленима у министарствима и локалним самоуправама. За разлику од претходног Темпус програма, министарства се могу третирати као пуни партнери те стога могу примити средства са било које буџетске линије осим опреме која је доступна само високошколским институцијама у партнерским земљама.

Додатно тумачење је доступно у документу FAQs Selection – 1st Call 2015 (EAC-A04-2014)https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/erasmus_ka2_cbhe_faq-selection_1st_call_v2_300115_en.pdf

21.  Када су у питању путни трошкови (travel costs), да ли треба навести само број дана колико траје састанак или треба урачунати и дане потребне за путовање?

Путни трошкови (travel costs) и трошкови боравка (subsistence costs) се рачунају узимајући у обзир и дане путовања, а не само трајање састанка.

22.  Коју врсту опреме је могуће предвидети планом куповине у пројектној пријави?

Опрема чија куповина се планира би требало пре свега да буде у служби реализације циљева пројекта.

23.  Где сврставамо трошкове штампања наставних материјала?

Трошкове штампања наставних материјала је могуће подуговорити или их покрити суфинансирањем.

24.  Да ли је прихватљиво да се у оквиру подуговарања подведу трошкови који се тичу видљивости пројекта (промотивни материјали посвећени што успешнијој дисеминацији пројекта)?

У складу са наводима у званичном Водичу за Еразмус+ програм на страни 289, подуговарање може да обухвати и активности које се тичу штампања, објављивања и дисеминације у општем смислу, тако да је такав трошак прихватљив.

25.  Шта је додатак за мобилност (Special Mobility Strand) и да ли је он саставни део пројектне пријаве?

Додатак пројекту за организацију мобилности је посебан део CBHE пријаве. Институције не могу накнадно да пријаве додатак за мобилност, већ је он саставни део основне CBHE пројектне пријаве. Додатак за мобилност мобилности није обавезан, већ представља додатну могућност унутар CBHE пројекта.

Може да се догоди да основна пријава буде прихваћена, а додатак пројектној пријави за организацију мобилности не. Овај део пријаве се свакако разматра засебно од основног пројектног предлога.

26.  Да ли могу да се појаве одређени технички проблеми приликом попуњавања и подношења пројектне пријаве?

Финална фаза пројектне пријаве подразумева валидацију унетих података. Та процедура може да укаже на неке грешке у попуњавању појединих поља. Због тога добра пракса налаже да се валидација садржаја и само подношење пријаве ураде благовремено, барем дан два пре званичног рока, како би се техничка подршка саме Извршне агенције (ЕАCEA) могла конктатирати.

27.  Да ли је потребно испунити одређене техничке захтеве?

Да потребно је испунити одговарајуће техничке захтеве како би се сви делови пројектне пријаве учитали и испунили на тражени начин. Више информација о техничким аспектима подношења апликације доступно је у упутству на линку: https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/proposal-submission-user-guide_version-1-cbhe-2015.pdf

28.  Када је најбоље да започнемо писање пројектне пријаве и шта је све потребно да предвидимо?

Писање пројектне пријаве је могуће отпочети од тренутка објављивања званичног Позива за пројекте, с обзиром на то да листа прописаних приоритета дефинише теме којима ће се пројектне пријаве могу бавити. Листа приоритета се усаглашава у консултацијама са надлежним Министарствима просвете и Делегацијом ЕУ у партнерским земљама. Добро је конктактирати Националну Еразмус+ канцеларију и проверити да ли се очекује промена приоритета за текућу годину. Свакако да и пре самог објављивања позива треба погледати актуелни Програмски водич: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/discover/guide/index_en.htm и друга релевантна докумената доступна на страници:

http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-2-capacity-building-in-field-higher-education-2015_en и упознати се са свих техничким аспектима подношења CBHE пројектне пријаве.

Важно је истаћи да поред рока за подношење пројектних пријава који је дефинисан правилима Програма, постоји и низ интерних рокова које би заинтересовани за пријављивање пројеката требало да узму у обзир. Ради се о интерним процедурама које имају своје рокове и прописане су интерним правилницима појединих ВШИ.

Уколико је за реализацију пројектне идеје неопходна и подршка Министарства просвете, науке и технолошког развоја важно је узети у обзир инструкције за учешће МПНТР у пројектима.

CBHE пројекти подразумевају учешће већег броја партнера из програмских и партнерских земаља који заједничким активностима остварују утицај на образовне процесе једне циљне земље и региона. У највећем броју случајева реч је о трогодишњим пројектима чији је циљ коренита реформа студијских програма већег броја високошколских институција. У том смислу је потребно обратити посебну пажњу на опсег пројектних активности и на потребу да се оствари одговарајући утицај који ће бити сразмеран предвиђеном износу средстава.