Често постављана питања PIC code

Веома корисну презентацију о отварању ECAS налога и добијања PIC броја можете погледати на сајту Извршне агенције https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/participant-portal-eform.pdf

 

 1.Шта је PIC број?

2.Зашто је потребан PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

3.Да ли можемо да региструјемо друге институције и поднесемо пријаву за добијења PIC броја уместо њих уколико представљамо конзорцијум који подноси пројектну пријаву?

4.Какву улогу има ECAS налог код добијања PIC броја?

5.Који је поступак добијања PIC броја?

6.Који подаци се попуњавају на порталу за учеснике?

7. Које документе је потребно додати на портал током регистрације (или након тога)?

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

9. Шта је валидација PIC броја?

10.Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

11.Да ли је могуће мењати унете податке и како?

12.Каква је улога особе којој је додељен LEAR статус?

13.Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

14.Да ли физичка лица могу да се региструју на порталу за учеснике?

15.Колико времена је потребно за верификацију додељеног PIC броја?

16.Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу за учеснике?

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за PIC у неки пријавни формулар за пројекте?

19. Како можемо сазнати је ли наша организација већ има додељен PIC број?

 

1.Шта је PIC број?

 PIC број (Participant Identification Code) представља јединствени идентификациони број од девет цифара који свака организације мора да има како би могла да учествује у пројектима који се финансирају кроз програм Еразмус+ и неким другим програмима ЕУ.

Када се једном региструје на порталу Европске комисије и добије број а затим обезбеди документа за валидацију статуса и типа правног лица, организација свој PIC број може користити за све конкурсне рокове у оквиру Еразмус+ програме. Свака институција може ажурирати своје податке на порталу током трајања пројекта.

Други програми ЕУ за које се такође користи PIC број су Хоризонт 2020, Креативна Европа, Европа за грађане и грађанке.

Приступ порталу преко којег се добија PIC број је на овом линку: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

2.Зашто је потребан PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

PIC број Европској комисији и њеним агенцијама омогућава централизовано праћење података о институцијама које учествују у поднетим пријавама и успешним пројектима који се финансирају кроз програме ЕУ.

Поред тога, формулари за подношење пријава за пројекте су такви да се основни подаци за организације (назив, адреса, град, земља, контакти, вебсајт) у њих не уписују већ их сервер/портал за е-формуларе сам “повлачи” и креира формулар захваљујући бази података о PIC бројевима на сајту Европске комисије.

3.Да ли можемо да региструјемо друге институције и поднесемо пријаву за добијења PIC броја уместо њих уколико представљамо конзорцијум који подноси пројектну пријаву?

Сваки појединац који поседује ECAS налог може да региструје сопствену организацију или неку другу организацију. Процес регистрације је у оба случаја исти, једина разлика је у томе што уколико региструјете неку другу организацију морате да унесете адекватне податке контакт особе те организације.

Препорука је ипак да регистрацију организације обави особа која припада тој организацији и која је о томе обавестила своју управу, како би се умањила могућност грешака приликом уноса података.

4.Какву улогу има ECAS налог код добијања PIC броја?

Појединац који жели да за своју институцију започне процес добијања PIC броја пре свега мора да отвори свој лични налог на порталу – ECAS налог.

Линк на којем се појединац региструје за добијање ECAS (the European Commission Authentication Service) налога је: https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi

ECAS налог је везан е-мејл адресу коју особа наведе.

ECAS налог појединцу омогућава:

  • да отпочне процес регистрације институције за добијање PIC броја за учешће у програму Еразмус+ (и/или другим ЕУ програмима)
  • да преузме е-формулар за неки од Еразмус+ пројектних пријава

Водич за отварање ECAS налога доступан је на линку: http://eeas.europa.eu/media/subscribe/ecas-user-manual.pdf

5.Који је поступак добијања PIC броја?

Поступак добијања PIC броја отпочиње регистровањем појединца на порталу за учеснике и отварањем његовог појединачног ECAS налога. Било који ECAS корисник може да региструје појединачну организацију. Након што се корисник успешно пријави на систем, пролази кроз програмски вођени след корака за регистрацију организације. Свим корисницима је на располагању Водич за коришћење портала и регистрацију доступан на линку: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/manualurf_en.pdf

PIC број који организација добије када се први пут региструје сматра се привременим али и он је довољан да би организација могла да учествује у пројектним пријавама. Тек када пројекат добије финансирање, обавезна је процедура валидације статуса институције чиме PIC број постаје трајан.

6.Који подаци се попуњавају на порталу за учеснике?

Приликом регистровања институције за учешће у програму Еразмус+ неопходно обезбедити основне податке о организацији као што су њен тип, назив, матични број, адресу, контакт податке и др. Апликација за регистрацију садржи појашњења за сваки сегмент регистрационог процеса и јасно су обележена поља која морају да се попуне да би се прешло на следећи корак.

7. Које документе је потребно додати на портал током регистрације (или након тога)?

Поред тога, потребно је додати и документе из којих се види када је организација основана, када и са каквим статусом тј. ко је њен оснивач, решење о ПДВ-у или евентуално о изузећу од ПДВ-а.

Сваки појединачни документ који се качи не сме да буде већи од 6 Мб. Препоручује се да се сви документи подносе у пдф формат (скенирани оригинали).

Тим за валидацију PIC бројева често накнадно контактира организацију са молбом за слање оверених превода докумената или слање додатних докумената који служе за потврду статуса организације.

Линк са додатним појашњењима са портала Европске комисије може се наћи овде: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/validation-of-organisation_en.htm

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

Ваш PIC број је привремен све до тренутка кад Тим за валидацију провери документе о статусу ваше организације. Ипак, привремени PIC број је довољан у фази конкурисања за пројекте.

Тек, ако Ваш пројект буде одобрен за финансирање, пре потписивања уговора захтева се да валидација PIC бројева свих организација које у пројекту учествују.

9. Шта је валидација PIC броја?

Након регистрације институције на порталу за добијање PIC броја, надлежне службе Европске комисије раде проверу унетих података и докумената којима се гарантује постојање једне институције и њег статус. Тим за валидацију се обраћа особи која је унета као контакт за институцију са молбом за евентуално достављање додатних докумената и овереног превода докумената који се односе на правни статус институције.

Тек након верификације свих унетих података и докумената, додељени PIC број постаје трајан и користи се у свој будућој комуникацији са Европском комисијом и њеним агенцијама. Организација не може потписати уговор за пројекат који је добио финансирање нити учествати као партнер на пројекту ако њен PIC број није валидиран.

Током валидације PIC броја дешава се и одређивање особе која представља правног заступника организације LEAR - Legal Entity Authorized Representative тј. особе која на себе преузима комуникацију са Европском комисијом у погледу података о институцији, потписује уговоре и друге правно обавезујуће документе са Европском комисијом.

Када једном буде номинован LEAR и његови подаци послати Тиму за валидацију у Европској комисији, особа која је првобитно регистровала организацију губи приступ подацима о организацији (осим ако та иста особа није номинована да буде и LEAR).

LEAR може да номинује још и тзв. администратора/е налога (Account Аdministrator) са истим правима да модификује податке о институцији, с тим што не може да именује друге администратор налога.

 

10.Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

Није потребно преводити и прилагати текст статута организације. Основни документ који се по правилу подноси јесте потврда/решење о регистрацији код надлежног тела у земљи. Овај документ је потребно превести код судског тумача.

 

11.Да ли је могуће мењати унете податке и како?

У фази саме регистрације, као и након њеног окончања, односно након верификације свих докумената и добијања званичног PIC броја могуће је мењати унете податке. Након успешно окончане регистрације, сва даља модификација података је по правилу поверена лицу које званично представља организацију LEAR –у (Legal Entity Authorized Representative) и/или делегираном администратору налога (Account Administrator).

12.Каква је улога особе којој је додељен LEAR статус?

Процедура номиновања особе која ће добити LEAR статус тече паралелно са валидацијом организације у регистру корисника. LEAR је особа особе која на себе преузима комуникацију са Европском комисијом у погледу података о институцији, може потписати уговоре и друге правно обавезујуће документе са Европском комисијом.

Права и обавезе номиноване особе, као и поступак њене номинације детаљно су објасњењи на линку: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/lear-appointment_en.htm

Може постојати само једна особа којој је додељен статус LEAR-а за једну организацију.

 13.Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

Пратеће документе које је неопходно скенирати и прикачити приликом поступка регистрације организације није могуће избрисати, али их је могуће заменити другом модификованом верзијом.

14.Да ли физичка лица могу да се региструју на порталу за учеснике?

Физичка лица могу да се региструју на порталу за учеснике. Ипак, имајући у виду да се ради о јединственом регистру корисника који обухвата више програма Европске комисије, важно је истаћи да у пројектима који су везани за програм Еразмус+ тренутно постоји потреба за регистрацијом институција, а не и физичких лица.

15.Колико времена је потребно за верификацију додељеног PIC броја?

Време валидације може да се разликује у зависности од коресподенције са Тимом за валидацију Европске комисије и потребе да се обезбеде додатна појашњења везана за организацију, као и додатна пратећа документа. Обично процес траје око један месец.

16.Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу за учеснике?

Након регистрације је одређени број података о институцији, као и сам PIC број доступан широј јавности заинтересованој за програм Еразмус+, односно сваком појединцу који има ECAS налог и могућност да претражује регистар корисника. С друге стране, увид у све податке и пратеће документе имају само LEAR и/или делегирани администратори налога.

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

Могуће је да сте уписали назив организације с дијакритичким знацима (ч,ш,ћ,ђ). Покушајте да упишете назив без тих знакова. Назив организације с дијакритичким знацима могуће је уписати у делу Business Name.

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за PIC у неки пријавни формулар за пројекте?

Не, контакт особу за поједини пројект сами уписујете директно у пријавни формулар. То може, али и не мора бити иста особа која је уписана као контакт особа за институцију на порталу.

19. Како можемо сазнати је ли наша организација већ има додељен PIC број?

У претраживачу на следећем линку можете проверити да ли је Ваша већ организација регистрована и већ има свој број:

https://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/search.html