Питања и одговори

СПРОВОЂЕЊЕ ТЕКУЋИХ ПРОЈЕКАТА

Садржај уговора (Grant Agreement) и пратеће документације ажурира се и мења за сваки круг селекције Темпус пројеката. Молимо Вас, побрините се да консултујете само уговорну документацију која се односи на Ваш круг селекције јер могу постојати знатне разлике у уговорним правилима различитих кругова селекције.

Нарочито је велика разлика између уговора за Темпус III пројекте и нових Темпус IV уговора (од 2008. године). Зато је важно да чланови конзорцијума пажљиво прочитају одговарајућу уговорну документацију пре почетка спровођења пројекта и консултују је када год је то неопходно током пројекта.

На сајту Извршне агенције можете наћи и пдф документе са листом најчешће постављаних питања, чији се садржај такође мења из године у годину.

Следи списак често постављаних питања која су до сада била заједничка за Темпус IV пројекте.


Кључни документи за спровођење Темпус пројеката

1. Које кључне документе би требало да консултујемо приликом спровођења Темпус пројеката?

Пренос средстава

 2. Да ли постоји одређена назнака за пренос средстава с једног универзитета на други, или при преносу треба само назначити број датог Темпус пројекта?

3. Да ли је могућ трансфер пројектних средстава у ЕУР валути унутар Србије?

4. Да ли се пренос средстава врши само након потписивања подуговора са партнером или се може извршити и пре потписивања?

5. Да ли би сви партнери требало да отворе посебне подрачуне за Темпус пројекат? Да ли је отварање посебног подрачуна потребно посебно пријавити Извршној агенцији?

6. Да ли сва плаћања треба да се врше са рачуна координатора?

7. Када се средства пребаце на рачун партнера, да ли су они слободни да та средства користе за исплату особља, покривање трошкова пута и сл., а да се претходно не консултују са координатором или увек морају тражити његово одобрење?

8. Да ли је могуће променити број рачуна отвореног за потребе одређеног Темпус пројекта?

9. Да ли је могуће исплатити новац у готовини уколико је тешко организовати пренос новца на рачуне банака у иностранству?

Курс евра

10. Који је званични курс који се користи приликом конверзије валута (евра) у динаре и обратно?

11. Који износ у еврима треба да се искаже у завршном извештају пројекта у случају куповине авио карте вредности 100 евра према пројектној пријави а уколико се примењује курс евра Европске комисије 1 евро = 90 рсд? (Новац је трансферован у Србију (из Брисела или ЕУ координатора) у месецу када је ЕУ курс евро-рсд износио 1 евро = 90 рсд.) Реални курс евра на дан куповине авио карте према Народној банци Србије износи 1 евро = 100 рсд.

12. Да би пријавили да је исплаћено 100 € за хонораре, колики је износ суме у динарима која се може пребацити учеснику пројекта, 9000 (према курсу евра Европске комисије) или 10000 динара (према стварном курсу евра)? Чињеница је да се у Convention for Staff Costs пријављује само сума у еврима, али шта се дешава у случају ревизије? Шта ће ревизор помислити при контроли пројектних рачуна (сви трансфери су ту регистровани)? (Курс Европске комисије динар – евро у примеру је 1 евро=90рсд). Уколико је могуће трансферовати 9000 динара, коме припада преосталих 1000 динара (10000 – 9000 динара)?

Подуговори координатора са партнерима

13. Да ли би уговор о сарадњи (partnership/cooperation agreement) требало да садржи додатне клаузуле?

14. Шта би требало да садржи подуговор са партнером?

15. Која је сврха склапања подуговора између координатора и партнера на пројекту?

Промена радног плана

16. Планирали смо да реорганизујемо динамику студијских путовања и уместо три организујемо две посете, али и да на ове састанке позовемо и ЕУ професоре. У случају да трошкови ових догађаја буду већи од планираних, да ли би требало да смањимо број учесника из партнерских земаља који путују у ЕУ земље или не?

Опрема и услуге

17. Да ли се на набавке у Темпус пројектима примењује Закон о јавним набавкама и на који начин се врши обједињена набавка опреме?

18. Да ли опрема коју желимо да купимо за пројекат мора бити пореклом из ЕУ или партнерских земаља? Морамо ли опрему купити у ЕУ? (односи се на генерације пројеката 2008-2012.)

19. Како поштовати правило порекла опреме ? (односи се само на генерацију пројеката из 2013.)

20. Да ли конзорцијум сме да купи опрему која није наведена у оригиналној апликацији?

21. Ко је власник опреме купљене помоћу Темпус средстава?

22. Каква је процедура за ослобађање од ПДВ-а у случајевима у којима је изузетно, одлуком ректората, факултет крајњи корисник опреме која се набавља?

Хонорари

23. Шта се сматра уобичајеном висином личног дохотка при исплати хонорара за рад на пројекту?

24. Како можемо да сазнамо да ли је износ хонорара који исплаћујемо ЕУ партнерима већи од износа који они примају као плату на својим институцијама? Како би ревизор требало да реши ово питање?

25. Чију плату или плате би требало узети у обзир као доказ да професори у Србији зарађују више од дозвољених максималних бруто износа по дану наведених у Темпус табелама за Staff cost for partner countries?

26. Развијање и успостављање wеб сајта пројекта води се као трошак штампања и издавања (printing and publishing heading), чак и у случају да се сајт развија интерно, док се трошкови ажурирања и одржавања сајта воде као трошкови особља. У коју онда ставку спадају трошкови рада особља на развијању и успостављању сајта пројекта?

27. У мултинационалном конзорцијуму уколико се посао дели између две или три особе из различитих земаља, коју табелу зарада би требало следити?

28. Да ли се исплата хонорара може вршити директно на рачун особе која је део особља партнерске институције, без претходне уплате новца на подрачун за пројекат те институције?

29. Ко може, у име институције, да потпише Convention for Staff Costs? Како се исправно попуњава овај документ?

30. Да ли плата особе коју је партнерска институција запослила како би искључиво обављала административе послове у вези са Темпус пројектима може бити исплаћена делом из средстава партнерске институције (суфинансирана), а делом из средстава пројекта која су намењена за „трошкове особља“? Уколико је то могуће, која документација мора бити коришћена као доказ да је укупан износ исплаћен из средстава 1) институције и 2) гранта, тј. шта је доказ да се поштовало правило Темпус програма „да плата за исте послове не може бити исплаћена из других извора финансирања“?

Дневнице

31. Да ли је тачно да се, у случају да су дневнице за особље мање од максимума по Темпусу, сме исплати Темпусом предвиђени максимални износ, али је на разлику потребно платити порез?

32. Уколико Темпус одобрава 80 € за трошкове боравка у партнерским земљама, а по српском закону дозвољени су трошкови око 1500 динара (15 €), може ли се остатак легално исплатити (у динарима) ако је плаћен порез на разлику?

33. Уколико неко од иностраног академског особља ради у другој земљи (нпр. неко од ЕУ особља држи обуку у Киргистану), да ли може да прима путне трошкове који покривају смештај, храну итд. и дневнице за рад на обукама?

34. Да ли је могуће покрити путне трошкове и дневнице студента из земље партнера, ако он/она путује унутар своје властите земље?

35. Да ли је исти износ трошкова боравка за ЕУ академско особље и нпр. академско особље из Киргистана, ако сви учествују у истом тренингу (исте дужине) у Казахстану?

36. У одељку 5.3.1.3 позива стоји: да заједнички пројекти могу да укључују само мале и краткорочне стипендије за студенте, универзитетско особље и званичне представнике партнерских правних тела под условом да мобилности подржавају остварење циљева пројекта. Касније у анексима 1-2.2.3.1, дужине малих и краткорочних стипендија су дефинисане као студентске мобилности у трајању од минимум две недеље и максимум три месеца.

37. Уколико су студенти укључени у мобилности (макс. 3 месеца) да ли они добијају само суму од 1200€ месечно или уз ову суму добијају и додатни новац за путне трошкове?

