Često postavljana pitanja PIC code

Detaljno video uputstvo o postupku otvaranja EU Login naloga i registracije PIC broja možete pogledati na Youtube kanalu Fondacije Tempus.

 

1. Šta je PIC broj?

2. Zašto je potreban PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

3. Da li možemo da registrujemo PIC broj za partnersku organizaciju?

4. Kakvu ulogu ima EU Login nalog kod dobijanja PIC broja?

5. Koji je postupak dobijanja PIC broja?

6. Koji podaci se popunjavaju na portalu prilikom registracije PIC broja?

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal nakon dobijanja PIC broja?

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

9. Šta je validacija PIC broja?

10. Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

11. Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

12. Kako se nominuje LEAR osoba?

13. Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

14. Da li fizička lica mogu da se registruju na portalu?

15. Koliko vremena je potrebno za verifikaciju dodeljenog PIC broja?

16. Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu za učesnike?

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe kontakt osoba iz registracije za PIC u neki prijavni formular za projekte?

19. Kako možemo saznati je li naša organizacija već ima dodeljen PIC broj?

 

1.Šta je PIC broj?

PIC broj (Participant Identification Code) predstavlja jedinstveni identifikacioni broj od devet cifara koji mora da poseduje svaka organizacija (institucija) koja želi da učestvuje u projektima koji se finansiraju kroz program Erazmus+ i neke druge programe EU.

PIC broj se dobija na Funding & tenders portalu Evropske komisije nakon unosa osnovnih podataka o organizaciji, poput naziva, adrese, matičnog broja, poreskog identifikacionog broja, kontakt osobe itd. Svaka organizacija može ažurirati svoje podatke na portalu.

Jednom registrovan PIC broj može se koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erazmus+ programa.

Kada se jednom registruje na portalu Evropske komisije, organizacija svoj PIC broj može koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erazmus+ programa.

Drugi programi EU za koje se takođe koristi PIC broj su Horizont 2020, Kreativna Evropa, Evropa za građane i građanke.

2.Zašto je potreban PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

PIC broj Evropskoj komisiji i njenim agencijama, kao i Nacionalnim agencijama za Erazmus+ program (uključujući Fondaciju Tempus) omogućava praćenje podataka o organizacijama koje učestvuju u podnetim prijavama i uspešnim projektima koji se finansiraju kroz programe EU.

Pored toga, formulari za podnošenje prijava za projekte su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne upisuju već ih server/portal za e-formulare sam “povlači” i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o PIC brojevima na Portalu za učesnike Evropske komisije.

3.Da li možemo da registrujemo PIC broj za partnersku organizaciju?

Svaki pojedinac koji poseduje EU Login nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Preporuka je da registraciju obavi osoba koja pripada toj organizaciji i koja je o tome obavestila svoju upravu, kako bi se umanjila mogućnost grešaka prilikom unosa podataka, . U svakom slučaju, prilikom registracije je između ostalog potrebno uneti podatak o kontakt osobi iz organizacije koja se registruje.

4.Kakvu ulogu ima EU Login nalog kod dobijanja PIC broja?

Pojedinac koji želi da za svoju organizaciju započne proces dobijanja PIC broja pre svega mora da otvori svoj lični nalog na portalu – EU Login nalog.

EU Login nalog je vezan e-mejl adresu koju osoba navede.

EU Login nalog pojedincu omogućava:

  • da otpočne proces registracije organizacije za dobijanje PIC broja za učešće u programu Erazmus+ (i/ili drugim EU programima)
  • da preuzme e-formular za neki od Erazmus+ projektnih prijava

Vodič za otvaranje i vođenje EU Login naloga dostupan je na sajtu Evropske komisije.

5.Koji je postupak dobijanja PIC broja?

Postupak dobijanja PIC broja otpočinje otvaranjem EU Login naloga pojedinca koji vrši registraciju organizacije zarad dobijanja PIC broja. Bilo koji EU Login korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. Nakon što se korisnik preko svog EU Login naloga uspešno prijavi na portal, prolazi kroz programski vođeni sled koraka za registraciju organizacije. Svim korisnicima je kao podrška na raspolaganju Vodič za registraciju PIC broja.

PIC broj koji organizacija dobije kada se prvi put registruje smatra se privremenim (eng: declared) ali i on je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte. Tek kada projekat dobije finansiranje, obavezna je procedura validacije statusa organizacije čime PIC broj postaje validiran (eng: validated).

6.Koji podaci se popunjavaju na portalu prilikom registracije PIC broja?

Prilikom registrovanja organizacije neophodno je obezbediti osnovne podatke o organizaciji kao što su njen tip, naziv, adresa, matični broj, poreski identifikacioni broj, kontakt osoba (to može biti ista osoba koja obavlja registraciju na portalu) i dr. Aplikacija za registraciju sadrži pojašnjenja za svaki segment registracionog procesa i jasno su obeležena polja koja moraju da se popune da bi se prešlo na sledeći korak.

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal nakon dobijanja PIC broja?

