Питања и одговори (КА103 и КА107)

Програмска питања

  1. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројеката мобилности?
  2. Да ли је прихватљиво да учесник мобилности допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?
  3. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?
  4. Да ли извештавање у Mobility Tool+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?
  5. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у MT+, у циљу саветовања о евентуалним изменама и допунама?
  6. Да ли је могуће да ми уговоримо превоз за учеснике из партнерске организације у сврху њиховог транспорта до места активности, или је обавезно да то ураде они сами?
  7. Да ли студент може више пута да учествује у мобилности током студија?
  8. Да ли студенти могу да слушају предмете који се не рачунају као допринос стицању дипломе и неће бити признати у установи која га шаље?
  9. Да ли постоје критеријуми по којима се бирају студенти?
  10. Да ли је држављанство учесника важно код учешћа у мобилности?

Техничка питања

  1. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?
  2. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?
  3. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility tool+ на крају мобилности?
  4. Да ли сви учесници мобилности морају да попуне упитник у Mobility tool+како би завршни извештај био поднет и какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде?
  5. У ком временском року се упитник у Mobility tool+ participants report шаље учесницима?
  6. Како се измене учесника убацују у Mobility tool+, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније?
  7. Да ли у Mobility tool+постоји ограничење по питању величине закачених фајлова?
  8. Шта је потребно унети у поље Participant ID уMobility tool+?
  9. На који начин мобилности у MT+ прелазе из статуса Draftу статус Completed?
  10. Да ли је неопходно да завршни извештај буде написан на енглеском језику?
  11. Да ли је потребно да финални извештај, осим у MT+, доставимо у још некој форми?
  12. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у MT+? Kоје све прилоге и где треба да поставимо?
  13. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Web disclaimer-а?
  14. Да ли постоји неко посебно упутство за Mobility Tool+ новијег датума? Једно које смо скинули са интернета је из 2015. године.
  15. Да ли је неопходно да ручно или електронски потписујемо и печатирамо обавештења о променама које качимо на наш кориснички простор?

Правна питања

  1. Које промене захтевају званично обавештење?
  2. Шта је захтев за измену уговора?
  3. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 
  4. Kоји је рок за подношење завршног извештаја?
  5. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника установе?
  6. Када можемо очекивати одговор у вези са завршним извештајем који смо поднели?
  7. Да ли је могуће продужити трајање уговора за одређени временски период како би се реализовале пројектне активности које из одређених разлога касне и морале су бити одложене?
  8. Да ли високошколске установе из Србије имају обавезу да обезбеде здравствено осгиурање учесницима?

Финансијска питања

  1. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?
  2. Која документа је потребно доставити да би се оправдала средства за путне трошкове и индивидуалну подршку учесника мобилности?
  3. Која документација потврђује да је особа запослена на установи?
  4. Зашто је потребно доставити документа која доказују путовање студената који иду на мобилност кроз КА103 пројекат с обзором путни трошкови студената нису обезбеђени пројектом?
  5. Како се одређује да ли се студент налази у неповољном социо-економском положају? Која документа је потребно да студент достави?
  6. Да ли за доказивање неповољног социо-економског положаја тражимо очитану личну карту за све студенте или само за стране држављане који студирају код нас?
  7. На који начин се обрачунава трошак за подршку особе са хендикепом која одлази на мобилност? Да ли се исплаћује редовна стипендија, а након достављених рачуна се исплаћује и разлика од стварно насталих трошкова? Да ли постоји максимум који се може исплатити?
  8. Да ли је могуће попунити само енглески део анекса Grant Agreement-a (Уговора са појединцима), а оставити део на српском празан?
  9. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?
  10. На који начин је покривено здравствено осигурање учесницима током трајања мобилности?
  11. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?
  12. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 
  13. Када можемо очекивати уплату предфинансирања за наш пројекат?
  14. Колико дана након предаје средњорочног извештаја може да се очекује уплата наредне транше?
  15. Шта се подразумева под данима за путовање, а шта под данима мобилности?
  16. На који начин се правдају трошкови путовања учесника и како се доказује присуство током активности мобилности?
  17. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анекс уговора?
  18. Да ли је неопходно да отворимо нови наменски девизни рачун намењен пројекту одобреном од стране Фондације Темпус, уколико већ поседујемо девизни рачун на који се уплаћују искључиво донације и грантови?
  19. Приликом рефундације путних трошкова учесника на активности и конверзије валуте уз употребу Инфор-еуро курса, који тачно курс користимо?

Онлајн језичка подршка (Online Linguistic Support, OLS)

  1. Ако студент достави одређени сертификат о знању језика у фази пријаве на конкурс са назначеним одређеним нивоом знања, а након тестирања истог језика путем OLS платформе се испостави да студент има ниже знање језика од назначеног у сертификату и од предвиђеног минимума за саму мобилност, да ли постоје одређене санкције?
  2. У упутствима за OLS (Technical QA for Beneficiaries) и у Анексу III пише да је прво тестирање језичких способности предуслов за мобилност осим у случају изворних говорника – да ли то значи да изворни говорници нпр. мађарског који планирају да похађају наставу на мађарском не треба да се тестирају преко портала нити да похађају OLS курс?
  3. Да ли једна додељена лиценца за тестирање језичких способности даје право учеснику мобилности на тестирање и пре и после обављене мобилности? У случају да је тако, да ли онда то значи да приликом додељивања лиценце треба ставити рок да се она искористи, који ће покрити укупан период (све док се учесник не врати са мобилности)?
  4. Да ли се учесницима додељују искључиво лиценце за тестирање знања језика који ће бити главни језик у настави/раду? Да ли у том случају, а уколико учесник има ниво знања по основу којег му се не додељује аутоматски лиценца за похађање курса, њему може бити додељена лиценца за похађање курса неког другог језика (рецимо језика земље у коју иду, у случају да се он разликује од главног језика наставе)?
  5. Да ли учесници у мобилности који обаве тестирање и имају задовољавајући ниво знања (у складу са Уговором о учењу) добијају потврду о језичким способностима који могу користити као доказ знања језика за потребе своје мобилности?

Програмска питања

  1. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројеката мобилности?

Група за високо образовање Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility tool+ и на Кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете пројектима одобреним у оквиру Општег позива за подношење пројектних пријава. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како су планиране одобреним пројектом.

  1. Да ли је прихватљиво да учесник мобилности допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?

Дозвољено је и прихватљиво да учесници започну мобилност неколико дана раније, или да је заврше неколико дана касније. Што се тиче временског оквира доласка и одласка учесника, наша је препорука да датуми доласка и одласка треба да обухвате период планиране активности. Сви договори око доласка и одласка учесника, укључујући и датуме и начин путовања, су на самим установама и учесницима мобилности.

  1. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?

Уколико су учесници размене смештени у регистрованом хостелу/хотелу, они аутоматски врше пријаву боравка. Уколико учесници нису смештени у угоститељском објекту, требало би да извршите пријаву боравка.

  1. Да ли извештавање у Mobility Tool+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?

Податке у Mobility Tool+ је неопходно ажурирати у складу са спроведеним активностима и насталим променама.

  1. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у MT+, у циљу саветовања о евентуалним изменама и допунама?

С обзиром да завршни извештај проверава Фондација Темпус, нисмо у могућности да дајемо коментаре на нацрт вашег завршног извештаја. Током анализе завршног извештаја је могуће, на захтев Фондације Темпус, прилагати допуне документације. Фондација Темпус је на располагању корисницима у циљу отклањања дилема и недоумица у вези попуњавања завршног извештаја.

  1. Да ли је могуће да ми уговоримо превоз за учеснике из партнерске организације у сврху њиховог транспорта до места активности, или је обавезно да то ураде они сами?

Договор око превоза учесника је између самих организација (координатора и партнера) и учесника. Важно је да у зависности од врсте транспорта чувате и доказе који би потврдили да су учесници допутовали/отпутовали (рачун за гориво, boarding pass, карта превоза, рачун за услуге превоза и тако даље.).

  1. Да ли студент може више пута да учествује у мобилности током студија?

Да, док год се поштују задата ограничења минималног трајања појединачне активности (на пример, најмање 3 месеца за мобилност у циљу студирања или најмање 2 месеца за мобилност у циљу обављања радне праксе) и максималног, збирног трајања мобилности током студија (највише 12 месеци у оквиру једног нивоа студија, и највише 24 месеца код интегрисаних студија, попут студија у области медицине). Овај збир се односи на обе врсте мобилности (мобилности у циљу студирања и у циљу обављања радне праксе). То значи да би студент чије основне студије трају укупно 4 године, могао, на пример, да оде на мобилност у трајању од 3 месеца у 2. години, 3 месеца у 3. години и највише 6 месеци у 4. години студија – дакле, максимално на мобилности може провести 12 месеци у оквиру једног нивоа студија.

Напомињемо да је наведена флексибилност могућа са аспекта програма, али да неке високошколске установе својим интерним актима могу одредити додатна правила и ограничења, те би студенти свакако требало да провере и правила на самој високошколској установи коју похађају.

  1. Да ли студенти могу да слушају предмете који се не рачунају као допринос стицању дипломе и неће бити признати у установи која га шаље?

Ово је питање договора високошколских установа. Могуће је да студенти слушају и положе предмете који неће бити признати као део студијског програма, али се онда ови предмети унапред договарају у Уговору о учењу (Learning Agreement) и треба да буду наведени у додатку дипломи.

  1. Да ли постоје критеријуми по којима се бирају студенти?

Не постоје критеријуми за одабир студената који су унапред прописани на нивоу Еразмус+ програма. Ипак, треба водити рачуна да овај процес мора бити у складу са принципима Еразмус повеље за високо образовање као и да процес мора бити правичан, транспарентан, кохерентан и документован. Такође, мора бити јавно доступан свим заинтересованим странама у процесу. Први критеријум за пројекте мобилности у високом образовању је академски успех, али у случају истог академског нивоа, предност треба дати студентима који су у неповољнијем социо-економском положају.

  1. Да ли је држављанство учесника важно код учешћа у мобилности?

Не. У пројектима мобилности се у обзир узима на ком универзитету студент студира. Примера ради, уколико је студент уписан на неком од универзитета у Србији који има договорену мобилност са универзитетом из Немачке, није важно држављанство које земље студент има.

Техничка питања

  1. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?

Уколико Ваш Уговор о додели наменских бесповратних средстава предвиђа исплату средстава у два предфинансирања, потребно је да поднесете искључиво завршни извештај након спроведених активности, путем алата MT+. Уколико Ваш уговор предвиђа више предфинансирања, потребно је да поднесете и извештај о напретку, односно средњорочни извештај, на Корисничком простору

Поред ова два алата, могуће је и коришћење Erasmus Plus Project Results Platform како би и други могли да се упознају са резултатима Вашег пројекта.

  1. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

Интернет презентација или други начини онлајн презентовања пројекта нису обавезни, али они могу послужити као врло корисни алати у ширењу информација о пројектним резултатима. При изради интернет презентације, као и свих осталих материјала, потребно је водити рачуна о правилима видљивости програма Еразмус+ и суфинансирања од стране Европске уније, о којима можете више прочитати овде, у корисничком водичу Еразмус+ када је реч о графичком дизајну и видљивости.

  1. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility tool+ на крају мобилности? 

Да, линк ка евалуационом упитнику добијају сви учесници мобилности.

  1. Да ли сви учесници мобилности морају да попуне упитник у Mobility tool+како би завршни извештај био поднет и какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде? 

Није неопходно да сви учесници попуне евалуациони упитник како бисте могли да поднесете завршни извештај, али је веома пожељно. Стога, замолили бисмо да учесницима мобилности темељно објасните важност и потребу за попуњавањем ових упитника.

  1. У ком временском року се упитник у Mobility tool+ participants report шаље учесницима? 

Учесници добијају линк одмах након активности мобилности, под условом да су у Mobility tool+ унети исправни подаци о учесницима (савет: проверити током саме активности да ли имате тачне контакте учесника).

  1. Како се измене учесника убацују у Mobility tool+, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније? 

Уколико није могуће унети измене учесника у овом року, неопходно је да то учините у најкраћем могућем року након што измена буде позната.

  1. Да ли у Mobility tool+постоји ограничење по питању величине закачених фајлова? 

Ограничење за укупну величину фајлова је 10 MB. Трудите се да величина Ваших фајлова не прелази 10 MB, али уколико имате додатну документацију коју желите да приложите свом завршном извештају, можете ту додатну документацију поставити у кориснички простор.

  1. Шта је потребно унети у поље Participant ID уMobility tool+?

У ово поље потребно је унети ЈМБГ учесника. Уколико су у питању страни учесници у ово поље је довољно унети број њиховог путног документа.

  1. На који начин мобилности у MT+ прелазе из статуса Draftу статус Completed?

Мобилности аутоматски прелазе из статуса draft у completed када се попуне сва обавезна поља. Уколико је након попуњавања статус мобилности и даље драфт, потребно је да проверите да ли недостаје неки од елемената, као нпр. број активности.

  1. Да ли је неопходно да завршни извештај буде написан на енглеском језику?

Извештај може да буде и на српском језику, без обзира на језик којим сте писали пројектну пријаву.

  1. Да ли је потребно да финални извештај, осим у MT+, доставимо у још некој форми?

Финални извештај се попуњава употребом MT+, у форми и на начин који су унапред дефинисани у MT+ (потребно је пратити кораке). Детаљне информације о попуњавању финалног извештаја, као и о коришћењу МТ+ можете пронаћи на презентацијама са координативног састанка, које се налазе на линку овде.

  1. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у MT+? Kоје све прилоге и где треба да поставимо?

Приликом попуњавања финалног извештаја у MT+, пожељно је да пружите што више релевантних информација (у већини поља је ограничење до 5.000 карактера), да избегнете копирање текста из пројектне пријаве и да извештају додате адекватне прилоге који су наведени у Уговору о додели наменских неповратних средстава. Kвалитет извештаја ће се процењивати на основу текста који сте унели у МТ+ и додатне документације.

Препоручљиво је да текст садржи квалитативне и квантитативне индикаторе. Што се тиче додатне документације, идеално би било сваку тврдњу из извештаја поткрепити додатним материјалима (нпр. ако наведете да су учесници организовали одређени догађај у својим матичним организацијама након мобилности, требало би да ту тврдњу поткрепите позивом на догађај и вестима о догађају, фотографијама итд.), додати резултате евалуације, исечке из медија, фотографије, снимке итд. Подсећамо да је ограничење за прилоге у МТ+ 10 МБ, или максимално 10 фајлова, а да за додатну документацију користите Кориснички простор, који нема ограничења која се односе на величину фајлова.

Водите рачуна да документи буду потпуне и финалне верзије, с обзиром на то да се не могу брисати са Kорисничког простора. Пожељно је категорисати материјале ради лакшег сналажења и бржег анализирања завршног извештаја.

  1. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Web disclaimer-а?

Потребне информације о условима коришћења Web disclaimer-а можете пронаћи на овом линку.

  1. Да ли постоји неко посебно упутство за Mobility Tool+ новијег датума? Једно које смо скинули са интернета је из 2015. године.

Више информација о Mobility Tool+ можете пронаћи у видео упутству за попуњавање Mobility Tool+ на овом линку. Уколико радите у новијој верзији овог алата, молимо да користите званично упутство Европске комисије, а да ово видео упуство користите као допунско средство информисања. За све друге информацији се можете обратити надлежној пројектној групи Фондације Темпус.

  1. Да ли је неопходно да ручно или електронски потписујемо и печатирамо обавештења о променама које качимо на наш кориснички простор?

Потписивање обавештења није потребно с обзиром на то да Корисничком простору вашег пројекта приступ имају само Фондација Темпус и корисник.

Правна питања

  1. Које промене захтевају званично обавештење?

Промене које захтевају званично обавештење су оне врсте промена које не захтевају одобрење од стране Фондације Темпус, али за које је потребно да се постави допис/обавештење (у слободној форми) на Кориснички простор.

Рок за достављање дописа/обавештења је 7 радних дана по насталој промени.

У КА103 пројектима следеће промене захтевају званично обавештење:

  • Промена контакт особе;
  • Промена лица овлашћеног за заступање самосталне високошколске установе која је корисник пројекта;
  • Промена правног статуса самосталне високошколске установе, адресе и осталих контакт података;
  • Обавештење о потрошеним ОЛС лиценцама и захтев за добијање нових (уколико су доступне);
  • Прерасподела средстава:
    • Додељених за организациону подршку на друге буџетске категорије;
    • Између било које буџетске категорије у оквиру мобилности студената;
    • Између било које буџетске категорије у оквиру мобилности наставног и ненаставног особља;
    • Између било које буџетске категорије у оквиру мобилности наставног и ненаставног особља на било које категорије у оквиру студентске мобилности.

У КА107 пројектима следеће промене захтевају званично обавештење:

  • Промена контакт особе;
  • Промена лица овлашћеног за заступање самосталне високошколске установе која је корисник пројекта;
  • Промена правног статуса самосталне високошколске установе, адресе и осталих контакт података;
  • Прерасподела средстава:
  • До 50% средстава додељених за организациону подршку на индивидуалну подршку, трошкове превоза и подршку особама са хендикепом како за студенте, тако и за запослене;
  • Са индивидуалне подршке на подршку за трошкове превоза, и обратно, како за студенте тако и за запослене (докле год су та средства намењена сарадњи са истом партнерском земљом);
  • Са индивидуалне подршке и превоза за запослене, на индивидуалну подршку и превоз за студенте, и обратно, узевши у обзир ограничења токова/праваца мобилности за поједине регионе (докле год су та средства намењена сарадњи са истом партнерском земљом);
  • Са индивидуалне подршке и превоза за запослене ради држања наставе, на запослене ради усавршавања и обратно (под условом да се ради о истој партнерској земљи);
  • Са долазних на одлазне токове/правце мобилности и обратно, унутар исте партнерске земље, докле год те промене не премаше 40% укупног буџета пројекта и уколико је ток/правац мобилности прихватљив.
  1. Шта је захтев за измену уговора?

Захтев за измену уговора подноси се у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус.

Измена Уговора се може тражити само за време трајања пројекта, не може имати ретроактивно дејство и неопходно је доставити захтев најкасније 30 дана пре настале измене.

Немогуће је тражити измену Уговора у последњих месец дана спровођења пројекта. Такође, не може се мењати максимална вредност додељених средстава.

У КА103 пројектима ове промене су: измена периода трајања пројекта (са 16 на 24 месеца и обратно); измене буџета пројекта (изван промена дозвољених Уговором); промена банковног рачуна; остало.

У КА107 пројектима ове промене су: измена периода трајања пројекта (са 24 на 36 месеци и обратно); промена банковног рачуна; измена партнерских установа на пројекту; измене буџета пројекта (изван промена дозвољених Уговором); остало.

  1. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 

Потребно је користити лого програма Еразмус+, као и лого са изјавом да је пројекат суфинансиран од стране Европске уније. Лого Фондације Темпус није потребно користити.

  1. Kоји је рок за подношење завршног извештаја?

Рок за подношење завршног извештаја дефинисан Уговором је 60 календарских дана од дана завршетка пројекта.

  1. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника установе?

Довољно је доставити информацију путем Корисничког простора. Такође, потребно је на страници ваше организације на порталу за учеснике (УРФ) ажурирати овај податак и у одељку Documents окачити документ о промени правног заступника.

  1. Када можемо очекивати одговор у вези са завршним извештајем који смо поднели?

У складу са Уговором о додели наменских бесповратних средстава, за анализу завршног извештаја пројекта предвиђено је до 60 дана, рачунајући од датума подношења извештаја који је формално прихваћен. Напомињемо да се време анализе паузира док траје допуњавање документације коју Фондација Темпус евентуално може затражити од корисника у циљу комплетирања извештаја.

  1. Да ли је могуће продужити трајање уговора за одређени временски период како би се реализовале пројектне активности које из одређених разлога касне и морале су бити одложене?

Време трајања КА103 пројекта је могуће променити само са 16 на 24 месеца и обрнуто, а КА107 пројекта са 24 на 36 месеци и обратно. Напомињемо да нису могуће измене Уговора у последњем месецу трајања пројекта.

  1. Да ли високошколске установе из Србије имају обавезу да обезбеде здравствено осгиурање учесницима?

Високошколске установе из Србије нису у обавези да обезбеђују здравствено осигурање учесницима који долазе/одлазе на мобилност. Препоручљиво је да у том случају установе унапред обавесте заинтересоване кандидате да ово није случај. Међутим, пожељно је да високошколске установе пруже неопходне информације и подршку учесницима мобилности, како би им олакшале прибављање здравственог осигурања.

Финансијска питања

  1. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?

Можете прераспоређивати средства у складу са Уговором. О овоме је потребно званично обавестити Фондацију Темпус путем Корисничког простора, а важно је да приликом подношења извештаја објасните до којих промена је дошло.

  1. Која документа је потребно доставити да би се оправдала средства за путне трошкове и индивидуалну подршку учесника мобилности?
  • Путни трошкови

Потребна пратећа документација за правдање утрошених средстава по буџетској линији „путни трошкови“ може бити различита у односу на начин реализације трошка тј. да ли установа која шаље учесника мобилности обезбеђује превоз и смештај или се средства упућују на запосленог који самостално организује превоз и смештај/исхрану. У презентацији са координативног састанка на овом линку су дате смернице. Додатно, приликом реализације мобилности, установа, у складу са домаћим законодавством и интерном процедуром упућује запосленог уз одговарајућу документацију: одлуку, налог за службени пут и слично. Потребно је доставити и све рачуне за реализовану мобилност: рачун за смештај, превоз, boarding карте, рачуни за гориво/путарине (у случају да се на мобилност одлази аутомобилом) или рачуни за путовања аутобусом или возом.

  • Индивидуална подршка

У случају одласка на мобилност, уз одлуку или налог за службени пут, неопходно је доставити документ о исплати индивидуалне подршке запосленом или студенту учеснику мобилности:

  • извод са реализованом исплатом на рачун учесника или
  • изјава потписана од стране учесника да је примио одређена средства у својству индивидуалне подршке или
  • признаницу у случају исплате учесника на благајни установе.

У случају да установа обезбеђује смештај, превоз, неопходно је доставити рачуне за реализоване трошкове као и извод/потврду о плаћеним трошковима. Није неопходан доказ о плаћеној исхрани појединачно.

Напослетку, потребно је доставити комплетне Уговоре са установом за све учеснике мобилности (Уговор о мобилности за запослене, за студенте Уговор о учењу у сврху студирања/обављања радне праксе). Наиме, у моделу Grant Agreement-a на корисничком простору пројеката (Модел Уговора о додели наменских бесповратних средстава за мобилност наставног и ненаставног особља у сврху извођења наставе и похађања обука/Модел Уговора о додели наменских бесповратних средстава за мобилност студената у сврху студирања/обављања радне праксе), можете видети да овај Уговор заправо представља Grant Agreement са пратећим анексима (појединачни уговори о мобилности/учењу/пракси).

Пратећи анекси не морају бити прослеђени са оригиналним потписима – прихватљиви су скенирани примерци потписа и електронски потписи, ако је то у складу са националним законодавством или прописима установе.

За запослене који одлазе на мобилност потребно је доставити и Уговоре о раду. Више информација о документима које прилажу запослени као доказ о запослењу можете пронаћи у одговору на наредно питање – Која документација потврђује да је особа запослена на установи?

  1. Која документација потврђује да је особа запослена на установи?

У склопу пратеће документације за извештавање о мобилностима запослених на установама из Републике Србије, односно запосленима које високошколска установа из наше земље упућује на мобилност у институцију у иностранству, високошколска установа која координира пројектом (у даљем тексту:  Корисник) је у обавези да Фондацији Темпус, путем Корисничког простора пројекта, достави и скенирану верзију Уговора о раду сваког учесника мобилности.

Еразмус+ пројекти се спроводе у складу са Уредбом (ЕЗ) бр. 2018/1725 Европског парламента и Савета о заштити лица у погледу обраде података о личности од стране институција и органа ЕУ и о слободном кретању таквих података. С тим у вези, сви лични подаци се обрађују искључиво у вези са спровођењем уговора и активности након мобилности од стране установе пошиљаоца, Националне агенције и Европске комисије, не доводећи у питање могућност прослеђивања података органима који су одговорни за проверу и ревизију у складу са законодавством ЕУ (Европски суд ревизора или Европска служба за сузбијање превара (ОЛАФ)).

Одредбе које се тичу обраде личних података, како од стране Националне агенције, тако и од стране Корисника, наведени су у Анексу I Уговора о додели наменских бесповратних средстава (Члан II 7 Обрада података о личности), као и у моделу уговора које установа склапа са појединцима (Члан III Заштита података).

Поред тога, Фондација Темпус прихвата затамњивање или други вид прикривања оних делова Уговора о раду који нису релевантни за утврђивање самог статуса запосленог.

У изузетним случајевима, Фондација Темпус може прихватити и другу документацију која доказује континуирану формалну повезаност за појединце који су на високошколској установи ангажовани у настави, уколико постоји одговарајућа документација која то доказује. У овим случајевима Фондација Темпус ће вршити процену документације за конкретни случај, тако да она може подразумевати различиту додатну документацију.

У склопу пратеће документације за извештавање о мобилностима запослених из других земаља партнера на пројекту, односно запослених које установа из наше земље прима на мобилност, Корисник је у обавези да Фондацији Темпус, путем Корисничког простора пројекта, достави скенирану верзију документа који је у контексту националног законодавства сличан Уговору о раду и, у зависности од конретног случаја, може садржати различите податке попут: датума заснивања радног односа, трајања уговора, типа уговора, врсте посла за које је запослени ангажован, статуса наставног особља који запослени има, информације да ли је изабран неким процентом за рад у настави, а уколико је са том особом закљуцено више сличних уговора, потребно је приложити све уговоре, због доказивања континуитета.

И у случају партнерских земаља, Фондација прихвата затамњивање или други вид прикривања оних делова Уговора о раду који нису релевантни за утврђивање самог статуса запосленог.

  1. Зашто је потребно доставити документа која доказују путовање студената који иду на мобилност кроз КА103 пројекат с обзором путни трошкови студената нису обезбеђени пројектом?

Документа која сведоче о путовању се достављају и за студенте који иду на мобилност кроз КА103 пројекте, иако им путни трошкови нису покривени, зато што Boarding pass ili аутобуска/возна карта представљају додатни доказ за установу да је учесник на мобилности у оквиру КА103 пројекта провео одређени број дана тј. месеци на самој активности. То би био контролни документ за потврду реализације активности, тј. додатни пропратни документ на основу кога се утврђује трајање активности.

  1. Како се одређује да ли се студент налази у неповољном социо-економском положају? Која документа је потребно да студент достави?

Документацију која је потребна за доказивање да је студент у неповољном социо-економском положају можете пронаћи овде.

  1. Да ли за доказивање неповољног социо-економског положаја тражимо очитану личну карту за све студенте или само за стране држављане који студирају код нас?

Очитана лична карта се тражи свим студентима који поседују личну карту коју издаје Министарство унутрашњих послова Републике Србије у складу са важећим законима (Закон о личној карти, Закон о странцима) како би се верификовали лични подаци о студенту наведени у Уверењу за учеснике у неповољном социо-економском положају које издаје општина. Други, одговарајући документ из МУП-а могу да доставе страни држављани који не поседују личну карту коју издаје МУП РС, већ на овај начин достављају податке о пребивалишту и осталим личним подацима.

  1. На који начин се обрачунава трошак за подршку особе са хендикепом која одлази на мобилност? Да ли се исплаћује редовна стипендија, а након достављених рачуна се исплаћује и разлика од стварно насталих трошкова? Да ли постоји максимум који се може исплатити?

Уколико НА одобри захтев за реализацију ових трошкова, корисник доставља све рачуне који се односе на активности повезане са особом са хендикепом – учесником у мобилности, као и за особе које прате учесника. Сагледавање 100% трошкова се односи на обрачун наведених износа по рачунима у валути у еврима еур тј. то је максимум који НА одобрава уколико су прихватљиви. У сваком случају, за потребе особе са хендикепом може бити исплаћен јединични трошак плус остали прихватљиви трошкови који ће спасти под реалне трошкове.

  1. Да ли је могуће попунити само енглески део анекса Grant Agreement-a (Уговора са појединцима), а оставити део на српском празан?

У реду је приложити документ на начин како је описано – потписана верзија на енглеском уз приложену празну и непотписану верзију на српском језику.

  1. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

Пројектни трошкови су подложни ослобађању од ПДВ-а, али их морате сами ослободити у централи Пореске управе у Београду. Више информација о пореском ослобођењу можете наћи овде.

  1. На који начин је покривено здравствено осигурање учесницима током трајања мобилности?

Трошкови путног здравственог осигурања током мобилности нису покривена одређеном буџетском категоријим. Међутим, ови трошкови могу бити покривени из организационе подршке.
Уколико на мобилности учествују особе из држава са којима је Србија потписала одговарајући споразум, питање здравственог осигурања можете и тако решити. Статус страних студената по питању њихове здравствене заштите зависи од тога који су појединачни билатерални споразуми на снази између земље из које долази студент у питању и Србије. Свакако не би било лоше да саветујете стране студенте који долазе на мобилност у Србију да имају плаћено путно здравствено осигурање, пре доласка у Србију.

  1. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

Корисник је дужан да, у складу са Уговорном одредбом, бележи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Комисија и објављује на свом сајту, овде.

  1. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 

Да. Према Уговору који склапају Корисник и Фондација, ”Корисник мора обезбедити све информације, укључујући информације у електронском облику, које захтевају НА или Комисија, односно било који други орган који Комисија овласти.” .

  1. Када можемо очекивати уплату предфинансирања за наш пројекат?

Износ првог предфинансирања биће исплаћен у року од 30 дана од датума обостраног потписивања уговора, у складу са роком који је наведен у Уговору који сте потписали са Фондацијом Темпус и који се налази на Корисничком простору Вашег пројекта.

  1. Колико дана након предаје средњорочног извештаја може да се очекује уплата наредне транше?

Уколико је достављена комплетна документација, рок за уплату рате предфинансирања износи 30 дана. Уколико документација није комплетна и канцеларија Фондације Темпус тражи додатну документацију, време се продужава за период чекања на допуну.

  1. Шта се подразумева под данима за путовање, а шта под данима мобилности?

Према Анексу III Уговора о додели наменских бесповратних средстава, један дан путовања пре активности и један дан путовања након активности се могу укључити у обрачун за организациону подршку ако је оправдано. У Анексу III уговора о додели наменских бесповратних средстава су наведени услови за правдање ових трошкова. Важно је да су испоштована правила програма, да се може доказати да се путовање реализовало, да се може доказати учешће у активности за коју се повлаче средства и присуство током свих дана за које је одобрена индивидуална подршка.

  1. На који начин се правдају трошкови путовања учесника и како се доказује присуство током активности мобилности?

Путовање је потребно доказати картама, бординг карте и сл. Неопходно је приложити два извора верификације, дакле, уз карте треба приложити списак учесника, потврду о смештају са списком учесника („rooming“ листа са именима учесника, датумима доласка и одласка из смештаја). По правилима Еразмус+ програма, потребно је и кроз финансијску документацију доказати да је учесник био на догађају.

  1. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анекс уговора?

С обзиром на то да је информација о банковном рачуну део Уговора који сте потписали са Фондацијом Темпус, потребно је да иницирате Захтев за измену Уговора у Kорисничком простору.

  1. Да ли је неопходно да отворимо нови наменски девизни рачун намењен пројекту одобреном од стране Фондације Темпус, уколико већ поседујемо девизни рачун на који се уплаћују искључиво донације и грантови?

У случају да у пословној банци имате отворен наменски девизни рачун за донације, није потребно отварати нови рачун. Неопходно је Фондацији Темпус доставити потврду пословне банке о поседовању рачуна, а након потписивања уговора и инструкције за уплату у валути ЕУР. Иначе, овај одговор је део Упутства о отварању наменског девизног рачуна, које се налази на корисничком простору сваког одобреног пројекта.

  1. Приликом рефундације путних трошкова учесника на активности и конверзије валуте уз употребу Инфор-еуро курса, који тачно курс користимо?

Потребно је користити Инфор-еуро курс за месец када је извршена рефундација, која се може документовати изводом из банке (пренос средстава или подизање готовине). На пример, карта је купљена у марту за путовање у јуну а рефундирана је у јулу. За конверзију овог трошка у еврима користи се курс за месец јул. Одговарајући курс је потребно користити код стварних (real costs) трошкова, док за јединичне (unit costs) трошкове није значајан.

Онлајн језичка подршка (Online Linguistic Support, OLS)

  1. Ако студент достави одређени сертификат о знању језика у фази пријаве на конкурс са назначеним одређеним нивоом знања, а након тестирања истог језика путем OLS платформе се испостави да студент има ниже знање језика од назначеног у сертификату и од предвиђеног минимума за саму мобилност, да ли постоје одређене санкције?

OLS се додељује студентима које сте већ одабрали за мобилност. У том смислу не постоје санкције што се тиче самог OLS -а и програма мобилности – без обзира који ниво студент добије кроз OLS, он иде на мобилност на основу резултата селекције коју сте већ спровели. Циљ OLS-а јесте да учесници мобилности побољшају своје знање одређеног језика, на ком год нивоу оно у почетку било, и што боље искористе време проведено на мобилности. Постоји почетни језички тест који је обавезан и који процењује ниво знања учесника мобилности и додељује му одређени курс за похађање. Од студента се очекује да уради завршни тест језичке процене на коме се може видети колико је напредовао.

  1. У упутствима за OLS (Technical QA for Beneficiaries) и у Анексу III пише да је прво тестирање језичких способности предуслов за мобилност осим у случају изворних говорника – да ли то значи да изворни говорници нпр. мађарског који планирају да похађају наставу на мађарском не треба да се тестирају преко портала нити да похађају OLS курс?

Да, изворни говорници нису у обавези да се тестирају преко портала нити да похађају OLS курс уколико се мобилност одвија на њиховом матерњем језику. Међутим, то не значи да им не може бити додељен други језик за тестирање и похађање курса, мада би он требало да на неки начин има везе са мобилношћу. Можда је препорука да то буде курс енглеског језика, због споразумевања са учесницима мобилности из других држава или додатне литературе коју студент користи током рада.

  1. Да ли једна додељена лиценца за тестирање језичких способности даје право учеснику мобилности на тестирање и пре и после обављене мобилности? У случају да је тако, да ли онда то значи да приликом додељивања лиценце треба ставити рок да се она искористи, који ће покрити укупан период (све док се учесник не врати са мобилности)?

Да, једна додељена лиценца за тестирање језичких способности обухвата тестирање пре и након мобилности. Приликом доделе лиценце учеснику мобилности ће се од вас тражити да изаберете из падајућег менија рок у оквиру кога учесник мобилности мора да уради тест језичке процене пре одласка на мобилност. Тај рок не би требало да буде касније од датума када учесник одлази на мобилност. Дакле, овај рок који треба да унесете не покрива укупан период (пре, током и након) мобилности већ само пре мобилности.

Што се тиче теста језичких способности након мобилности, учесницима мобилности би аутоматски требало да стигне мејл са позивом да ураде тест 15 дана пре истека мобилности. У случају да учесници мобилности не добију овај аутоматски мејл због неког техничког проблема, они и даље могу урадити тест. Само је потребно да се улогују на свој налог на коме ће се наћи опција за тестирање.

OLS зна када треба да пошаље мејл са позивом на друго тестирање јер учесник мобилности приликом креирања налога уноси трајање мобилности. Ви можете изменити трајање мобилности на његовом налогу уколико је неисправно унето.

  1. Да ли се учесницима додељују искључиво лиценце за тестирање знања језика који ће бити главни језик у настави/раду? Да ли у том случају, а уколико учесник има ниво знања по основу којег му се не додељује аутоматски лиценца за похађање курса, њему може бити додељена лиценца за похађање курса неког другог језика (рецимо језика земље у коју иду, у случају да се он разликује од главног језика наставе)?

Да, учеснику мобилности се најчешће прво додељује лиценца за тест језичких способности за језик на коме ће се одвијати мобилност. Уколико он на том тесту добије резултат да је Б1 ниво или нижи, њему се аутоматски додељује курс за тај језик за који је радио тест. Уколико је Б2 ниво или виши, не додељује му се курс аутоматски већ Ваша ОЛС контакт особа то мора урадити. Тада ипак може учеснику мобилности доделити курс за језик за који је радио тест, а може му и доделити курс за језик државе у коју иде на мобилност.

  1. Да ли учесници у мобилности који обаве тестирање и имају задовољавајући ниво знања (у складу са Уговором о учењу) добијају потврду о језичким способностима који могу користити као доказ знања језика за потребе своје мобилности?

Учесници мобилности не добијају потврду о језичким способностима који могу користити као доказ знања језика у било којој ситуацији, пошто се ради о онлајн тесту и није могуће контролисати услове под којима се ради тест.

Последње модификовано: January 20, 2020



Публикације: