Pitanja i odgovori

1. Šta bi trebalo da sadrže Ugovori koje treba da potpišemo sa partnerskim organizacijama?

Što se ugovora sa partnerima tiče, kao što smo govorili na koordinativnom sastanku, oni bi trebalo da sadrže informacije o bankovnim računima, načinu donošenja odluka, rešavanju konflikta, finansijskoj raspodeli i izveštavanju, aktivnostima, odgovornim osobama, proizvodima intelektualnog rada, kao i načinima za prevenciju konflikta interesa, zatim o prihvatljivim troškovima po budžetskim linijama koji ne zahtevaju aneks ugovora sa Fondacijom Tempus, kao i član o zaštiti podataka o ličnosti. Veoma je važno da predvidite ovim ugovorima šta će se dogoditi ukoliko neki od partnera ne izvrši svoje obaveze uopšte ili na vreme, kao i ako nekome od partnera na projektu nisu priznati svi troškovi prilikom evaluacije finansijskog dela izveštaja. Ukoliko ne predvidite klauzulu u partnerskom ugovoru po kojoj partnerska ustanova ima gotovo iste obave ka Vama, kao Vi prema nama u smislu povraćaja sredstava, bićete u velikom problemu ako nešto pođe naopako.

Kao referencu možete koristiti Ugovor koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus, kao i ugovore za CBHE projekte (projekte izgradnje kapaciteta u visokom obrazovanju) koje Vam šaljemo u nastavku:

https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/annexes_to_the_grant_agreement_model_cbhe_2017.pdf

https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/grant_agreement_and_general_conditions_cbhe_2017.pdf

2. Do kada najkasnije i na koji način treba da obavestimo Fondaciju Tempus o pojedinostima iz ugovora koje se tiču međunarodnih sastanaka projektnog tima (vreme, mesto, učesnici, dnevni red itd.)?

Prema ugovornoj obavezi, pre sastanka je potrebno popuniti Mobility Tool u delu koji se odnosi na međunarodne sastanke. Pored toga, nakon sastanka, potrebno je postaviti na korisnički prostor dokaze da je sastanak održan u vidu finansijske dokumentacije (dokazi o putovanju, smeštaju, putni nalozi, itd.), a preporučujemo da takođe postavite i izveštaj u slobodnoj formi koji bi sadržao glavne zaključke sa sastanka, nekoliko fotografija, zapisnik, itd. Ne postoje formalna ograničenja u kom vremenskom roku je potrebno postaviti ove dokumente.

3. Da li se međunarodni sastanci projektnog tima (Transnational project meetings) računaju u rad na proizvodima intelektualnog rada tj. da li možemo da planiramo isplatu dnevnica za učesnike na međunarodnim sastancima?

Međunarodni sastanci projektnog tima se ne računaju u rad na proizvodima intelektualnog rada, a sredstva koja su predviđena za međunarodne sastanke su predviđena za učešće u sastancima partnera na projektu u svrhe sprovođenja i koordinacije projekta, konkretno za troškove prevoza i dnevnica. Ako bude rada na proizvodima intelektualnog rada to je u redu, jer se i očekuje da međunarodni sastanci delom budu posvećeni tome, ali nije moguće te dane računati kao rad na proizvodima intelektualnog rada.

4. Kada možemo da izvršimo uplatu sredstava partnerima koja se odnose na međunarodne sastanke projektnog tima? 

Ne postoji formalno određen rok u okviru kog je potrebno izvršiti uplatu sredstava koja se odnose na međunarodne sastanke projektnog tima, ovaj aspekt sprovođenja projekta zavisi od ugovora koje ste potpisali sa partnerima.

5. Da li je mobilnost učenika i nastavnika spada u kategoriju ekskurzija ili sudijskog putovanje? Da li je za realizaciju projekta finansiranih u okviru Erazmus+ programa potrebna saglasnost nadležne Školske uprave za realizaciju mobilnosti učenika i nastavnika?

Sprovođenje projekata u okviru programa Erazmus+ je prepoznato i navedeno u okviru Akcionog plana za sprovođenje Strategije razvoja obrazovanja u Srbiji do 2020. godine. Takođe, učešće Republike Srbije u programu Erazmus je regulisano Sporazumom koji je potpisan između Vlade Republike Srbije i Evropske komisije.

Na osnovu navedenog u Pravilniku o organizaciji i ostvarivanju ekskurzije u srednjoj školi, mobilnost koja je odobrena mogla bi se uklapati u okvire studijskog putovanja. Svakako bismo Vam preporučili da se konsultujete sa nadležnom Školskom upravom oko dodatnih nedoumica.

6. Da li transfer prema partneru iz Srbije treba obaviti isključivo u dinarskoj protivvrednosti, s obzirom da nacionalno zakonodavstvo zahteva da se platni promet između pravnih lica u Srbiji obavlja isključivo u dinarima?

Program Erazmus+ ne postavlja ograničenja u vezi sa valutom isplate, međutim svi korisnici sredstava su u obavezi da poštuju nacionalno zakonodavstvo, te Vas savetujemo da se ponašate u skladu sa tim. Zakon omogućava prenos sredstava i u evrima i u dinarima u zemlji ka partnerima za potrebe sprovođenja projekta. Po tom istom osnovu smo Vam i mi preneli sredstva. Napominjemo samo da nas svakako izveštavate u evrima.

7. Koji troškovi mogu biti tretirani kao relevantni troškovi kada su u pitanju sredstva namenjena za Upravljanje projektom i njegovo sprovođenje?

Ono što može da se finansira iz ove budžetske linije je dosta široko jer se radi o jediničnim troškovima i važno je da bude u funkciji upravljanja projektom, kao i da podrži sprovođenje projekta na Vašoj ustanovi. Na primer, sredstva dodeljena za budžetsku liniju Upravljanje projektom se, uzimajući u obzir odredbe ugovora, aneksa III i Erazmus+ programskog vodiča, mogu iskoristiti u sledeće svrhe: planiranje, finansiranje, koordinacija i komunikacija između partnera, materijal za učenje/nastavu/obuku i sl., kao i za saradnju i lokalne aktivnosti na projektu: rad na projektu sa učesnicima, organizacija i mentorstvo pri aktivnosti učenja/treninga, za informisanje, promociju i diseminaciju rezultata (brošure, flajeri, seminari, veb informacije i sl.). Napomenuli bismo da je kroz sredstva KA2 projekata moguće finansirati samo specifičnu opremu koja je neophodna i neizostavna pri izradi proizvoda intelektualnog rada i finansira se kroz budžetsku liniju Vanredni troškovi (Exceptional costs). Opremu za potrebe upravljanja projektom možete finansirati iz budžetske linije Upravljanje projektom ako za to imate dovoljno prostora.

Dodatno, podsetili bismo Vas da je za opravdanost sredstava namenjenih upravljanju projektom, najvažnije je da se kvalitetno sprovedu sve aktivnosti, planirane da se finansiraju kroz ovu budžetsku liniju. Pored toga, za sve one koji učestvuju u upravljanju projektom, potrebno je da na korisnički prostor priložite detaljne planove rada (timesheets) slobodne forme koji pokazuju angažovanje.

8. Da li i pod kojim uslovima NVO može da bude koordinator KA2 projekta?

NVO može da bude koordinator KA2 projekta. Posebni uslovi koji se odnose na to, jesu dobro objašnjene sledeće stavke u projektnoj prijavi:

· Kako NVO može svojom specifičnom ekspertizom da doprinese ostvarivanju projektnih rezultata;
· Koje koristi NVO ima od rezultata projekta;
· Na koji način NVO može da implementira rezultate projekta u svoj redovan rad;
· Potrebno je da NVO već sprovodi neke aktivnosti edukativnog karaktera ili će ih sprovoditi tokom i posle projekta.

9. Ako partner ne ostvari zadatak za koji se dobijaju jedinična sredstva kome se vraćaju sredstva? Koordinatoru ili Nacionalnoj agenciji koordinatora ili Nacionalnoj agenciji partnera? (osim za KA229 projekte)

Organizacija koordinator (u ovom slučaju je to Vaša organizacija) odgovorna je prema svojoj Nacionalnoj agenciji (Fondacija Tempus) za kompletno sprovođenje projekta, uključujući i aktivnosti partnerskih organizacija, i upravljanje budžetom. Dakle, Vaša organizacija bi bila odgovorna za povraćaj sredstava u slučaju da nisu obavljene aktivnosti za koju su jedinična sredstva potraživana.

10. Da li se Kickoff sastanak može smatrati delom i kao događaj za predstavljanje rezultata projekta tj. njegove organizacije i ciljeva?

Kickoff sastanak je jedna od aktivnosti koje spadaju u kategoriju Transnational project meetings. U pitanju je zasebna budžetska linija namenjena sastancima partnerskih organizacija sa ciljem dogovora oko koordinacije i implementacije projekta. Prema tome, ovi sastanci se ne smatraju aktivnostima širenja rezultata, tj. diseminacije. Aktivnosti diseminacije možete planirati i realizovati u okviru budžetske linije Upravljanje projektom i implementacija (Project management and implementation).

11. Kako regulisati isplatu dnevnica za učesnike LTT aktivnosti?

Način isplate individualnih troškova za LTT aktivnosti treba da bude rezultat dogovora u Vašoj instituciji, odnosno, treba da se odvije na način koji Vama najviše odgovara. Uz to ste, naravno, u obavezi da poštujete propise Republike Srbije i pravila Vaše institucije.

Na Vašem korisničkom prostoru možete da pronađete primere modela ugovora, koji su inače namenjeni za KA1 projekte mobilnosti. Njih možete da iskoristite za uspostavljanje međusobnih obaveza između učesnika projekta, Vaše institucije i institucije partnera.

U aneksu II.8 možete da precizirate dogovor između učesnika LTT aktivnosti i Vaše institucije o tome kako će biti plaćeni put, smeštaj (i eventualno obroci za vreme mobilnosti) i kako će biti isplaćene dnevnice/džeparac.

Ponuđene su 3 opcije:

Opcija 1. Učesnik dobija […] EUR na ime individualne podrške i […] EUR na ime prevoza… podrazumeva da škola svakom učesniku isplaćuje sredstva iz budžetske linije za prevoz i na ime individualne podrške na račun ili na ruke.

Opcija 2. [Institucija/Organizacija] učesniku obezbeđuje individualnu podršku i podršku za prevoz direktnim pružanjem potrebnih usluga u okviru podrške… podrazumeva da se sa školskog računa direktno uplaćaje smeštaj i putovanje. U ovom slučaju, u polje institucija/organizacija upisujete ime svoje škole.

Opcija 3. Učesnik dobija finansijsku podršku od institucije u iznosu od [….] EUR za [prevoz/ individualnu podršku] i podršku u vidu direktnog pružanja potrebnih usluga [prevoza/individualne podrške… predstavlja kombinaciju prethodna dva načina.

Ukoliko nijedna od ovih opcija ne odgovara u potpunosti opciji za koju ste se odlučili, možete da je prilagodite prema Vašem dogovoru. Za nas je važno da su se aktivnosti odigrale kvalitetno i da je u učesnike uložena individualna podrška koja im je namenjena.

12. Ako jedna partnerska organizacija na projektu želi da svoj deo sredstava prebaci drugoj partnerskoj organizaciji, koja će obaviti njihov deo aktivnosti, da li je to moguće?
Ukoliko partneri žele da se odreknu dela sredstava, u okviru iste budžetske linije, potrebno je da postoji pisani dokaz da se partner čija sredstva se prebacuju složio sa ovom izmenom. Sve dozvoljene preraspodele budžetskih sredstava, definisane su u Ugovoru članom I.3.3.

13. Šta se dešava ukoliko tokom trajanja projekta partner istupi iz projekta?

U slučaju da partner namerava da istupi iz KA2 projekta strateškog partnerstva, koordinator je dužan da nađe novog partnera pre formalnog istupanja partnera ukoliko bi izlaskom tog partnera iz projekta bio  narušen minimum konzorcijuma, odnosno, ukoliko istupanjem jednog od partnera u projektu više ne učestvuju tri institucije iz tri različite programske zemlje. Kada to nije slučaj, koordinator može, ali ne mora uključiti novog partnera u projekat.

Izbor novog partnera ne bi smeo da ugrozi sadržaj i ciljeve samog projekta za koji su dobijena sredstva.

Ukoliko ne uključuje novog partnera, koordinator mora detaljno da obrazloži kako će se dužnosti preraspodeliti na preostale partnere. Za KA2 projekte strateških partnerstava, ove izmene se komuniciraju kroz Zahtev za izmenu ugovora.

Važno je naglasiti da promene partnera mogu dovesti do promena u krajnjem iznosu dodeljenih namenskih bespovratnih sredstava. U slučaju promene partnera, preporučuje se kontaktiranje projektnog savetnika u vezi sa daljim koracima.