Често постављана питања PIC code

Детаљно видео упутство о поступку отварања EU Login налога и регистрације PIC броја можете погледати на Youtube каналу Фондације Темпус.

 

1. Шта је PIC број?

2. Зашто је потребан PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

3. Да ли можемо да региструјемо PIC број за партнерску организацију?

4. Какву улогу има EU Login налог код добијања PIC броја?

5. Који је поступак добијања PIC броја?

6. Који подаци се попуњавају на порталу приликом регистрације PIC броја?

7. Које документе је потребно додати на портал након добијања PIC броја?

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

9. Шта је валидација PIC броја?

10. Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

11. Да ли је могуће мењати унете податке и како?

12. Како се номинује LEAR особа?

13. Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

14. Да ли физичка лица могу да се региструју на порталу?

15. Колико времена је потребно за верификацију додељеног PIC броја?

16. Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу за учеснике?

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за PIC у неки пријавни формулар за пројекте?

19. Како можемо сазнати је ли наша организација већ има додељен PIC број?

 

1.Шта је PIC број?

PIC број (Participant Identification Code) представља јединствени идентификациони број од девет цифара који мора да поседује свака организација (институција) која жели да учествује у пројектима који се финансирају кроз програм Еразмус+ и некe другe програмe ЕУ.

PIC број се добија на Funding & tenders порталу Европске комисије након уноса основних података о организацији, попут назива, адресе, матичног броја, пореског идентификационог броја, контакт особе итд. Свака организација може ажурирати своје податке на порталу.

Једном регистрован PIC број може се користити за све конкурсне рокове у оквиру Еразмус+ програма.

Када се једном региструје на порталу Европске комисије, организација свој PIC број може користити за све конкурсне рокове у оквиру Еразмус+ програма.

Други програми ЕУ за које се такође користи PIC број су Хоризонт 2020, Креативна Европа, Европа за грађане и грађанке.

2.Зашто је потребан PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

PIC број Европској комисији и њеним агенцијама, као и Националним агенцијама за Еразмус+ програм (укључујући Фондацију Темпус) омогућава праћење података о организацијама које учествују у поднетим пријавама и успешним пројектима који се финансирају кроз програме ЕУ.

Поред тога, формулари за подношење пријава за пројекте су такви да се основни подаци за организације (назив, адреса, град, земља, контакти, вебсајт) у њих не уписују већ их сервер/портал за е-формуларе сам “повлачи” и креира формулар захваљујући бази података о PIC бројевима на Порталу за учеснике Европске комисије.

3.Да ли можемо да региструјемо PIC број за партнерску организацију?

Сваки појединац који поседује EU Login налог може да региструје сопствену организацију или неку другу организацију. Препорука је да регистрацију обави особа која припада тој организацији и која је о томе обавестила своју управу, како би се умањила могућност грешака приликом уноса података, . У сваком случају, приликом регистрације је између осталог потребно унети податак о контакт особи из организације која се региструје.

4.Какву улогу има EU Login налог код добијања PIC броја?

Појединац који жели да за своју организацију започне процес добијања PIC броја пре свега мора да отвори свој лични налог на порталу – EU Login налог.

EU Login налог је везан е-мејл адресу коју особа наведе.

EU Login налог појединцу омогућава:

  • да отпочне процес регистрације организације за добијање PIC броја за учешће у програму Еразмус+ (и/или другим ЕУ програмима)
  • да преузме е-формулар за неки од Еразмус+ пројектних пријава

Водич за отварање и вођење EU Login налога доступан је на сајту Европске комисије.

5.Који је поступак добијања PIC броја?

Поступак добијања PIC броја отпочиње отварањем EU Login налога појединца који врши регистрацију организације зарад добијања PIC броја. Било који EU Login корисник може да региструје појединачну организацију. Након што се корисник преко свог ЕU Login налога успешно пријави на портал, пролази кроз програмски вођени след корака за регистрацију организације. Свим корисницима је као подршка на располагању Водич за регистрацију PIC броја.

PIC број који организација добије када се први пут региструје сматра се привременим (енг: declared) али и он је довољан у фази конкурисања за пројекте. Тек када пројекат добије финансирање, обавезна је процедура валидације статуса организације чиме PIC број постаје валидиран (енг: validated).

6.Који подаци се попуњавају на порталу приликом регистрације PIC броја?

Приликом регистровања организације неопходно је обезбедити основне податке о организацији као што су њен тип, назив, адреса, матични број, порески идентификациони број, контакт особа (то може бити иста особа која обавља регистрацију на порталу) и др. Апликација за регистрацију садржи појашњења за сваки сегмент регистрационог процеса и јасно су обележена поља која морају да се попуне да би се прешло на следећи корак.

7. Које документе је потребно додати на портал након добијања PIC броја?

Организације које желе да пријаве Еразмус+ пројекат, користећи опцију Modify organizations, у одељку Documents на својoj страници на Порталу за учесникe треба пре свега да додају (upload) следеће скениране документе:

Поред тога, потребно је додати и документе који потврђују податке наведене приликом регистрације PIC броја, као што су решење о оснивању/упису организације у регистар, решење о пореском идентификационом броју итд, Наведену документацију није неопходно додати у фази подношења пријаве пројекта.

Сваки појединачни образац и документ који се додаје не сме да буде већи од 6 Мб. Препоручује се да се сви документи подносе у пдф формату (скенирани оригинали).

Тим за валидацију PIC бројева у фази валидације може затражити од организације достављање додатне документације, а у случају када се валидација спроводи централизовано и оверене преводе одређених докумената.

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

Ваш PIC број је привремен све до тренутка кад Тим за валидацију провери документе о статусу ваше организације. Ипак, привремени PIC број је довољан у фази конкурисања за пројекте.

9. Шта је валидација PIC броја?

Валидација PIC броја представља процес верификације статуса организације на основу регистрованих података и додатих докумената на њеној страници на порталу, који се спроводи пре потписивања уговора о финансирању. Валидацију иницира и спроводи надлежни Тим за валидацију Европске комисије или Фондације Темпус (у зависности од тога да ли је реч о централизованој или децентрализованој врсти пројеката). Тим за валидацију се обраћа особи која је унета као контакт за организацију у случају потребе за достављање додатних докумената и/или овереног превода докумената.

Тек након верификације свих унетих података и докумената, додељени PIC број постаје трајан (validated). У неким врстама Еразмус+ пројеката се захтева и валидирање PIC бројева свих партнерских организација на пројекту.

Током валидације PIC броја дешава се номиновање и верификовање LEAR – Legal Entity Authorized Representative – контакт особе која испред организације преузима комуникацију са Европском комисијом и/или Фондацијом Темпус. Tо може, али не мора бити, овлашћено лице организације тј. њен правни заступник.

LEAR особа може да номинује још и тзв. администратора/е налога (Account Аdministrator) са истим правима да модификује податке о организацији, с тим што не може да именује друге администраторе налога.

10.Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

Није потребно преводити и прилагати текст статута организације. Основни документ који се по правилу подноси јесте потврда/решење о регистрацији код надлежног тела у земљи. Овај документ је потребно превести код судског тумача.

11.Да ли је могуће мењати унете податке и како?

Унете податке је могуће мењати и у фази привременог и трајног (валидираног) PIC броја. Док је PIC број привремен, унете промене на порталу се аутоматски верификују у систему. Након успешне валидације PIC броја, сва даља модификација података је по правилу поверена LEAR особи (Legal Entity Authorized Representative) и/или делегираном администратору налога (Account Administrator), а промене у подацима мора верификовати Тим за валидацију.

Све измене се врше на Порталу за учесникe, избором опције Modify organizations у падајућем менију My organizations.

12.Како се номинује LEAR особа?

Процедура номиновања особе која ће добити LEAR статус тече паралелно са валидацијом организације у регистру корисника.

Права и обавезе номиноване особе, као и поступак њене номинације детаљно су објашњени у Упутству на страници Европске комисије.

Може постојати само једна особа којој је додељен статус LEAR-а за једну организацију.

13.Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

Пратеће документе које је неопходно скенирати и прикачити приликом поступка регистрације организације није могуће избрисати, али их је могуће заменити другом модификованом верзијом.

14.Да ли физичка лица могу да се региструју на порталу?

Физичка лица могу да се региструју на порталу за учеснике. Ипак, имајући у виду да се ради о јединственом регистру корисника који обухвата више програма Европске комисије, важно је истаћи да у пројектима који су везани за програм Еразмус+ тренутно постоји потреба за регистрацијом институција, а не и физичких лица.

15.Колико времена је потребно за верификацију додељеног PIC броја?

Време валидације може да се разликује у зависности од коресподенције са Тимом за валидацију потребе да се обезбеде додатна појашњења везана за организацију, као и додатна пратећа документа. Уколико се валидација спроводи ценрализовано, процес може трајати и до један месец.

16.Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу?

Након регистрације је одређени број података о институцији, као и сам PIC број доступан широј јавности заинтересованој за програм Еразмус+. С друге стране, увид у све податке и пратеће документе имају само LEAR и/или делегирани администратори налога.

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

Могуће је да сте уписали назив организације с дијакритичким знацима (ч,ш,ћ,ђ). Покушајте да упишете назив без тих знакова. Назив организације с дијакритичким знацима могуће је уписати у делу Business Name.

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за PIC у пријавни формулар за пројекте?

Не, контакт особу за поједини пројект сами уписујете директно у пријавни формулар. То може, али и не мора бити иста особа која је уписана као контакт особа за институцију на порталу.

19. Како можемо сазнати да ли наша организација већ има додељен PIC број?

Проверу да ли је организација регистрована и већ има свој PIC број можете обавити на претраживачу PIC бројева на страници Европске комисије.

 

Последње модификовано: април 25, 2019



Публикације: