Питања и одговори КА2

1. Програмска питања

2. Техничка питања

3. Правна питања

4. Финансијска питања

 

1. Програмска питања:

1.1. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

1.2. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у Мобилитy тоол+, у циљу саветовања о евентуалним изменама и допунама?

 

2. Техничка питања:

2.1. Да ли у Mobility tool+ постоји ограничење по питању величине закачених фајлова ?

2.2. На који начин мобилности у Мобилитy тоол+ прелазе из статуса Draft у статус Completed?

2.3. Да ли је потребно да финални извештај, осим у Мобилитy тоол+, доставимо у још некој форми?

2.4. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у Мобилитy тоол+? Kоје све прилоге и где треба да додамо?

2.5. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Wеб дисцлаимер-а?

 

3. Правна питања:

1.1. Шта је захтев за мање измене?

1.2. Шта је захтев за измену уговора?

1.3. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније?

1.4. Kоји је рок за подношење завршног извештаја и које су последице евентуалног кашњења?

1.5. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника организације?

 

 

4. Финансијска питања:

4.1. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

4.2. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

4.3. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта?

4.4. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

4.5. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?

4.6. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

4.7. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)?

4.8. На који начин вршимо расподелу буџета пројекта намењеног путним трошковима између партнера на пројекту?

4.9. Да ли након продаје девиза са наменског девизног рачуна, новац можемо пребацити на наш редовни текући рачун?

4.10. Да ли извештавање у Мобилитy тоол+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?

4.11. На који начин учесници могу путовати на локацију одржавања активности и на који начин се правдају трошкови путовања?

4.12. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анеx уговора?

4.13. За несметану комуникацију са партнерима и успешну реализацију пројекта неопходно је од средстава из пројекта набавити један мобилни телефон и један лаптоп рачунар. Да ли је то прихватљиво?

1. Програмска питања:
1.1. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?
Група за младе Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility tool+ и на Кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете пројектима одобреним у оквиру Националног позива за подношење пројектних пријава. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како су планиране одобреним пројектом.
1.2. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у Мобилитy тоол+, у циљу саветовања о евентуалним изменама И допунама?
С обзиром да завршни извештај проверава Фондација Темпус, нисмо у могућности да дајемо коментаре на нацрт вашег завршног извештаја. Током анализе завршног извештаја је могуће, на захтев Фондације Темпус, прилагати допуне документације. Фондација Темпус је на располагању корисницима у циљу отклањања дилема и недоумица у вези попуњавања завршног извештаја.
2. Техничка питања:
2.1. Да ли у Mobility tool+ постоји ограничење по питању величине закачених фајлова?
Ограничење за укупну величину фајлова је 10 MB. Трудите се да величина Ваших фајлова не прелази 10 MB, али уколико имате додатну документацију коју желите да приложите свом завршном извештају, можете ту додатну документацију поставити у кориснички простор.
2.2. На који начин мобилности у Мобилитy тоол+ прелазе из статуса Draft у статус Completed?
Мобилности аутоматски прелазе из статуса драфт у цомплетед када се попуне сва обавезна поља. Уколико је након попуњавања статус мобилности и даље драфт, потребно је да проверите да ли недостаје неки од елемената, као нпр. број активности.
2.3. Да ли је потребно да завршни извештај, осим у Мобилитy тоол+, доставимо у још некој форми?
Финални извештај се попуњава употребом Мобилитy тоол+, у форми и на начин који су унапред дефинисани у Мобилитy тоол+ (потребно је пратити кораке). Детаљне информације о попуњавању завршног извештаја, као и о коришћењу МТ+ можете пронаћи на презентацијама са координативног састанка, које се налазе на линку овде.
2.4. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у Мобилитy тоол+? Kоје све прилоге и где треба да додамо?

Детаљна упутства за коришћење Мобилитy тоол+, укључујући писање завршног извештаја, налазе се у видео упутству које је доступно на линку овде. Приликом попуњавања финалног извештаја у Мобилитy тоол+, пожељно је да пружите што више релевантних информација (у већини поља је ограничење до 5.000 карактера), да избегнете копирање текста из Ваше пројектне пријаве и да извештају додате адекватне прилоге који су наведени у Уговору о додели наменских неповратних средстава (нпр. Децларатион оф Хоноур, Сигнед лист оф партиципантс, Ацтивитy тиметабле размене и др.). Kвалитет Вашег извештаја ће се пре свега процењивати у односу на текст који сте унели у МТ+, па је због тога препоручљиво да текст садржи квалитативне и квантитативне индикаторе. Што се тиче додатне документације, идеално би било сваку тврдњу из извештаја поткрепити додатним материјалима, додати резултате евалуације, исечке из медија, фотографије, снимке итд. Подсећамо да је ограничење за прилоге у МТ+ 10 МБ, или максимално 10 фајлова, а да за додатну документацију (која уговором није наведена као обавезна) користите искључиво фолдер Садржај пројекта и извештавање на вашем корисничком простору, који нема ограничења која се односе на величину фајлова. Водите рачуна да документи буду потпуне и финалне верзије, с обзиром на то да се не могу брисати са Kорисничког простора. Пожељно је категорисати материјале у поменутом фолдеру у складу са дефинисаним подфолдерима, ради лакшег сналажења и бржег анализирања завршног извештаја.

