Питања и одговори

1. У случају којих измена на пројекту је довољно послати обавештење Фондацији Темпус?

Измене у току спровођења пројекта које не захтевају одобрење од стране Фондације Темпус, већ само обавештење су: промена контакт особе, промена датума одржавања активности у оквиру пројекта (само уколико датуми почетка и завршетка пројекта остају непромењени), промена лица овлашћеног за заступање организације која је корисник пројекта, и промена правног статуса организације, адресе и осталих контакт података. Oбавештење може бити постављено у слободној форми у фолдер ”Измене на пројекту” на Корисничком простору, а у случају промене контакт особе, неопходан је и електронски потпис одговорног лица на обавештењу.

2. Шта је Захтев за мање измене?Захтев за мање измене је документ којим корисник пројекта обавештава Фондацију Темпус о мањим променама на пројекту које не захтевају промену самог уговора. У мање измене спадају: промена локације активности, промена профила учесника (уколико је извршена предселекција приликом подношења пројектних пријава), адекватна промена курса и друге мање промене у програму активности. Рок за постављање Захтева за мање измене у фолдер ”Измене на пројекту” на Корисничком простору је 10 дана пре ступања на снагу планиране измене.

3. Шта је Захтев за измену Уговора?

Захтев за измену Уговора потребно је поднети у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус. Ове промене су: измена периода трајања пројекта; измене буџета пројекта ван флексибилности која је наведена у Уговору; промена банковног рачуна; веће измене пројектних активности и промена партнерских организација/институција. Рок за постављање Захтева за измену Уговора у фолдер ”Измене на пројекту” на Корисничком простору је 30 дана пред планирану измену, а у случају новог банковног рачуна, одмах по његовом отварању.

4. Шта се дешава уколико током трајања пројекта партнер иступи из пројекта?

Уколико током трајања KA1 пројекта мобилности партнер иступи из пројекта, корисник је дужан да ово документује попуњавањем Захтева за мање измене. Како би се пројекат спровео адекватно, потребно је да корисник нађе новог партнера, узевши у обзир да у том случају циљеви пројекта морају остати исти. Избор новог партнера мора бити адекватно образложен у поменутом Захтеву.

У случају да партнер намерава да иступи из КА2 пројекта стратешког партнерства, координатор је дужан да нађе новог партнера пре формалног иступања партнера уколико би изласком тог партнера из пројекта био  нарушен минимум конзорцијума, односно, уколико иступањем једног од партнера у пројекту више не учествују три институције из три различите програмске земље. Када то није случај, координатор може, али не мора укључити новог партнера у пројекат. Уколико не укључује новог партнера, координатор мора детаљно да образложи како ће се дужности прерасподелити на преостале партнере. За КА2 пројекте стратешких партнерстава, ове измене се комуницирају кроз Захтев за измену уговора.

Важно је нагласити да промене партнера могу довести до промена у крајњем износу додељених наменских бесповратних средстава. У случају промене партнера, препоручује се контактирање пројектног саветника у вези са даљим корацима.

5. Да ли је неопходно поред девизног рачуна отворити и наменски динарски рачун?

Није неопходно, али за то нема препрека. али је препоручљиво уколико је износ наменских бесповратних средстава додељених за пројекат већи, као и ако постоји могућност да дође до блокаде рачуна организације која спроводи пројекат. Препорука је да се на динарски рачун не пребацује целокупна сума одједном, већ према потреби, како би се ублажио ризик од негативних курсних разлика.

6. Да ли је дозвољено пренети средства са наменског рачуна на рачуне учесника мобилности ради плаћања путних трошкова?

Неопходно је направити путни налог и преко аконтације или по коначном обрачуну могуће је исплатити или пребацити на рачун учесника суму одређену за путовање, дневнице, смештај итд. у складу са националним законодавством

7. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања пројектних активности?

Трошкови здравственог осигурања током пројектних активности покривају се из буџетске линије за организационе трошкове пројекта.

8. Чему је намењена организациона подршка?

Како је објашњено у Програмском водичу, организациона подршка је пре свега намењена за припремне и активности дисеминације које су предвиђене пројектном пријавом, а затим и за употпуњавање других трошкова који могу настати у току пројекта, а који су везани за одобрене мобилности.

9. Да ли се део средстава из организационе подршке може наменити и партнеру?

Уколико сте са партнером тако договорили или то сматрате потребним, организациона подршка се може користити и у ове сврхе.

10. Да ли средства из организационе подршке могу да се искористе за исплате накнада колегама које нису учествовале у мобилностима, али су учествовале на пројекту (нпр, наставник енглеског за припрему учесника, рачуновођа итд) и коју врсту уговора би било најбоље користити?

На институцији је да дефинише на који начин ће исплатити надокнаде запосленима који су допринели пројекту, без да су учествовали у мобилности. Више информација о типу исплате (додатак на плату, уговор о делу) можете потражити од особе задужене за послове рачуноводства. У сваком случају, потребно је поштовати важеће прописе Републике Србије, за установе чије је седиште у Србији. Особе које иду на мобилност не би требало да добијају ову врсту надокнаде, с обзиром да је припрема за мобилност, сопствена и својих колега, саставни део учешћа у пројекту.

11. Да ли смо приликом плаћања трошкова ослобођени од ПДВ-а?

Приликом плаћања у Србији, могуће је ослободити се ПДВ-а, док приликом плаћања у другој земљи то није могуће. Детаље о ослобађању од ПДВ-а можете пронаћи на следећем линку.

12. Уколико ученици иду на мобилност, како им се исплаћују дневнице?

Исплата дневница ученицима се врши у складу са законом и интерним правилима установе. Предлажемо да размотрите исплату дневница родитељима ученика за ученике. У првом случају је неопходно да постоји документ који потврђује да је родитељ законски заступник ученика и да у његово име прима надокнаду за трошкове боравка у иностранству. У случају исплате дневница је олакшавајућа околност да се према Закону о порезу на доходак грађана путовања у образовне сврхе третирају другачије, повољније од других путовања трећих лица (што родитељ/ученик јесте за школу), тј. плаћа се сличан порез као за запослене.

13. Да ли је могуће повећати број учесника током трајања пројекта?

Повећање броја учесника мобилности у односу на број предвиђен Уговором не спада у измене које се могу одобрити, будући да се укупан буџет пројекта не може повећати.

14. Да ли је могуће да се део средстава из једне буџетске категорије пребаци у другу?

Кориснику је дозвољено да прерасподељује средства између буџетских категорија под одређеним условима, без прављења анекса Уговора. Правила према којима се та прерасподела врши налазе се у Уговору о додели наменских бесповратних средстава под чланом I.3.3.

15. Да ли се подносе рачуни за сваки трошак?

Већина трошкова у оквиру пројеката који су подржани програмом Еразмус+ је јединична, што значи да је довољно доказати да су активности за које сте добили средства реализоване. То се може потврдити путним налозима, авионским картама, агендом курса, потврдом учешћа, рачунима за смештај, итд. Све рачуне по закону који се односи на институцију која пројекат спроводи свакако треба чувати и због потенцијалних накнадних провера од стране Фондације Темпус (за пројекте до 60 000 евра 3 године, за пројекте преко 60 000 евра 5 година од одобрења завршног извештаја).

16. Како се приказују трошкови пута уколико су учесници користили аутомобил? 

Потребно је сачувати рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.

17. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

Корисник је дужан да књижи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Европска комисија и објављује на свом сајту, овде.

18. Који уговори се морају потписати са учесницима мобилности, а који са партнерском институцијом?

Са учесницима мобилности се потписују: Модел Уговора о додели наменских бесповратних средстава за мобилност наставног и ненаставног особља у сврху држања наставе и похађања обуке у оквиру програма Еразмус+.

Са учесницима и институцијом која их прима се потписују: Уговор о мобилности запослених у области стручног образовања и обука и Обавеза поштовања захтева у погледу квалитета. За ученике се потписује: Уговор о мобилности ученика и Обавеза поштовања захтева у погледу квалитета.

Ови уговори се могу потписати електронски или ручно. У случају да се уговори потписују ручно, потребно их је одштампати, потписати, печатирати и на крају скенирати.

19. Које ИТ алате треба користити за подношење извештаја Фондацији Темпус?

Уколико Ваш Уговор о додели наменских бесповратних средстава предвиђа исплату средстава у две транше, потребно је да поднесете искључиво завршни извештај након спроведених активности, путем алата Mobility Tool. Уколико Ваш уговор предвиђа више транши, потребно је да поднесете и извештај о напретку, односно средњорочни извештај, који се поставља на Кориснички простор.

20. Да ли Mobility Tool морамо редовно да ажурирамо?

Сваки корисник према Уговору о додели наменских бесповратних средстава има обавезу да најмање једном месечно током трајања пројекта мобилности у Mobility Tool уноси и ажурира све нове информације у вези са учесницима и активностима мобилности.

21. Шта је потребно унети у поље Participant ID у Mobility Tool-у?

У ово поље потребно је унети ЈМБГ учесника. Уколико су у питању страни учесници, у ово поље је довољно унети број њиховог путног документа.

22. Да ли сви учесници мобилности добијају да попуне извештај о мобилности (Participant Report) на крају мобилности?

Алатка Европске комисије Mobility Tool насумично бира пројекте чији ће учесници попуњавати извештај о мобилности (Participant Report). Након завршене мобилности, можете добити мејл од Mobility Tool-а са детаљним упутствима о извештају који треба попунити за највише 30 дана. Уколико Ваше колеге добију захтев да попуне извештај, а Ви не, проверите да ли је Ваша мејл адреса добро унета у Mobility Tool. Уколико није, унесите измене и, кликом на дугме Resend, затражите свој извештај.

23. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

Група за школе, предшколске установе и образовање одраслих Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility Tool и на кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете одређеном броју одобрених пројеката. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како је предвиђено пројектном пријавом.

24. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату наредне транше? 

Уколико је достављена комплетна документација, рок за уплату следеће транше износи 30 дана. Уколико након предаје извештаја канцеларија Фондације Темпус тражи додатну документацију, време се продужава за период чекања на допуну.

25. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

Интернет презентација или други начини онлајн презентовања пројекта нису обавезни за КА1 пројекте, али се очекују од КА2 пројеката и могу послужити као врло корисни алати у ширењу информација о пројектним резултатима. При изради интернет презентације, као и свих осталих материјала, потребно је водити рачуна о правилима видљивости програма Еразмус+ и суфинансирања од стране Европске уније, о којима можете више прочитати овде.

26. Да ли на промотивним материјалима треба да користимо лого Фондације Темпус и заставу Европске уније? 

Лого Фондације Темпус није потребно користити. Лого који је потребно користити налази се на овом линку.

27. Да ли је потребно имати налоге на eTwinning порталу и EPALE платформи?

Уколико је у пројектној пријави наведено да ће за ширење резултата пројекта бити коришћени eTwinning и(ли) EPALE, потребно је да тај план и буде испуњен јер је управо то једна од ставки на основу које пројекти добијају финансирање. Ипак, за успешну дисеминацију на овим платформама отварање налога је сам почетак, док се за помоћ око креирања садржаја и остала питања можете обратити Националним тимовима за подршку на: (etwinning@tempus.ac.rs и adult-education@tempus.ac.rs). Због стварања и одржавања контаката, видљивости Ваше институције на европском нивоу, као и планирања будућих пројеката, свакако препоручујемо активност на ове две платформе.

28. Како би требало да изгледа Изјава о истинитости података (Declaration of Honour) која се прилаже уз пројектну пријаву?

У изјави о истинитости података, поред потписа и печата директора Ваше школе, потребно је унети податке о месту (Place), датуму (Date), имену (Name) i матичном броју (National ID) Ваше институције. Поред имена Вашег директора, можете уписати његов ЈМБГ.