Organizacije koje žele da prijave Erazmus+ projekat, koristeći opciju Modify organizations, u odeljku Documents na svojoj stranici na Portalu za učesnike treba pre svega da dodaju (upload) sledeće skenirane dokumente:

Pored toga, potrebno je dodati i dokumente koji potvrđuju podatke navedene prilikom registracije PIC broja, kao što su rešenje o osnivanju/upisu organizacije u registar, rešenje o poreskom identifikacionom broju itd, Navedenu dokumentaciju nije neophodno dodati u fazi podnošenja prijave projekta.

Svaki pojedinačni obrazac i dokument koji se dodaje ne sme da bude veći od 6 Mb. Preporučuje se da se svi dokumenti podnose u pdf formatu (skenirani originali).

Tim za validaciju PIC brojeva u fazi validacije može zatražiti od organizacije dostavljanje dodatne dokumentacije, a u slučaju kada se validacija sprovodi centralizovano i overene prevode određenih dokumenata.

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

Vaš PIC broj je privremen sve do trenutka kad Tim za validaciju proveri dokumente o statusu vaše organizacije. Ipak, privremeni PIC broj je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte.

9. Šta je validacija PIC broja?

Validacija PIC broja predstavlja proces verifikacije statusa organizacije na osnovu registrovanih podataka i dodatih dokumenata na njenoj stranici na portalu, koji se sprovodi pre potpisivanja ugovora o finansiranju. Validaciju inicira i sprovodi nadležni Tim za validaciju Evropske komisije ili Fondacije Tempus (u zavisnosti od toga da li je reč o centralizovanoj ili decentralizovanoj vrsti projekata). Tim za validaciju se obraća osobi koja je uneta kao kontakt za organizaciju u slučaju potrebe za dostavljanje dodatnih dokumenata i/ili overenog prevoda dokumenata.

Tek nakon verifikacije svih unetih podataka i dokumenata, dodeljeni PIC broj postaje trajan (validated). U nekim vrstama Erazmus+ projekata se zahteva i validiranje PIC brojeva svih partnerskih organizacija na projektu.

Tokom validacije PIC broja dešava se nominovanje i verifikovanje LEAR – Legal Entity Authorized Representative – kontakt osobe koja ispred organizacije preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom i/ili Fondacijom Tempus. To može, ali ne mora biti, ovlašćeno lice organizacije tj. njen pravni zastupnik.

LEAR osoba može da nominuje još i tzv. administratora/e naloga (Account Administrator) sa istim pravima da modifikuje podatke o organizaciji, s tim što ne može da imenuje druge administratore naloga.

10.Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

Nije potrebno prevoditi i prilagati tekst statuta organizacije. Osnovni dokument koji se po pravilu podnosi jeste potvrda/rešenje o registraciji kod nadležnog tela u zemlji. Ovaj dokument je potrebno prevesti kod sudskog tumača.

11.Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

Unete podatke je moguće menjati i u fazi privremenog i trajnog (validiranog) PIC broja. Dok je PIC broj privremen, unete promene na portalu se automatski verifikuju u sistemu. Nakon uspešne validacije PIC broja, sva dalja modifikacija podataka je po pravilu poverena LEAR osobi (Legal Entity Authorized Representative) i/ili delegiranom administratoru naloga (Account Administrator), a promene u podacima mora verifikovati Tim za validaciju.

Sve izmene se vrše na Portalu za učesnike, izborom opcije Modify organizations u padajućem meniju My organizations.

12.Kako se nominuje LEAR osoba?

Procedura nominovanja osobe koja će dobiti LEAR status teče paralelno sa validacijom organizacije u registru korisnika.

Prava i obaveze nominovane osobe, kao i postupak njene nominacije detaljno su objašnjeni u Uputstvu na stranici Evropske komisije.

Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju.

13.Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

Prateće dokumente koje je neophodno skenirati i prikačiti prilikom postupka registracije organizacije nije moguće izbrisati, ali ih je moguće zameniti drugom modifikovanom verzijom.

14.Da li fizička lica mogu da se registruju na portalu?

Fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske komisije, važno je istaći da u projektima koji su vezani za program Erazmus+ trenutno postoji potreba za registracijom institucija, a ne i fizičkih lica.

15.Koliko vremena je potrebno za verifikaciju dodeljenog PIC broja?

Vreme validacije može da se razlikuje u zavisnosti od korespodencije sa Timom za validaciju potrebe da se obezbede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta. Ukoliko se validacija sprovodi cenralizovano, proces može trajati i do jedan mesec.

16.Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu?

Nakon registracije je određeni broj podataka o instituciji, kao i sam PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erazmus+. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente imaju samo LEAR i/ili delegirani administratori naloga.

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

Moguće je da ste upisali naziv organizacije s dijakritičkim znacima (č,š,ć,đ). Pokušajte da upišete naziv bez tih znakova. Naziv organizacije s dijakritičkim znacima moguće je upisati u delu Business Name.

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe kontakt osoba iz registracije za PIC u prijavni formular za projekte?

Ne, kontakt osobu za pojedini projekt sami upisujete direktno u prijavni formular. To može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za instituciju na portalu.

19. Kako možemo saznati da li naša organizacija već ima dodeljen PIC broj?

Proveru da li je organizacija registrovana i već ima svoj PIC broj možete obaviti na pretraživaču PIC brojeva na stranici Evropske komisije.

 

Poslednje modifikovano: april 25, 2019



Publikacije: