Ako predlog projekta koji je organizacija/institucija iz Srbije podnela Fondaciji Tempus ili Izvršnoj agenciji u Briselu bude prihvaćen, i organizaciji/instituciji odobrena sredstva za njegovu realizaciju, dolazi do sledećeg:
- odluka o namenskim bespovratnim sredstvima se šalje organizaciji/instituciji, čime ona i zvanično postaje korisnik EU namenskih bespovratnih sredstava;
- ugovor o namenskim bespovratnim sredstvima potpisuje Izvršna agencija sa jedne i zakonski zastupnik organizacije/institucije sa druge strane. Primerak ugovora će biti prvo poslat organizaciji/instituciji – korisniku – na potpisivanje, koji ga potom potpisanog vraća Agenciji, nakon čega ga i njen predstavnik potpisuje. Nakon što obe strane potpišu ugovor, može se otpočeti sa realizacijom projektnih aktivnosti;
- iznos namenskih bespovratnih sredstava ne mora biti identičan sumi koja je tražena po budžetu priloženom uz podneti predlog projekta: ovaj iznos, naime, može biti umanjen po osnovi specifičnih pravila finansiranja, koja se odnose na konkretnu akciju i podakciju u okviru koje je projekat podnet. Takođe, dodeljena namenska bespovratna sredstva predstavljaju maksimalnu sumu novca koju će Agencija odvojiti za dati projekat: ovaj iznos nije moguće uvećati, čak ni ukoliko korisnik to zahteva i obrazloži za šta bi mu dodatna sredstva bila potrebna.
Agencija će sumu odobrenu za realizaciju projekta uplatiti isključivo na namenski račun ili podračun.
- finansijske procedure – zavise od tipa akcije, trajanja projekta i procene finansijskog rizika. Izuzev prve uplate – koja je pred početak realizacije projekta – svaka naredna uplata će biti izvršena tek na osnovu podnetih izveštaja i/ili zahteva za uplatu koje upućuje korisnik (odgovarajući formulari će blagovremeno biti dostupni na sajtu Agencije: http://eacea.ec.europa.eu/).