38. Како се обрачунава дневница када студенти путују на студијске посете као представници студената?

39. Да ли је могуће избећи плаћање пореза на дневнице намењене мобилности особља?

40. Универзитет је одлучио да особљу надокнади дневнице које су ниже од максимума који је прописан Темпус програмом. Да ли Темпус формулар за путовања (IMR) за такве мобилности треба да садржи реалне дневнице исплаћене особи која потписује Формулар IMR или максималне Темпус дневнице које се могу исплатити партнерским институцијама.

41. Да ли је могуће покрити путне трошкове између два града у земљи за запослене на високошколској институцији која има факултете на више локација?

Подуговарање

42. Да ли је за склапање подуговора са индивидуалним експертом или организацијом потребна ауторизација Извршне агенције?

43. Како се у контексту спровођења Темпус пројеката третира ангажовање лица преко студентске задруге?

Индивидуални експерти

44. Да ли staff convention треба да буде оверен од стране институције индивидуалног експерта? Која пратећа документација је потребна за индивидуалног експерта?

45. Шта би требало да садржи уговор са индивидуалним експертом (износ, прецизна времена, активности)? Да ли су дозвољене и друге активности?

Промене унутар конзорцијума

46. Која је процедура ако један од партнера жели да се повуче из конзорцијума?

47. Да ли је могуће укључити новог партнера у пројекат?

Суфинансирање

48. Шта може бити предмет суфинансирања?

49. Да ли плаћање трошкова који се представљају као суфинансирање у пројекту мора бити извршено преко наменског (под)рачуна за пројекат?

50. Да ли би сви партнери требали да учествују у суфинансирању?

51. Да ли 10% суфинансирајућих средстава за eligible директне трошкове мора да обезбеди искључиво подносилац пријаве? Или сваки партнер мора да обезбеди 10% суфинансирајућих средстава од својих укупних eligible директних трошкова? Или целокупан конзорцијум мора да обезбеди тих 10% суфинансирајућих средстава од укупних eligible директних трошкова пројекта?

52. Да ли се трошкови припреме наставника и остали трошкови везани за особље могу сматрати суфинансирањем које обезбеђује конзорцијум?

Ревизија

53. Да ли је и када потребно поднети екстерни ревизорски извештај за Темпус пројекат?

54. Ко је предмет ревизије, координатор или цео конзорцијум?

55. Зашто је потребно обезбедити извештај спољног ревизора?

Разно

56. Ко је дужан да обезбеди финансијску гаранцију за пројекат и када?

57. Који је доказ за исплату у готовини и за трошкове таксија?

58. Како се рефундирају трошкови пута када се у пројектима користи лично или службено возило?

59. Како се могу наплатити трошкови изнајмљивања аутобуса или минибуса из Темпус средстава?

60. Да ли су in kind доприноси (плаћање у роби или услугама) прихватљиви у Темпус IV пројектима?

61. Уколико наставник има стално запослење у ЕУ или у једној од партнерских земаља, али је привремено на раду изван Европе, да ли је могуће да се његови путни трошкови буду покривени Темпус финансирањем?

62. Да ли је прихватљива студентска мобилност између партнерске земље и ЕУ земље или су могуће и мобилности из једне у другу партнерску земљу?

63. Да ли се на средства намењена покривању трошкова хонорара и путних трошкова индивидуалних експерата из Европске уније плаћају порези и доприноси у Србији?

64. Да ли Темпус средства на рачуну институције која учествује у неком пројекту, а која су непотрошена на крају календарске године подлежу порезу на добит?

65. На који начин се рачуна растојање између градова?

Ослобађање од ПДВ-а и царина

66. Који су документи потребни за ослобађање од ПДВ-а?

67. Где се оверава ППО ПДВ образац?

68. Колико времена је потребно да се овери ППО ПДВ образац?

69. Како се попуњава образац?

70. Где је могуће пронаћи/преузети ППО ПДВ образац?

71. Каква је процедура за ослобађање од ПДВ-а у случајевима у којима је изузетно, одлуком ректората, факултет крајњи корисник опреме која се набавља?

72. Како се врши ослобађање од царина у Темпус пројектима?

Индиректни трошкови

73. На који начин се врши расподела индиректних трошкова међу партнерима?


Кључни документи за спровођење Темпус пројеката

1. Које кључна документа би требало да консултујемо приликом спровођења Темпус пројеката?

Учесници Темпус пројеката би требало да обрате пажњу на сву званичну документацију која се односи на њихову генерацију пројеката.

Кључна документа која је потребно консултовати током имплементације пројекта су:

- Grant Agreement and Annexes,
- Guidelines for the Use of the Grant,
- Frequently Asked Questions on Project Management,
- Report forms and Audit Certificate i
- Financial Information Kit.

Пренос средстава

2. Да ли постоји одређена назнака за пренос средстава с једног универзитета на други, или при преносу треба само назначити број датог Темпус пројекта?

Предлог је да се пренос средстава врши између наменски отворених подрачуна за дати пројекат, како би ревизори имали ефикасан увид у све финансијске трансакције.

3. Да ли су могући трансфери у девизама унутар земље?

У складу са Законом о изменама и допунама Закона о девизном пословању омогућен је трансфер у девизама ради реализације развојне помоћи Европске уније, у коју спада и Темпус програм.

Према информацијама из Народне банке, поред уговора о реализацији пројекта потписаног са Европском комисијом или Извршном агенцијом (Grant Agreement), потребно је доставити и допис на меморандуму у коме се наводи сума коју је потребно пребацити са рачуна координатора на рачун друге високошколске установе (предузећа, студентске организације и сл.) која је партнер у пројекту. У случају да постоји и подуговор склопљен са партнером којем се пребацују средства добро је и приложити тај подуговор налогу за пренос.

Део члана 34 Закона о девизном пословању на који се треба позвати гласи:
„Плаћање, наплаћивање и пренос могу се вршити и у девизама по основу програма и пројеката који се финансирају из развојне помоћи Европске уније у којима учествује Република, при чему средства могу бити прослеђивана до уговарача, односно корисника и пројектних партнера у складу са одговарајућим уговором за спровођење активности на основу развојне помоћи Европске уније.“

4. Да ли се пренос средстава врши само након потписивања подуговора са партнером или се може извршити и пре потписивања?

Ово је интерна одлука координатора, углавном је препорука, ради сигурности и одговорности онога ко управља пројектом, да се веће суме преносе након потписивања подуговора.

5. Да ли би сви партнери требало да отворе посебне подрачуне за Темпус пројекат? Да ли је отварање посебног подрачуна потребно посебно пријавити Извршној агенцији? 

Да.
У највећем броју случајева институције отварају посебне подрачуне за пројекат након потписивања уговора са Извршном агенцијом о спровођењу пројекта. Институција координатор је у обавези да обавести Извршну агенцију о отварању посебног подрачуна и да достави све потребне податке. Након тога Извршна агенција потписује анекс уговора са координатором.

Сви партнери на пројекту су у обавези да податке о отвореним посебним подрачунима доставе координатору. У овом случају је довољно да координатор има податке о свим партнерима.

6. Да ли сва плаћања треба да се врше са рачуна координатора?

Не. Када координатор на свој рачун прими одговарајућа финансијска средства, потребно је да пренесе договорене суме новца на подрачуне својих партнерских институција. Партнерске институције онда саме врше плаћања за свој део активности предвиђених пројектом и чувају документацију о томе.

7. Када се средства пребаце на рачун партнерских институција, да ли су оне слободне да та средства користе за исплату особља, покривање трошкова пута и сл., а да се претходно не консултују са координатором? Или они морају тражити одобрење координатора пројекта?

Зависи од договора постигнутог унутар конзорцијума и посебно са координатором. Најчешће динамика исплата прати пројектне активности. Партнерске институције морају да правдају координатору утрошена средства одговарајућом документацијом.

8. Да ли је могуће променити број рачуна отвореног за потребе одређеног Темпус пројекта?

Да. Али је потребно писмено обавестити Извршну агенцију о свакој промени рачуна користећи Financial Identification form, потписан од стране лица овлашћеног за заступање партнера и банке. Формулар се може наћи на следећој адреси: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm

9. Да ли је могуће исплатити новац у готовини уколико је тешко организовати пренос новца на рачуне банака у иностранству?

Из разлога веће сигурности и лакше ревизије, исплате не треба вршити у готовини. Универзитет земље партнера би требало да отвори подрачун и преко њега би требало да се врше све финансијске трансакције. Једини изузетак могу бити надокнаде за трошкове путовања, које се могу исплатити директно особи која иде на пут. Могу се, такође, пренети средства на рачун банке како би се исплатили пружаоци услуга (нпр. за куповину опреме). У сваком случају, потребно је водити рачуна о националном пореском законодавству.

 

Курс евра


10. Који је званични курс који се користи приликом конверзије валута (евра) у динаре и обратно?

Свака конверзија стварних трошкова у евре мора се вршити према курсу евра прописаном од стране Европске комисије и објављеном на њеном сајту (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/), и то по курсу важећем за месец првог префинансирања пројекта. Када дође до другог префинансирања користиће се курс важећи за тај месец.

11. Који износ у еврима треба да се искаже у завршном извештају пројекта у случају куповине авио карте вредности 100 евра према пројектној пријави а уколико се примењује курс евра Европске комисије 1 евро = 90 рсд? (Новац је трансферован у Србију (из Брисела или ЕУ координатора) у месецу када је ЕУ курс евро-рсд износио 1 евро = 90 рсд.) Реални курс евра на дан куповине авио карте према Народној банци Србије износи 1 евро = 100 рсд..

Уколико координатор купи карту по цени од 10000 динара, сума коју ће пријавити у завршном извештају ће бити сума која одговара суми у еврима обрачуната према ЕC курсу евра. У Вашем случају, када је курс 1 € = 90 рсд, сума која ће бити пријављена у завршном извештају биће 111.11 €, а не иницијална сума од 100 € која је планирана у пријави пројекта. Ова сума представља само процену трошкова, док се у завршном извештају приказују само стварни трошкови.

12. Да би пријавили да је исплаћено 100 € за хонораре, колики је износ суме у динарима која се може пребацити учеснику пројекта, 9000 (према ЕC курсу евра) или 10000 динара (према стварном курсу евра)? Чињеница је да се у Convention for Staff Costs пријављује само сума у еврима, али шта се дешава у случају ревизије? Шта ће ревизор помислити при контроли пројектних рачуна (сви трансфери су ту регистровани)? (Курс Европске комисије динар – евро у примеру је 1 евро=90рсд). Уколико је могуће трансферовати 9000 динара, коме припада преосталих 1000 динара (10000 – 9000 динара)?

Опште Темпус правило о курсу евра мора бити примењено при исплати хонорара: курс евра који се примењује је курс прописан од стране Комисије за месец у коме је извршено прво или друго предфинансирање.

На основу примера, обратите пажњу на следеће:

Уколико је новац пребачен из Брисела у Србију у месецу када је ЕУ курс евро-рсд износио 1 евро = 90 рсд, износ који ће се трансферовати учеснику пројекта је 9000 динара.

У сваком случају, обратите пажњу на то да почетну основу представља не сума у еврима већ она у динарима, која је заиста исплаћена учеснику пројекта. Сума која је приказана у уговору (и апликацији) као привремени буџет је само оквирна процена онога што ће заиста бити потрошено.

Конзорцијум према Grant Agreement-у не може из донације покрити губитке на курсу. Ипак, уколико је курс евра повољнији (нпр. остатак од 1000 динара), ова позитивна разлика може се искористити за покривање губитака на курсу одређених пројектних активности.

 

Подуговори координатора са партнерима


13. Да ли би уговор о сарадњи (partnership/cooperation agreement) требало да садржи додатне клаузуле?

Добро је предвидети да се путем подуговора (који координатор склапа са сваким од партнера у пројекту) регулишу сва потенцијално спорна питања, попут поверљивости података и сл.

Препорука је и да се подуговором предвиди пренос средстава партнерима у редовним интервалима и то унапред, пре извршених активности (уколико је то могуће).

14. Шта би требало да садржи подуговор са партнером?

Најважније је да се подуговором утврде права и обавезе потписника, а на партнерима тј. на координатору је да осмисли текст овог уговора. Извршна агенција је утврдила обавезне елементе подуговора који се примењују на пројекте одобрене 2011., 2012. и 2013. године.

15. Која је сврха склапања подуговора између координатора и партнера на пројекту?

Путем подуговора кооординатор се са партнерима договора о одговарајућем начину извођења активности у пројекту, као и о успостављању и одржавању планираног буџета и трошкова по партнеру. Партнери су задужени да успоставе интерне подуговоре који се тичу интерне оперативе и координације. Подуговор мора садржати све битне аспекте неопходне за управљање и спровођење пројекта, укључујући и процедуре за решавање евентуалних проблема.

Препоручује се да подуговор са партнерима садржи опис пројектних активности у којима одређени партнер учествује и које се финансирају (у складу са пројектном пријавом и потписним Grant Agreement-ом), као и припадајући буџет. Такође се препоручује да се овим документом дефинишу механизми одлучивања на пројекту.

 

Промена радног плана


16. Планирали смо да реорганизујемо динамику студијских путовања и уместо три организујемо две посете, али и да на ове састанке позовемо и ЕУ професоре. У случају да трошкови ових догађаја буду већи од планираних, да ли би требало да смањимо број учесника из партнерских земаља који путују у ЕУ земље или не?

До одређене мере, конзорцијум може да се договори о реорганизацији студијских посета, посебно уколико је дата препорука назначена у пропратном писму послатом од Извршне агенције.

У овом случају, путовање професора из ЕУ требало би да се финансира од укупних средстава која су и иначе намењена за путне трошкове њихове институције. Могућа су и друга решења, али она захтевају више комбиновања унутар буџетских линија и алокација за сваког од партнера.

 

Опрема и услуге


17. Да ли се на набавке у Темпус пројектима примењује Закон о јавним набавкама и на који начин се врши обједињена набавка опреме?

Високошколске установе нису у обавези да примењују одредбе Закона о јавним набавкама, јер су у питању набавке по основу међународног споразума, сходно члану 7. став 1. тачка 2) подтачка а) Закона. Због тога је препорука да примењују Упутство за спровођење набавки у оквиру Темпус пројеката како би се набавка вршила обједињено и како високошколске установе не би биле у ситуацији да од сопствених (не пројектних) средстава сносе трошкове пореза на додату вредност. (нова верзија упутства биће објављена ускоро)

Уколико се ради о пројекту који укључује више партнерских земаља из региона Западног Балкана, набавка треба да се организује на нивоу сваке од земаља (групишући при том потребе свих партнерских институција у датој земљи), сходно претходно споменутом упутству када је реч о набавкама унутар Србије. Уколико законодавство спречава групне набавке, прихватљиве су и индивидуалне набавке на појединачним институцијама, уз одговарајуће доказе и образложење да обједињена набавка није била могућа и одобрење ЕАCЕА.

18. Да ли опрема коју желимо да купимо за пројекат мора бити пореклом из ЕУ или партнерских земаља? Морамо ли опрему купити у ЕУ? (односи се на генерације пројеката 2008-2012.)

Не. Опрема купљена Темпус средствима не мора имати порекло из ЕУ или партнерске земље. Опрема се може купити у било којој земљи, мада је најбоље купити је у партнерској земаљи како би се избегле компликоване царинске процедуре.

19. Како поштовати правило порекла опреме ? (односи се само на генерацију пројеката из 2013.)

Сва опрема купљена у оквиру пројекта мора да буде у складу са правилом о пореклу опреме и стога мора да потиче из држава чланица Европске уније или из земаља које испуњавају услове, што је регулисано следећом уредбом:
Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an Instrument for Pre-accession Assistance, 17 July 2006, (cf. Art. 19) for projects involving Tempus Partner Countries in the Western Balkans (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:210:0082:0093:EN:PDF);

Конкретно, у питању су следеће земље: земље Западног Балкана, земље чланице Европске уније, Норвешка, Лихтенштајн, Исланд, Македонија, Турска и друге земље сходно члану I.10.1 Grant Agreement-а.

Према правилу о пореклу опреме, роба “потиче” не из земље добављача, већ из земље у којој је роба последње произведена или склопљена. То је оно што се подразумева под “земља порекла”.

Препоручује се да пре куповине контактирате Извршну агенцију у случају да имате сумње у вези са тим које земље испуњавају наведени услов.

Имајте на уму да за опрему чија је цена по комаду већа од 5000 евра, порекло робе мора да буде доказано помоћу потврде о пореклу, односно званичног документа достављеног од стране надлежних органа земље порекла робе (нпр. привредне коморе). Корисници морају да чувају овај доказ о пореклу заједно са осталим рачунима пројекта.

Потврду о пореклу опреме може да обезбеди добављач. Пре склапања уговора са добављачем, препоручљиво је да му се јасно назначи да је неопходна потврда о пореклу опреме. Такође је препоручљиво да се испорука прихвати само ако је добављач уредно доставио потврду о пореклу.

За опрему чија је цена по комаду мања од 5000 евра правило о пореклу опреме такође мора да се поштује. У случају ревизије, корисници ће морати да пруже доказ да је правило о пореклу опреме поштовано.

У прописно оправданим и изузетним случајевима и уз претходну сагласност Агенције, могуће је обезбедити изузеће од правила о пореклу опреме.

20. Да ли конзорцијум сме да купи опрему која није наведена у оригиналној апликацији?

Да, под условом да се испоштују следећи услови:

• Купљена опрема је неопходна за имплементацију пројекта и оправданост куповине се на захтев може јасно доказати.
• Прибављена је сагласност ЕАCЕА.
• Испоштован је буџет пројекта.
• Опрема је eligible (према Grant Agreement-у и Guidelines for the Use of the Grant).

21. Ко је власник опреме купљене помоћу Темпус средстава?

Купљена опрема припада институцији партнерске земље, а не појединцима. Опрема се зато мора регистровати као инвентар институције чије је власништво.

22. Каква је процедура за ослобађање од ПДВ-а у случајевима у којима је изузетно, одлуком ректората, факултет крајњи корисник опреме која се набавља?

Уколико је Темпус пројектом предвиђена набавка ускостручне опреме која ће се услед природе Темпус пројекта налазити на факултетима, ради избегавања књижења трошкова амортизације, могуће је да опрему формално плати факултет. У том случају, приликом набавке би се применила следећа процедура:

  • Ректорати би заједно са учесницима пројекта приступили обједињеној набавци опреме.
  • Када се изаберу најбољи понуђачи (или један понуђач), ректорат може директно уз претходно ослобађање од ПДВ-а да плати ту опрему, при чему се онда она књижи у основна средства ректората и у билансу се књиже одговарајући трошкови амортизације или
  • Ректорат преноси одговарајући износ у динарима факултету који ће ту опрему да користи, при чему је потребно да потврду о пореском ослобођењу потпишу и овере и факултет и ректорат. Уз овакву потврду неопходно је да ректорат писмено обавести Пореску управу да је сагласан да факултету уступи право на пореско ослобођење ради набавке конкретно наведене опреме у оквиру Темпус пројекта (навести тачан назив); у овом допису се наводи конкретан износ који је ради набавке ректорат пренео факултету.
  • Без обзира на то да ли је ректорат директно сносио трошкове опреме и постао власник исте или је то право уступљено факултету, ректорат је као и до сада пред Европском комисијом одговоран за стање опреме, односно уколико ревизори или лица која врше мониторинг не могу да остваре непосредан увид у оно што је набављено из пројеката, сву одговорност сноси ректорат.

Више неће бити могуће да факултети наступају самостално пред Пореском управом и затраже ослобађање од ПДВ-а, а да печат ректората такође није присутан на потврди о пореском ослобођењу. Ово се односи на све Темпус пројекте у Србији, без обзира на годину у којој су одобрени.

Што се тиче ПИБ-а и назива правног лица на потврди о пореском ослобођењу, наводиће се, као и до сада подаци оног правног лица које врши плаћање извршене набавке. С тим у вези и профактура на основу које се издаје потврда о пореском ослобађању такође треба да садржи податке правног лица које врши плаћање.

 

Хонорари

23. Шта се сматра уобичајеном висином личног дохотка при исплати хонорара за рад на пројекту?

Хонорари се састоје од стварне плате, социјалног осигурања и других обавезних трошкова укључених у плату. Хонорари морају одговарати пракси институције на којој је особље запослено.

Од шестог конкурса за Темпус IV пројекте максимални износи за хонораре су усаглашени са другим програмима везаним за образовање за које је надлежна Извршна агенција (ЕАCЕА). Нове расположиве вредности су објављене у тексту Позива за пројекте у оквиру Шестог конкурса.

Важно је имати у виду и инструкције у оквиру документа Financial Information Kit који се односи на све програме везане за образовање које надгледа Извршна агенција (ЕАCЕА) где је наведено:

Eligible payroll costs are defined as “the direct cost of staff assigned to the action, comprising actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, provided that this does not exceed the average rates corresponding to the beneficiary’s usual policy on remuneration.”

Почевши од Шестог конкурса свака исплата хонорара за рад на пројекту праћена документом Convention for Staff Cost, мора да обухвати припадајуће Дневнике ангажовања (Time sheets) – модел је доступан на веб-сајту ЕАCЕА. Попуњавање дневника ангажовања је обавезно за генерације пројеката 2012 и 2013, а препоручује се за претходне генерације пројеката.

Начин попуњавања дневника ангажовања је додатно регулисан у дoкументу Financial Information Kit где је наведено:

“Make the timesheet period sufficiently short (at most monthly).”

24. Како можемо да сазнамо да ли је износ хонорара који исплаћујемо ЕУ партнерима већи од износа који они примају као плату на својим институцијама? Како би ревизор требало да реши ово питање?

Потребно је да од партнера из ЕУ затражите исплатне листиће, односно потврду о њиховим бруто примањима. Координатори из ЕУ са великим искуством у вођењу пројеката обично поступају на овај начин.

25. Чију плату или плате би требало узети у обзир као доказ да професори у Србији зарађују више од дозвољених максималних бруто износа по дану наведених у Темпус табелама за Staff cost for partner countries?

Требало би узети у обзир бруто личне дохотке сваког од професора појединачно, за кога се тражи повећање ове сатнице.

26. Развијање и успостављање wеб сајта пројекта води се као трошак штампања и издавања (printing and publishing heading), чак и у случају да се сајт развија интерно, док се трошкови ажурирања и одржавања сајта воде као трошкови особља. У коју онда ставку спадају трошкови рада особља на развијању и успостављању сајта пројекта?

Трошкови рада особља на развијању и успостављању сајта могли би да се рачунају као рад академског и техничког особља (staff cost).

27. У мултинационалном конзорцијуму, уколико се посао дели између две или три особе из различитих земаља, коју табелу зарада би требало следити?

Плате особља наведене у анексима 2 и 3 за поједине земље треба користити за плаћање особља из институција из тих земаља. Стога се у мултинацилоналним пројектима користе различите стопе за различите партнерске државе.

28. Да ли се исплата хонорара може вршити директно на рачун особе која је део особља партнерске институције, без претходне уплате новца на подрачун за пројекат те институције?

Не. Хонорари се морају уплатити на подрачун институције, а затим се са подрачуна исплаћују особљу, при чему се плаћају одговарајући порези и доприноси.

29. Ко може, у име институције, да потпише Convention for Staff Cost? Како се исправно попуњава овај документ?

Пошто је ректор тај који потписује Grant Agreement и Мandates, он је такође особа задужена и за потписивање Convention for Staff Cost. Ипак, он може одлучити да делегира ову дужност некој другој особи, у ком случају је потребно приложити овлашћење ректора уз пројектну документацију.

Сам формулар садржи две табеле.

У првој табели налази се део– који се односи на временски оквир у којем се дешавала активност и њено „трајање у данима“ (Duration in days).

Нпр. – From: 01/05/2012 To: 31/05/2012 Duration in days: 7

У другој табели налази се део „број дана посвећених раду на пројекту“ (Number of days devoted to the project) у којем се прецизира колико је конкретно дана заиста посвећено пројекту унутар тог ширег временског оквира.

Нпр. Number of days devoted to the project: 7

Дакле, број дана из прве табеле мора да се поклапа са бројем дана из друге табеле иако је временски период у којем се активност дешава био већи нпр. целих месец дана.

Пример исправно попуњених делова документа Convention for Staff Cost који мора да прати исплату свих хонорара за особе ангажоване на пројекту можете погледати овде.

30. Да ли плата особе коју је партнерска институција запослила како би искључиво обављала административе послове у вези са Темпус пројектима може делом бити исплаћена из средстава партнерске институције (суфинансирана), а делом из средстава пројекта која су намењена за „трошкове особља“? Уколико је то могуће, која документација може бити коришћена као доказ да је укупан износ исплаћен из средстава 1) институције и 2) гранта, тј. доказ да се поштовало правило Темпус програма “ да плата за исте послове не може бити исплаћена из других извора финансирања“?

Потребно је доставити 2 одвојена документа за исплату (Conventions for staff cost): први – радни дани покривени суфинансирањем и други -радни дани плаћени из Темпус гранта. Сваки документ треба да садржи тачне информације о извршеном послу, укупан број дана и износ хонорара. Два документа не смеју да се преклапају.

Неопходно је да се у оба ова документа наведе које тачно активности је та особа обављала за потребе одређеног Темпус пројекта.

 

Дневнице


31. Да ли је тачно да, у случају да су дневнице за особље мање од максимума по Темпусу, сме да се плати тај максимум, али је на разлику потребно платити порез?

Тачно, на разлику се плаћа порез према домаћим прописима.

Ипак сви учесници Темпус пројеката би требало да имају у виду наводе у документу Financial Information Kit где се препоручује: “Comply consistently with the usual practices of the organisation that govern travel and subsistence cost payments/reimbursements as new rules cannot be created for the purpose of managing EU projects.“

32. Уколико Темпус одобрава 80 € за трошкове боравка у партнерским земљама, а по српском закону дозвољени су трошкови од око 1500 динара (15 €), може ли се остатак легално исплатити (у динарима) ако је плаћен порез на разлику?

Према домаћим прописима могуће је исплатити нето дневницу у висини од 5% просечне зараде у Србији. Хотелски рачун се такође признаје као део дневнице према важећим прописима. Детаљније објашњење можете добити у финансијској служби универзитета/високе школе.

33. Уколико неко од иностраног академског особља ради у другој земљи (нпр. неко од ЕУ особља држи обуку у Киргистану), да ли може да прима путне трошкове који покривају смештај, храну итд. и дневницеза рад на обукама?

Да, путни трошкови + дневнице.

34. Да ли је могуће покрити путне трошкове и дневнице студента из земље партнера, ако он/она путује унутар своје властите земље?

Да, могуће је. Молимо Вас да погледате објашњење у тексту конкурса у оквиру којег је одобрен ваш пројекат.

35. Да ли је исти износ трошкова боравка за ЕУ академско особље и нпр. академско особље из Киргистана, ако сви учествују у истом тренингу (исте дужине) у Казахстану?

Да, исти износ ће бити примењен за све.

36. У одељку 5.3.1.3 позива стоји: да заједнички пројекти могу да укључују само мале и краткорочне стипендије за студенте, универзитетско особље и званичне представнике партнерских правних тела под условом да мобилности подржавају остварење циљева пројекта. Касније у анексима 1-2.2.3.1, дужине малих и краткорочних стипендија су дефинисане као студентске мобилности у трајању од минимум две недеље и максимум три месеца.

Молимо Вас да имате на уму да ће дужина мобилности бити одређена у зависности од очекиваних исхода. У принципу је максимална дужина мобилности 3 месеца. Минимално трајање за особље неће бити наметнуто, јер понекад нема потребе за мобилностима од две недеље. За студенте тај минимум од две недеље би требало да се поштује.

37. Уколико су студенти укључени у мобилности (маx. 3 месеца) да ли они добијају само суму од 1200€ месечно или уз ову суму добијају и додатни новац за путне трошкове?

Добијају само месечну надокнаду од 1200€. Такође су покривени и њихови путни трошкови (авионска карта и сл.) независно од ове суме.

38. Како се обрачунава дневница када студенти путују на студијске посете као представници студената?

У том случају се за њих примењују иста правила као и за наставно особље тј. не примењује се дневница од 40 евра дневно.

39. Да ли је могуће избећи плаћање пореза на дневнице намењене мобилности особља?

Плаћање пореза је неизбежно према одређеним националним јурисдикцијама. Нажалост, у таквим случајевима ова сума (пореза) се покрива из самих дневница.

40. Универзитет је одлучио да особљу надокнади дневнице које су ниже од максимума који је прописан Темпус програмом. Да ли Темпус формулар за путовања (IMR) за такве мобилности треба да садржи реалне дневнице ислаћене особи која потписује Формулар или максималне дневнице које су исплаћене партнерским институцијама.

Темпус формулар за путовања (IMR) треба да садржи стварни износ дневнице. Референтни износи дневница наведени у Правилнику за коришћење гранта представљају максималан износ који може бити исплаћен. Стога, IMR треба да садржи стварне износе који су исплаћени особи која потписује документ. То значи да се разлика између стварног и износа који је исплаћен партнерској институцији може искористити за поркивање других трошкова.


41. Да ли је могуће покрити путне трошкове између два града у земљи за запослене на високошколској институцији која има факултете на више локација?

Уколико високошколска институција има факултете у различитим градовима у Србији, могуће је из пројекта покрити трошкове пута за запослене како би могли да присуствују одређеном састанку или догађају.

Треба имати у виду да трошкови могу да се покрију само од места где особа ради до места где се одржава састанак, а не и од места где особа живи. Наравно, оваква врста мобилности мора да се образложи у финансијским табелама и документу Individual Mobility Form.

 

Подуговарање


42. Да ли је за склапање подуговора са индивидуалним експертом или организацијом потребна ауторизација Извршне агенције?

Одобрење Извршне агенције је неопходно за подуговарање индивидуалног експерта или организације, чак иако је то предвиђено пројектном пријавом.

43. Како се у контексту спровођења Темпус пројеката третира ангажовање лица преко студентске задруге?

Студентске задруге су правна лица ван конзорцијума пројекта, тако да се ангажовање лица преко студентске задруге третира као подуговарање и подлеже правилима за подуговарање на пројекту у складу са правилима за сваку генерацију пројеката посебно.

 

Индивидуални експерти


44. Да ли staff convention треба да буде оверен од стране институције индивидуалног експерта? Која пратећа документација је потребна за индивидуалног експерта?

Не, индивидуални експерт за правдање путних трошкова прилаже исто што и остали (boarding pass, рачун, потписује и попуњава IMR (Individual Mobility Report) формулар). Када је реч о исплати хонорара, експерт потписује одговарајући формулар, Convention for staff costs. Добро би било да приложи и своје исплатне листиће из којих се види да је плаћен онолико колико иначе зарађује, али то није неопходно.

45. Шта би требало да садржи уговор са индивидуалним експертом (износ, прецизна времена, активности)? Да ли су дозвољене и друге активности?

Да, али при прецизирању ових активности не треба изгубити из вида да је улога индивидуалног експерта да помогне у оним активностима за које конзорцијум нема капацитет.

 

Промене унутар конзорцијума


46. Која је процедура ако један од партнера жели да се повуче из конзорцијума?

Процедура је следећа:
• Институција која жели да се повуче из пројекта мора да пошаље координатору званично писмо, потписано од стране лица овлашћеног за заступање те институције, којим потврђује своје повлачење;
• Затим, координатор шаље Извршној агенцији писану потврду која садржи: детаљан опис последица на циљеве, резултате и активности пројекта и писмо партнерске институције која се повлачи
У случају да минимални услови за партнерство више нису испуњени, Извршна агенција има право да размотри могућност наставка пројекта.

47. Да ли је могуће укључити новог партнера у пројекат?

Да. Током званичног периода трајања пројекта конзорцијум се може проширити. Предлог проширивања конзорцијума мора се доставити Извршној агенцији, а нови партнер може добити финансијска средства тек када се тај предлог одобри. Нови члан конзорцијума би требало да се укључи у пројекат пре почетка последње године трајања пројекта.

Захтев за проширивање би требало да садржи датаљно објашњење и разлоге зашто је учешће новог партнера неопходно.

Проширивање конзорцијума никако не може довести до повећања максималне суме финансирања (maximum grant amount).

Пошто проширивање пројектног конзорцијума доводи до модификовања Анекса V Grant Agreement-а (Листа партнера), следећи формални захтеви морају се строго испоштовати:

  • • писани захтев/објашњење од стране координатора
  • “Mandate’’ потписан између координатора и новог партнера
  • писмо прихватања од стране свих других партнера у конзорцијуму (које су потписале контакт особе партнера)

Горе наведена документа координатор мора проследити Извршној агенцији заједно са захтевом.

 

Суфинансирање


48. Шта може бити предмет суфинансирања?

Предмет суфинансирања могу бити сви трошкови осим индиректних трошкова.

49. Да ли плаћање трошкова који се представљају као суфинансирање у пројекту мора бити извршено преко наменског (под)рачуна за пројекат?

Није обавезно да плаћање суфинансираног дела “прође” кроз (под)рачун за пројекат, али се то јако препоручује. У овом случају лакше је распознати и доказати суфинансиране трошкове у пројекту (нпр. за случај ревизије), него када се средства исплаћују са основног рачуна институције који се користи за многобројне друге финансијске трансакције.

50. Да ли би сви партнери требали да учествују у суфинансирању?

Уговор о финансирању пројекта (Grant agreement) не прецизира у којој мери би свака институција требало да учествује у суфинансирању. Расподела суфинасирања је наведена у предлогу пројекта, али се тај део може ревидирани у току трајања пројекта. Препоручује се да свака институција доприносе суфинасирању у складу са ресурсима који су јој доступни у пројекту.

51. Да ли 10% суфинансирајућих средстава за eligible директне трошкове мора да обезбеди искључиво подносилац пријаве? Или сваки партнер мора да обезбеди 10% суфинансирајућих средстава од својих укупних eligible директних трошкова? Или целокупан конзорцијум мора да обезбеди тих 10% суфинансирајућих средстава од укупних eligible директних трошкова пројекта?

Целокупан конзорцијум мора да обезбеди 10% суфинансирајућих средстава. На партнерству је одлуку колико ће ко да допринесе. Средства за суфинансирање могу припадати било којој врсти трошкова, осим индиректних трошкова.

52. Да ли се трошкови припреме наставника и остали трошкови везани за особље сматрају као део суфинансирања које нуди конзорцијум?

Да. Ови трошкови могу да буду део суфинансирања које је омогућио конзорцијум, под условом да је тај рад неопходан за достизање постављених циљева у пројекту.

 

Ревизија


53. Да ли је и када потребно поднети екстерни ревизорски извештај за пројекат?

Уколико је Темпус Грант једнак или већи од 750 000€ неопходно је послати екстерни ревизорски извештај за све финансијске документе и приложене рачуне заједно са завршним извештајем за спровођење пројекта.

Ревизори треба да потврде тачност завршног извештаја као и то да је он заснован на траженим, одговарајућим документима (supporting documents). Треба напоменути да је ово уговорна ревизија, а не обавезна ревизија годишњих извештаја.

Трошкове екстерне ревизије би требало навести у оквиру других трошкова (Other costs). Планирани трошкови ревизије се крећу од 5 000€ до 12 000€, мада могу да варирају у зависности од земље координатора, броја земаља укључених у пројекат, броја партнера, самог ревизора и његовог искуства са Темпус програмом.

Пошто се максимална средства одобрена пројектом не могу повећавати, пројекти који немају испланиране трошкове за екстерну ревизију у оквиру буџета, треба да реалоцирају средства из постојећих линија, првенствено из “Other costs”. Уколико у “Other costs” нема довољно средстава, потребно је извршити трансфер средстава са других буџетских линија пројекта.

Ревизија је обавезна за све пројекте генерације 2013. без обзира на висину ЕУ гранта.

54. Ко је предмет ревизије, координатор или цео конзорцијум?

Сви чланови конзорцијума јесу предмет ревизије. С тим што је координатор тај који је дужан да у случају ревизије и евалуације обезбеди сву потребну документацију, укључујући и рачуне партнера, рачуноводствену документацију и потписане копије подуговора, у случају да постоје.

55. Зашто је потребно за пројекат обезбедити извештај спољног ревизора?

Као што стоји у члану I.5.4. Grant Agreementa-а, уколико је износ Темпус донације, приказан у анексу II Vašeg Grant Agreementa-а, виши од 750 000€, извештај спољног ревизора о обављеној ревизији финансијских извештаја и рачуна мора се приложити заједно са финалним извештајем на крају пројекта.

Сврха ревизорског извештаја, који се прилаже приликом подношења захтева за исплату, јесте да посведочи о исправности трошења средстава и веродостојности одговарајуће пратеће документације и евентуалног захтева за финалну исплату средстава (преосталих 10% донације).

Молимо Вас да имате у виду да се у овом случају ради о уговореној ревизији везаној за рачуне пројектних активности, а не о обавезној ревизији годишњих рачуна координатора.

Координатор може сам одабрати ревизорску кућу која ће извршити спољну ревизију, а може се обратити и државној ревизорској кући која у земљи има статус препознат као “public body”. Ревизори морају имати минимално националну лиценцу у земљи координирајуће институције за обављање ревизорских послова. Ревизорска кућа мора гарантовати да њени ревизори поседују одговарајуће вештине за извршавање ових задатака (нпр. језичке вештине/буџет за потребне преводе). Извештај треба да садржи детаљан опис обављених ревизорских активности, њихову анализу и закључак.

Трошкови извештаја спољног ревизора могу потпасти под ставку ‘остали трошкови’.

 

Разно


56. Ко је дужан да обезбеди финансијску гаранцију за пројекат и када?

Координатори пројеката чији оснивач није држава морају на захтев Извршне агенције пружити финансијску гаранцију за пројекат.

57. Који је доказ за исплату у готовини или за трошкове таксија?

Према Темпус правилима то је IMR (Individual Mobility Report) формулар. Трошкови за такси су дозвољени само у изузетним случајевима, када не постоји економичнији начин транспорта и то само на релацији од радног места до места састанка. Коришћење таксија у месту одржавања догађаја сносе учесници по сопственом избору (из исплаћених дневница).

58. Како се рефундирају трошкови пута када се у пројектима користи лично или службено возило?

Приликом рефундације оваквих трошкова потребно је узети у обзир и Темпус правила и локална правила у Србији.

  • Основно Темпус правило је да се рефундира износ до висине једне повратне возне карте прве класе за предвиђено путовање, без обзира на број особа које су путовале возилом. Потврда о цени карте се може узети у путној агенцији или на железничкој станици и треба је чувати заједно са пројектним рачунима.
  • У партнерским земљама у којима не постоји разгранат железнички систем (или се он из других разлога ретко користи), могуће је применити фиксни износ за дату релацију изражену у километрима на основу локалних транспортних рута. Висина фиксног износа за рефундацију трошкова пута доказује се потврдом коју издаје Министарство просвете (или финансија). Потврда се такође мора чувати заједно са пројектним рачунима.

Ако учесници пројекта нису у прилици да прибаве поменуту потврду од неког министарства, Темпус правила дозвољавају рефундацију трошкова до максималног износа од 0.22 ЕУР по километру.

Приликом спровођења Темпус пројеката у Србији најчешће сусрећемо следеће две ситуације:

Ако се користи службено возило – примењује се Темпус правило да рефундирани износ може бити максимално 0.22 ЕУР по километру. Тај износ покрива и цену бензина и све путарине.

Ако се користи лично возило – онда се мора применити и Закон о порезу на доходак грађана. Према том закону, особа може да добије око 4500 РСД месечно као надокнаду за коришћење свог аутомобила у службене сврхе (молимо Вас проверите тачан износ код рачуноводствене службе). Износ до 4500 РСД се исплаћује без опорезивања. Све што је исплаћено преко тог износа, подлеже опорезовању у складу са Законом.

59. Како се могу наплатити трошкови изнајмљивања аутобуса или минибуса из Темпус средстава?

Изнајмљивање аутобуса могуће је само за путовања између партнерских институција у конзорцијуму. Трошкови изнајмљивања требало би да се поделе са бројем путника у аутобусу. Сваки учесник би требало да укључи, у оквиру Individual Mobility Report-a (Annex 2, Guidelines for the Use of the Grant) свој допринос трошковима изнајмљивања.

60. Да ли су „in kind“ доприноси (плаћање у роби или услугама) прихватљиви у Темпус IV пројектима?

Не. „In kind“ доприноси су инпути у пројекту који нису резултат финансијских трансакција. Пример: коришћење постојећих капацитета (опрема, доступан наставни материјал), поседовање ауторских права, неплаћени радни сати и/или волонтерски рад. Овакви доприноси нису прихватљиви трошкови.

61. Уколико наставник има стално запослење у ЕУ или у једној од партнерских земаља, али је привремено на раду изван Европе, да ли је могуће да његови путни трошкови буду покривени из средстава Темпус пројекта?

У развојној фази вашег пројекта требало би да пронађете наставника који је доступан у ЕУ. Уколико је пројекат већ финансиран, а наставник је онда изван ЕУ, Извршна агенција може да изда одговарајуће одобрење уколико је оно тражено писменим путем и уколико за њега постоји добро образложење.

62. Да ли је прихватљива студентска мобилност између партнерске земље и ЕУ земље или су могуће и мобилности из једне партнерске земље у другу партнерску земљу?

Да, студентске мобилности могу бити из једне партнерске земље у другу уколико су оправдане и неопходне за остваривање циљева пројекта. Подразумева се да ће се поштовати одговарајући нивои путних трошкова.

63. Да ли се на средства намењена покривању трошкова хонорара и путних трошкова индивидуалних експерата из Европске уније плаћају порези и доприноси у Србији?

Одредбом члана 1. и 2. Закона о порезу на доходак грађана, прописано је да порез на доходак грађана плаћају физичка лица која остварују доходак на приходе из свих извора, сем оних који су посебно изузети тим законом.

Одредбом члана 26. тачка 2. став в) Оквирног споразума прописано је да добит и/или приходи остварени на основу уговора ЕЗ подлежу опорезивању у Републици Србији у складу са националним/локалним пореским системом. Међутим физичка и правна лица, укључујући и страно особље, из држава чланица ЕУ или других држава прихватљивих на основу ИПА, која извршавају уговоре које финансира Заједница биће изузета од плаћања тих пореза у Републици Србији.

Сагласно наведеним одредбама, приход (хонорар, накнада трошкова) који оствари страно физичко лице које је држављанин, односно има пребивалиште на територији земље чланице ЕУ, и које је као стручњак радно ангажовано на реализацији Темпус пројеката на основу уговора финансираних из ИПА програма, изузет је од опорезивања у Републици Србији.

64. Да ли средства која се налазе на рачуну институције која учествује у Темпус пројекту, а која су непотрошена на крају календарске године подлежу порезу на добит?

Не. Ова средства се воде по основу донације и не подлежу порезу на добит, о чему сведочи и мишљење Министарства финансија које можете овде преузети.

65. На који начин се рачуна растојање између градова?

У IMR обрасцима се обично наводи растојање између градова. Имајући у виду да је нелогично да учесници у пројектима наводе неуједначена растојања између истих градова, на састанку финансијских служби свих већих универзитета договорено је да се примењује већа километража са сајта http://www.viamichelin.com

 

Ослобађање од ПДВ-а и царина


66. Који су документи потребни за ослобађање од ПДВ-а?

I Приликом подношења првог захтева за ослобађање од ПДВ-а Пореској управи, корисници донација треба да доставе следеће:

• Копију уговора, Grant agreementa и партнерског уговора, ако је установа партнер на пројекту а не координатор тј. само копију оних страна уговора, преведену на српски језик од стране судског тумача, које садрже кључне елементе и то:

1. ко су уговорне стране
2. износ средстава који је предмет уговора о донацији
3. датум почетка и завршетка примене уговора (датум почетка и завршетка пројекта)
4. списак чланова конзорцијума са седиштем у Републици Србији ако се доставља Grant agreement
5. страна са потписницима уговора

(реф. Релевантна законска регулатива: Члан 27. и Члан 43. Правилника о начину и поступку остваривања пореских ослобођења код ПДВ са правом на одбитак претходног пореза)

•Допис са отиском печата
• Допис (адресиран на Пореску управу, Централу, Сектор за контролу) са подацима о лицима овлашћеним за издавање потврда о пореском ослобођењу уз доказ о депонованом потпису овлашћеног лица (ОП образац)

II Да бисте се ослободили од плаћања ПДВ-а, потребно је:
• Пре свега добавити предрачун од добављача (у случају да је у систему ПДВ-а)

Предрачун треба да садржи:
1. Податке о добављачу (из АПР-а): назив, адресу, телефон, ПИБ (порески идентификациони број)
2. Податке о купцу: назив, адресу, ПИБ
3. Број предрачуна
4. Датум и место издавања предрачуна
5. Опис робе или услуге
6. Цена без ПДВ-а, износ ПДВ-а и укупан износ са ПДВ-ом (у случају да у истом предрачуну постоји и услуга/роба на коју се не обрачунава ПДВ, неопходно је робу/услугу приказати као одвојену ставку која не улази у основицу за обрачун ПДВ-а)
7. Уколико се предрачун односи на услуге које се испоручују у одређеном временском периоду, потребно је навести тачан датум тј. период када ће се та активност извршити и мора бити у будућности (нпр. организација тренинга од 28. октобра 2016. до 31. октобра 2016. године) или пре завршетка активности.
8. Потпис и печат (уколико је предрачун пуноважан без потписа и печата неопходно је то и навести)

Предрачун не сме да садржи:
1. У наслову предрачуна Рачун или Фактура
2. Напомене да се зарачунава законска затезна камата у случају да се не плати у року и сл.

• Попуњен образац за ослобађање од ПДВ-а (Образац ППО-ПДВ), са јединственим ПИБ-ом, печатом и потписом
• Пореској управи се доставаљају три примерка Обрасца ППО-ПДВ и један примерак предрачуна (може и копија предрачуна)
• Оригинал примерак Обрасца ППО-ПДВ-а достављате добављачу, други примерак архивирате у вашој финансијској архиви, трећи остаје у Пореској управи
• добављач на основу Потврде треба да вам достави рачун на коме ће бити приказана цена без ПДВ-а, са напоменом која наводи да је услуга/роба ослобођена ПДВ-а у складу са бројем (број овере из Пореске управе) Обрасца ППО-ПДВ.

67. Где се оверава ППО ПДВ образац?

Сви корисници донација и повезана лица, за оверу ППО-ПДВ обрасца, Захтеве за ослобађање од ПДВ-а са пропратном документацијом подносе лично Централи Пореске управе, Сектору за контролу на адресу: ул. Саве Машковића 3-5, 11000 Београд.

Корисницима, чије се седиште не налази на територији града Београда, омогућено је да оригиналан Захтев са пропратном документацијом доставе препорученом поштом на наведену адресу, а да преузимање изврше лично на адреси Централе Пореске управе.

НАПОМЕНА: Oбавезно навести име, презиме и број телефона одговорних службеника које Пореска управа може да контактира у ситуацији да је потребна исправка или додатни документ (објашњење).

68. Колико времена је потребно да се овери ППО ПДВ образац?

У досадашњој пракси, у случају да је оригиналан Захтев са пропратном документацијом комплетан и исправан, потребно време за оверу ППО-ПДВ-а је минимум 10 минута.

Изузетно, када се ради о већем износу, овера обрасца ППО-ПДВ траје 24 сата.

69. Како се попуњава ППО ПДВ образац?

Приликом попуњавања обрасца ППО-ПДВ потребно је обратити пажњу на следеће:

  • Подаци о подносиоцу захтева:

Универзитет/Факултет/Основна школа/Средња школа/Организација…..

Адреса и

ПИБ

У доњем десном углу треба да стоји потпис и печат овлашћеног лица Универзитета/Факултета/Основна школа/Средња школа/Организација…..

  • Подаци о Међународном уговору који је основа за:

Програм Темпус:

1.            Назив уговора: Оквирни споразум између Владе Републике Србије и Комисије Европских заједница о правилима за сарадњу која се односе на финансијску помоћ Европске заједнице Републици Србији у оквиру спровођења помоћи према правилима инструмената претприступне помоћи (ИПА)

2.            Датум потписивања: потписан 29.11.2007. ратификован 26.12.2007. године

Програм Ерасмус плус:

1.            Назив уговора: Оквирни споразум између Владе Републике Србије и Европске Комисије о правилима за спровођење финансијске помоћи Европске уније Републици Србији у оквиру инструмента за претприступну помоћ (ИПА II)

2.            Датум потписивања: потписан 23.12.2014. године

 

  • Подаци о појединачном пројекту, уписује се:

1.            назив и број пројекта из Уговора о донацији (нпр. Темпус ЈП 145 887…)

2.            вредност пројекта – износ донације из Уговора предвиђен за ослобађање

  • Подаци о обвезнику (добављачу) ПДВ из АПР-а:

1.            Назив обвезника – из профактуре

2.            Адреса – из профактуре

3.            ПИБ – из профактуре

4.            Вредност – уписује се укупан износ без ПДВ-а у динарима

70. Где је могуће пронаћи/преузети ППО ПДВ образац?

Потврду о пореском ослобађању за обвезника ПДВ-а, који врши промет добара или услуга, односно увоз добара, уз пореско ослобађање (за међународне уговоре) можете пронаћи на следећем линку:

http://www.poreskauprava.gov.rs/sr/pdv/ppopdv.html

71. Каква је процедура за ослобађање од ПДВ-а у случајевима у којима је изузетно, одлуком ректората, факултет крајњи корисник опреме која се набавља?

Уколико је Темпус пројектом предвиђена набавка ускостручне опреме која ће се услед природе Темпус пројекта налазити на факултетима, ради избегавања књижења трошкова амортизације, могуће је да опрему формално плати факултет. У том случају, приликом набавке би се применила следећа процедура:

  • Ректорати би заједно са учесницима пројекта приступили обједињеној набавци опреме.
  • Када се изаберу најбољи понуђачи (или један понуђач), ректорат може директно уз претходно ослобађање од ПДВ-а да плати ту опрему, при чему се онда она књижи у основна средства ректората и у билансу се књиже одговарајући трошкови амортизације или
  • Ректорат преноси одговарајући износ у динарима факултету који ће ту опрему да користи, при чему је потребно да потврду о пореском ослобођењу потпишу и овере и факултет и ректорат. Уз овакву потврду неопходно је да ректорат писмено обавести Пореску управу да је сагласан да факултету уступи право на пореско ослобођење ради набавке конкретно наведене опреме у оквиру Темпус пројекта (навести тачан назив); у овом допису се наводи конкретан износ који је ради набавке ректорат пренео факултету.
  • Без обзира на то да ли је ректорат директно сносио трошкове опреме и постао власник исте или је то право уступљено факултету, ректорат је као и до сада пред Европском комисијом одговоран за стање опреме, односно уколико ревизори или лица која врше мониторинг не могу да остваре непосредан увид у оно што је набављено из пројеката, сву одговорност сноси ректорат.

Више неће бити могуће да факултети наступају самостално пред Пореском управом и затраже ослобађање од ПДВ-а, а да печат ректората такође није присутан на потврди о пореском ослобођењу. Ово се односи на све Темпус пројекте у Србији, без обзира на годину у којој су одобрени.

Што се тиче ПИБ-а и назива правног лица на потврди о пореском ослобођењу, наводиће се, као и до сада подаци оног правног лица које врши плаћање извршене набавке. С тим у вези и профактура на основу које се издаје потврда о пореском ослобађању такође треба да садржи податке правног лица које врши плаћање.

72. Како се врши ослобађање од царина у Темпус пројектима?

Ослобађање царина за набавку опреме из иностранства могу да реализују саме високошколске институције у сарадњи са шпедитерима (ино добављачи) или домаћи добављачи (изабрани на основу јавног позива у складу са Темпус правилима) који врше набавку за високошколске институције као крајње кориснике.

Искуства инстутуција су следећа:

1) Када набавку опреме врше високошколске институције оне ангажују шпедитера да припреми комплетну документацију за царињење. При томе се доставља:

(а) ППО ПДВ образац – поптисан и оверен од Пореске управе,

(б) три меморандума (бланко) Универзитета, потисана и печатирана од стране овлашћеног лица,

(ц) број контролника (за увоз робе у тој години),

(д) копија међународног уговора (високошколска институција је координатор)

(е) Евентуално ЕАCЕА допис са листом партнера у конзорцијуму који имају иста права као координатор (ослобађање од ПДВ-а и царина).

2) Када набавку робе врши домаћи добављач, потребна је следећа документација:

(а) за ослобађање од плаћања ПДВ-а – потврда Пореске управе ППО-ПДВ, која се попуњава у ино валути. Потребно је доставити и профактуру ино-испоручиоца,

(б) за ослобађање од плаћања царине – изјава за ког корисника се роба увози, о ком пројекту се ради (бр. Темпус пројекта ) уз позивање на Међународни уговор „Оквирни споразум између Владе РС и Комисије ЕЗ“ са датумом потписивања 29/11/2007. Доставља се и Службени гласник бр. 124/2007 у коме је изашао Закон о потврђивању Оквирног споразума, као и фотокопија странице са чланом бр. 26 где се види да порези, царине и увозне дажбине нису прихватљиве на основу ИПА,

(ц) документ Извршне агенције (ЕАCЕА) са излистаним институцијама које учествују у пројекту и наведеним правилом Темпус програма да се плаћања по основу спровођења пројектних активности ослобађају од ПДВ-а и царина,

(д) посебна изјава крајњег корисника (високошколске институције), уколико набавку врши домаћи добављач изабран на основу јавног позива.

 

Индиректни трошкови

73. На који начин се врши расподела индиректних трошкова међу партнерима?

Не постоји правило које регулише ову расподелу. Препоручљиво је да сваки од партнера располаже одређеним делом индиректних трошкова. Већи универзитети у Србији су се договорили о расподели индиректних трошкова, што представља њихов интерни договор, независан од правила Темпус програма.

Последње модификовано: октобар 7, 2016



Публикације: