Praćenje projekata

Praćenje ili monitoring projekata je jedan od ključnih elemenata menadžmenta programa Tempus i važan je kako za projekte koji se susreću sa problemima tako i za one u kojima se sve odvija po planu i sa uspehom.

Osnovni cilj svih monitoring aktivnosti je da se ostvare maksimalni rezultati projekata i da se, ostvarivanjem ciljeva od značaja za partnersku zemlju, opravda investiranje fondova Evropske unije. Prednosti monitoringa prevazilaze okvire projekata i pružaju mogućnosti za širenje pozitivnih iskustava i primera dobre prakse.

Svaki projekat treba da sadrži komponentu internog monitoringa kvaliteta, odnosno praćenje napredovanja i ostvarivanja postavljenih ciljeva, uočavanje problema i potreba za promenom pristupa i načina rada, čime se obezbeđuje kvalitet. Monitoring se stoga smatra pozitivnom i konstruktivnom aktivnošću  koja podržava projekat i koja pomaže da se ostvare njegovi ciljevi.

U fazi Tempus IV uveden je novi pristup nadgledanju implementacije projekata, u kojoj je istaknuto jačanje veze između politike desk monitoringa (praćenje implementacije projekta putem izveštaja o radu, imejl i telefonske komunikacije) i monitoringa (posete projektu u nekoj od visokoškolskih institucija učesnica i razgovor sa učesnicima).

Obe vrste monitoringa projekata objedinjuju sledeće tri funkcije:

  • preventivnu: pružanje informacija o pravilima i procedurama – pregled ciljeva, prioriteta, metodologije i planiranih aktivnosti,
  • savetodavnu: preporuke o sadržaju i finansijskim aspektima,
  • kontrolnu: provera i procena uspešnosti rezultata.

Shodno tome postoje i tri specifične faze u kojima se obavlja monitoring projekata.

Preventivni monitoring

Preventivna poseta se dešava u prvih nekoliko meseci do godinu dana od početka projekta, jer se u tom periodu uspostavlja organizacija i menadžment konzorcijumom. Prvi monitoring se može organizovati već u ovoj fazi i mogu se pružiti preporuke za dalji rad na projektu.

Savetodavni monitoring

Savetodavne posete se organizuju u drugoj i trećoj godini realizacije projekta, kada se različite aktivnosti u projektu već uveliko sprovode. Monitoring se tada koncentriše na tok tih aktivnosti, vezu između sadržaja srednjoročnog izveštaja i situacije koja se zatiče prilikom posete projektu i shodno tome se daju preporuke za nastavak rada.

Kontrolni monitoring

Nakon završetka projekta, cilj monitoring posete je da se procene rezultati projekta, uticaj, održivost aktivnosti i uspostavljenih studijskih programa, multiplikativni efekti (vreme u kome se može planirati ova vrsta monitoringa je 3 do 15 meseci nakon zvaničnog završetka projekta).

U okviru Tempusa IV faze programa monitoring je kombinacija monitoringa koji obavlja osoblje Izvršne agencije (EACEA Tempus unit) i  nacionalne Tempus kancelarije

U monitoring posetu se mogu uključiti i spoljni eksperti koje angažuje nadležni direktorat Evropske komisije (Direktorat za obrazovanje i kulturu).

Izvršna agencija je dužna da prati projekat i implementaciju aktivnosti tokom celog njegovog trajanja. U okviru svojih ovlašćenja, nacionalne Tempus kancelarije dužne su da u svojim zemljama organizuju monitoring posete svim tekućim projektima Tempus koji uključuju institucije visokog obrazovanja na teritoriji te zemlje (u skladu sa monitoring planom koji odobrava EACEA Tempus unit). Tempus kancelarije podnose izveštaj Izvršnoj agenciji o poseti i daju preporuke koje se tiču dalje implementacije projekta.

U svojim monitoring posetama, nacionalne Tempus kancelarije se uglavnom fokusiraju na sledeće aspekte projekata:

  • efektivnost,
  • održivost rezultata projekta i
  • efikasnost.

Monitoring projekata se smatra jednim od glavnih zadataka nacionalnih Tempus kancelarija. Izveštaji sa monitoring poseta pomažu osoblju Izvršne agencije da obave desk monitoring i komplementarne su sa aktivnostima EACEA i komunikacijom sa koordinatorom projekta.

Kada osoblje Izvršne agencije organizuje monitoring posetu, može se pridružiti nacionalnim Tempus kancelarijama prilikom njihove monitoring posete ili tražiti posebnu organizaciju neke posete. Nacionalna Tempus kancelarija tom prilikom aktivno učestvuje u razgovoru sa učesnicima projekta. Delegacija Evropske unije takođe može biti pozvana i uključena u neku od monitoring poseta projektima (izvod iz  priručnika za NTO Field Monitoring, april 2009).

Spisak tekućih projekata i osoba zaduženih za pojedine projekte u Fondaciji Tempus biće dodat uskoro.

Poslednje modifikovano: oktobar 15, 2014



Publikacije: