Питања и одговори

1. Шта је обавештење о мањим изменама?

2. Шта је захтев за измену уговора?

3. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

4. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства унутар исте активности? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?

5. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?

6. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

7. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

8. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности омладинске размене?

9. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности Европског волонтерског сервиса?

10. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

11. Шта се догађа уколико учесник омладинске размене одустане од учешћа непосредно пред почетак размене? Да ли у овом случају његова замена може да буде из друге земље?

12. Да ли је неопходно да потпишемо интерни уговор са партнерима на пројекту?

13. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility Tool-у на крају мобилности, или само неки?

14. Да ли сви учесници морају да попуне упитник у Mobility Tool-у како би завршни извештај био поднет, и на какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде?

15. У ком временском року се ови упитници шаљу учесницима?

16. Како се измене учесника убацују у Mobility Tool, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније?

17. Да ли у Mobility Tool-у постоји ограничење по питању величине закачених фајлова? 

18. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта?

19. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

20. Која документа је потребно приложити као доказ да је активност одржана?

21. Да ли је прихватљиво да учесник омладинске размене допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?

22. Уколико је учесник напунио 30 година пре три месеца, да ли и даље може да учествује на активности омладинске размене?

23. Уколико је пројектном пријавом дефинисано да ће распон узраста учесника на размени бити 18-22 године, да ли млада особа која има 24 године има могућност учешћа?

24. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?

25. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

26. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?

27. Због непредвиђених околности, морамо да померимо термин омладинске размене, како да о томе обавестимо Фондацију Темпус?

28. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 

29. Због испитног рока, желимо да у активност омладинске размене укључимо младе истог профила који нису били укључени у писање пројекта. Да ли је то могуће?

30. Да ли омладински радници који воде размену треба да имају положен курс прве помоћи?

31. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)?

32. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату наредне транше?

33. У Mobility Tool-у, шта је потребно унети у поље Participant ID?

1. Шта је обавештење о мањим изменама?

Обавештење о мањим изменама је документ којима се Фондација Темпус обавештава о променама на пројекту које не захтевају промену самог уговора. У мање измене спадају: промена локације активности; промена датума одржавања активности (само у случају када се датуми уклапају у датуме почетка и завршетка одобреног пројекта); промена броја учесника (када промена не утиче на формално прихватљив број учесника); промена профила учесника, односно омладинских лидера; мање промене у програму активности (промена радних дана у слободне дане није могућа); и сл. Рок за подношење обавештења о мањим изменама на пројекту је 10 дана пред планирану измену а како би Фондација Темпус имала времена да одговори на захтев.

2. Шта је захтев за измену уговора?

Захтев за измену уговора подноси се у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус. Ове промене су: измена периода трајања пројекта; измене буџета пројекта; промена банковног рачуна; веће измене пројектних активности и промена партнерских организација/институција.

3. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

Није неопходно. Ипак, ако постоји и најмања могућност да се део Ваших средстава блокира, бићете много сигурнији уколико средства са наменског девизног пребацујете на наменски динарски рачун. На вама је да одлучите када ћете мењати евре у динаре и у ком износу. Наша је препорука да не пребацујете целокупну суму одједном, како би се ублажио ризик потенцијалног слабљења динара у односу на евро.

4. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства унутар исте активности? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?

Можете прераспоређивати средства из различитих буџетских категорија у оквиру исте активности, водећи рачуна да ниједан аспект квалитета пројекта не сме да буде угрожен овим прерасподелама. О овоме није потребно обавештавати Фондацију Темпус, али је важно да приликом подношења извештаја о реализацији пројекта објасните шта сте радили.

5. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?

Уколико Ваш Уговор о додели наменских бесповратних средстава предвиђа исплату средстава у две транше, потребно је да поднесете искључиво завршни извештај након спроведених активности, путем алата Мобилитy Тоол. Уколико Ваш уговор предвиђа више транши, потребно је да поднесете и извештај о напретку, односно средњорочни извештај, на Корисничком простору

Поред ова два алата, важно је коришћење Ерасмус+ Пројецтс Ресултс Платформ како би и други могли да се упознају са резултатима Вашег пројекта.

6. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

Пројектни трошкови су подложни ослобађању од ПДВ-а, али их морате сами ослободити у централи Пореске управе у Београду. Више информацијама о пореском ослобођењу можете наћи овде.

7. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

Интернет презентација или други начини онлајн презентовања пројекта нису обавезни, али они могу послужити као врло корисни алати у ширењу информација о пројектним резултатима. При изради интернет презентације, као и свих осталих материјала, потребно је водити рачуна о правилима видљивости програма Еразмус+ и суфинансирања од стране Европске уније, о којима можете више прочитати овде, у корисничком водичу Еразмус+ када је реч о графичком дизајну и видљивости.

8. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности омладинске размене?

Трошкови здравственог осигурања током активности омладинске размене покривају се из организационих трошкова пројекта.
Уколико на мобилности учествују млади из држава са којима је Србија потписала одговарајући споразум, питање здравственог осигурања можете и тако решити. Имајте само у виду да је процедура у појединим случајевима захтевна и да је планирање неопходно.

9. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности Европског волонтерског сервиса?

Здравствено осигурање за волонтере Европског волонтерског сервиса обезбеђено је од стране Европске комисије. Организација која шаље волонтере дужна је да волонтера пријави за ово осигурање пре почетка мобилности. Ово осигурање се не буџетира пројектом.

10. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

Група за младе Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility Tool и на Кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете пројектима одобреним у оквиру Националног позива за подношење пројектних пријава за 2017. годину. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како су планиране одобреним пројектом.

11. Шта се догађа уколико учесник омладинске размене одустане од учешћа непосредно пред почетак размене? Да ли у овом случају његова замена може да буде из друге земље?

Уколико се ово догоди, Ваша размена ће имати мањи број учесника, а укупни износ примљених наменских бесповратних средстава ће одговарати стварном броју учесника у активности. Уколико због отказивања број учесника по националној групи падне испод минималног броја захтеваног програмом (односно, уколико нека од група има мање од 4 учесника), овим отказивањем цела национална група не испуњава минимум критеријума и цела група губи могућност учествовања у размени.

Уколико се циљеви пројекта и очекивани исходи остварују у складу са одобреним пројектним предлогом, могуће је да учесници из земаља партнерских организација замене учеснике који недостају Минимум критеријума је јасан и потребно је осигурати 4+1 учесника који долазе из сваке партнерске организације.

12. Да ли је неопходно да потпишемо интерни уговор са партнерима на пројекту?

На пројектима омладинских размена, уговори између партнера нису обавезни али су препоручљиви. Уколико Ваш пројекат подразумева активност Европског волонтерског сервиса, неопходно је да потпишете уговор са партнерима, а шаблон за ове уговоре можете наћи у Анексу V свог Уговора.

13. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility Tool-у на крају мобилности, или само неки? 
Линк ка евалуативном упитнику добијају волонтери ЕВС-а на пројектима ЕВС-а, и омладински лидери на пројектима омладинских размена. Учесници припремних посета ради планирања активности (састанака АПВ) такође добијају линк ка овом упитнику на Mobility Tool-у.

14. Да ли сви учесници морају да попуне упитник у Mobility Tool-у како би завршни извештај био поднет, и какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде? 

Није неопходно да сви учесници попуне евалуативне упитнике како би Вам било омогућено да поднесете завршни извештај у Mobility Tool-у. Ипак, молимо Вас да учесницима својих пројеката темељно објасните важност и потребу за попуњавањем ових упитника.

15. У ком временском року се ови упитници шаљу учесницима? 

Учесници добијају линк одмах након активности мобилности, под условом да су у Mobility Tool унесени исправни подаци о учесницима (савет: проверити током саме активности да ли имате тачне контакте учесника).

16. Како се измене учесника убацују у Mobility Tool, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније? 

Уколико није могуће унети измене учесника у овом року, неопходно је да то учините у најкраћем могућем року након што измена буде позната, а да Фондацију Темпус о овој измени обавестите мејлом.

17. Да ли у Mobility Tool-у постоји ограничење по питању величине закачених фајлова? 

Ограничење за укупну величину фајлова је 10 MB. Трудите се да величина Ваших фајлова не прелази 10 MB, али уколико имате додатну документацију коју желите да приложите свом завршном извештају, можете ту додатну документацију поставити у кориснички простор.

18. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта? 

На кориснику је да, у договору са партнерима, организује превоз за учеснике, а групна карта за превоз до и од локације активности представља једну од могућности.

19. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

Било би добро да потпишу признаницу због евиденције. Такође је на организаторима да одлуче да ли ће рефундација бити извршена на самом догађају или накнадно (нпр. након активности, када учесници доставе све рачуне и карте поштом). 

20. Која документа је потребно приложити као доказ да је активност одржана?

У циљу доказивања квалитета одржаних активности, подржавамо достављање што већег броја доказа које сте већ навели. Све рачуне свакако треба чувати и због потенцијалних накнадних провера од стране Групе за финансије Фондације Темпус или ревизора.

21. Да ли је прихватљиво да учесник омладинске размене допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?
Дозвољено је и прихватљиво да учесници започну путовање до омладинске размене неколико дана раније, или да га заврше неколико дана касније. Сви договори око доласка и одласка учесника, укључујући и датуме и начин путовања, су на Вама и Вашим партнерима на пројекту.

22. Уколико је учесник напунио 30 година пре три месеца, да ли и даље може да учествује на активности омладинске размене?
Уколико учесник/ца у моменту подношења пројектне пријаве има мање од 31 године, може да учествује у активностима у својству младе особе до 30 година.

23. Уколико је пројектном пријавом дефинисано да ће распон узраста учесника на размени бити 18-22 године, да ли млада особа која има 24 године има могућност учешћа?
Трудите се да узраст одговара узрасту који је дефинисан пројектом али узимајући у обзир да у овом случају горњу и доњу границу узраста учесника на пројекту уже дефинише конзорцијум у одобреном пројектном предлогу, нема препреке за учешће младих који не припадају уже дефинисаној старосној групи, наравно уколико то не нарушава циљеве пројекта.

24. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?
Потребно је да сачувате рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.

25. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?
Корисник је дужан да књижи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Комисија и објављује на свом сајту, овде.

26. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?
Уколико су учесници размене смештени у регистрованом хостелу/хотелу, они аутоматски врше пријаву боравка. Уколико учесници нису смештени у угоститељском објекту, требало би да извршите пријаву боравка. Такође, уколико програмом размене планирате догађаје на отвореном простору, потребно је да пријавите скуп у складу са Законом о јавном окупљању. Скуп се пријављује Министарству унутрашњих послова – организационој јединици надлежној по месту одржавања скупа.

27. Због непредвиђених околности, морамо да померимо термин омладинске размене, како да о томе обавестимо Фондацију Темпус? 
Уколико је нови термин размене у оквиру периода реализације пројекта, потребно је да путем е-маила обавестите Фондацију Темпус о тој промени.
Уколико се активност помера за период који је ван периода реализације одобреног пројекта, треба да попуните и оверите Захтев за анекс уговора и окачите га на Кориснички простор. Фондација Темпус ће затим процесуирати Ваш захтев и обавестити Вас да ли је одобрен.
28. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 
Потребно је користити лого програма Еразмус+, као и лого са изјавом да је пројекат суфинансиран од стране Европске уније. Лого Фондације Темпус није потребно користити.

29. Због испитног рока, желимо да у активност омладинске размене укључимо младе истог профила који нису били укључени у писање пројекта. Да ли је то могуће? 
Могуће је. Препорука је да, у процесу писања пројекта, одаберете одговарајући термин активности, како би млади који су припремали активност размене могли да учествују у њој. Узмите у обзир да су испитни рокови различити у већини земаља. У случају замене учесника, потребно је осигурати да су млади истог профила, као и да нови учесници имају могућност укључивања у разраду и модификацију програма током омладинске размене.

30. Да ли омладински радници који воде размену треба да имају положен курс прве помоћи?
Ово није неопходан предуслов. Ипак, уколико барем један од омладинских лидера на омладинској размени има положен овај курс, то ће значајно допринети сигурности и безбедности учесника током трајања активности размене.

31. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 
Да. Према уговору који склапају Корисник и Фондација, ”Корисник мора обезбедити све информације, укључујући информације у електронском облику, које захтевају НА или Комисија, односно било који други орган који Комисија овласти.” .

32. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату наредне транше? 
Уколико је достављена комплетна документација, рок за уплату следеће транше износи 30 дана. Уколико није и канцеларија Фондације Темпус тражи додатну документацију, време се продужава за период чекања на допуну.

33. У Mobility Tool-у, шта је потребно унети у поље Participant ID?
У ово поље потребно је унети ЈМБГ учесника. Уколико су у питању страни учесници у ово поље је довољно унети број њиховог путног документа.

 

Последње модификовано: септембар 11, 2017



Публикације: