Često postavljana pitanja – izgradnja kapaciteta u visokom obrazovanju

  1. Ko može da učestvuje u CBHE projektima i na koji način?
  2. Ko može da podnese CBHE projekte, u svojstvu koordinatora?
  3. Na koji način se prijavljuju Projekti za izgradnju kapaciteta (Capacity building projects in Higher Education – CBHE) i gde mogu da preuzmem formulare i uputstva?
  4. U koliko projektnih prijava u okviru istog CBHE poziva za projekte jedna institucija može da učestvuje?
  5. Koji minimalni broj institucija mora da bude uključen u projekat i kako je to povezano sa odabirom prioriteta za CBHE projekte?
  6. Da li je bolje da prijavimo nacionalni ili regionalni projekat?
  7. Da li je bolje da konzorcijum predvodi VŠI iz programske ili partnerske zemlje?.
  8. Kako možemo da pronađemo partnere?
  9. Da li i pridruženi partneri (associated partners) koje navodimo u prijavi moraju da imaju PIC broj?
  10. Partneri su nam poslali mandatno pismo sa potpisom dekana fakulteta. Da li je to prihvatljivo?
  11. Da li logička matrica (Logical Framework Matrix – LFM) mora da bude napisana na dve strane?
  12. Koliko radnih paketa bi jedna CBHE projektna prijava trebalo da ima?
  13. Za tabele koje se odnose na radni plan (workplan) u uputstvu piše da treba da budu na jednoj strani. Da li je problem ako se to ograničenje prekorači?
  14. Da li tekstualni delovi projektne prijave mogu da budu duži od sugerisanog maksimalnog broja karaktera?
  15. Da li očekivane ishode (expected deliverables/results/outcomes/outputs) treba prepisati redom iz matrice za dati paket?
  16. Koje vrste troškova možemo da planiramo za realizaciju planiranih projektnih aktivnosti?
  17. Da li je u CBHE projektima neophodno obezbediti sufinansiranje i u kom iznosu?
  18. Da li je u CBHE projektima dozvoljeno podugovaranje i za koje aktivnosti?
  19. Ko ima pravo na troškove honorara za rad na projektu (staff costs)?
  20. Da li je moguće predvideti troškove honorara za zaposlene u ministarstvima ukoliko je određeno ministarstvo partner na projektu?
  21. Kada su u pitanju putni troškovi (travel costs), da li treba navesti samo broj dana koliko traje sastanak ili treba uračunati i dane potrebne za putovanje?
  22. Koju vrstu opreme je moguće predvideti planom kupovine u projektnoj prijavi?
  23. Gde svrstavamo troškove štampanja nastavnih materijala?
  24. Da li je prihvatljivo da se u okviru podugovaranja podvedu troškovi koji se tiču vidljivosti projekta (promotivni materijali posvećeni što uspešnijoj diseminaciji projekta)?
  25. Da li mogu da se pojave određeni tehnički problemi prilikom popunjavanja i podnošenja projektne prijave?
  26. Da li je potrebno ispuniti određene tehničke zahteve?
  27. Kada je najbolje da započnemo pisanje projektne prijave i šta je sve potrebno da predvidimo?

 

  1. Ko može da učestvuje u CBHE projektima i na koji način?

U CBHE (Capacity building projects in Higher Education) projektima ključni partneri su visokoškolske ustanove, ali i njima mogu da učestvuju i druge vrste organizacija, odnosno neakademskih partnera poput preduzeća, škola, udruženja i sl. Lista tipova mogućih partnera obrazložena je u delu Erazmus+ programskog vodiča na stranama 165-166.

Ne postoje ograničenja u pogledu vrste i broja neakademskih partnera, ali je važno da oni imaju odgovarajuću ulogu u skladu sa ciljevima projekta. Važno je znati i da CBHE projekti imaju pravilo o minimalnom broju partnera unutar projekta koje je objašnjeno u pitanju broj 5.

  1. Ko može da podnese CBHE projekte, u svojstvu koordinatora?

U skladu sa odredbama iz Erazmus+ programskog vodiča navedenim na strani 161, prijavu za CBHE projekte može da podnese samo samostalna visokoškolska ustanova ili asocijacija VŠU. U slučaju strukturnih projekata, to može biti još i zvanično registrovana nacionalna ili međunarodna rektorska, organizacija profesora, nastavnika ili studenata.

  1. Na koji način se prijavljuju Projekti za izgradnju kapaciteta i gde mogu da preuzmem formulare i uputstva?

Projekti za izgradnju kapaciteta u oblasti visokog obrazovanja (CBHE) se prijavljuju popunjavanjem elektronskog formulara koji se preuzimaju sa sajta Izvršne agencije za programe u oblasti obrazovanja, medija i kulture. U padajućem meniju je potrebno odabrati opciju Capacity building projects in Higher Education.

Preduslov za kreiranje ovog formulara jeste da sve ustanove i organizacije uključene u projekat kao punopravni partneri imaju registrovan PIC (Participant Identification Code) broj. On predstavlja jedinstveni identifikacioni broj od devet cifara koji svaka organizacije mora da ima kako bi mogla da, kao punoprani partner, učestvuje u projektima koji se finansiraju kroz program Erazmus+ i nekim drugim programima EU. Više o PIC broju možete pogledati na našem sajtu.

Elektronski formular je dostupan samo u određenom periodu, kada je otvoren konkurs na sajtu Izvršne Agencije. Prilikom prijave pored formulara potrebno je dostaviti:

  1. Detaljan opis projekta
  1. Budžet projekta (eksel tabele sa pregledom troškova)
  2. Izjava o istinitosti podataka (Declaration of Honour) koju potpisuje koordinator i mandatna pisma (Mandate letters) koje koordinatoru šalju sve ustanove i organizacije koje imaju status punopravnih partenera na projektu. Izjava o istinitosti podataka i mandatna pisma se skeniraju zajedno i kao jedan prilog se dodaju u e-formular.

Elektronski formular  prijava se može čuvati i dopunjavati na računaru dok je za konačno podnošenje prijave  potrebno onlajn okruženje. Preporučuje se konsultovanje Vodiča za popunjavanje CBHE projektne prijave u svim fazama izrade predloga, dostupno na stranici: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding_en

Više informacija o tehničkim aspektima podnošenja aplikacije dostupno je u uputstvu na linku: https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en

Nakon podnošenja projektne prijave, visokoškolska institucija koja podnosi predlog u ime konzorcijuma dobija mejl sa potvrdom prijema sa referentnim brojem koji je dodeljen projektnom predlogu. Elektronski formular i prateća dokumenta NE TREBA SLATI mejlom i/ili poštom. Podnošenje projektne prijave se vrši isključivo slanjem elektronskog formulara i priloga koji se nalaze u njegovom sastavu.

  1. U koliko projektnih prijava u okviru istog CBHE poziva za projekte jedna visokoškolska ustanova može da učestvuje?

Ne postoje ograničenja u pogledu broja prijava koje jedna VŠU može da podnese, niti u pogledu broja prijava u kojima se pojavljuje kao partner. Ipak, treba imati u vidu da prilikom finalne selekcije projekata, ne može imati više od tri odobrena projekta u istom pozivu u svojstvu koordinatora.

  1. Koji minimalni broj visokoškolskih ustanova mora da bude uključen u projekat i kako je to povezano sa odabirom prioriteta za CBHE projekte?

Konzorcijum za nacionalne CBHE projekte, odnosno projekte koji se pozivaju isključivo na prioritet koji je za definisan kao nacionalni za određenu partnersku zemlju u aktuelnom CBHE konkursu, treba da se sastoji od najmanje po jedne visokoškolske ustanove (VŠU) iz dve različite programske zemlje (u našem slučaju, uključujući Srbiju) i najmanje tri visokoškolske ustanove iz jedne partnerske zemlje.

U CBHE projekatima koji uključuju više partnerskih zemalja, konzorcijum moraju da čine najmanje po jedna visokoškolska ustanova iz dve različite programske zemlje ali i najmanje po dve visokoškolske institucije iz svake od partnerskih zemalja. Od ovog pravila izuzete su one partnerske zemlje u kojima je ukupan broj VŠU manji od 5 i/ili zemlje u kojima jedna visokoškolska ustanova obuhvata više od 50% studentske populacije, gde je dovoljno učešće jedne visokoškolske ustanove. U slučaju regiona Zapadnog Balkana, to je slučaj samo sa Crnom Gorom.

Svi projekti koji obuhvataju više od jedne parterske zemlje moraju da odgovaraju regionalnim prioritetima koje definiše Evropska komisija. Takođe je moguće pozvati se i na zajednički nacionalni prioritet, tj. prioritet koji imaju sve partnerske zemlje koje bi potencijalno učestvovale u navedenom projektu.

Iako retki u praksi, mogući su i projekti koji uključuju VŠU iz više političkih regiona Evropske unije, gde je uslov za minimum partnerstva identičan kao u slučaju projekata koji uključuju partnerske zemlje jednog regiona. Ipak, važno je istaći da je neophodno dobro argumentovati zašto je ovakav projekat potreban i na koji način bi on zaista mogao da odgovori na definisane prioritete u razvoju visokog obrazovanja. Takođe, neophodno je da je izabrani prioritet identičan za sve posmatrane partnerske zemlje ili političke regione kojima zemlje pripadaju kako bi se predlog projekta pozvao na njega.

Spisak političkih regiona Evropske unije nalazi se na stranama 23-24 Erazmus+ programskog vodiča

  1. Da li je bolje da prijavimo nacionalni ili regionalni projekat?

Ne postoji preporuka kome od ova dva tipa projekata dati prednost. Važno je da VŠU uvek pođu od realnih potreba i planova svog daljeg razvoja ili prioriteta svoje zemlje (za visoko obrazovanje, obazovanje u celini ili oblasti koje su povezane sa visokim obrazovanjem) i za koje će onda potražiti najadekvatniji format finansiranja.

Ako se odlučite za regionalni projekat, onda je važno da na partnerskim ustanovama u svim zastupljenim regionima postoje potrebe za projektom sa istim ciljevima. U strogo formalnom smislu, svaka CBHE projektna prijava se mora vezati za neki od definisanih prioriteta definisanih političkih regiona EU, a moguće je da dve zemlje imaju i isti nacionalni prioritet za CBHE projekte, što takođe može biti dovoljno.

  1. Da li je bolje da konzorcijum predvodi VŠU iz programske ili partnerske zemlje?

Kao i u slučaju opredeljivanja za odgovarajući tip CBHE projekata, ne postoji preporuka za način odabira VŠU koja će da predvodi/predstavlja konzorcijum.

Važno je znati da VŠU iz programskih i VŠU iz partnerskih zemalja mogu da preuzmu ulogu koordinatora. VŠU iz partnerskih zemalja često su ohrabrivane da vode CBHE projekte, kako bi gradile svoj institucionalni kapacitet za ovu ulogu. S druge strane, VŠU iz Srbije koje su imale značajno iskustvo tokom prethodnih godina u CBHE projektima, mogu, zahvaljujući ovome, biti adekvatni i pouzdani koordinatori projekata.

Od suštinskog je značaja da izabrana VŠU zaista spremna da vodi konzorcijum, kao i da su izgrađeni odnosi poverenja i saradnje između VŠU koje stupaju u partnerstvo u cilju realizacije određene projektne ideje.

  1. Kako možemo da pronađemo partnere?

VŠU se obično oslanjaju na već uspostavljenu saradnju sa kolegama u zemlji i inostranstvu. Ipak, neretko, u zavisnosti od teme, postoji i potreba za pronalaženjem partnera koji će imati najveći kapacitet za preuzimanje projektnih obaveza. U potrazi za partnerima institucije mogu da se oslone na podršku mreže nacionalnih Erazmus+ kancelarija u partnerskim zemljama i nacionalnih kontakt tačaka u programskim zemljama.

Takođe je moguće konsultovati bazu podataka u kojoj se nalaze informacije o projektima podržanim u okviru Erazmus+ programa i pogledati koje teme su do sada bile finansirane, kao i ko su bili učesnici projekata.

Spisak ustanova i organizacija zainteresovanih za saradnju sa visokoškolskim ustanovama iz Republike Srbije možete pronaći na sajtu Fondacije Tempus.

  1. Da li i pridruženi partneri (associated partners) koje navodimo u prijavi moraju da imaju PIC broj?

Pored zvaničnih partnera na projektu koji postaju direktni korisnici sredstava, postoji mogućnost da konzorcijum predvidi i učešće tzv. pridruženih partnera. Pošto pridruženi partneri nisu direktni korisnici projektnih sredstava, oni ne moraju da imaju PIC broj.

  1. Partneri su nam poslali mandatno pismo sa potpisom dekana fakulteta. Da li je to prihvatljivo?

S obzirom da, u okviru projekata izgradnje kapaciteta u oblasti visokog obrazovanja, učestvuju samostalne visokoškolske ustanove, mandatno pismo potpisuje rektor univerziteta, odnosno direktor partnerske ustanove.

Međutim, dekan fakulteta može potpisati mandatno samo ukoliko je rektor univerziteta prethodno ovlastio dekana da potpiše mandatno pismo u ime cele institucije. Stoga bi trebalo da se uz takvo mandatno pismo nađe i pismo ovlaštenja u kome rektor prenosi puna prava zastupanja univerziteta na dekana fakulteta.

  1. Da li logička matrica (Logical Framework Matrix – LFM) mora da bude napisana na dve strane?

Matrica treba da bude što preciznija i konciznija. Iz iskustva sa ranijim projektnim prijavama, pokazalo se da ona može da bude na više od dve strane.

  1. Koliko radnih paketa bi jedna CBHE projektna prijava trebalo da ima?

Pravilima je definisano 5 vrsta radnih paketa:

  • Pripremni (Preparation),
  • Operativni (Management),
  • Razvojni, odnosno implementacioni (Development or Implementation),
  • Osiguranje kvaliteta i monitoring (Quality Assurance and Monitoring – Quality Plan) i
  • Diseminacioni (Dissemination and Exploitation of Results)

Svaka projektna prijava mora da sadrži najmanje po jedan od svakog od gore navedenih vrsta radnih paketa inače neće biti uzeta u razmatranje. Moguće je imati više radnih paketa istog tipa. Ne postoji preporuka za optimalan broj radnih paketa. Svakako raspodela projektnih aktivnosti unutar radnih paketa bi trebalo da razumljiva i partnerima i evaluatorima projektne prijave.

  1. Za tabele koje se odnose na radni plan (workplan) u uputstvu piše da treba da budu na jednoj strani. Da li je problem ako se to ograničenje prekorači?

I za radni plan važi isto što i za LFM– ne mora se strogo ispoštovati uputstvo o jednoj strani.

  1. Da li tekstualni delovi projektne prijave mogu da budu duži od sugerisanog maksimalnog broja karaktera?

Nažalost, ne mogu. Važno je uvek obratiti pažnju na propisani broj karaktera tamo gde je to navedeno, jer deo teksta koji premašuje propisani prostor neće biti vidljiv u finalnoj verziji prijave koja se podnese i kojoj bude dodeljen referentni broj.

  1. Da li očekivane ishode (expected deliverables/results/outcomes/outputs) treba prepisati redom iz matrice za dati paket?

Da, za svaki ishod/rezultat (deliverable) naveden u matrici treba popuniti po jednu tabelu u delu E6 dokumenta Detailed project description.

  1. Koje vrste troškova možemo da planiramo za realizaciju planiranih projektnih aktivnosti?

CBHE projekat može da pokrije:

  • troškove honorara (Staff costs u vidu troškova po jedinici – unit costs; mogu da iznose maksimalno 40% namenskih bespovratnih sredstava),
  • putne troškove (Travel costs u vidu troškova po jedinici – unit costs),
  • troškove boravka (Costs of stay u vidu troškova po jedinici – unit costs),
  • troškove kupovine opreme za visokoškolske institucije iz partnerskih zemalja (Equipment u vidu realnih troškova – real costs; mogu da iznose maksimalno 30% namenskih bespovratnih sredstava) i
  • troškove podugovaranja (Subcontracing u vidu realnih troškova – real costs; mogu da iznose maksimalno 10% namenskih bespovratnih sredstava).
  • posebne troškove u slučaju skupih putnih troškova – real costs; mogu da iznose do 80% dozvoljenih troškova
  1. Da li je u CBHE projektima neophodno obezbediti sufinansiranje i u kom iznosu?

Ne postoji formalan zahtev ili uputstvo u vezi sa tačnim procenta sufinansiranja na projektu. Iznos od 10% je samo smernica napravljena po ugledu na procente za sufinansiranje iz ranijeg Tempus programa. U projektnoj prijavi se iznos sufinansiranja upisuje okvirno u odnosu na generalnu procenu i nije ga potrebno pravdati računima, ako projekat dobije finansiranje.

Suštinski će implementacija projekta zaista zahteviti druge vrste troškova koji ne ulaze u budžetsku kalkulaciju, poput kancelarijskih troškova (overhead costs) i drugih. Institucija stoga mora računati na to da će takve troškove morati da sufinansira, kako bi sprovela projekat.

  1. Da li je u CBHE projektima dozvoljeno podugovaranje i za koje aktivnosti?

Tipične aktivnosti koje mogu da se podugovore, pod uslovom da ih ne obavljaju zaposleni na partnerskim institucijama, su evaluacija projektnih aktivnosti i revizija, IT kursevi, kursevi stranih jezika, usluge prevođenja, izrada i održavanje veb sajta i dr. Više informacija može se pronaći u Erazmus+ programskom vodiču u Aneksu 1.

  1. Ko ima pravo na troškove honorara za rad na projektu (staff costs)?

Članovi projektnih timova institucija koje učestvuju u projektu imaju pravo na troškove honorara.

  1. Da li je moguće predvideti troškove honorara za zaposlene u ministarstvima ukoliko je određeno ministarstvo partner na projektu?

Moguće je u CBHE projektnoj prijavi predvideti isplate honorare i zaposlenima u ministarstvima i lokalnim samoupravama. Za razliku od prethodnog Tempus programa, sa aspekta Programa, ministarstva mogu primiti sredstva sa bilo koje budžetske linije osim opreme, koja je dostupna samo visokoškolskim institucijama u partnerskim zemljama.

Dodatno tumačenje je dostupno u dokumentu Frequently asked questions – Call for Proposals 2019 – EAC/A03/2018.

  1. Kada su u pitanju putni troškovi (travel costs), da li treba navesti samo broj dana koliko traje sastanak ili treba uračunati i dane potrebne za putovanje?

Putni troškovi (travel costs) i troškovi boravka (subsistence costs) se računaju uzimajući u obzir i dane putovanja, a ne samo trajanje sastanka.

  1. Koju vrstu opreme je moguće predvideti planom kupovine u projektnoj prijavi?

Oprema čija kupovina se planira bi trebalo pre svega da bude u službi realizacije ciljeva projekta.

  1. Gde svrstavamo troškove štampanja nastavnih materijala?

Troškove štampanja nastavnih materijala je moguće podugovoriti ili ih pokriti kofinansiranjem.

  1. Da li je prihvatljivo da se u okviru podugovaranja podvedu troškovi koji se tiču vidljivosti projekta (promotivni materijali posvećeni što uspešnijoj diseminaciji projekta)?

U skladu sa navodima u Erazmus+ programskom vodiču na strani 309, podugovaranje može da obuhvati i aktivnosti koje se tiču štampanja, objavljivanja i diseminacije u opštem smislu, tako da je takav trošak prihvatljiv.

  1. Da li mogu da se pojave određeni tehnički problemi prilikom popunjavanja i podnošenja projektne prijave?

Finalna faza projektne prijave podrazumeva validaciju unetih podataka. Ta procedura može da ukaže na neke greške u popunjavanju pojedinih polja. Zbog toga dobra praksa nalaže da se validacija sadržaja i samo podnošenje prijave urade blagovremeno, minimum dan dva pre zvaničnog roka, kako bi se tehnička podrška same Izvršne agencije (EACEA) mogla konktatirati.

  1. Da li je potrebno ispuniti određene tehničke zahteve?

Da, potrebno je ispuniti odgovarajuće tehničke zahteve kako bi se svi delovi projektne prijave učitali i ispunili na traženi način. Više informacija o tehničkim aspektima podnošenja aplikacije dostupno je u uputstvu na linku:  https://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/electronic-application-forms-eforms_en

  1. Kada je najbolje da započnemo pisanje projektne prijave i šta je sve potrebno da predvidimo?

Pisanje projektne prijave je moguće otpočeti od trenutka objavljivanja zvaničnog Poziva za projekte, s obzirom na to da lista propisanih prioriteta definiše teme kojima će se projektne prijave mogu baviti. Lista prioriteta se usaglašava u konsultacijama sa nadležnim Ministarstvima prosvete i Delegacijom EU u partnerskim zemljama. Dobro je konktaktirati Nacionalnu Erazmus+ kancelariju u partnerskoj zemlji i proveriti da li se očekuje promena prioriteta za tekuću godinu. Svakako da i pre samog objavljivanja poziva treba pogledati aktuelni Programski vodič i druga relevantna dokumenata dostupna na sajtu Izvršne Agencije i upoznati se sa svim tehničkim aspektima podnošenja CBHE projektne prijave.

Važno je istaći da pored roka za podnošenje projektnih prijava koji je definisan pravilima Programa, postoji i niz internih rokova koje bi zainteresovani za prijavljivanje projekata trebalo da uzmu u obzir. Radi se o internim procedurama koje imaju svoje rokove i propisane su internim pravilnicima pojedinih VŠU.

Ukoliko se projektni tim opredelio za prijavu strukturnog projekta, treba imati u vidu da je za ovu vrstu projekata neophodno uključenje ministarstva nadležnog za prosvetu u svakoj od partnerskih zemalja koje učestvuju u projektu. Kako je Srbija od konkursnog roka 2019. u statusu programske zemlje, te njene ustanove nemaju istu ulogu u ovoj vrsti projekata kao ranije, a projektne aktivnosti ne iniciraju strukturne promene u našoj zemlji, ovaj uslov više nije važeći za Srbiju.

CBHE projekti podrazumevaju učešće većeg broja partnera iz programskih i partnerskih zemalja koji zajedničkim aktivnostima ostvaruju uticaj na obrazovne procese jedne ciljne zemlje i regiona. U najvećem broju slučajeva reč je o trogodišnjim projektima čiji je cilj korenita reforma studijskih programa većeg broja visokoškolskih institucija. U tom smislu je potrebno obratiti posebnu pažnju na opseg projektnih aktivnosti i na potrebu da se ostvari odgovarajući uticaj koji će biti srazmeran predviđenom iznosu sredstava.

Poslednje modifikovano: February 15, 2019



Publikacije: