Питања и одговори

1. Шта би требало да садрже Уговори које треба да потпишемо са партнерским организацијама?

Што се уговора са партнерима тиче, као што смо говорили на координативном састанку, они би требало да садрже информације о банковним рачунима, начину доношења одлука, решавању конфликта, финансијској расподели и извештавању, активностима, одговорним особама, производима интелектуалног рада, као и начинима за превенцију конфликта интереса, затим о прихватљивим трошковима по буџетским линијама који не захтевају анекс уговора са Фондацијом Темпус, као и члан о заштити података о личности. Веома је важно да предвидите овим уговорима шта ће се догодити уколико неки од партнера не изврши своје обавезе уопште или на време, као и ако некоме од партнера на пројекту нису признати сви трошкови приликом евалуације финансијског дела извештаја. Уколико не предвидите клаузулу у партнерском уговору по којој партнерска установа има готово исте обаве ка Вама, као Ви према нама у смислу повраћаја средстава, бићете у великом проблему ако нешто пође наопако.

Као референцу можете користити Уговор који сте потписали са Фондацијом Темпус, као и уговоре за CBHE пројекте (пројекте изградње капацитета у високом образовању) које Вам шаљемо у наставку:

https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/annexes_to_the_grant_agreement_model_cbhe_2017.pdf

https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/grant_agreement_and_general_conditions_cbhe_2017.pdf

2. До када најкасније и на који начин треба да обавестимо Фондацију Темпус о појединостима из уговора које се тичу међународних састанака пројектног тима (време, место, учесници, дневни ред итд.)?

Према уговорној обавези, пре састанка је потребно попунити Mobility Tool у делу који се односи на међународне састанке. Поред тога, након састанка, потребно је поставити на кориснички простор доказе да је састанак одржан у виду финансијске документације (докази о путовању, смештају, путни налози, итд.), а препоручујемо да такође поставите и извештај у слободној форми који би садржао главне закључке са састанка, неколико фотографија, записник, итд. Не постоје формална ограничења у ком временском року је потребно поставити ове документе.

3. Да ли се међународни састанци пројектног тима (Transnational project meetings) рачунају у рад на производима интелектуалног рада тј. да ли можемо да планирамо исплату дневница за учеснике на међународним састанцима?

Међународни састанци пројектног тима се не рачунају у рад на производима интелектуалног рада, а средства која су предвиђена за међународне састанке су предвиђена за учешће у састанцима партнера на пројекту у сврхе спровођења и координације пројекта, конкретно за трошкове превоза и дневница. Ако буде рада на производима интелектуалног рада то је у реду, јер се и очекује да међународни састанци делом буду посвећени томе, али није могуће те дане рачунати као рад на производима интелектуалног рада.

4. Када можемо да извршимо уплату средстава партнерима која се односе на међународне састанке пројектног тима? 

Не постоји формално одређен рок у оквиру ког је потребно извршити уплату средстава која се односе на међународне састанке пројектног тима, овај аспект спровођења пројекта зависи од уговора које сте потписали са партнерима.

5. Да ли је мобилност ученика и наставника спада у категорију екскурзија или судијског путовање? Да ли је за реализацију пројекта финансираних у оквиру Еразмус+ програма потребна сагласност надлежне Школске управе за реализацију мобилности ученика и наставника?

Спровођење пројеката у оквиру програма Еразмус+ је препознато и наведено у оквиру Акционог плана за спровођење Стратегије развоја образовања у Србији до 2020. године. Такође, учешће Републике Србије у програму Еразмус је регулисано Споразумом који је потписан између Владе Републике Србије и Европске комисије.

На основу наведеног у Правилнику о организацији и остваривању екскурзије у средњој школи, мобилност која је одобрена могла би се уклапати у оквире студијског путовања. Свакако бисмо Вам препоручили да се консултујете са надлежном Школском управом око додатних недоумица.

6. Да ли трансфер према партнеру из Србије треба обавити искључиво у динарској противвредности, с обзиром да национално законодавство захтева да се платни промет између правних лица у Србији обавља искључиво у динарима?

Програм Еразмус+ не поставља ограничења у вези са валутом исплате, међутим сви корисници средстава су у обавези да поштују национално законодавство, те Вас саветујемо да се понашате у складу са тим. Закон омогућава пренос средстава и у еврима и у динарима у земљи ка партнерима за потребе спровођења пројекта. По том истом основу смо Вам и ми пренели средства. Напомињемо само да нас свакако извештавате у еврима.

7. Који трошкови могу бити третирани као релевантни трошкови када су у питању средства намењена за Управљање пројектом и његово спровођење?

Оно што може да се финансира из ове буџетске линије је доста широко јер се ради о јединичним трошковима и важно је да буде у функцији управљања пројектом, као и да подржи спровођење пројекта на Вашој установи. На пример, средства додељена за буџетску линију Управљање пројектом се, узимајући у обзир одредбе уговора, анекса III и Еразмус+ програмског водича, могу искористити у следеће сврхе: планирање, финансирање, координација и комуникација између партнера, материјал за учење/наставу/обуку и сл., као и за сарадњу и локалне активности на пројекту: рад на пројекту са учесницима, организација и менторство при активности учења/тренинга, за информисање, промоцију и дисеминацију резултата (брошуре, флајери, семинари, веб информације и сл.). Напоменули бисмо да је кроз средства КА2 пројеката могуће финансирати само специфичну опрему која је неопходна и неизоставна при изради производа интелектуалног рада и финансира се кроз буџетску линију Ванредни трошкови (Exceptional costs). Опрему за потребе управљања пројектом можете финансирати из буџетске линије Управљање пројектом ако за то имате довољно простора.

Додатно, подсетили бисмо Вас да је за оправданост средстава намењених управљању пројектом, најважније је да се квалитетно спроведу све активности, планиране да се финансирају кроз ову буџетску линију. Поред тога, за све оне који учествују у управљању пројектом, потребно је да на кориснички простор приложите детаљне планове рада (timesheets) слободне форме који показују ангажовање.

8. Да ли и под којим условима НВО може да буде координатор КА2 пројекта?

НВО може да буде координатор КА2 пројекта. Посебни услови који се односе на то, јесу добро објашњене следеће ставке у пројектној пријави:

· Како НВО може својом специфичном експертизом да допринесе остваривању пројектних резултата;
· Које користи НВО има од резултата пројекта;
· На који начин НВО може да имплементира резултате пројекта у свој редован рад;
· Потребно је да НВО већ спроводи неке активности едукативног карактера или ће их спроводити током и после пројекта.

9. Ако партнер не оствари задатак за који се добијају јединична средства коме се враћају средства? Координатору или Националној агенцији координатора или Националној агенцији партнера? (осим за КА229 пројекте)

Организација координатор (у овом случају је то Ваша организација) одговорна је према својој Националној агенцији (Фондација Темпус) за комплетно спровођење пројекта, укључујући и активности партнерских организација, и управљање буџетом. Дакле, Ваша организација би била одговорна за повраћај средстава у случају да нису обављене активности за коју су јединична средства потраживана.

10. Да ли се Kickoff састанак може сматрати делом и као догађај за представљање резултата пројекта тј. његове организације и циљева?

Kickoff састанак је једна од активности које спадају у категорију Тransnational project meetings. У питању је засебна буџетска линија намењена састанцима партнерских организација са циљем договора око координације и имплементације пројекта. Према томе, ови састанци се не сматрају активностима ширења резултата, тј. дисеминације. Активности дисеминације можете планирати и реализовати у оквиру буџетске линије Управљање пројектом и имплементација (Project management and implementation).

11. Како регулисати исплату дневница за учеснике ЛТТ активности?

Начин исплате индивидуалних трошкова за ЛТТ активности треба да буде резултат договора у Вашој институцији, односно, треба да се одвије на начин који Вама највише одговара. Уз то сте, наравно, у обавези да поштујете прописе Републике Србије и правила Ваше институције.

На Вашем корисничком простору можете да пронађете примере модела уговора, који су иначе намењени за КА1 пројекте мобилности. Њих можете да искористите за успостављање међусобних обавеза између учесника пројекта, Ваше институције и институције партнера.

У анексу II.8 можете да прецизирате договор између учесника ЛТТ активности и Ваше институције о томе како ће бити плаћени пут, смештај (и евентуално оброци за време мобилности) и како ће бити исплаћене дневнице/џепарац.

Понуђене су 3 опције:

Опција 1. Учесник добија […] ЕУР на име индивидуалне подршке и […] ЕУР на име превоза… подразумева да школа сваком учеснику исплаћује средства из буџетске линије за превоз и на име индивидуалне подршке на рачун или на руке.

Опција 2. [Институција/Организација] учеснику обезбеђује индивидуалну подршку и подршку за превоз директним пружањем потребних услуга у оквиру подршке… подразумева да се са школског рачуна директно уплаћаје смештај и путовање. У овом случају, у поље институција/организација уписујете име своје школе.

Опција 3. Учесник добија финансијску подршку од институције у износу од [….] ЕУР за [превоз/ индивидуалну подршку] и подршку у виду директног пружања потребних услуга [превоза/индивидуалне подршке… представља комбинацију претходна два начина.

Уколико ниједна од ових опција не одговара у потпуности опцији за коју сте се одлучили, можете да је прилагодите према Вашем договору. За нас је важно да су се активности одиграле квалитетно и да је у учеснике уложена индивидуална подршка која им је намењена.

12. Ако једна партнерска организација на пројекту жели да свој део средстава пребаци другој партнерској организацији, која ће обавити њихов део активности, да ли је то могуће?
Уколико партнери желе да се одрекну дела средстава, у оквиру исте буџетске линије, потребно је да постоји писани доказ да се партнер чија средства се пребацују сложио са овом изменом. Све дозвољене прерасподеле буџетских средстава, дефинисане су у Уговору чланом И.3.3.

13. Шта се дешава уколико током трајања пројекта партнер иступи из пројекта?

У случају да партнер намерава да иступи из КА2 пројекта стратешког партнерства, координатор је дужан да нађе новог партнера пре формалног иступања партнера уколико би изласком тог партнера из пројекта био  нарушен минимум конзорцијума, односно, уколико иступањем једног од партнера у пројекту више не учествују три институције из три различите програмске земље. Када то није случај, координатор може, али не мора укључити новог партнера у пројекат.

Избор новог партнера не би смео да угрози садржај и циљеве самог пројекта за који су добијена средства.

Уколико не укључује новог партнера, координатор мора детаљно да образложи како ће се дужности прерасподелити на преостале партнере. За КА2 пројекте стратешких партнерстава, ове измене се комуницирају кроз Захтев за измену уговора.

Важно је нагласити да промене партнера могу довести до промена у крајњем износу додељених наменских бесповратних средстава. У случају промене партнера, препоручује се контактирање пројектног саветника у вези са даљим корацима.