Pitanja i odgovori

1. U slučaju kojih izmena na projektu je dovoljno poslati obaveštenje Fondaciji Tempus?

Izmene u toku sprovođenja projekta koje ne zahtevaju odobrenje od strane Fondacije Tempus, već samo obaveštenje su: promena kontakt osobe, promena datuma održavanja aktivnosti u okviru projekta (samo ukoliko datumi početka i završetka projekta ostaju nepromenjeni), promena lica ovlašćenog za zastupanje organizacije koja je korisnik projekta, i promena pravnog statusa organizacije, adrese i ostalih kontakt podataka. Obaveštenje može biti postavljeno u slobodnoj formi u folder ”Izmene na projektu” na Korisničkom prostoru, a u slučaju promene kontakt osobe, neophodan je i elektronski potpis odgovornog lica na obaveštenju.

2. Šta je Zahtev za manje izmene?Zahtev za manje izmene je dokument kojim korisnik projekta obaveštava Fondaciju Tempus o manjim promenama na projektu koje ne zahtevaju promenu samog ugovora. U manje izmene spadaju: promena lokacije aktivnosti, promena profila učesnika (ukoliko je izvršena predselekcija prilikom podnošenja projektnih prijava), adekvatna promena kursa i druge manje promene u programu aktivnosti. Rok za postavljanje Zahteva za manje izmene u folder ”Izmene na projektu” na Korisničkom prostoru je 10 dana pre stupanja na snagu planirane izmene.

3. Šta je Zahtev za izmenu Ugovora?

Zahtev za izmenu Ugovora potrebno je podneti u slučaju većih promena na projektu, i mora biti odobren od strane Fondacije Tempus. Ove promene su: izmena perioda trajanja projekta; izmene budžeta projekta van fleksibilnosti koja je navedena u Ugovoru; promena bankovnog računa; veće izmene projektnih aktivnosti i promena partnerskih organizacija/institucija. Rok za postavljanje Zahteva za izmenu Ugovora u folder ”Izmene na projektu” na Korisničkom prostoru je 30 dana pred planiranu izmenu, a u slučaju novog bankovnog računa, odmah po njegovom otvaranju.

4. Šta se dešava ukoliko tokom trajanja projekta partner istupi iz projekta?

Ukoliko tokom trajanja KA1 projekta mobilnosti partner istupi iz projekta, korisnik je dužan da ovo dokumentuje popunjavanjem Zahteva za manje izmene. Kako bi se projekat sproveo adekvatno, potrebno je da korisnik nađe novog partnera, uzevši u obzir da u tom slučaju ciljevi projekta moraju ostati isti. Izbor novog partnera mora biti adekvatno obrazložen u pomenutom Zahtevu.

U slučaju da partner namerava da istupi iz KA2 projekta strateškog partnerstva, koordinator je dužan da nađe novog partnera pre formalnog istupanja partnera ukoliko bi izlaskom tog partnera iz projekta bio  narušen minimum konzorcijuma, odnosno, ukoliko istupanjem jednog od partnera u projektu više ne učestvuju tri institucije iz tri različite programske zemlje. Kada to nije slučaj, koordinator može, ali ne mora uključiti novog partnera u projekat. Ukoliko ne uključuje novog partnera, koordinator mora detaljno da obrazloži kako će se dužnosti preraspodeliti na preostale partnere. Za KA2 projekte strateških partnerstava, ove izmene se komuniciraju kroz Zahtev za izmenu ugovora.

Važno je naglasiti da promene partnera mogu dovesti do promena u krajnjem iznosu dodeljenih namenskih bespovratnih sredstava. U slučaju promene partnera, preporučuje se kontaktiranje projektnog savetnika u vezi sa daljim koracima.

5. Da li je neophodno pored deviznog računa otvoriti i namenski dinarski račun?

Nije neophodno, ali za to nema prepreka. ali je preporučljivo ukoliko je iznos namenskih bespovratnih sredstava dodeljenih za projekat veći, kao i ako postoji mogućnost da dođe do blokade računa organizacije koja sprovodi projekat. Preporuka je da se na dinarski račun ne prebacuje celokupna suma odjednom, već prema potrebi, kako bi se ublažio rizik od negativnih kursnih razlika.

6. Da li je dozvoljeno preneti sredstva sa namenskog računa na račune učesnika mobilnosti radi plaćanja putnih troškova?

Neophodno je napraviti putni nalog i preko akontacije ili po konačnom obračunu moguće je isplatiti ili prebaciti na račun učesnika sumu određenu za putovanje, dnevnice, smeštaj itd. u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom

7. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja projektnih aktivnosti?

Troškovi zdravstvenog osiguranja tokom projektnih aktivnosti pokrivaju se iz budžetske linije za organizacione troškove projekta.

8. Čemu je namenjena organizaciona podrška?

Kako je objašnjeno u Programskom vodiču, organizaciona podrška je pre svega namenjena za pripremne i aktivnosti diseminacije koje su predviđene projektnom prijavom, a zatim i za upotpunjavanje drugih troškova koji mogu nastati u toku projekta, a koji su vezani za odobrene mobilnosti.

9. Da li se deo sredstava iz organizacione podrške može nameniti i partneru?

Ukoliko ste sa partnerom tako dogovorili ili to smatrate potrebnim, organizaciona podrška se može koristiti i u ove svrhe.

10. Da li sredstva iz organizacione podrške mogu da se iskoriste za isplate naknada kolegama koje nisu učestvovale u mobilnostima, ali su učestvovale na projektu (npr, nastavnik engleskog za pripremu učesnika, računovođa itd) i koju vrstu ugovora bi bilo najbolje koristiti?

Na instituciji je da definiše na koji način će isplatiti nadoknade zaposlenima koji su doprineli projektu, bez da su učestvovali u mobilnosti. Više informacija o tipu isplate (dodatak na platu, ugovor o delu) možete potražiti od osobe zadužene za poslove računovodstva. U svakom slučaju, potrebno je poštovati važeće propise Republike Srbije, za ustanove čije je sedište u Srbiji. Osobe koje idu na mobilnost ne bi trebalo da dobijaju ovu vrstu nadoknade, s obzirom da je priprema za mobilnost, sopstvena i svojih kolega, sastavni deo učešća u projektu.

11. Da li smo prilikom plaćanja troškova oslobođeni od PDV-a?

Prilikom plaćanja u Srbiji, moguće je osloboditi se PDV-a, dok prilikom plaćanja u drugoj zemlji to nije moguće. Detalje o oslobađanju od PDV-a možete pronaći na sledećem linku.

12. Ukoliko učenici idu na mobilnost, kako im se isplaćuju dnevnice?

Isplata dnevnica učenicima se vrši u skladu sa zakonom i internim pravilima ustanove. Predlažemo da razmotrite isplatu dnevnica roditeljima učenika za učenike. U prvom slučaju je neophodno da postoji dokument koji potvrđuje da je roditelj zakonski zastupnik učenika i da u njegovo ime prima nadoknadu za troškove boravka u inostranstvu. U slučaju isplate dnevnica je olakšavajuća okolnost da se prema Zakonu o porezu na dohodak građana putovanja u obrazovne svrhe tretiraju drugačije, povoljnije od drugih putovanja trećih lica (što roditelj/učenik jeste za školu), tj. plaća se sličan porez kao za zaposlene.

13. Da li je moguće povećati broj učesnika tokom trajanja projekta?

Povećanje broja učesnika mobilnosti u odnosu na broj predviđen Ugovorom ne spada u izmene koje se mogu odobriti, budući da se ukupan budžet projekta ne može povećati.

14. Da li je moguće da se deo sredstava iz jedne budžetske kategorije prebaci u drugu?

Korisniku je dozvoljeno da preraspodeljuje sredstva između budžetskih kategorija pod određenim uslovima, bez pravljenja aneksa Ugovora. Pravila prema kojima se ta preraspodela vrši nalaze se u Ugovoru o dodeli namenskih bespovratnih sredstava pod članom I.3.3.

15. Da li se podnose računi za svaki trošak?

Većina troškova u okviru projekata koji su podržani programom Erazmus+ je jedinična, što znači da je dovoljno dokazati da su aktivnosti za koje ste dobili sredstva realizovane. To se može potvrditi putnim nalozima, avionskim kartama, agendom kursa, potvrdom učešća, računima za smeštaj, itd. Sve račune po zakonu koji se odnosi na instituciju koja projekat sprovodi svakako treba čuvati i zbog potencijalnih naknadnih provera od strane Fondacije Tempus (za projekte do 60 000 evra 3 godine, za projekte preko 60 000 evra 5 godina od odobrenja završnog izveštaja).

16. Kako se prikazuju troškovi puta ukoliko su učesnici koristili automobil? 

Potrebno je sačuvati račune za gorivo, putarine, vinjete i ostale račune koji potvrđuju troškove puta.

17. Po kom kursu evra se obračunavaju putni troškovi?

Korisnik je dužan da knjiži troškove nastale u drugoj valuti u evrima, po mesečnom kursu koji utvrđuje Evropska komisija i objavljuje na svom sajtu, ovde.

18. Koji ugovori se moraju potpisati sa učesnicima mobilnosti, a koji sa partnerskom institucijom?

Sa učesnicima mobilnosti se potpisuju: Model Ugovora o dodeli namenskih bespovratnih sredstava za mobilnost nastavnog i nenastavnog osoblja u svrhu držanja nastave i pohađanja obuke u okviru programa Erazmus+.

Sa učesnicima i institucijom koja ih prima se potpisuju: Ugovor o mobilnosti zaposlenih u oblasti stručnog obrazovanja i obuka i Obaveza poštovanja zahteva u pogledu kvaliteta. Za učenike se potpisuje: Ugovor o mobilnosti učenika i Obaveza poštovanja zahteva u pogledu kvaliteta.

Ovi ugovori se mogu potpisati elektronski ili ručno. U slučaju da se ugovori potpisuju ručno, potrebno ih je odštampati, potpisati, pečatirati i na kraju skenirati.

19. Koje IT alate treba koristiti za podnošenje izveštaja Fondaciji Tempus?

Ukoliko Vaš Ugovor o dodeli namenskih bespovratnih sredstava predviđa isplatu sredstava u dve tranše, potrebno je da podnesete isključivo završni izveštaj nakon sprovedenih aktivnosti, putem alata Mobility Tool. Ukoliko Vaš ugovor predviđa više tranši, potrebno je da podnesete i izveštaj o napretku, odnosno srednjoročni izveštaj, koji se postavlja na Korisnički prostor.

20. Da li Mobility Tool moramo redovno da ažuriramo?

Svaki korisnik prema Ugovoru o dodeli namenskih bespovratnih sredstava ima obavezu da najmanje jednom mesečno tokom trajanja projekta mobilnosti u Mobility Tool unosi i ažurira sve nove informacije u vezi sa učesnicima i aktivnostima mobilnosti.

21. Šta je potrebno uneti u polje Participant ID u Mobility Tool-u?

U ovo polje potrebno je uneti JMBG učesnika. Ukoliko su u pitanju strani učesnici, u ovo polje je dovoljno uneti broj njihovog putnog dokumenta.

22. Da li svi učesnici mobilnosti dobijaju da popune izveštaj o mobilnosti (Participant Report) na kraju mobilnosti?

Alatka Evropske komisije Mobility Tool nasumično bira projekte čiji će učesnici popunjavati izveštaj o mobilnosti (Participant Report). Nakon završene mobilnosti, možete dobiti mejl od Mobility Tool-a sa detaljnim uputstvima o izveštaju koji treba popuniti za najviše 30 dana. Ukoliko Vaše kolege dobiju zahtev da popune izveštaj, a Vi ne, proverite da li je Vaša mejl adresa dobro uneta u Mobility Tool. Ukoliko nije, unesite izmene i, klikom na dugme Resend, zatražite svoj izveštaj.

23. Na koji način Fondacija Tempus može da prati sprovođenje projekta?

Grupa za škole, predškolske ustanove i obrazovanje odraslih Fondacije Tempus redovno prati promene koje korisnici unose u Mobility Tool i na korisnički prostor. Pored toga, Fondacija Tempus organizuje monitoring posete određenom broju odobrenih projekata. Svrha ovih poseta je pružanje podrške korisnicima u cilju što kvalitetnijeg sprovođenja projekta i praćenje da li se aktivnosti realizuju onako kako je predviđeno projektnom prijavom.

24. Koliko dana nakon predaje izveštaja o napretku mogu da očekujem uplatu naredne tranše? 

Ukoliko je dostavljena kompletna dokumentacija, rok za uplatu sledeće tranše iznosi 30 dana. Ukoliko nakon predaje izveštaja kancelarija Fondacije Tempus traži dodatnu dokumentaciju, vreme se produžava za period čekanja na dopunu.

25. Da li naš projekat mora da ima internet prezentaciju?

Internet prezentacija ili drugi načini onlajn prezentovanja projekta nisu obavezni za KA1 projekte, ali se očekuju od KA2 projekata i mogu poslužiti kao vrlo korisni alati u širenju informacija o projektnim rezultatima. Pri izradi internet prezentacije, kao i svih ostalih materijala, potrebno je voditi računa o pravilima vidljivosti programa Erazmus+ i sufinansiranja od strane Evropske unije, o kojima možete više pročitati ovde.

26. Da li na promotivnim materijalima treba da koristimo logo Fondacije Tempus i zastavu Evropske unije? 

Logo Fondacije Tempus nije potrebno koristiti. Logo koji je potrebno koristiti nalazi se na ovom linku.

27. Da li je potrebno imati naloge na eTwinning portalu i EPALE platformi?

Ukoliko je u projektnoj prijavi navedeno da će za širenje rezultata projekta biti korišćeni eTwinning i(li) EPALE, potrebno je da taj plan i bude ispunjen jer je upravo to jedna od stavki na osnovu koje projekti dobijaju finansiranje. Ipak, za uspešnu diseminaciju na ovim platformama otvaranje naloga je sam početak, dok se za pomoć oko kreiranja sadržaja i ostala pitanja možete obratiti Nacionalnim timovima za podršku na: (etwinning@tempus.ac.rs i adult-education@tempus.ac.rs). Zbog stvaranja i održavanja kontakata, vidljivosti Vaše institucije na evropskom nivou, kao i planiranja budućih projekata, svakako preporučujemo aktivnost na ove dve platforme.

28. Kako bi trebalo da izgleda Izjava o istinitosti podataka (Declaration of Honour) koja se prilaže uz projektnu prijavu?

U izjavi o istinitosti podataka, pored potpisa i pečata direktora Vaše škole, potrebno je uneti podatke o mestu (Place), datumu (Date), imenu (Name) i matičnom broju (National ID) Vaše institucije. Pored imena Vašeg direktora, možete upisati njegov JMBG.