2.5. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Wеб дисцлаимер-а?
Потребне информације о условима коришћења Wеб дисцлаимер-а можете пронаћи у презентацији са координативног састанка на овом линку.
3. Правна питања:
3.1. Шта је захтев за мање измене?
Током реализације пројекта, може се догодити да се јаве различите потребе за мањим изменама у пројекту. Примери мањих измена пројекта су: промена локације активности која не подразумева промену буџета (буџетска линија “трошкови пута” додељена на основу пројектне пријаве остаје иста, тј. “distance band” не прелази у нижу категорију), профил учесника, мање промене у програму активности, промена курса и остале промене (уколико ситуација не спада у наведене случајеве препоручујемо контактирање особе задужене за праћење Вашег пројекта). Рок за захтев је 10 радних дана пре настале измене. Трошак који настане пре формалног прихватања од стране Фондације не мора бити прихваћен. Захтев за мање измене је неопходно приложити у Корисничком простору у фолдеру Уговорна документација. Детаљне инфромације о променама у спровођењу пројекта КА2 можете пронаћи овде.
3.2. Шта је захтев за измену уговора? 
 Захтев за измену уговора подноси се у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус. Ове промене су: измена периода трајања пројекта; измене буџета пројекта ван флексибилности која је наведена у Уговору; промена банковног рачуна; веће измене пројектних активности, промена партнерских организација/институција и прекид пројекта. Детаљне инфромације о променама у спровођењу пројекта КА2 можете пронаћи овде.
3.3. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 
Потребно је користити лого програма Еразмус+, као и лого са изјавом да је пројекат суфинансиран од стране Европске уније. Лого Фондације Темпус није потребно користити.
3.4. Kоји је рок за подношење завршног извештаја и које су последице евентуалног кашњења?
Рок за подношење завршног извештаја дефинисан уговором је 60 календарских дана од дана завршетка пројекта. Уколико корисник не достави извештај у том року, биће му послато званично обавештење и затражено достављање извештаја у року од 15 дана. У случају да корисник ни у том року не достави извештај, Фондација Темпус има право да потражује повраћај целокупног износа неповратних наменских средстава.
3.5. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника организације
Довољно је доставити информацију путем е-маила. Такође, потребно је на страници ваше организације на порталу за учеснике (УРФ) ажурирати овај податак и у одељку Доцументс окачити документ о промени правног заступника.
4. Финансијска питања:
4.1. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?
Није неопходно. Ипак, ако постоји и најмања могућност да се део Ваших средстава блокира, бићете много сигурнији уколико средства са наменског девизног пребацујете на наменски динарски рачун. На вама је да одлучите када ћете мењати евре у динаре и у ком износу. Наша је препорука да не пребацујете целокупну суму одједном, како би се ублажио ризик потенцијалног слабљења динара у односу на евро.
4.2. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?
Пројектни трошкови су подложни ослобађању од ПДВ-а, али их морате сами ослободити у централи Пореске управе у Београду. Више информација о пореском ослобођењу можете наћи овде.
4.3. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта?
На кориснику је да, у договору са партнерима, организује превоз за учеснике, а групна карта за превоз до и од локације активности представља једну од могућности уѕ наведени опис услуге (нпр. превоз учесника у оквиру пројекта АА, на релацији ББ, датума ВВ)
4.4. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?
Да неопходно је да учесници потпишу признаницу или изјаву због евиденције, законске обавезе и касније доказа о присуству на активности. Такође је на организаторима да одлуче да ли ће рефундација бити извршена на самом догађају или накнадно (нпр. након активности, када учесници доставе све рачуне, бординг пасове и карте поштом).
4.5. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?
Потребно је да сачувате рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.
4.6. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?
Корисник је дужан да, у складу са Уговорном одредбом, бележи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Комисија и објављује на свом сајту, овде.
4.7. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 
Да. Према уговору који склапају Корисник и Фондација, ”Корисник мора обезбедити све информације, укључујући информације у електронском облику, које захтевају НА или Комисија, односно било који други орган који Комисија овласти.” 
4.8. На који начин вршимо расподелу буџета пројекта намењеног путним трошковима између партнера на пројекту?
На организацији је да у комуникацији са партнером направи договор око регулисања путних трошкова. Препорука Фондације Темпус је да чувате све фактуре али и електронске карте и бординг карте као и остала документа као доказе о доласку и одласку учесника, које ће вам можда бити потребни и за завршни извештај у Мобилитy тоол+ платформи.
4.9. Да ли након продаје девиза са наменског девизног рачуна, новац можемо пребацити на наш редовни текући рачун?На организацији је да располаже средствима са наменског девизног рачуна и та средства након конверзије можете пребацити на текући динарски рачун.
4.10. Да ли извештавање у Мобилитy тоол+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?
Податке у Мобилитy тоол+ је неопходно ажурирати у складу са спроведеним активностима и насталим променама.
4.11. На који начин учесници могу путовати на локацију одржавања активности и на који начин се правдају трошкови путовања?
Одлуке о начину превоза које учесници користе за долазак и повратак са размене су на пројектним партнерима и могу да укључе авион, аутобус, воз, аутомобил и друго. У сваком случају је потребно сачувати одговарајуће доказе о оствареном путовању, нпр. у случају путовања аутомобилом рачуне за гориво, путарине итд.
4.12. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анеx уговора?
С обзиром на то да је информација о банковном рачуну део Уговора који сте потписали са Фондацијом Темпус, потребно је да иницирате Захтев за анекс Уговора у Kорисничком простору.
4.13. За несметану комуникацију са партнерима и успешну реализацију пројекта неопходно је од средстава из пројекта набавити један мобилни телефон и један лаптоп рачунар. Да ли је то прихватљиво?
На организацији је да одреди на који начин ће управљати буџетом пројекта. Уколико је за организацију рада на пројекту и постизање циљева пројекта неопходна наведена опрема, прихватљиво је набавити је из средстава намењених организационој подршци. Рационалности ради, трошкови купљене опреме не би требало да прелазе цену изнајмљивања исте опреме током трајања активности како би овај трошак био оправдан за реализацију омладинске размене.
 

Последње модификовано: октобар 1, 2018



Публикације: