Често постављана питања: OID и PIC број

1. Шта је OID, а шта PIC број?

2. Зашто су потребни OID и PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

3. Да ли можемо да региструјемо OID/PIC број за партнерску организацију?

4. Какву улогу има EU Login налог код добијања OID/PIC броја?

5. Који је поступак за добијање OID, а који за добијање PIC броја?

6. Који подаци се попуњавају приликом регистрације OID/PIC броја?

7. Које документе је потребно додати на портал након добијања OID/PIC броја?

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

9. Шта је валидација OID/PIC броја?

10. Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

11. Да ли је могуће мењати унете податке и како?

12. Како се номинује LEAR особа?

13. Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

14. Да ли физичка лица могу да се региструју и добију OID/PIC?

15. Колико времена је потребно за валидацију?

16. Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу за учеснике?

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за OID/PIC у неки пријавни формулар за пројекте?

19. Како можемо сазнати да ли наша организација већ има додељен OID/PIC број?

 

1.Шта је OID, а шта PIC број?

Organization ID (OID) и Participant Identification Code (PIC број) су јединствени идентификатори организација/институција који се користе за учествовање у Еразмус+ пројектима. Свака организација, институција или неформална група младих која, било у улози подносиоца или партнера, жели да учествује у пријави децентрализованих пројекaта (пројекти који се подносе некој од националних агенција за Еразмус+, укључујући Фондацију Темпус) мора регистровати OID, док за учешће у централизованим пројектима (пројекти који се подносе Извршној агенцији ЕАЦЕА из Брисела) мора регистровати PIC број.

PIC број се састоји од девет цифара, док је OID састављен од слова Е и осам цифара.

OID и PIC број се добијају на одговарајућим порталима Европске комисије, након уноса основних података о организацији, попут назива, адресе, матичног броја, пореског идентификационог броја, контакт особе итд. Свака организација може ажурирати своје податке на порталу/порталима.

Једном регистрован OID/PIC број може се користити за све конкурсне рокове у оквиру Еразмус+ програма.

Други програми ЕУ за које се такође користи PIC број су Хоризонт 2020, Креативна Европа, Европа за грађане и грађанке.

Дeтаљан списак свих врста Еразмус+ пројеката, са информацијом о томе које врсте пројеката спадају у децентрализоване (подносе се националним агенцијама) а које у централизоване (подносе се Извршној агенцији ЕАЦЕА), доступан је на овој страници.

2.Зашто су потребни OID и PIC број у поступку конкурисања за пројекте у оквиру програма Еразмус+?

OID и PIC број Европској комисији и њеним агенцијама, као и Националним агенцијама за Еразмус+ програм (укључујући Фондацију Темпус) омогућавају праћење података о организацијама које учествују у поднетим пријавама и успешним пројектима који се финансирају кроз Еразмус+ програм.

Поред тога, формулари за подношење пријава за пројекте су такви да се основни подаци за организације (назив, адреса, град, земља, контакти, вебсајт) у њих не уписују већ их сервер/портал за е-формуларе сам “повлачи” и креира формулар захваљујући бази података о OID и PIC бројевима са портала Европске комисије.

3.Да ли можемо да региструјемо OID/PIC број за партнерску организацију?

Сваки појединац који поседује EU Login налог може да региструје сопствену организацију или неку другу организацију. Препорука је да регистрацију обави особа која припада тој организацији и која је о томе обавестила своју управу, како би се умањила могућност грешака приликом уноса података. У сваком случају, приликом регистрације је између осталог потребно унети податак о контакт особи из организације која се региструје.

4.Какву улогу има EU Login налог код добијања OID/PIC броја?

Појединац који жели да за своју организацију започне процес добијања OID или/и PIC броја пре свега мора да отвори свој лични налог на порталу – EU Login налог.

EU Login налог је везан за е-мејл адресу коју особа наведе.

EU Login налог појединцу омогућава:

  • да отпочне процес регистрације организације за добијање OID или/и PIC броја за учешће у програму Еразмус+
  • да приступи и генерише е-формулар за Еразмус+ пројектну пријаву

Водич за отварање и вођење EU Login налога доступан је на сајту Европске комисије.

5.Који је поступак за добијање OID, а који за добијање PIC броја?

Поступак добијања OID/PIC броја отпочиње отварањем EU Login налога појединца који врши регистрацију организације зарад добијања OID/PIC броја. Било који EU Login корисник може да региструје појединачну организацију. Поступак региситрације OID и PIC броја је веома сличан, али се спроводи на два различита портала Европске комисије.

За регистрацију OID, потребно је да се корисник преко свог ЕU Login налога пријави на платформу Erasmus+ and European Solidarity Corps, након чега пролази кроз програмски вођени след корака за регистрацију организације.

За регистрацију PIC броја, потребно је да се корисник преко свог ЕU Login налога пријави на портал Funding and tender opportunities и прати кораке за регистрацију.

Корисницима који региструју PIC број је као подршка на располагању Водич за регистрацију PIC броја.

PIC број који организација добије када се први пут региструје сматра се привременим (енг: declared) али и он је довољан у фази конкурисања за пројекте. Тек када пројекат буде одобрен за финансирање, обавезна је процедура валидације статуса организације чиме PIC број постаје валидиран (енг: validated). Сличан поступак примењује се на организацију и њен OID у случају одобравања децентрализованог пројекта, с тим што се овај поступак назива сертификација и спроводи га Национална агенција која је одобрила пројекат (за организације из Србије то је Фондација Темпус).

6.Који подаци се попуњавају приликом регистрације OID/PIC броја?

Приликом регистровања организације неопходно је обезбедити основне податке о организацији као што су њен тип, назив, адреса, матични број, порески идентификациони број, контакт особа (то може бити иста особа која обавља регистрацију на порталу) и др. Апликација за регистрацију садржи појашњења за сваки сегмент регистрационог процеса, а зведицом су обележена поља која морају да се попуне да би се прешло на следећи корак и да би се процес довршио.

7. Које документе је потребно додати на портал након добијања OID/PIC броја?

Организације које желе да пријаве Еразмус+ пројекат, у одељку Documents на својoj страници на одговарајућем порталу треба пре свега да додају (upload) следеће скениране документе:

Поред тога, потребно је додати и документе који потврђују податке наведене приликом регистрације PIC броја, као што су решење о оснивању/упису организације у регистар, решење о пореском идентификационом броју итд. Сваки појединачни образац и документ који се додаје не сме да буде већи од 6 Мб. Препоручује се да се сви документи подносе у пдф формату (скенирани оригинали). Ову документацију није неопходно додати у фази подношења пријаве пројекта, али ће бити неопходно у фази валидације/сертификације.

Тело које спроводи сертификацију OID/ валидацију PIC броја, у том процесу може затражити од организације достављање додатне документације, а у случају (централизоване) валидације и оверене преводе одређених докумената.

8. Због чега смо приликом почетне регистрације добили информацију да је PIC број привремен?

Ваш PIC број је привремен све до тренутка кад Тим за валидацију провери документе о статусу ваше организације. Ипак, привремени PIC број је довољан у фази конкурисања за пројекте.

9. Шта је сертификација OID/ валидација PIC броја?

Сертификација OID/ валидација PIC броја представља процес верификације статуса организације на основу регистрованих података и додатих докумената на њеној страници на порталу, који се спроводи пре потписивања уговора о финансирању. У случају OID (децентрализовани пројекти) поступак иницира и спроводи надлежно тело Фондације Темпус, док у случају PIC (централизовани пројекти) поступак спроводи надлежно тело Европске комисије. Том приликом контактира се особа која је унета као контакт за организацију, у случају потребе за достављањем додатних докумената и/или овереног превода докумената.

По завршетку процеса, који подразумева проверу свих на порталу унетих података и докумената, OID постаје сертификован/ PIC број постаје валидиран. У неким врстама Еразмус+ пројеката се захтева и сертификацијаOID/валидација PIC бројева свих партнерских организација на пројекту.

Током валидације PIC броја дешава се номиновање и верификовање LEAR – Legal Entity Authorized Representative – контакт особе која испред организације преузима комуникацију са Европском комисијом и/или Фондацијом Темпус. Tо може, али не мора бити, овлашћено лице организације тј. њен правни заступник.

LEAR особа може да номинује још и тзв. администратора/е налога (Account Аdministrator) са истим правима да модификује податке о организацији, с тим што не може да именује друге администраторе налога.

10.Да ли је потребно преводити статут организације за валидацију PIC броја?

Најчешће није потребно преводити и прилагати текст статута организације. Основни документ који се по правилу подноси јесте потврда/решење о регистрацији код надлежног тела у земљи. Овај документ је потребно превести код судског тумача.

11.Да ли је могуће мењати унете податке и како?

Унете податке је могуће мењати. Све док OID није сертификован/ PIC није валидиран, унете промене на порталу се аутоматски верификују у систему. Након успешне сертификације/ валидације, све промене у подацима на порталу мора одобрити надлежна агенција.

Све измене се врше приступом одговарајућем порталу на коме је и регистрован OID/PIC организације.

12.Како се номинује LEAR особа?

Процедура номиновања особе која ће добити LEAR статус тече паралелно са валидацијом организације у регистру корисника.

Права и обавезе номиноване особе, као и поступак њене номинације детаљно су објашњени у Упутству на страници Европске комисије.

Може постојати само једна особа којој је додељен статус LEAR-а за једну организацију.

13.Да ли је могуће избрисати прикачене документе?

Пратеће документе које је неопходно скенирати и прикачити приликом поступка регистрације PIC броја није могуће избрисати, али их је могуће заменити другом модификованом верзијом.

14.Да ли физичка лица могу да се региструју и добију OID/PIC број?

Физичка лица могу да се региструју на порталима за регистрацију. Ипак, имајући у виду да се ради о јединственом регистру корисника који обухвата више програма Европске комисије, важно је истаћи да у пројектима програма Еразмус+ могу учествовати организације и институције (правна лица), док једини изузетак представљају неформалне групе младих које представљају и у њихово име се региструју физичка лица.

15.Колико времена је потребно за валидацију?

Трајање сертификације/ валидације може да се разликује у зависности од коресподенције са надлежним телом и потребе да се обезбеде додатна појашњења везана за организацију, као и додатна пратећа документа.

16.Ко има приступ подацима о организацији након успешне регистрације на порталу?

Након регистрације је одређени број података о институцији, као и сам PIC број доступан широј јавности заинтересованој за програм Еразмус+. С друге стране, увид у све податке и пратеће документе имају само LEAR и/или делегирани администратори налога.

17. Зашто ми портал не дозвољава да сачувам назив организације у оригиналу, на српском (Legal Name)?

Могуће је да сте уписали назив организације са дијакритичким знацима (ч,ш,ћ,ђ). Покушајте да упишете назив без тих знакова. Назив организације с дијакритичким знацима могуће је уписати у делу Business Name.

18. Да ли портал повлачи аутоматски и име контакт особе контакт особа из регистрације за OID/PIC у пријавни формулар за пројекте?

Не, контакт особу за поједини пројект сами уписујете директно у пријавни формулар. То може, али и не мора бити иста особа која је уписана као контакт особа за институцију на порталу.

19. Како можемо сазнати да ли наша организација већ има додељен OID/PIC број?

Проверу да ли организација већ има регистрован PIC број, као и претрагу регистрованих организација, можете обавити на порталу Funding and tender opportunities.

Проверу да ли организација већ има регистрован OID, као и претрагу регистрованих организација, можете обавити на платформи Erasmus+ and European Solidarity Corps.

Организацијама које су на дан 22.10.2019. имале регистрован PIC број, систем је аутоматски доделио и OID. То практично значи да ће све организације које су се регистровале пре ступања на снагу наведених измена, осим PIC броја аутоматски поседовати и ОID, док ће организације које се региструју након наведених измена моћи да региструју PIC, OID или оба идентификатора, у зависности од потребе тј. типа пријава пројеката у којима желе да учествују.

Последње модификовано: November 8, 2019



Публикације: