Pitanja i odgovori

SPROVOĐENJE TEKUĆIH PROJEKATA

Sadržaj ugovora (Grant Agreement) i prateće dokumentacije ažurira se i menja za svaki krug selekcije Tempus projekata. Molimo Vas, pobrinite se da konsultujete samo ugovornu dokumentaciju koja se odnosi na Vaš krug selekcije jer mogu postojati znatne razlike u ugovornim pravilima različitih krugova selekcije.

Naročito je velika razlika između ugovora za Tempus III projekte i novih Tempus IV ugovora (od 2008. godine). Zato je važno da članovi konzorcijuma pažljivo pročitaju odgovarajuću ugovornu dokumentaciju pre početka sprovođenja projekta i konsultuju je kada god je to neophodno tokom projekta.

Na sajtu Izvršne agencije možete naći i pdf dokumente sa listom najčešće postavljanih pitanja, čiji se sadržaj takođe menja iz godine u godinu.

Sledi spisak često postavljanih pitanja koja su do sada bila zajednička za Tempus IV projekte.


Ključni dokumenti za sprovođenje Tempus projekata

1. Koje ključne dokumente bi trebalo da konsultujemo prilikom sprovođenja Tempus projekata?

Prenos sredstava

 2. Da li postoji određena naznaka za prenos sredstava s jednog univerziteta na drugi, ili pri prenosu treba samo naznačiti broj datog Tempus projekta?

3. Da li je moguć transfer projektnih sredstava u EUR valuti unutar Srbije?

4. Da li se prenos sredstava vrši samo nakon potpisivanja podugovora sa partnerom ili se može izvršiti i pre potpisivanja?

5. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat? Da li je otvaranje posebnog podračuna potrebno posebno prijaviti Izvršnoj agenciji?

6. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?

7. Kada se sredstva prebace na račun partnera, da li su oni slobodni da ta sredstva koriste za isplatu osoblja, pokrivanje troškova puta i sl., a da se prethodno ne konsultuju sa koordinatorom ili uvek moraju tražiti njegovo odobrenje?

8. Da li je moguće promeniti broj računa otvorenog za potrebe određenog Tempus projekta?

9. Da li je moguće isplatiti novac u gotovini ukoliko je teško organizovati prenos novca na račune banaka u inostranstvu?

Kurs evra

10. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (evra) u dinare i obratno?

11. Koji iznos u evrima treba da se iskaže u završnom izveštaju projekta u slučaju kupovine avio karte vrednosti 100 evra prema projektnoj prijavi a ukoliko se primenjuje kurs evra Evropske komisije 1 evro = 90 rsd? (Novac je transferovan u Srbiju (iz Brisela ili EU koordinatora) u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd.) Realni kurs evra na dan kupovine avio karte prema Narodnoj banci Srbije iznosi 1 evro = 100 rsd.

12. Da bi prijavili da je isplaćeno 100 € za honorare, koliki je iznos sume u dinarima koja se može prebaciti učesniku projekta, 9000 (prema kursu evra Evropske komisije) ili 10000 dinara (prema stvarnom kursu evra)? Činjenica je da se u Convention for Staff Costs prijavljuje samo suma u evrima, ali šta se dešava u slučaju revizije? Šta će revizor pomisliti pri kontroli projektnih računa (svi transferi su tu registrovani)? (Kurs Evropske komisije dinar – evro u primeru je 1 evro=90rsd). Ukoliko je moguće transferovati 9000 dinara, kome pripada preostalih 1000 dinara (10000 – 9000 dinara)?

Podugovori koordinatora sa partnerima

13. Da li bi ugovor o saradnji (partnership/cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?

14. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?

15. Koja je svrha sklapanja podugovora između koordinatora i partnera na projektu?

Promena radnog plana

16. Planirali smo da reorganizujemo dinamiku studijskih putovanja i umesto tri organizujemo dve posete, ali i da na ove sastanke pozovemo i EU profesore. U slučaju da troškovi ovih događaja budu veći od planiranih, da li bi trebalo da smanjimo broj učesnika iz partnerskih zemalja koji putuju u EU zemlje ili ne?

Oprema i usluge

17. Da li se na nabavke u Tempus projektima primenjuje Zakon o javnim nabavkama i na koji način se vrši objedinjena nabavka opreme?

18. Da li oprema koju želimo da kupimo za projekat mora biti poreklom iz EU ili partnerskih zemalja? Moramo li opremu kupiti u EU? (odnosi se na generacije projekata 2008-2012.)

19. Kako poštovati pravilo porekla opreme ? (odnosi se samo na generaciju projekata iz 2013.)

20. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?

21. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?

22. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima u kojima je izuzetno, odlukom rektorata, fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

Honorari

23. Šta se smatra uobičajenom visinom ličnog dohotka pri isplati honorara za rad na projektu?

24. Kako možemo da saznamo da li je iznos honorara koji isplaćujemo EU partnerima veći od iznosa koji oni primaju kao platu na svojim institucijama? Kako bi revizor trebalo da reši ovo pitanje?

25. Čiju platu ili plate bi trebalo uzeti u obzir kao dokaz da profesori u Srbiji zarađuju više od dozvoljenih maksimalnih bruto iznosa po danu navedenih u Tempus tabelama za Staff cost for partner countries?

26. Razvijanje i uspostavljanje web sajta projekta vodi se kao trošak štampanja i izdavanja (printing and publishing heading), čak i u slučaju da se sajt razvija interno, dok se troškovi ažuriranja i održavanja sajta vode kao troškovi osoblja. U koju onda stavku spadaju troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta projekta?

27. U multinacionalnom konzorcijumu ukoliko se posao deli između dve ili tri osobe iz različitih zemalja, koju tabelu zarada bi trebalo slediti?

28. Da li se isplata honorara može vršiti direktno na račun osobe koja je deo osoblja partnerske institucije, bez prethodne uplate novca na podračun za projekat te institucije?

29. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Costs? Kako se ispravno popunjava ovaj dokument?

30. Da li plata osobe koju je partnerska institucija zaposlila kako bi isključivo obavljala administrative poslove u vezi sa Tempus projektima može biti isplaćena delom iz sredstava partnerske institucije (sufinansirana), a delom iz sredstava projekta koja su namenjena za „troškove osoblja“? Ukoliko je to moguće, koja dokumentacija mora biti korišćena kao dokaz da je ukupan iznos isplaćen iz sredstava 1) institucije i 2) granta, tj. šta je dokaz da se poštovalo pravilo Tempus programa „da plata za iste poslove ne može biti isplaćena iz drugih izvora finansiranja“?

Dnevnice

31. Da li je tačno da se, u slučaju da su dnevnice za osoblje manje od maksimuma po Tempusu, sme isplati Tempusom predviđeni maksimalni iznos, ali je na razliku potrebno platiti porez?

32. Ukoliko Tempus odobrava 80 € za troškove boravka u partnerskim zemljama, a po srpskom zakonu dozvoljeni su troškovi oko 1500 dinara (15 €), može li se ostatak legalno isplatiti (u dinarima) ako je plaćen porez na razliku?

33. Ukoliko neko od inostranog akademskog osoblja radi u drugoj zemlji (npr. neko od EU osoblja drži obuku u Kirgistanu), da li može da prima putne troškove koji pokrivaju smeštaj, hranu itd. i dnevnice za rad na obukama?

34. Da li je moguće pokriti putne troškove i dnevnice studenta iz zemlje partnera, ako on/ona putuje unutar svoje vlastite zemlje?

35. Da li je isti iznos troškova boravka za EU akademsko osoblje i npr. akademsko osoblje iz Kirgistana, ako svi učestvuju u istom treningu (iste dužine) u Kazahstanu?

36. U odeljku 5.3.1.3 poziva stoji: da zajednički projekti mogu da uključuju samo male i kratkoročne stipendije za studente, univerzitetsko osoblje i zvanične predstavnike partnerskih pravnih tela pod uslovom da mobilnosti podržavaju ostvarenje ciljeva projekta. Kasnije u aneksima 1-2.2.3.1, dužine malih i kratkoročnih stipendija su definisane kao studentske mobilnosti u trajanju od minimum dve nedelje i maksimum tri meseca.

37. Ukoliko su studenti uključeni u mobilnosti (maks. 3 meseca) da li oni dobijaju samo sumu od 1200€ mesečno ili uz ovu sumu dobijaju i dodatni novac za putne troškove?

38. Kako se obračunava dnevnica kada studenti putuju na studijske posete kao predstavnici studenata?

39. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?

40. Univerzitet je odlučio da osoblju nadoknadi dnevnice koje su niže od maksimuma koji je propisan Tempus programom. Da li Tempus formular za putovanja (IMR) za takve mobilnosti treba da sadrži realne dnevnice isplaćene osobi koja potpisuje Formular IMR ili maksimalne Tempus dnevnice koje se mogu isplatiti partnerskim institucijama.

41. Da li je moguće pokriti putne troškove između dva grada u zemlji za zaposlene na visokoškolskoj instituciji koja ima fakultete na više lokacija?

Podugovaranje

42. Da li je za sklapanje podugovora sa individualnim ekspertom ili organizacijom potrebna autorizacija Izvršne agencije?

43. Kako se u kontekstu sprovođenja Tempus projekata tretira angažovanje lica preko studentske zadruge?

Individualni eksperti

44. Da li staff convention treba da bude overen od strane institucije individualnog eksperta? Koja prateća dokumentacija je potrebna za individualnog eksperta?

45. Šta bi trebalo da sadrži ugovor sa individualnim ekspertom (iznos, precizna vremena, aktivnosti)? Da li su dozvoljene i druge aktivnosti?

Promene unutar konzorcijuma

46. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?

47. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?

Sufinansiranje

48. Šta može biti predmet sufinansiranja?

49. Da li plaćanje troškova koji se predstavljaju kao sufinansiranje u projektu mora biti izvršeno preko namenskog (pod)računa za projekat?

50. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?

51. Da li 10% sufinansirajućih sredstava za eligible direktne troškove mora da obezbedi isključivo podnosilac prijave? Ili svaki partner mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava od svojih ukupnih eligible direktnih troškova? Ili celokupan konzorcijum mora da obezbedi tih 10% sufinansirajućih sredstava od ukupnih eligible direktnih troškova projekta?

52. Da li se troškovi pripreme nastavnika i ostali troškovi vezani za osoblje mogu smatrati sufinansiranjem koje obezbeđuje konzorcijum?

Revizija

53. Da li je i kada potrebno podneti eksterni revizorski izveštaj za Tempus projekat?

54. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?

55. Zašto je potrebno obezbediti izveštaj spoljnog revizora?

Razno

56. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?

57. Koji je dokaz za isplatu u gotovini i za troškove taksija?

58. Kako se refundiraju troškovi puta kada se u projektima koristi lično ili službeno vozilo?

59. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?

60. Da li su in kind doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?

61. Ukoliko nastavnik ima stalno zaposlenje u EU ili u jednoj od partnerskih zemalja, ali je privremeno na radu izvan Evrope, da li je moguće da se njegovi putni troškovi budu pokriveni Tempus finansiranjem?

62. Da li je prihvatljiva studentska mobilnost između partnerske zemlje i EU zemlje ili su moguće i mobilnosti iz jedne u drugu partnersku zemlju?

63. Da li se na sredstva namenjena pokrivanju troškova honorara i putnih troškova individualnih eksperata iz Evropske unije plaćaju porezi i doprinosi u Srbiji?

64. Da li Tempus sredstva na računu institucije koja učestvuje u nekom projektu, a koja su nepotrošena na kraju kalendarske godine podležu porezu na dobit?

65. Na koji način se računa rastojanje između gradova?

Oslobađanje od PDV-a i carina

66. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?

67. Gde se overava PPO PDV obrazac?

68. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?

69. Kako se popunjava obrazac?

70. Gde je moguće pronaći/preuzeti PPO PDV obrazac?

71. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima u kojima je izuzetno, odlukom rektorata, fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

72. Kako se vrši oslobađanje od carina u Tempus projektima?

Indirektni troškovi

73. Na koji način se vrši raspodela indirektnih troškova među partnerima?


Ključni dokumenti za sprovođenje Tempus projekata

1. Koje ključna dokumenta bi trebalo da konsultujemo prilikom sprovođenja Tempus projekata?

Učesnici Tempus projekata bi trebalo da obrate pažnju na svu zvaničnu dokumentaciju koja se odnosi na njihovu generaciju projekata.

Ključna dokumenta koja je potrebno konsultovati tokom implementacije projekta su:

- Grant Agreement and Annexes,
- Guidelines for the Use of the Grant,
- Frequently Asked Questions on Project Management,
- Report forms and Audit Certificate i
- Financial Information Kit.

Prenos sredstava

2. Da li postoji određena naznaka za prenos sredstava s jednog univerziteta na drugi, ili pri prenosu treba samo naznačiti broj datog Tempus projekta?

Predlog je da se prenos sredstava vrši između namenski otvorenih podračuna za dati projekat, kako bi revizori imali efikasan uvid u sve finansijske transakcije.

3. Da li su mogući transferi u devizama unutar zemlje?

U skladu sa Zakonom o izmenama i dopunama Zakona o deviznom poslovanju omogućen je transfer u devizama radi realizacije razvojne pomoći Evropske unije, u koju spada i Tempus program.

Prema informacijama iz Narodne banke, pored ugovora o realizaciji projekta potpisanog sa Evropskom komisijom ili Izvršnom agencijom (Grant Agreement), potrebno je dostaviti i dopis na memorandumu u kome se navodi suma koju je potrebno prebaciti sa računa koordinatora na račun druge visokoškolske ustanove (preduzeća, studentske organizacije i sl.) koja je partner u projektu. U slučaju da postoji i podugovor sklopljen sa partnerom kojem se prebacuju sredstva dobro je i priložiti taj podugovor nalogu za prenos.

Deo člana 34 Zakona o deviznom poslovanju na koji se treba pozvati glasi:
„Plaćanje, naplaćivanje i prenos mogu se vršiti i u devizama po osnovu programa i projekata koji se finansiraju iz razvojne pomoći Evropske unije u kojima učestvuje Republika, pri čemu sredstva mogu biti prosleđivana do ugovarača, odnosno korisnika i projektnih partnera u skladu sa odgovarajućim ugovorom za sprovođenje aktivnosti na osnovu razvojne pomoći Evropske unije.“

4. Da li se prenos sredstava vrši samo nakon potpisivanja podugovora sa partnerom ili se može izvršiti i pre potpisivanja?

Ovo je interna odluka koordinatora, uglavnom je preporuka, radi sigurnosti i odgovornosti onoga ko upravlja projektom, da se veće sume prenose nakon potpisivanja podugovora.

5. Da li bi svi partneri trebalo da otvore posebne podračune za Tempus projekat? Da li je otvaranje posebnog podračuna potrebno posebno prijaviti Izvršnoj agenciji? 

Da.
U najvećem broju slučajeva institucije otvaraju posebne podračune za projekat nakon potpisivanja ugovora sa Izvršnom agencijom o sprovođenju projekta. Institucija koordinator je u obavezi da obavesti Izvršnu agenciju o otvaranju posebnog podračuna i da dostavi sve potrebne podatke. Nakon toga Izvršna agencija potpisuje aneks ugovora sa koordinatorom.

Svi partneri na projektu su u obavezi da podatke o otvorenim posebnim podračunima dostave koordinatoru. U ovom slučaju je dovoljno da koordinator ima podatke o svim partnerima.

6. Da li sva plaćanja treba da se vrše sa računa koordinatora?

Ne. Kada koordinator na svoj račun primi odgovarajuća finansijska sredstva, potrebno je da prenese dogovorene sume novca na podračune svojih partnerskih institucija. Partnerske institucije onda same vrše plaćanja za svoj deo aktivnosti predviđenih projektom i čuvaju dokumentaciju o tome.

7. Kada se sredstva prebace na račun partnerskih institucija, da li su one slobodne da ta sredstva koriste za isplatu osoblja, pokrivanje troškova puta i sl., a da se prethodno ne konsultuju sa koordinatorom? Ili oni moraju tražiti odobrenje koordinatora projekta?

Zavisi od dogovora postignutog unutar konzorcijuma i posebno sa koordinatorom. Najčešće dinamika isplata prati projektne aktivnosti. Partnerske institucije moraju da pravdaju koordinatoru utrošena sredstva odgovarajućom dokumentacijom.

8. Da li je moguće promeniti broj računa otvorenog za potrebe određenog Tempus projekta?

Da. Ali je potrebno pismeno obavestiti Izvršnu agenciju o svakoj promeni računa koristeći Financial Identification form, potpisan od strane lica ovlašćenog za zastupanje partnera i banke. Formular se može naći na sledećoj adresi: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm

9. Da li je moguće isplatiti novac u gotovini ukoliko je teško organizovati prenos novca na račune banaka u inostranstvu?

Iz razloga veće sigurnosti i lakše revizije, isplate ne treba vršiti u gotovini. Univerzitet zemlje partnera bi trebalo da otvori podračun i preko njega bi trebalo da se vrše sve finansijske transakcije. Jedini izuzetak mogu biti nadoknade za troškove putovanja, koje se mogu isplatiti direktno osobi koja ide na put. Mogu se, takođe, preneti sredstva na račun banke kako bi se isplatili pružaoci usluga (npr. za kupovinu opreme). U svakom slučaju, potrebno je voditi računa o nacionalnom poreskom zakonodavstvu.

