Питања и одговори

1. Шта би све требало да садржи финансијска документација?

Документација која може да служи за правдање јединичних трошкова укључује путне налоге, boarding карте, решења о исплати дневница уколико су Вам дневнице исплаћиване на рачун или признанице уколико су Вам дневнице исплаћиване у готовини, рачун за путне трошкове, рооминг листе, нека врста доказа о плаћеном осигурању, изводи за све што је плаћено.

Ово није исцрпна листа и на основу члана II.6.2 Уговора о додели наменских бесповратних средстава, Национална агенција може да затражи додатну документацију у вези са реализацијом пројекта. Свакако препоручујемо да у физичкој форми чувате документацију којом би могло да се покаже да се активност одиграла.

2. Питања у вези дневница (износ, начин исплате, опорезивање):

Када су дневнице у питању, њихов износ није дефинисан правилима Еразмус+ програма. За нас је важно да су се активности одиграле квалитетно и да је у учеснике уложена индивидуална подршка која им је намењена. Можете се определити за директно уплаћивање хотела, оброка, итд. и остатак исплатити као дневнице, или за пренос целокупне индивидуалне подршке учесницима.

Подсећамо Вас да је Народна скупштина крајем прошле године усвојила Закон о изменама и допунама Закона о порезу на доходак грађана. У новом Закону сада се налази и допуна која се односи на накнаде трошкова боравка физичким лицима у међународним програмима, која гласи:

„31) накнаде трошкова боравка физичким лицима која учествују у програмима Европске уније и других међународних организација у области образовања, обука, спорта, рада са младима, науке, истраживања и иновација, исплаћене у складу са наведеним програмима, а највише до износа од 100.000 динара за трошкове на месечном нивоу.”

3. Да ли путовање можемо да правдамо путним налогом и доказом о изведеним активностима (Сертификат о присуству састанку), или је неопходно да доставимо све рачуне за потрошено гориво?

Када је у питању контрола трошкова, Фондација Темпус врши контролу по јединичном трошку. За нас је важно да се активност одиграла и да је спроведена квалитетно. То значи да је важно да можете кроз рачуне и друга документа да докажете да се мобилност заиста одиграла. У случају путовања колима, у већини случајева од веће користи је за доказивање пута рачун од путарине од рачуна за гориво. Напомињемо да не улазимо у износе на рачунима када су у питању јединични трошкови. Ви као институција сами располажете средствима и у обавези сте да их користите наменски.

4. Која је процедура у случају промене датума мобилности?

С обзиром да је измењен само датум трајања мобилности, нема потребе да одобримо наведену промену, већ је довољно да нас о истој обавестите постављањем обавештења у слободној форми на Кориснички простор.

5. Да ли постоје примери Уговора о учењу са учесницима мобилности, као и модели извештаја о активностима на пројекту?

На корисничком простору Вашег пројекта се налазе модели уговора са учесницима мобилности. Овакве моделе уговора можете прилагодити и користити за потребе активности на свом пројекту.

Са друге стране, модели извештаја за појединачне активности не постоје. Наша препорука је да сваку Вашу активност пропрати документација која на различите начине потврђује да се активност догодила (на пример, наративни извештаји слободне форме са форме са фотографијама, спискови учесника, сертификати, Еуропасс документи о мобилности, агенде, записници, планови и програми, распореди и слично).

6. Како да добијемо лозинку за Mobility Tool?

Контакт особа коју сте навели у пројектној пријави би на мејл који сте навели у пројектној пријави требало да од самог Mobility Tool-а добије мејл са параметрима за приступ овој алатки и појашњењима. Дакле, проверите добро да ли сте унели тачну мејл адресу у пројектну пријаву, као и све фолдере у свом сандучету е-поште (spam, junk, promotions, social, итсл). Уколико је све у реду, али неко време по почетку пројекта и даље не добијете овај мејл, молимо Вас да нас поново контактирате у вези са овим питањем.

7. Да ли Уговори, тј Анекси II.7, II.8 и II.9 могу бити потписани на српском или енглеском језику?

Анекси II.7 и II.9 могу бити потписани на српском или на енглеском језику. С обзиром да ове анексе потписујете са својим партнерима, требало би да их и они разумеју, тако да препоручујемо израду и потписивање ових докумената на језику који разумеју обе стране, што је чешће енглески језик. Анекс II.8 Ваша институција потписује са својим учесницима мобилности, тако да је довољно да он буде потписан на српском језику.

8. Да ли пре него што добијемо пројекат треба да потпишемо неки уговор са партнерском организацијом, и ако треба који? (важи само за КА1 пројекте)

Не постоји обавезан документ који морате да потпишете са партнерима пре него што се Ваш пројекат одобри. Уколико желите, са партнерима можете потписати Уговор или осмислити документ који би био релевантан за Вас.

9. Како се можемо ослободити од ПДВ-а?

Информације о процесу ослобађања од ПДВ-а можете пронаћи путем нашег сајта.

Ослобађање од ПДВ-а (дакле, ослобађате се од ПДВ-а на услуге и производе које набављате у Србији) се врши електронским путем, кроз апликацију Пореске управе која се зове еПорези. Више о томе можете пронаћи овде, а корисничко упуство за коришћење апликације, можете пронаћи на истом сајту у одељку Корисничко упуство.

10. Да ли је могуће извршити промену курса предложеног пројектном пријавом?

Промена курса је могућа, уколико можете јасно да образложите разлоге и жељене исходе такве промене. Да бисте формално поднели захтев за промену курса, неопходно је да на Ваш Кориснички простор поставите Захтев за мање измене, у коме ћете детаљно објаснити разлоге за промену курса и образложити у којој мери се циљеви и исходи семинара који сте пронашли као адекватну замену поклапа са циљевима пројекта представљеним у Вашој пријави. Притом, имајте у виду да се предвиђена индивидуална подршка и путни трошкови могу мењати у складу са променом дестинације, тј. могу бити умањени уколико је удаљеност мања или је земља курса у другој категорији индивидуалне подршке, док уколико је удаљеност већа није могуће добити додатна средства.

11. Да ли је могуће повећање средстава одобрених пројектом?

Средства се не могу додатно повећавати у односу на укупна средства првобитно предвиђена Уговором. Међутим, могуће је да у оквиру одобрених средстава преусмерите део износа из једне буџетске линије у другу у складу са критеријума прецизираним Уговором или да разлику у износу насталу услед промене курса финансирате из сопственог буџета. Притом, имајте у виду да се предвиђена индивидуална подршка и путни трошкови могу мењати у складу са променом дестинације, тј. могу бити умањени уколико је удаљеност мања или је земља курса у другој категорији индивидуалне подршке.

12. Како да продужим пројекат и који је рок да поднесем Захтев за продужење пројекта?

Трајање пројекта можете продужити подношењем Захтева за измену Уговора у коме ћете детаљно образложити разлоге због којих је неопходно да се пројекат продужи, као и на који начин планирате да спроведете преостале пројектне активности у додатном року. Захтев за продужењем трајања пројекта је неопходно да поднесете најкасније месец дана пре истека Вашег пројекта.

13. У случају којих измена на пројекту је довољно послати обавештење Фондацији Темпус?

Измене у току спровођења пројекта које не захтевају одобрење од стране Фондације Темпус, већ само обавештење су: промена контакт особе, промена датума одржавања активности у оквиру пројекта (само уколико датуми почетка и завршетка пројекта остају непромењени), промена лица овлашћеног за заступање организације која је корисник пројекта, и промена правног статуса организације, адресе и осталих контакт података. Oбавештење може бити постављено у слободној форми у фолдер ”Измене на пројекту” на Корисничком простору, а у случају промене контакт особе, неопходан је и електронски потпис одговорног лица на обавештењу.

14. Шта се дешава уколико током трајања пројекта партнер иступи из пројекта?

Уколико током трајања KA1 пројекта мобилности партнер иступи из пројекта, корисник је дужан да ово документује попуњавањем Захтева за мање измене. Како би се пројекат спровео адекватно, потребно је да корисник нађе новог партнера, узевши у обзир да у том случају циљеви пројекта морају остати исти. Избор новог партнера мора бити адекватно образложен у поменутом Захтеву.

У случају да партнер намерава да иступи из КА2 пројекта стратешког партнерства, координатор је дужан да нађе новог партнера пре формалног иступања партнера уколико би изласком тог партнера из пројекта био  нарушен минимум конзорцијума, односно, уколико иступањем једног од партнера у пројекту више не учествују три институције из три различите програмске земље. Када то није случај, координатор може, али не мора укључити новог партнера у пројекат. Уколико не укључује новог партнера, координатор мора детаљно да образложи како ће се дужности прерасподелити на преостале партнере. За КА2 пројекте стратешких партнерстава, ове измене се комуницирају кроз Захтев за измену уговора.

Важно је нагласити да промене партнера могу довести до промена у крајњем износу додељених наменских бесповратних средстава. У случају промене партнера, препоручује се контактирање пројектног саветника у вези са даљим корацима.

15. Да ли је неопходно поред девизног рачуна отворити и наменски динарски рачун?

Није неопходно, али за то нема препрека. али је препоручљиво уколико је износ наменских бесповратних средстава додељених за пројекат већи, као и ако постоји могућност да дође до блокаде рачуна организације која спроводи пројекат. Препорука је да се на динарски рачун не пребацује целокупна сума одједном, већ према потреби, како би се ублажио ризик од негативних курсних разлика.

16. Да ли је дозвољено пренети средства са наменског рачуна на рачуне учесника мобилности ради плаћања путних трошкова?

Неопходно је направити путни налог и преко аконтације или по коначном обрачуну могуће је исплатити или пребацити на рачун учесника суму одређену за путовање, дневнице, смештај итд. у складу са националним законодавством

17. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања пројектних активности?

Трошкови здравственог осигурања током пројектних активности покривају се из буџетске линије за организационе трошкове пројекта.

18. Чему је намењена организациона подршка?

Како је објашњено у Програмском водичу, организациона подршка је пре свега намењена за припремне и активности дисеминације које су предвиђене пројектном пријавом, а затим и за употпуњавање других трошкова који могу настати у току пројекта, а који су везани за одобрене мобилности.

19. Да ли се део средстава из организационе подршке може наменити и партнеру?

Уколико сте са партнером тако договорили или то сматрате потребним, организациона подршка се може користити и у ове сврхе.

20. Да ли средства из организационе подршке могу да се искористе за исплате накнада колегама које нису учествовале у мобилностима, али су учествовале на пројекту (нпр, наставник енглеског за припрему учесника, рачуновођа итд) и коју врсту уговора би било најбоље користити?

На институцији је да дефинише на који начин ће исплатити надокнаде запосленима који су допринели пројекту, без да су учествовали у мобилности. Више информација о типу исплате (додатак на плату, уговор о делу) можете потражити од особе задужене за послове рачуноводства. У сваком случају, потребно је поштовати важеће прописе Републике Србије, за установе чије је седиште у Србији. Особе које иду на мобилност не би требало да добијају ову врсту надокнаде, с обзиром да је припрема за мобилност, сопствена и својих колега, саставни део учешћа у пројекту.

21. Да ли је могуће повећати број учесника током трајања пројекта?

Повећање броја учесника мобилности у односу на број предвиђен Уговором не спада у измене које се могу одобрити, будући да се укупан буџет пројекта не може повећати.

22. Да ли је могуће да се део средстава из једне буџетске категорије пребаци у другу?

Кориснику је дозвољено да прерасподељује средства између буџетских категорија под одређеним условима, без прављења анекса Уговора. Правила према којима се та прерасподела врши налазе се у Уговору о додели наменских бесповратних средстава под чланом I.3.3.

23. Како се приказују трошкови пута уколико су учесници користили аутомобил? 

Потребно је сачувати рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.

24. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

Корисник је дужан да књижи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Европска комисија и објављује на свом сајту, овде.

25. Који уговори се морају потписати са учесницима мобилности, а који са партнерском институцијом?

Са учесницима мобилности се потписују: Модел Уговора о додели наменских бесповратних средстава за мобилност наставног и ненаставног особља у сврху држања наставе и похађања обуке у оквиру програма Еразмус+.

Са учесницима и институцијом која их прима се потписују: Уговор о мобилности запослених у области образовања одраслих и Обавеза поштовања захтева у погледу квалитета.

Ови уговори се могу потписати електронски или ручно. У случају да се уговори потписују ручно, потребно их је одштампати, потписати, печатирати и на крају скенирати.

26. Које ИТ алате треба користити за подношење извештаја Фондацији Темпус?

Уколико Ваш Уговор о додели наменских бесповратних средстава предвиђа исплату средстава у две транше, потребно је да поднесете искључиво завршни извештај након спроведених активности, путем алата Mobility Tool. Уколико Ваш уговор предвиђа више транши, потребно је да поднесете и извештај о напретку, односно средњорочни извештај, који се поставља на Кориснички простор.

27. Да ли Mobility Tool морамо редовно да ажурирамо?

Сваки корисник према Уговору о додели наменских бесповратних средстава има обавезу да најмање једном месечно током трајања пројекта мобилности у Mobility Tool уноси и ажурира све нове информације у вези са учесницима и активностима мобилности.

28. Шта је потребно унети у поље Participant ID у Mobility Tool-у?

У ово поље потребно је унети ЈМБГ учесника. Уколико су у питању страни учесници, у ово поље је довољно унети број њиховог путног документа.

29. Да ли сви учесници мобилности добијају да попуне извештај о мобилности (Participant Report) на крају мобилности?

Алатка Европске комисије Mobility Tool насумично бира пројекте чији ће учесници попуњавати извештај о мобилности (Participant Report). Након завршене мобилности, можете добити мејл од Mobility Tool-а са детаљним упутствима о извештају који треба попунити за највише 30 дана. Уколико Ваше колеге добију захтев да попуне извештај, а Ви не, проверите да ли је Ваша мејл адреса добро унета у Mobility Tool. Уколико није, унесите измене и, кликом на дугме Resend, затражите свој извештај.

30. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

Група за школе, предшколске установе и образовање одраслих Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility Tool и на кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете одређеном броју одобрених пројеката. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како је предвиђено пројектном пријавом.

31. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату наредне транше? 

Уколико је достављена комплетна документација, рок за уплату следеће транше износи 30 дана. Уколико након предаје извештаја канцеларија Фондације Темпус тражи додатну документацију, време се продужава за период чекања на допуну.

32. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

Интернет презентација или други начини онлајн презентовања пројекта нису обавезни за КА1 пројекте, али се очекују од КА2 пројеката и могу послужити као врло корисни алати у ширењу информација о пројектним резултатима. При изради интернет презентације, као и свих осталих материјала, потребно је водити рачуна о правилима видљивости програма Еразмус+ и суфинансирања од стране Европске уније, о којима можете више прочитати овде.

33. Да ли на промотивним материјалима треба да користимо лого Фондације Темпус и заставу Европске уније? 

Лого Фондације Темпус није потребно користити. Лого који је потребно користити налази се на овом линку.

34. Да ли је потребно имати налоге на eTwinning порталу и EPALE платформи?

Уколико је у пројектној пријави наведено да ће за ширење резултата пројекта бити коришћени eTwinning и(ли) EPALE, потребно је да тај план и буде испуњен јер је управо то једна од ставки на основу које пројекти добијају финансирање. Ипак, за успешну дисеминацију на овим платформама отварање налога је сам почетак, док се за помоћ око креирања садржаја и остала питања можете обратити Националним тимовима за подршку на: (etwinning@tempus.ac.rs и adult-education@tempus.ac.rs). Због стварања и одржавања контаката, видљивости Ваше институције на европском нивоу, као и планирања будућих пројеката, свакако препоручујемо активност на ове две платформе.

35. Како би требало да изгледа Изјава о истинитости података (Declaration of Honour) која се прилаже уз пројектну пријаву?

У изјави о истинитости података, поред потписа и печата директора Ваше школе, потребно је унети податке о месту (Place), датуму (Date), имену (Name) i матичном броју (National ID) Ваше институције. Поред имена Вашег директора, можете уписати његов ЈМБГ.

36. Уколико ученици иду на мобилност, како им се исплаћују дневнице?

Исплата дневница ученицима се врши у складу са законом и интерним правилима установе. Предлажемо да размотрите исплату дневница родитељима ученика за ученике. У првом случају је неопходно да постоји документ који потврђује да је родитељ законски заступник ученика и да у његово име прима надокнаду за трошкове боравка у иностранству. У случају исплате дневница је олакшавајућа околност да се према Закону о порезу на доходак грађана путовања у образовне сврхе третирају другачије, повољније од других путовања трећих лица (што родитељ/ученик јесте за школу), тј. плаћа се сличан порез као за запослене.

37. Да ли је мобилност ученика и наставника спада у категорију екскурзија или судијског путовање? Да ли је за реализацију пројекта финансираних у оквиру Еразмус+ програма потребна сагласност надлежне школске управе за реализацију мобилности ученика и наставника?

Спровођење пројеката у оквиру програма Еразмус+ је препознато и наведено у оквиру Акционог плана за спровођење Стратегије развоја образовања у Србији до 2020. године. Такође, учешће Републике Србије у програму Еразмус је регулисано Споразумом који је потписан између Владе Републике Србије и Европске комисије.

На основу наведеног у Правилнику о организацији и остваривању екскурзије у средњој школи, мобилност која је одобрена могла би се уклапати у оквире студијског путовања. Свакако бисмо Вам препоручили да се консултујете са надлежном Школском управом око додатних недоумица.