 

Kurs evra


10. Koji je zvanični kurs koji se koristi prilikom konverzije valuta (evra) u dinare i obratno?

Svaka konverzija stvarnih troškova u evre mora se vršiti prema kursu evra propisanom od strane Evropske komisije i objavljenom na njenom sajtu (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/), i to po kursu važećem za mesec prvog prefinansiranja projekta. Kada dođe do drugog prefinansiranja koristiće se kurs važeći za taj mesec.

11. Koji iznos u evrima treba da se iskaže u završnom izveštaju projekta u slučaju kupovine avio karte vrednosti 100 evra prema projektnoj prijavi a ukoliko se primenjuje kurs evra Evropske komisije 1 evro = 90 rsd? (Novac je transferovan u Srbiju (iz Brisela ili EU koordinatora) u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd.) Realni kurs evra na dan kupovine avio karte prema Narodnoj banci Srbije iznosi 1 evro = 100 rsd..

Ukoliko koordinator kupi kartu po ceni od 10000 dinara, suma koju će prijaviti u završnom izveštaju će biti suma koja odgovara sumi u evrima obračunata prema EC kursu evra. U Vašem slučaju, kada je kurs 1 € = 90 rsd, suma koja će biti prijavljena u završnom izveštaju biće 111.11 €, a ne inicijalna suma od 100 € koja je planirana u prijavi projekta. Ova suma predstavlja samo procenu troškova, dok se u završnom izveštaju prikazuju samo stvarni troškovi.

12. Da bi prijavili da je isplaćeno 100 € za honorare, koliki je iznos sume u dinarima koja se može prebaciti učesniku projekta, 9000 (prema EC kursu evra) ili 10000 dinara (prema stvarnom kursu evra)? Činjenica je da se u Convention for Staff Costs prijavljuje samo suma u evrima, ali šta se dešava u slučaju revizije? Šta će revizor pomisliti pri kontroli projektnih računa (svi transferi su tu registrovani)? (Kurs Evropske komisije dinar – evro u primeru je 1 evro=90rsd). Ukoliko je moguće transferovati 9000 dinara, kome pripada preostalih 1000 dinara (10000 – 9000 dinara)?

Opšte Tempus pravilo o kursu evra mora biti primenjeno pri isplati honorara: kurs evra koji se primenjuje je kurs propisan od strane Komisije za mesec u kome je izvršeno prvo ili drugo predfinansiranje.

Na osnovu primera, obratite pažnju na sledeće:

Ukoliko je novac prebačen iz Brisela u Srbiju u mesecu kada je EU kurs evro-rsd iznosio 1 evro = 90 rsd, iznos koji će se transferovati učesniku projekta je 9000 dinara.

U svakom slučaju, obratite pažnju na to da početnu osnovu predstavlja ne suma u evrima već ona u dinarima, koja je zaista isplaćena učesniku projekta. Suma koja je prikazana u ugovoru (i aplikaciji) kao privremeni budžet je samo okvirna procena onoga što će zaista biti potrošeno.

Konzorcijum prema Grant Agreement-u ne može iz donacije pokriti gubitke na kursu. Ipak, ukoliko je kurs evra povoljniji (npr. ostatak od 1000 dinara), ova pozitivna razlika može se iskoristiti za pokrivanje gubitaka na kursu određenih projektnih aktivnosti.

 

Podugovori koordinatora sa partnerima


13. Da li bi ugovor o saradnji (partnership/cooperation agreement) trebalo da sadrži dodatne klauzule?

Dobro je predvideti da se putem podugovora (koji koordinator sklapa sa svakim od partnera u projektu) regulišu sva potencijalno sporna pitanja, poput poverljivosti podataka i sl.

Preporuka je i da se podugovorom predvidi prenos sredstava partnerima u redovnim intervalima i to unapred, pre izvršenih aktivnosti (ukoliko je to moguće).

14. Šta bi trebalo da sadrži podugovor sa partnerom?

Najvažnije je da se podugovorom utvrde prava i obaveze potpisnika, a na partnerima tj. na koordinatoru je da osmisli tekst ovog ugovora. Izvršna agencija je utvrdila obavezne elemente podugovora koji se primenjuju na projekte odobrene 2011., 2012. i 2013. godine.

15. Koja je svrha sklapanja podugovora između koordinatora i partnera na projektu?

Putem podugovora kooordinator se sa partnerima dogovora o odgovarajućem načinu izvođenja aktivnosti u projektu, kao i o uspostavljanju i održavanju planiranog budžeta i troškova po partneru. Partneri su zaduženi da uspostave interne podugovore koji se tiču interne operative i koordinacije. Podugovor mora sadržati sve bitne aspekte neophodne za upravljanje i sprovođenje projekta, uključujući i procedure za rešavanje eventualnih problema.

Preporučuje se da podugovor sa partnerima sadrži opis projektnih aktivnosti u kojima određeni partner učestvuje i koje se finansiraju (u skladu sa projektnom prijavom i potpisnim Grant Agreement-om), kao i pripadajući budžet. Takođe se preporučuje da se ovim dokumentom definišu mehanizmi odlučivanja na projektu.

 

Promena radnog plana


16. Planirali smo da reorganizujemo dinamiku studijskih putovanja i umesto tri organizujemo dve posete, ali i da na ove sastanke pozovemo i EU profesore. U slučaju da troškovi ovih događaja budu veći od planiranih, da li bi trebalo da smanjimo broj učesnika iz partnerskih zemalja koji putuju u EU zemlje ili ne?

Do određene mere, konzorcijum može da se dogovori o reorganizaciji studijskih poseta, posebno ukoliko je data preporuka naznačena u propratnom pismu poslatom od Izvršne agencije.

U ovom slučaju, putovanje profesora iz EU trebalo bi da se finansira od ukupnih sredstava koja su i inače namenjena za putne troškove njihove institucije. Moguća su i druga rešenja, ali ona zahtevaju više kombinovanja unutar budžetskih linija i alokacija za svakog od partnera.

 

Oprema i usluge


17. Da li se na nabavke u Tempus projektima primenjuje Zakon o javnim nabavkama i na koji način se vrši objedinjena nabavka opreme?

Visokoškolske ustanove nisu u obavezi da primenjuju odredbe Zakona o javnim nabavkama, jer su u pitanju nabavke po osnovu međunarodnog sporazuma, shodno članu 7. stav 1. tačka 2) podtačka a) Zakona. Zbog toga je preporuka da primenjuju Uputstvo za sprovođenje nabavki u okviru Tempus projekata kako bi se nabavka vršila objedinjeno i kako visokoškolske ustanove ne bi bile u situaciji da od sopstvenih (ne projektnih) sredstava snose troškove poreza na dodatu vrednost. (nova verzija uputstva biće objavljena uskoro)

Ukoliko se radi o projektu koji uključuje više partnerskih zemalja iz regiona Zapadnog Balkana, nabavka treba da se organizuje na nivou svake od zemalja (grupišući pri tom potrebe svih partnerskih institucija u datoj zemlji), shodno prethodno spomenutom uputstvu kada je reč o nabavkama unutar Srbije. Ukoliko zakonodavstvo sprečava grupne nabavke, prihvatljive su i individualne nabavke na pojedinačnim institucijama, uz odgovarajuće dokaze i obrazloženje da objedinjena nabavka nije bila moguća i odobrenje EACEA.

18. Da li oprema koju želimo da kupimo za projekat mora biti poreklom iz EU ili partnerskih zemalja? Moramo li opremu kupiti u EU? (odnosi se na generacije projekata 2008-2012.)

Ne. Oprema kupljena Tempus sredstvima ne mora imati poreklo iz EU ili partnerske zemlje. Oprema se može kupiti u bilo kojoj zemlji, mada je najbolje kupiti je u partnerskoj zemalji kako bi se izbegle komplikovane carinske procedure.

19. Kako poštovati pravilo porekla opreme ? (odnosi se samo na generaciju projekata iz 2013.)

Sva oprema kupljena u okviru projekta mora da bude u skladu sa pravilom o poreklu opreme i stoga mora da potiče iz država članica Evropske unije ili iz zemalja koje ispunjavaju uslove, što je regulisano sledećom uredbom:
Council Regulation (EC) No 1085/2006 establishing an Instrument for Pre-accession Assistance, 17 July 2006, (cf. Art. 19) for projects involving Tempus Partner Countries in the Western Balkans (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:210:0082:0093:EN:PDF);

Konkretno, u pitanju su sledeće zemlje: zemlje Zapadnog Balkana, zemlje članice Evropske unije, Norveška, Lihtenštajn, Island, Makedonija, Turska i druge zemlje shodno članu I.10.1 Grant Agreement-a.

Prema pravilu o poreklu opreme, roba “potiče” ne iz zemlje dobavljača, već iz zemlje u kojoj je roba poslednje proizvedena ili sklopljena. To je ono što se podrazumeva pod “zemlja porekla”.

Preporučuje se da pre kupovine kontaktirate Izvršnu agenciju u slučaju da imate sumnje u vezi sa tim koje zemlje ispunjavaju navedeni uslov.

Imajte na umu da za opremu čija je cena po komadu veća od 5000 evra, poreklo robe mora da bude dokazano pomoću potvrde o poreklu, odnosno zvaničnog dokumenta dostavljenog od strane nadležnih organa zemlje porekla robe (npr. privredne komore). Korisnici moraju da čuvaju ovaj dokaz o poreklu zajedno sa ostalim računima projekta.

Potvrdu o poreklu opreme može da obezbedi dobavljač. Pre sklapanja ugovora sa dobavljačem, preporučljivo je da mu se jasno naznači da je neophodna potvrda o poreklu opreme. Takođe je preporučljivo da se isporuka prihvati samo ako je dobavljač uredno dostavio potvrdu o poreklu.

Za opremu čija je cena po komadu manja od 5000 evra pravilo o poreklu opreme takođe mora da se poštuje. U slučaju revizije, korisnici će morati da pruže dokaz da je pravilo o poreklu opreme poštovano.

U propisno opravdanim i izuzetnim slučajevima i uz prethodnu saglasnost Agencije, moguće je obezbediti izuzeće od pravila o poreklu opreme.

20. Da li konzorcijum sme da kupi opremu koja nije navedena u originalnoj aplikaciji?

Da, pod uslovom da se ispoštuju sledeći uslovi:

• Kupljena oprema je neophodna za implementaciju projekta i opravdanost kupovine se na zahtev može jasno dokazati.
• Pribavljena je saglasnost EACEA.
• Ispoštovan je budžet projekta.
• Oprema je eligible (prema Grant Agreement-u i Guidelines for the Use of the Grant).

21. Ko je vlasnik opreme kupljene pomoću Tempus sredstava?

Kupljena oprema pripada instituciji partnerske zemlje, a ne pojedincima. Oprema se zato mora registrovati kao inventar institucije čije je vlasništvo.

22. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima u kojima je izuzetno, odlukom rektorata, fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

Ukoliko je Tempus projektom predviđena nabavka uskostručne opreme koja će se usled prirode Tempus projekta nalaziti na fakultetima, radi izbegavanja knjiženja troškova amortizacije, moguće je da opremu formalno plati fakultet. U tom slučaju, prilikom nabavke bi se primenila sledeća procedura:

  • Rektorati bi zajedno sa učesnicima projekta pristupili objedinjenoj nabavci opreme.
  • Kada se izaberu najbolji ponuđači (ili jedan ponuđač), rektorat može direktno uz prethodno oslobađanje od PDV-a da plati tu opremu, pri čemu se onda ona knjiži u osnovna sredstva rektorata i u bilansu se knjiže odgovarajući troškovi amortizacije ili
  • Rektorat prenosi odgovarajući iznos u dinarima fakultetu koji će tu opremu da koristi, pri čemu je potrebno da potvrdu o poreskom oslobođenju potpišu i overe i fakultet i rektorat. Uz ovakvu potvrdu neophodno je da rektorat pismeno obavesti Poresku upravu da je saglasan da fakultetu ustupi pravo na poresko oslobođenje radi nabavke konkretno navedene opreme u okviru Tempus projekta (navesti tačan naziv); u ovom dopisu se navodi konkretan iznos koji je radi nabavke rektorat preneo fakultetu.
  • Bez obzira na to da li je rektorat direktno snosio troškove opreme i postao vlasnik iste ili je to pravo ustupljeno fakultetu, rektorat je kao i do sada pred Evropskom komisijom odgovoran za stanje opreme, odnosno ukoliko revizori ili lica koja vrše monitoring ne mogu da ostvare neposredan uvid u ono što je nabavljeno iz projekata, svu odgovornost snosi rektorat.

Više neće biti moguće da fakulteti nastupaju samostalno pred Poreskom upravom i zatraže oslobađanje od PDV-a, a da pečat rektorata takođe nije prisutan na potvrdi o poreskom oslobođenju. Ovo se odnosi na sve Tempus projekte u Srbiji, bez obzira na godinu u kojoj su odobreni.

Što se tiče PIB-a i naziva pravnog lica na potvrdi o poreskom oslobođenju, navodiće se, kao i do sada podaci onog pravnog lica koje vrši plaćanje izvršene nabavke. S tim u vezi i profaktura na osnovu koje se izdaje potvrda o poreskom oslobađanju takođe treba da sadrži podatke pravnog lica koje vrši plaćanje.

 

Honorari

23. Šta se smatra uobičajenom visinom ličnog dohotka pri isplati honorara za rad na projektu?

Honorari se sastoje od stvarne plate, socijalnog osiguranja i drugih obaveznih troškova uključenih u platu. Honorari moraju odgovarati praksi institucije na kojoj je osoblje zaposleno.

Od šestog konkursa za Tempus IV projekte maksimalni iznosi za honorare su usaglašeni sa drugim programima vezanim za obrazovanje za koje je nadležna Izvršna agencija (EACEA). Nove raspoložive vrednosti su objavljene u tekstu Poziva za projekte u okviru Šestog konkursa.

Važno je imati u vidu i instrukcije u okviru dokumenta Financial Information Kit koji se odnosi na sve programe vezane za obrazovanje koje nadgleda Izvršna agencija (EACEA) gde je navedeno:

Eligible payroll costs are defined as “the direct cost of staff assigned to the action, comprising actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, provided that this does not exceed the average rates corresponding to the beneficiary’s usual policy on remuneration.”

Počevši od Šestog konkursa svaka isplata honorara za rad na projektu praćena dokumentom Convention for Staff Cost, mora da obuhvati pripadajuće Dnevnike angažovanja (Time sheets) – model je dostupan na veb-sajtu EACEA. Popunjavanje dnevnika angažovanja je obavezno za generacije projekata 2012 i 2013, a preporučuje se za prethodne generacije projekata.

Način popunjavanja dnevnika angažovanja je dodatno regulisan u dokumentu Financial Information Kit gde je navedeno:

“Make the timesheet period sufficiently short (at most monthly).”

24. Kako možemo da saznamo da li je iznos honorara koji isplaćujemo EU partnerima veći od iznosa koji oni primaju kao platu na svojim institucijama? Kako bi revizor trebalo da reši ovo pitanje?

Potrebno je da od partnera iz EU zatražite isplatne listiće, odnosno potvrdu o njihovim bruto primanjima. Koordinatori iz EU sa velikim iskustvom u vođenju projekata obično postupaju na ovaj način.

25. Čiju platu ili plate bi trebalo uzeti u obzir kao dokaz da profesori u Srbiji zarađuju više od dozvoljenih maksimalnih bruto iznosa po danu navedenih u Tempus tabelama za Staff cost for partner countries?

Trebalo bi uzeti u obzir bruto lične dohotke svakog od profesora pojedinačno, za koga se traži povećanje ove satnice.

26. Razvijanje i uspostavljanje web sajta projekta vodi se kao trošak štampanja i izdavanja (printing and publishing heading), čak i u slučaju da se sajt razvija interno, dok se troškovi ažuriranja i održavanja sajta vode kao troškovi osoblja. U koju onda stavku spadaju troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta projekta?

Troškovi rada osoblja na razvijanju i uspostavljanju sajta mogli bi da se računaju kao rad akademskog i tehničkog osoblja (staff cost).

27. U multinacionalnom konzorcijumu, ukoliko se posao deli između dve ili tri osobe iz različitih zemalja, koju tabelu zarada bi trebalo slediti?

Plate osoblja navedene u aneksima 2 i 3 za pojedine zemlje treba koristiti za plaćanje osoblja iz institucija iz tih zemalja. Stoga se u multinacilonalnim projektima koriste različite stope za različite partnerske države.

28. Da li se isplata honorara može vršiti direktno na račun osobe koja je deo osoblja partnerske institucije, bez prethodne uplate novca na podračun za projekat te institucije?

Ne. Honorari se moraju uplatiti na podračun institucije, a zatim se sa podračuna isplaćuju osoblju, pri čemu se plaćaju odgovarajući porezi i doprinosi.

29. Ko može, u ime institucije, da potpiše Convention for Staff Cost? Kako se ispravno popunjava ovaj dokument?

Pošto je rektor taj koji potpisuje Grant Agreement i Mandates, on je takođe osoba zadužena i za potpisivanje Convention for Staff Cost. Ipak, on može odlučiti da delegira ovu dužnost nekoj drugoj osobi, u kom slučaju je potrebno priložiti ovlašćenje rektora uz projektnu dokumentaciju.

Sam formular sadrži dve tabele.

U prvoj tabeli nalazi se deo– koji se odnosi na vremenski okvir u kojem se dešavala aktivnost i njeno „trajanje u danima“ (Duration in days).

Npr. – From: 01/05/2012 To: 31/05/2012 Duration in days: 7

U drugoj tabeli nalazi se deo „broj dana posvećenih radu na projektu“ (Number of days devoted to the project) u kojem se precizira koliko je konkretno dana zaista posvećeno projektu unutar tog šireg vremenskog okvira.

Npr. Number of days devoted to the project: 7

Dakle, broj dana iz prve tabele mora da se poklapa sa brojem dana iz druge tabele iako je vremenski period u kojem se aktivnost dešava bio veći npr. celih mesec dana.

Primer ispravno popunjenih delova dokumenta Convention for Staff Cost koji mora da prati isplatu svih honorara za osobe angažovane na projektu možete pogledati ovde.

30. Da li plata osobe koju je partnerska institucija zaposlila kako bi isključivo obavljala administrative poslove u vezi sa Tempus projektima može delom biti isplaćena iz sredstava partnerske institucije (sufinansirana), a delom iz sredstava projekta koja su namenjena za „troškove osoblja“? Ukoliko je to moguće, koja dokumentacija može biti korišćena kao dokaz da je ukupan iznos isplaćen iz sredstava 1) institucije i 2) granta, tj. dokaz da se poštovalo pravilo Tempus programa “ da plata za iste poslove ne može biti isplaćena iz drugih izvora finansiranja“?

Potrebno je dostaviti 2 odvojena dokumenta za isplatu (Conventions for staff cost): prvi – radni dani pokriveni sufinansiranjem i drugi -radni dani plaćeni iz Tempus granta. Svaki dokument treba da sadrži tačne informacije o izvršenom poslu, ukupan broj dana i iznos honorara. Dva dokumenta ne smeju da se preklapaju.

Neophodno je da se u oba ova dokumenta navede koje tačno aktivnosti je ta osoba obavljala za potrebe određenog Tempus projekta.

 

Dnevnice


31. Da li je tačno da, u slučaju da su dnevnice za osoblje manje od maksimuma po Tempusu, sme da se plati taj maksimum, ali je na razliku potrebno platiti porez?

Tačno, na razliku se plaća porez prema domaćim propisima.

Ipak svi učesnici Tempus projekata bi trebalo da imaju u vidu navode u dokumentu Financial Information Kit gde se preporučuje: “Comply consistently with the usual practices of the organisation that govern travel and subsistence cost payments/reimbursements as new rules cannot be created for the purpose of managing EU projects.“

32. Ukoliko Tempus odobrava 80 € za troškove boravka u partnerskim zemljama, a po srpskom zakonu dozvoljeni su troškovi od oko 1500 dinara (15 €), može li se ostatak legalno isplatiti (u dinarima) ako je plaćen porez na razliku?

Prema domaćim propisima moguće je isplatiti neto dnevnicu u visini od 5% prosečne zarade u Srbiji. Hotelski račun se takođe priznaje kao deo dnevnice prema važećim propisima. Detaljnije objašnjenje možete dobiti u finansijskoj službi univerziteta/visoke škole.

33. Ukoliko neko od inostranog akademskog osoblja radi u drugoj zemlji (npr. neko od EU osoblja drži obuku u Kirgistanu), da li može da prima putne troškove koji pokrivaju smeštaj, hranu itd. i dnevniceza rad na obukama?

Da, putni troškovi + dnevnice.

34. Da li je moguće pokriti putne troškove i dnevnice studenta iz zemlje partnera, ako on/ona putuje unutar svoje vlastite zemlje?

Da, moguće je. Molimo Vas da pogledate objašnjenje u tekstu konkursa u okviru kojeg je odobren vaš projekat.

35. Da li je isti iznos troškova boravka za EU akademsko osoblje i npr. akademsko osoblje iz Kirgistana, ako svi učestvuju u istom treningu (iste dužine) u Kazahstanu?

Da, isti iznos će biti primenjen za sve.

36. U odeljku 5.3.1.3 poziva stoji: da zajednički projekti mogu da uključuju samo male i kratkoročne stipendije za studente, univerzitetsko osoblje i zvanične predstavnike partnerskih pravnih tela pod uslovom da mobilnosti podržavaju ostvarenje ciljeva projekta. Kasnije u aneksima 1-2.2.3.1, dužine malih i kratkoročnih stipendija su definisane kao studentske mobilnosti u trajanju od minimum dve nedelje i maksimum tri meseca.

Molimo Vas da imate na umu da će dužina mobilnosti biti određena u zavisnosti od očekivanih ishoda. U principu je maksimalna dužina mobilnosti 3 meseca. Minimalno trajanje za osoblje neće biti nametnuto, jer ponekad nema potrebe za mobilnostima od dve nedelje. Za studente taj minimum od dve nedelje bi trebalo da se poštuje.

37. Ukoliko su studenti uključeni u mobilnosti (max. 3 meseca) da li oni dobijaju samo sumu od 1200€ mesečno ili uz ovu sumu dobijaju i dodatni novac za putne troškove?

Dobijaju samo mesečnu nadoknadu od 1200€. Takođe su pokriveni i njihovi putni troškovi (avionska karta i sl.) nezavisno od ove sume.

38. Kako se obračunava dnevnica kada studenti putuju na studijske posete kao predstavnici studenata?

U tom slučaju se za njih primenjuju ista pravila kao i za nastavno osoblje tj. ne primenjuje se dnevnica od 40 evra dnevno.

39. Da li je moguće izbeći plaćanje poreza na dnevnice namenjene mobilnosti osoblja?

Plaćanje poreza je neizbežno prema određenim nacionalnim jurisdikcijama. Nažalost, u takvim slučajevima ova suma (poreza) se pokriva iz samih dnevnica.

40. Univerzitet je odlučio da osoblju nadoknadi dnevnice koje su niže od maksimuma koji je propisan Tempus programom. Da li Tempus formular za putovanja (IMR) za takve mobilnosti treba da sadrži realne dnevnice islaćene osobi koja potpisuje Formular ili maksimalne dnevnice koje su isplaćene partnerskim institucijama.

Tempus formular za putovanja (IMR) treba da sadrži stvarni iznos dnevnice. Referentni iznosi dnevnica navedeni u Pravilniku za korišćenje granta predstavljaju maksimalan iznos koji može biti isplaćen. Stoga, IMR treba da sadrži stvarne iznose koji su isplaćeni osobi koja potpisuje dokument. To znači da se razlika između stvarnog i iznosa koji je isplaćen partnerskoj instituciji može iskoristiti za porkivanje drugih troškova.


41. Da li je moguće pokriti putne troškove između dva grada u zemlji za zaposlene na visokoškolskoj instituciji koja ima fakultete na više lokacija?

Ukoliko visokoškolska institucija ima fakultete u različitim gradovima u Srbiji, moguće je iz projekta pokriti troškove puta za zaposlene kako bi mogli da prisustvuju određenom sastanku ili događaju.

Treba imati u vidu da troškovi mogu da se pokriju samo od mesta gde osoba radi do mesta gde se održava sastanak, a ne i od mesta gde osoba živi. Naravno, ovakva vrsta mobilnosti mora da se obrazloži u finansijskim tabelama i dokumentu Individual Mobility Form.

 

Podugovaranje


42. Da li je za sklapanje podugovora sa individualnim ekspertom ili organizacijom potrebna autorizacija Izvršne agencije?

Odobrenje Izvršne agencije je neophodno za podugovaranje individualnog eksperta ili organizacije, čak iako je to predviđeno projektnom prijavom.

43. Kako se u kontekstu sprovođenja Tempus projekata tretira angažovanje lica preko studentske zadruge?

Studentske zadruge su pravna lica van konzorcijuma projekta, tako da se angažovanje lica preko studentske zadruge tretira kao podugovaranje i podleže pravilima za podugovaranje na projektu u skladu sa pravilima za svaku generaciju projekata posebno.

 

Individualni eksperti


44. Da li staff convention treba da bude overen od strane institucije individualnog eksperta? Koja prateća dokumentacija je potrebna za individualnog eksperta?

Ne, individualni ekspert za pravdanje putnih troškova prilaže isto što i ostali (boarding pass, račun, potpisuje i popunjava IMR (Individual Mobility Report) formular). Kada je reč o isplati honorara, ekspert potpisuje odgovarajući formular, Convention for staff costs. Dobro bi bilo da priloži i svoje isplatne listiće iz kojih se vidi da je plaćen onoliko koliko inače zarađuje, ali to nije neophodno.

45. Šta bi trebalo da sadrži ugovor sa individualnim ekspertom (iznos, precizna vremena, aktivnosti)? Da li su dozvoljene i druge aktivnosti?

Da, ali pri preciziranju ovih aktivnosti ne treba izgubiti iz vida da je uloga individualnog eksperta da pomogne u onim aktivnostima za koje konzorcijum nema kapacitet.

 

Promene unutar konzorcijuma


46. Koja je procedura ako jedan od partnera želi da se povuče iz konzorcijuma?

Procedura je sledeća:
• Institucija koja želi da se povuče iz projekta mora da pošalje koordinatoru zvanično pismo, potpisano od strane lica ovlašćenog za zastupanje te institucije, kojim potvrđuje svoje povlačenje;
• Zatim, koordinator šalje Izvršnoj agenciji pisanu potvrdu koja sadrži: detaljan opis posledica na ciljeve, rezultate i aktivnosti projekta i pismo partnerske institucije koja se povlači
U slučaju da minimalni uslovi za partnerstvo više nisu ispunjeni, Izvršna agencija ima pravo da razmotri mogućnost nastavka projekta.

47. Da li je moguće uključiti novog partnera u projekat?

Da. Tokom zvaničnog perioda trajanja projekta konzorcijum se može proširiti. Predlog proširivanja konzorcijuma mora se dostaviti Izvršnoj agenciji, a novi partner može dobiti finansijska sredstva tek kada se taj predlog odobri. Novi član konzorcijuma bi trebalo da se uključi u projekat pre početka poslednje godine trajanja projekta.

Zahtev za proširivanje bi trebalo da sadrži dataljno objašnjenje i razloge zašto je učešće novog partnera neophodno.

Proširivanje konzorcijuma nikako ne može dovesti do povećanja maksimalne sume finansiranja (maximum grant amount).

Pošto proširivanje projektnog konzorcijuma dovodi do modifikovanja Aneksa V Grant Agreement-a (Lista partnera), sledeći formalni zahtevi moraju se strogo ispoštovati:

  • • pisani zahtev/objašnjenje od strane koordinatora
  • “Mandate’’ potpisan između koordinatora i novog partnera
  • pismo prihvatanja od strane svih drugih partnera u konzorcijumu (koje su potpisale kontakt osobe partnera)

Gore navedena dokumenta koordinator mora proslediti Izvršnoj agenciji zajedno sa zahtevom.

 

Sufinansiranje


48. Šta može biti predmet sufinansiranja?

Predmet sufinansiranja mogu biti svi troškovi osim indirektnih troškova.

49. Da li plaćanje troškova koji se predstavljaju kao sufinansiranje u projektu mora biti izvršeno preko namenskog (pod)računa za projekat?

Nije obavezno da plaćanje sufinansiranog dela “prođe” kroz (pod)račun za projekat, ali se to jako preporučuje. U ovom slučaju lakše je raspoznati i dokazati sufinansirane troškove u projektu (npr. za slučaj revizije), nego kada se sredstva isplaćuju sa osnovnog računa institucije koji se koristi za mnogobrojne druge finansijske transakcije.

50. Da li bi svi partneri trebali da učestvuju u sufinansiranju?

Ugovor o finansiranju projekta (Grant agreement) ne precizira u kojoj meri bi svaka institucija trebalo da učestvuje u sufinansiranju. Raspodela sufinasiranja je navedena u predlogu projekta, ali se taj deo može revidirani u toku trajanja projekta. Preporučuje se da svaka institucija doprinose sufinasiranju u skladu sa resursima koji su joj dostupni u projektu.

51. Da li 10% sufinansirajućih sredstava za eligible direktne troškove mora da obezbedi isključivo podnosilac prijave? Ili svaki partner mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava od svojih ukupnih eligible direktnih troškova? Ili celokupan konzorcijum mora da obezbedi tih 10% sufinansirajućih sredstava od ukupnih eligible direktnih troškova projekta?

Celokupan konzorcijum mora da obezbedi 10% sufinansirajućih sredstava. Na partnerstvu je odluku koliko će ko da doprinese. Sredstva za sufinansiranje mogu pripadati bilo kojoj vrsti troškova, osim indirektnih troškova.

52. Da li se troškovi pripreme nastavnika i ostali troškovi vezani za osoblje smatraju kao deo sufinansiranja koje nudi konzorcijum?

Da. Ovi troškovi mogu da budu deo sufinansiranja koje je omogućio konzorcijum, pod uslovom da je taj rad neophodan za dostizanje postavljenih ciljeva u projektu.

 

Revizija


53. Da li je i kada potrebno podneti eksterni revizorski izveštaj za projekat?

Ukoliko je Tempus Grant jednak ili veći od 750 000€ neophodno je poslati eksterni revizorski izveštaj za sve finansijske dokumente i priložene račune zajedno sa završnim izveštajem za sprovođenje projekta.

Revizori treba da potvrde tačnost završnog izveštaja kao i to da je on zasnovan na traženim, odgovarajućim dokumentima (supporting documents). Treba napomenuti da je ovo ugovorna revizija, a ne obavezna revizija godišnjih izveštaja.

Troškove eksterne revizije bi trebalo navesti u okviru drugih troškova (Other costs). Planirani troškovi revizije se kreću od 5 000€ do 12 000€, mada mogu da variraju u zavisnosti od zemlje koordinatora, broja zemalja uključenih u projekat, broja partnera, samog revizora i njegovog iskustva sa Tempus programom.

Pošto se maksimalna sredstva odobrena projektom ne mogu povećavati, projekti koji nemaju isplanirane troškove za eksternu reviziju u okviru budžeta, treba da realociraju sredstva iz postojećih linija, prvenstveno iz “Other costs”. Ukoliko u “Other costs” nema dovoljno sredstava, potrebno je izvršiti transfer sredstava sa drugih budžetskih linija projekta.

Revizija je obavezna za sve projekte generacije 2013. bez obzira na visinu EU granta.

54. Ko je predmet revizije, koordinator ili ceo konzorcijum?

Svi članovi konzorcijuma jesu predmet revizije. S tim što je koordinator taj koji je dužan da u slučaju revizije i evaluacije obezbedi svu potrebnu dokumentaciju, uključujući i račune partnera, računovodstvenu dokumentaciju i potpisane kopije podugovora, u slučaju da postoje.

55. Zašto je potrebno za projekat obezbediti izveštaj spoljnog revizora?

Kao što stoji u članu I.5.4. Grant Agreementa-a, ukoliko je iznos Tempus donacije, prikazan u aneksu II Vašeg Grant Agreementa-a, viši od 750 000€, izveštaj spoljnog revizora o obavljenoj reviziji finansijskih izveštaja i računa mora se priložiti zajedno sa finalnim izveštajem na kraju projekta.

Svrha revizorskog izveštaja, koji se prilaže prilikom podnošenja zahteva za isplatu, jeste da posvedoči o ispravnosti trošenja sredstava i verodostojnosti odgovarajuće prateće dokumentacije i eventualnog zahteva za finalnu isplatu sredstava (preostalih 10% donacije).

Molimo Vas da imate u vidu da se u ovom slučaju radi o ugovorenoj reviziji vezanoj za račune projektnih aktivnosti, a ne o obaveznoj reviziji godišnjih računa koordinatora.

Koordinator može sam odabrati revizorsku kuću koja će izvršiti spoljnu reviziju, a može se obratiti i državnoj revizorskoj kući koja u zemlji ima status prepoznat kao “public body”. Revizori moraju imati minimalno nacionalnu licencu u zemlji koordinirajuće institucije za obavljanje revizorskih poslova. Revizorska kuća mora garantovati da njeni revizori poseduju odgovarajuće veštine za izvršavanje ovih zadataka (npr. jezičke veštine/budžet za potrebne prevode). Izveštaj treba da sadrži detaljan opis obavljenih revizorskih aktivnosti, njihovu analizu i zaključak.

Troškovi izveštaja spoljnog revizora mogu potpasti pod stavku ‘ostali troškovi’.

 

Razno


56. Ko je dužan da obezbedi finansijsku garanciju za projekat i kada?

Koordinatori projekata čiji osnivač nije država moraju na zahtev Izvršne agencije pružiti finansijsku garanciju za projekat.

57. Koji je dokaz za isplatu u gotovini ili za troškove taksija?

Prema Tempus pravilima to je IMR (Individual Mobility Report) formular. Troškovi za taksi su dozvoljeni samo u izuzetnim slučajevima, kada ne postoji ekonomičniji način transporta i to samo na relaciji od radnog mesta do mesta sastanka. Korišćenje taksija u mestu održavanja događaja snose učesnici po sopstvenom izboru (iz isplaćenih dnevnica).

58. Kako se refundiraju troškovi puta kada se u projektima koristi lično ili službeno vozilo?

Prilikom refundacije ovakvih troškova potrebno je uzeti u obzir i Tempus pravila i lokalna pravila u Srbiji.

  • Osnovno Tempus pravilo je da se refundira iznos do visine jedne povratne vozne karte prve klase za predviđeno putovanje, bez obzira na broj osoba koje su putovale vozilom. Potvrda o ceni karte se može uzeti u putnoj agenciji ili na železničkoj stanici i treba je čuvati zajedno sa projektnim računima.
  • U partnerskim zemljama u kojima ne postoji razgranat železnički sistem (ili se on iz drugih razloga retko koristi), moguće je primeniti fiksni iznos za datu relaciju izraženu u kilometrima na osnovu lokalnih transportnih ruta. Visina fiksnog iznosa za refundaciju troškova puta dokazuje se potvrdom koju izdaje Ministarstvo prosvete (ili finansija). Potvrda se takođe mora čuvati zajedno sa projektnim računima.

Ako učesnici projekta nisu u prilici da pribave pomenutu potvrdu od nekog ministarstva, Tempus pravila dozvoljavaju refundaciju troškova do maksimalnog iznosa od 0.22 EUR po kilometru.

Prilikom sprovođenja Tempus projekata u Srbiji najčešće susrećemo sledeće dve situacije:

Ako se koristi službeno vozilo – primenjuje se Tempus pravilo da refundirani iznos može biti maksimalno 0.22 EUR po kilometru. Taj iznos pokriva i cenu benzina i sve putarine.

Ako se koristi lično vozilo – onda se mora primeniti i Zakon o porezu na dohodak građana. Prema tom zakonu, osoba može da dobije oko 4500 RSD mesečno kao nadoknadu za korišćenje svog automobila u službene svrhe (molimo Vas proverite tačan iznos kod računovodstvene službe). Iznos do 4500 RSD se isplaćuje bez oporezivanja. Sve što je isplaćeno preko tog iznosa, podleže oporezovanju u skladu sa Zakonom.

59. Kako se mogu naplatiti troškovi iznajmljivanja autobusa ili minibusa iz Tempus sredstava?

Iznajmljivanje autobusa moguće je samo za putovanja između partnerskih institucija u konzorcijumu. Troškovi iznajmljivanja trebalo bi da se podele sa brojem putnika u autobusu. Svaki učesnik bi trebalo da uključi, u okviru Individual Mobility Report-a (Annex 2, Guidelines for the Use of the Grant) svoj doprinos troškovima iznajmljivanja.

60. Da li su „in kind“ doprinosi (plaćanje u robi ili uslugama) prihvatljivi u Tempus IV projektima?

Ne. „In kind“ doprinosi su inputi u projektu koji nisu rezultat finansijskih transakcija. Primer: korišćenje postojećih kapaciteta (oprema, dostupan nastavni materijal), posedovanje autorskih prava, neplaćeni radni sati i/ili volonterski rad. Ovakvi doprinosi nisu prihvatljivi troškovi.

61. Ukoliko nastavnik ima stalno zaposlenje u EU ili u jednoj od partnerskih zemalja, ali je privremeno na radu izvan Evrope, da li je moguće da njegovi putni troškovi budu pokriveni iz sredstava Tempus projekta?

U razvojnoj fazi vašeg projekta trebalo bi da pronađete nastavnika koji je dostupan u EU. Ukoliko je projekat već finansiran, a nastavnik je onda izvan EU, Izvršna agencija može da izda odgovarajuće odobrenje ukoliko je ono traženo pismenim putem i ukoliko za njega postoji dobro obrazloženje.

62. Da li je prihvatljiva studentska mobilnost između partnerske zemlje i EU zemlje ili su moguće i mobilnosti iz jedne partnerske zemlje u drugu partnersku zemlju?

Da, studentske mobilnosti mogu biti iz jedne partnerske zemlje u drugu ukoliko su opravdane i neophodne za ostvarivanje ciljeva projekta. Podrazumeva se da će se poštovati odgovarajući nivoi putnih troškova.

63. Da li se na sredstva namenjena pokrivanju troškova honorara i putnih troškova individualnih eksperata iz Evropske unije plaćaju porezi i doprinosi u Srbiji?

Odredbom člana 1. i 2. Zakona o porezu na dohodak građana, propisano je da porez na dohodak građana plaćaju fizička lica koja ostvaruju dohodak na prihode iz svih izvora, sem onih koji su posebno izuzeti tim zakonom.

Odredbom člana 26. tačka 2. stav v) Okvirnog sporazuma propisano je da dobit i/ili prihodi ostvareni na osnovu ugovora EZ podležu oporezivanju u Republici Srbiji u skladu sa nacionalnim/lokalnim poreskim sistemom. Međutim fizička i pravna lica, uključujući i strano osoblje, iz država članica EU ili drugih država prihvatljivih na osnovu IPA, koja izvršavaju ugovore koje finansira Zajednica biće izuzeta od plaćanja tih poreza u Republici Srbiji.

Saglasno navedenim odredbama, prihod (honorar, naknada troškova) koji ostvari strano fizičko lice koje je državljanin, odnosno ima prebivalište na teritoriji zemlje članice EU, i koje je kao stručnjak radno angažovano na realizaciji Tempus projekata na osnovu ugovora finansiranih iz IPA programa, izuzet je od oporezivanja u Republici Srbiji.

64. Da li sredstva koja se nalaze na računu institucije koja učestvuje u Tempus projektu, a koja su nepotrošena na kraju kalendarske godine podležu porezu na dobit?

Ne. Ova sredstva se vode po osnovu donacije i ne podležu porezu na dobit, o čemu svedoči i mišljenje Ministarstva finansija koje možete ovde preuzeti.

65. Na koji način se računa rastojanje između gradova?

U IMR obrascima se obično navodi rastojanje između gradova. Imajući u vidu da je nelogično da učesnici u projektima navode neujednačena rastojanja između istih gradova, na sastanku finansijskih službi svih većih univerziteta dogovoreno je da se primenjuje veća kilometraža sa sajta http://www.viamichelin.com

 

Oslobađanje od PDV-a i carina


66. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?

I Prilikom podnošenja prvog zahteva za oslobađanje od PDV-a Poreskoj upravi, korisnici donacija treba da dostave sledeće:

• Kopiju ugovora, Grant agreementa i partnerskog ugovora, ako je ustanova partner na projektu a ne koordinator tj. samo kopiju onih strana ugovora, prevedenu na srpski jezik od strane sudskog tumača, koje sadrže ključne elemente i to:

1. ko su ugovorne strane
2. iznos sredstava koji je predmet ugovora o donaciji
3. datum početka i završetka primene ugovora (datum početka i završetka projekta)
4. spisak članova konzorcijuma sa sedištem u Republici Srbiji ako se dostavlja Grant agreement
5. strana sa potpisnicima ugovora

(ref. Relevantna zakonska regulativa: Član 27. i Član 43. Pravilnika o načinu i postupku ostvarivanja poreskih oslobođenja kod PDV sa pravom na odbitak prethodnog poreza)

•Dopis sa otiskom pečata
• Dopis (adresiran na Poresku upravu, Centralu, Sektor za kontrolu) sa podacima o licima ovlašćenim za izdavanje potvrda o poreskom oslobođenju uz dokaz o deponovanom potpisu ovlašćenog lica (OP obrazac)

II Da biste se oslobodili od plaćanja PDV-a, potrebno je:
• Pre svega dobaviti predračun od dobavljača (u slučaju da je u sistemu PDV-a)

Predračun treba da sadrži:
1. Podatke o dobavljaču (iz APR-a): naziv, adresu, telefon, PIB (poreski identifikacioni broj)
2. Podatke o kupcu: naziv, adresu, PIB
3. Broj predračuna
4. Datum i mesto izdavanja predračuna
5. Opis robe ili usluge
6. Cena bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupan iznos sa PDV-om (u slučaju da u istom predračunu postoji i usluga/roba na koju se ne obračunava PDV, neophodno je robu/uslugu prikazati kao odvojenu stavku koja ne ulazi u osnovicu za obračun PDV-a)
7. Ukoliko se predračun odnosi na usluge koje se isporučuju u određenom vremenskom periodu, potrebno je navesti tačan datum tj. period kada će se ta aktivnost izvršiti i mora biti u budućnosti (npr. organizacija treninga od 28. oktobra 2016. do 31. oktobra 2016. godine) ili pre završetka aktivnosti.
8. Potpis i pečat (ukoliko je predračun punovažan bez potpisa i pečata neophodno je to i navesti)

Predračun ne sme da sadrži:
1. U naslovu predračuna Račun ili Faktura
2. Napomene da se zaračunava zakonska zatezna kamata u slučaju da se ne plati u roku i sl.

• Popunjen obrazac za oslobađanje od PDV-a (Obrazac PPO-PDV), sa jedinstvenim PIB-om, pečatom i potpisom
• Poreskoj upravi se dostavaljaju tri primerka Obrasca PPO-PDV i jedan primerak predračuna (može i kopija predračuna)
• Original primerak Obrasca PPO-PDV-a dostavljate dobavljaču, drugi primerak arhivirate u vašoj finansijskoj arhivi, treći ostaje u Poreskoj upravi
• dobavljač na osnovu Potvrde treba da vam dostavi račun na kome će biti prikazana cena bez PDV-a, sa napomenom koja navodi da je usluga/roba oslobođena PDV-a u skladu sa brojem (broj overe iz Poreske uprave) Obrasca PPO-PDV.

67. Gde se overava PPO PDV obrazac?

Svi korisnici donacija i povezana lica, za overu PPO-PDV obrasca, Zahteve za oslobađanje od PDV-a sa propratnom dokumentacijom podnose lično Centrali Poreske uprave, Sektoru za kontrolu na adresu: ul. Save Maškovića 3-5, 11000 Beograd.

Korisnicima, čije se sedište ne nalazi na teritoriji grada Beograda, omogućeno je da originalan Zahtev sa propratnom dokumentacijom dostave preporučenom poštom na navedenu adresu, a da preuzimanje izvrše lično na adresi Centrale Poreske uprave.

NAPOMENA: Obavezno navesti ime, prezime i broj telefona odgovornih službenika koje Poreska uprava može da kontaktira u situaciji da je potrebna ispravka ili dodatni dokument (objašnjenje).

68. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?

U dosadašnjoj praksi, u slučaju da je originalan Zahtev sa propratnom dokumentacijom kompletan i ispravan, potrebno vreme za overu PPO-PDV-a je minimum 10 minuta.

Izuzetno, kada se radi o većem iznosu, overa obrasca PPO-PDV traje 24 sata.

69. Kako se popunjava PPO PDV obrazac?

Prilikom popunjavanja obrasca PPO-PDV potrebno je obratiti pažnju na sledeće:

  • Podaci o podnosiocu zahteva:

Univerzitet/Fakultet/Osnovna škola/Srednja škola/Organizacija…..

Adresa i

PIB

U donjem desnom uglu treba da stoji potpis i pečat ovlašćenog lica Univerziteta/Fakulteta/Osnovna škola/Srednja škola/Organizacija…..

  • Podaci o Međunarodnom ugovoru koji je osnova za:

Program Tempus:

1.            Naziv ugovora: Okvirni sporazum između Vlade Republike Srbije i Komisije Evropskih zajednica o pravilima za saradnju koja se odnose na finansijsku pomoć Evropske zajednice Republici Srbiji u okviru sprovođenja pomoći prema pravilima instrumenata pretpristupne pomoći (IPA)

2.            Datum potpisivanja: potpisan 29.11.2007. ratifikovan 26.12.2007. godine

Program Erasmus plus:

1.            Naziv ugovora: Okvirni sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II)

2.            Datum potpisivanja: potpisan 23.12.2014. godine

 

  • Podaci o pojedinačnom projektu, upisuje se:

1.            naziv i broj projekta iz Ugovora o donaciji (npr. Tempus JP 145 887…)

2.            vrednost projekta – iznos donacije iz Ugovora predviđen za oslobađanje

  • Podaci o obvezniku (dobavljaču) PDV iz APR-a:

1.            Naziv obveznika – iz profakture

2.            Adresa – iz profakture

3.            PIB – iz profakture

4.            Vrednost – upisuje se ukupan iznos bez PDV-a u dinarima

70. Gde je moguće pronaći/preuzeti PPO PDV obrazac?

Potvrdu o poreskom oslobađanju za obveznika PDV-a, koji vrši promet dobara ili usluga, odnosno uvoz dobara, uz poresko oslobađanje (za međunarodne ugovore) možete pronaći na sledećem linku:

http://www.poreskauprava.gov.rs/sr/pdv/ppopdv.html

71. Kakva je procedura za oslobađanje od PDV-a u slučajevima u kojima je izuzetno, odlukom rektorata, fakultet krajnji korisnik opreme koja se nabavlja?

Ukoliko je Tempus projektom predviđena nabavka uskostručne opreme koja će se usled prirode Tempus projekta nalaziti na fakultetima, radi izbegavanja knjiženja troškova amortizacije, moguće je da opremu formalno plati fakultet. U tom slučaju, prilikom nabavke bi se primenila sledeća procedura:

  • Rektorati bi zajedno sa učesnicima projekta pristupili objedinjenoj nabavci opreme.
  • Kada se izaberu najbolji ponuđači (ili jedan ponuđač), rektorat može direktno uz prethodno oslobađanje od PDV-a da plati tu opremu, pri čemu se onda ona knjiži u osnovna sredstva rektorata i u bilansu se knjiže odgovarajući troškovi amortizacije ili
  • Rektorat prenosi odgovarajući iznos u dinarima fakultetu koji će tu opremu da koristi, pri čemu je potrebno da potvrdu o poreskom oslobođenju potpišu i overe i fakultet i rektorat. Uz ovakvu potvrdu neophodno je da rektorat pismeno obavesti Poresku upravu da je saglasan da fakultetu ustupi pravo na poresko oslobođenje radi nabavke konkretno navedene opreme u okviru Tempus projekta (navesti tačan naziv); u ovom dopisu se navodi konkretan iznos koji je radi nabavke rektorat preneo fakultetu.
  • Bez obzira na to da li je rektorat direktno snosio troškove opreme i postao vlasnik iste ili je to pravo ustupljeno fakultetu, rektorat je kao i do sada pred Evropskom komisijom odgovoran za stanje opreme, odnosno ukoliko revizori ili lica koja vrše monitoring ne mogu da ostvare neposredan uvid u ono što je nabavljeno iz projekata, svu odgovornost snosi rektorat.

Više neće biti moguće da fakulteti nastupaju samostalno pred Poreskom upravom i zatraže oslobađanje od PDV-a, a da pečat rektorata takođe nije prisutan na potvrdi o poreskom oslobođenju. Ovo se odnosi na sve Tempus projekte u Srbiji, bez obzira na godinu u kojoj su odobreni.

Što se tiče PIB-a i naziva pravnog lica na potvrdi o poreskom oslobođenju, navodiće se, kao i do sada podaci onog pravnog lica koje vrši plaćanje izvršene nabavke. S tim u vezi i profaktura na osnovu koje se izdaje potvrda o poreskom oslobađanju takođe treba da sadrži podatke pravnog lica koje vrši plaćanje.

72. Kako se vrši oslobađanje od carina u Tempus projektima?

Oslobađanje carina za nabavku opreme iz inostranstva mogu da realizuju same visokoškolske institucije u saradnji sa špediterima (ino dobavljači) ili domaći dobavljači (izabrani na osnovu javnog poziva u skladu sa Tempus pravilima) koji vrše nabavku za visokoškolske institucije kao krajnje korisnike.

Iskustva instutucija su sledeća:

1) Kada nabavku opreme vrše visokoškolske institucije one angažuju špeditera da pripremi kompletnu dokumentaciju za carinjenje. Pri tome se dostavlja:

(a) PPO PDV obrazac – poptisan i overen od Poreske uprave,

(b) tri memoranduma (blanko) Univerziteta, potisana i pečatirana od strane ovlašćenog lica,

(c) broj kontrolnika (za uvoz robe u toj godini),

(d) kopija međunarodnog ugovora (visokoškolska institucija je koordinator)

(e) Eventualno EACEA dopis sa listom partnera u konzorcijumu koji imaju ista prava kao koordinator (oslobađanje od PDV-a i carina).

2) Kada nabavku robe vrši domaći dobavljač, potrebna je sledeća dokumentacija:

(a) za oslobađanje od plaćanja PDV-a – potvrda Poreske uprave PPO-PDV, koja se popunjava u ino valuti. Potrebno je dostaviti i profakturu ino-isporučioca,

(b) za oslobađanje od plaćanja carine – izjava za kog korisnika se roba uvozi, o kom projektu se radi (br. Tempus projekta ) uz pozivanje na Međunarodni ugovor „Okvirni sporazum između Vlade RS i Komisije EZ“ sa datumom potpisivanja 29/11/2007. Dostavlja se i Službeni glasnik br. 124/2007 u kome je izašao Zakon o potvrđivanju Okvirnog sporazuma, kao i fotokopija stranice sa članom br. 26 gde se vidi da porezi, carine i uvozne dažbine nisu prihvatljive na osnovu IPA,

(c) dokument Izvršne agencije (EACEA) sa izlistanim institucijama koje učestvuju u projektu i navedenim pravilom Tempus programa da se plaćanja po osnovu sprovođenja projektnih aktivnosti oslobađaju od PDV-a i carina,

(d) posebna izjava krajnjeg korisnika (visokoškolske institucije), ukoliko nabavku vrši domaći dobavljač izabran na osnovu javnog poziva.

 

Indirektni troškovi

73. Na koji način se vrši raspodela indirektnih troškova među partnerima?

Ne postoji pravilo koje reguliše ovu raspodelu. Preporučljivo je da svaki od partnera raspolaže određenim delom indirektnih troškova. Veći univerziteti u Srbiji su se dogovorili o raspodeli indirektnih troškova, što predstavlja njihov interni dogovor, nezavisan od pravila Tempus programa.

Poslednje modifikovano: oktobar 7, 2016



Publikacije: