Pitanja i odgovori KA3

Pitanja i odgovori za korisnike iz Srbije kojima su odobreni projekti u okviru Ključne aktivnosti 3 u oblasti mladih:

  1. Programska pitanja
  2. Tehnička pitanja
  3. Pravna pitanja
  4. Finansijska pitanja 

 

1. Programska pitanja:

1.1. Na koji način Fondacija Tempus može da prati sprovođenje projekta?

1.2. Da li je potrebno da prijavljujemo boravak učesnika policiji u Srbiji tokom aktivnosti mobilnosti?

1.3. Da li postoji mogućnost slanja nacrta završnog izveštaja na uvid Fondaciji Tempus, pre dostavljanja u MT+, u cilju savetovanja o eventualnim izmenama i dopunama?

1.4. Da li učesnici koji nisu predviđeni odobrenim projektnim predlogom mogu da dobiju Youthpass sertifikat?

1.5. Da li je moguće da mi ugovorimo prevoz za učesnike iz partnerske organizacije u svrhu njihovog transporta do mesta aktivnosti, ili je obavezno da to urade oni sami?

1.6. Naš projekat uključuje korisnike elektromotornih kolica, a pitanje partnera je da li mogu koristiti kombi prevoz za celu grupu.

1.7. Imamo problem u komunikaciji i saradnji sa partnerskom organizacijom na projektu i razmišljamo o promeni partnera.

 

2. Tehnička pitanja:

2.1. Koje IT alate treba da koristimo za podnošenje izveštaja Fondaciji Tempus?

2.2. Da li naš projekat mora da ima internet prezentaciju?

2.3. Da li u Mobility tool+ postoji ograničenje po pitanju veličine zakačenih fajlova?

2.4. U Mobility tool+, šta je potrebno uneti u polje Participant ID?

2.5. Na koji način mobilnosti u Mobility Tool+ prelaze iz statusa Draft u status Completed?

2.6. Da li je neophodno da završni izveštaj bude napisan na engleskom jeziku?

2.7. Da li je pored navoda u narativnom izveštaju, potrebno da i u Mobility Tool+ navedemo podatke kao što su promena team leader, zamena učesnika iz jedne zemlje učesnikom iz druge zemlje, kao i to da smo imali jednog učesnika manje?

2.8. Da li je potrebno da finalni izveštaj, osim u Mobility Tool+, dostavimo u još nekoj formi?

2.9. Da li postoje uputstva za pisanje završnog izveštaja u Mobility Tool+? Koje sve priloge i gde treba da dodamo?

2.10. Na koji način unosimo podatke u Youthpass sertifikat?

2.11. Postoji li krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass sertifikata?

2.12. Da li se Youthpass sertifikat potpisuje elektronski, ili nakon što se odštampa?

2.13. Da li postoji određeni šablon formulara za evidenciju učesnika projektnih aktivnosti?

2.14. Da li postoji neko posebno uputstvo za Mobility Tool+ novijeg datuma? Jedno koje smo skinuli sa interneta je iz 2015. godine i potpuno je neupotrebljivo za sadašnji MT+.

2.15. Da li postoji određeni heštag programa ili Fondacije Tempus koji je potrebno da koristimo prilikom promocije našeg projekta na društvenim mrežama?

2.16. Da li je neophodno da ručno ili elektronski potpisujemo i pečatiramo obaveštenja o promenama koje kačimo na naš korisnički prostor?

 

3. Pravna pitanja:

3.1. Šta je obaveštenje o manjim izmenama, šta zahtev za manje izmene a šta obaveštenje?

3.2. Da li treba da koristimo logo Fondacije Tempus na promotivnom materijalu, i zastavu Evropske unije?

3.3. Koji je rok za podnošenje završnog izveštaja i koje su posledice eventualnog kašnjenja?

3.4. Na koji način obaveštavamo Fondaciju Tempus u slučaju promene pravnog zastupnika organizacije?

3.5. Kada možemo očekivati odgovor u vezi sa završnim izveštajem koji smo podneli?

3.6. Da li je moguće produžiti trajanje ugovora za određeni vremenski period kako bi se realizovale projektne aktivnosti koje iz određenih razloga kasne i morale su biti odložene?

 

4. Finansijska pitanja:

4.1. Da li, pored namenskog deviznog računa, moramo da otvorimo i namenski dinarski račun?

4.2. Da li i kako možemo da preraspoređujemo sredstva unutar iste aktivnosti? Da li je o tome potrebno obavestiti Fondaciju Tempus?

4.3. Da li su projektni troškovi oslobođeni od PDV-a?

4.4. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima mobilnosti tokom trajanja aktivnosti mobilnosti?

4.5. Ukoliko jedna nacionalna grupa želi da dođe zajedničkim organizovanim prevozom, da li je za pravdanje putnih troškova prihvatljiva grupna karta?

4.6. Kada učesnici dolaze pojedinačno, da li moraju da potpisuju neku izjavu da su primili novac za refundaciju?

4.7. Koja dokumenta je potrebno priložiti kao dokaz da je aktivnost održana?

4.8. Kako prikazujemo troškove puta ukoliko su učesnici došli automobilima?

4.9. Da li Fondacija Tempus može da traži dodatnu finansijsku dokumentaciju (račune, izvode, fakture…) za pravdanje jediničnih troškova (unit costs)?

4.10. Da li preostala sredstava od organizacione podrške možemo da iskoristimo za honorar organizatora? Ukoliko možemo, na koji način i kojom vrstom ugovora bi bilo najbolje da ih platimo?

4.11. Na koji način vršimo raspodelu budžeta projekta namenjenog putnim troškovima između partnera na projektu?

4.12. Da li nakon prodaje deviza sa namenskog deviznog računa, novac možemo prebaciti na naš redovni tekući račun?

4.13. Na koji način se pravdaju troškovi putovanja učesnika i kako se dokazuje prisustvo tokom aktivnosti mobilnosti?

4.14. Na koji način učesnici mogu putovati na lokaciju održavanja aktivnosti i na koji način se pravdaju troškovi putovanja?

4.15. Dobili smo obaveštenje od banke da nam se račun koji je korišćen kao projektni gasi. S obzirom da treba da nam bude uplaćena druga rata sredstava (nakon odobravanja izveštaja) za realizovan projekat, da li možemo da dostavimo drugi račun? Da li je potrebno uraditi anex ugovora?

4.16. Šta je sve potrebno dostaviti od izvora verifikacije kojima pravdamo budžet i dokazujemo da se aktivnost desila? Da li su neophodne profakture i fakture?

4.17. Kada možemo očekivati uplatu predfinansiranja za naš projekat?

4.18. Da li možemo da angažujemo konsultantsku kuću radi fakturisanja troškova u kategoriji “Real costs”?

4.19. Naš projekat ima više predfinansiranja (20%-30%-30%-20%). Nakon trećeg meseca projekta i potrošenog prvog predfinansiranja, pripremili smo i poslali izveštaj o napretku i propratnu dokumentaciju. Kada možemo očekivati uplatu drugog predfinasiranja?

4.20. Prilikom refundacije putnih troškova učesnika na aktivnosti i konverzije valute uz upotrebu Infor-euro kursa, koji tačno kurs koristimo?

 

1. PROGRAMSKA PITANJA:

1.1. Na koji način Fondacija Tempus može da prati sprovođenje projekta?

Grupa za mlade Fondacije Tempus redovno prati promene koje korisnici unose u Mobility tool+ i na Korisnički prostor. Pored toga, Fondacija Tempus organizuje monitoring posete projektima odobrenim u okviru Nacionalnog poziva za podnošenje projektnih prijava. Svrha ovih poseta je pružanje podrške korisnicima u cilju što kvalitetnijeg sprovođenja projekta i praćenje da li se aktivnosti realizuju onako kako su planirane odobrenim projektom.

1.2. Da li je potrebno da prijavljujemo boravak učesnika policiji u Srbiji tokom aktivnosti mobilnosti?
Ukoliko su učesnici mobilnosti smešteni u registrovanom hostelu/hotelu, oni automatski vrše prijavu boravka. Ukoliko učesnici nisu smešteni u ugostiteljskom objektu, trebalo bi da izvršite prijavu boravka. Takođe, ukoliko programom planirate događaje na otvorenom prostoru, potrebno je da prijavite skup u skladu sa Zakonom o javnom okupljanju. Skup se prijavljuje Ministarstvu unutrašnjih poslova – organizacionoj jedinici nadležnoj po mestu održavanja skupa.

1.3. Da li postoji mogućnost slanja nacrta završnog izveštaja na uvid Fondaciji Tempus, pre dostavljanja u Mobility Tool+, u cilju savetovanja o eventualnim izmenama i dopunama?

S obzirom da završni izveštaj proverava Fondacija Tempus, nismo u mogućnosti da dajemo komentare na nacrt vašeg završnog izveštaja. Fondacija Tempus je na raspolaganju korisnicima u cilju otklanjanja dilema i nedoumica u vezi popunjavanja završnog izveštaja.

1.4. Da li učesnici koji nisu predviđeni odobrenim projektnim predlogom mogu da dobiju Youthpass sertifikat u KA3 projektu?

Ukoliko su učesnici prošli kroz proces učenja i imaju koristi od iskustva tokom pripreme i sprovođenja aktivnosti, moguće je izdati im Youthpass sertifikate.

1.5. Da li je moguće da mi ugovorimo prevoz za učesnike aktivnosti ili mobilnosti u svrhu njihovog transporta do mesta aktivnosti, ili je obavezno da to urade oni sami?

Dogovor oko prevoza učesnika je između samih organizacija (koordinatora i partnera) i učesnika. Važno je da u zavisnosti od vrste transporta čuvate i dokaze koji bi potvrdili da su učesnici doputovali/otputovali (račun za gorivo, bording pass, karta prevoza, račun za usluge prevoza i tako dalje.).

1.6. Naš projekat uključuje korisnike elektromotornih kolica, a pitanje partnera je da li mogu koristiti kombi prevoz za celu grupu.

Na Vama je da, u dogovoru sa projektnim partnerima, organizujete prevoz za učesnike. Troškovi iznajmljivanja specijalizovanih kombi vozila su samim tim prihvatljiva jer mogu da ponude dobre uslove prevoza mladim korisnicima elektromotornih kolica. Za pravdanje troškova puta su u tom slučaju potrebni računi prevoznika i svi ostali računi (ukoliko ih ima) koji potvrđuju troškove puta.

1.7. Imamo problem u komunikaciji i saradnji sa partnerskom organizacijom na projektu i razmišljamo o promeni partnera.

Preporuka je da budete u što redovnijem kontaktu sa projektnim partnerima i da ih podsetite na njihove obaveze, kao i da u dogovoru sa njima odlučite da li i na koji način ćete nastaviti saradnju. Ukoliko partnerska organizacija istupa iz projekta, potrebno je da o tome odmah obavestite Grupu za mlade Fondacije Tempus a da Vas partnerska organizacija o tome pismeno obavesti. Napominjemo da ova vrsta promene spada u kategoriju ”Većih izmena koje zahtevaju aneks Ugovora”, što iziskuje slanje Zahteva Fondaciji Tempus najkasnije 30 dana pre nastale izmene.

 

2. TEHNIČKA PITANJA:

2.1. Koje IT alate treba da koristimo za podnošenje izveštaja Fondaciji Tempus?

Ukoliko Vaš Ugovor o dodeli namenskih bespovratnih sredstava predviđa isplatu sredstava u dva predfinansiranja, potrebno je da podnesete isključivo završni izveštaj nakon sprovedenih aktivnosti, putem alata Mobility Tool+. Ukoliko Vaš ugovor predviđa više predfinansiranja, potrebno je da podnesete i izveštaj o napretku, odnosno srednjoročni izveštaj, na Korisničkom prostoru

Pored ova dva alata, važno je korišćenje Erasmus+ Projects Results Platform kako bi i drugi mogli da se upoznaju sa rezultatima Vašeg projekta.

2.2. Da li naš projekat mora da ima internet prezentaciju?

Internet prezentacija ili drugi načini onlajn prezentovanja projekta nisu obavezni, ali oni mogu poslužiti kao vrlo korisni alati u širenju informacija o projektnim rezultatima.

2.3. Da li u Mobility tool+ postoji ograničenje po pitanju veličine zakačenih fajlova? 

Ograničenje za ukupnu veličinu fajlova je 10 MB. Trudite se da veličina Vaših fajlova ne prelazi 10 MB, ali ukoliko imate dodatnu dokumentaciju koju želite da priložite svom završnom izveštaju, možete tu dodatnu dokumentaciju postaviti u korisnički prostor.

2.4. U Mobility tool+, šta je potrebno uneti u polje Participant ID?

U ovo polje potrebno je uneti JMBG učesnika. Ukoliko su u pitanju strani učesnici u ovo polje je dovoljno uneti broj njihovog putnog dokumenta.

2.5. Na koji način mobilnosti u Mobility Tool+ prelaze iz statusa Draft u status Completed?
Mobilnosti automatski prelaze iz statusa draft u completed kada se popune sva obavezna polja. Ukoliko je nakon popunjavanja status mobilnosti i dalje draft, potrebno je da proverite da li nedostaje neki od elemenata, kao npr. broj aktivnosti.

2.6. Da li je neophodno da završni izveštaj bude napisan na engleskom jeziku?
Izveštaj može da bude i na srpskom jeziku, bez obzira na jezik kojim ste pisali projektnu prijavu.

2.7. Da li je pored navoda u narativnom izveštaju, potrebno da i u Mobility tool+ navedemo podatke kao što su zamena učesnika, kao i to da smo imali jednog učesnika manje?

Sve nastale promene je potrebno da unesete u Mobility tool+. Nije potrebno da na bilo koji način naznačite da je u pitanju promena, već lista učesnika u MT+ treba da prikazuje realnu situaciju, pa je stoga npr. potrebno obrisati učesnike koji nisu bili prisutni i dodati one koji jesu, tj. one koji su potpisali listu učesnika.

2.8. Da li je potrebno da finalni izveštaj, osim u Mobility Tool+, dostavimo u još nekoj formi?

Finalni izveštaj se popunjava upotrebom Mobility Tool+ u formi i na način koji su unapred definisani u Mobility Tool+ (potrebno je pratiti korake). Detaljne informacije o popunjavanju finalnog izveštaja, kao i o korišćenju MT+ možete pronaći na prezentacijama sa koordinativnog sastanka, koje se nalaze na linku ovde.

2.9. Da li postoje uputstva za pisanje završnog izveštaja u Mobility Tool+? Koje sve priloge i gde treba da dodamo?

Prilikom popunjavanja finalnog izveštaja u Mobility Tool+ poželjno je da pružite što više relevantnih informacija (u većini polja je ograničenje do 5.000 karaktera), da izbegnete kopiranje teksta iz Vaše projektne prijave i da izveštaju dodate adekvatne priloge koji su navedeni u Ugovoru o dodeli namenskih nepovratnih sredstava (npr. Declaration of Honour, Signed list of participants, Activity Timetable i dr.). Kvalitet Vašeg izveštaja će se pre svega procenjivati u odnosu na tekst koji ste uneli u MT+, pa je zbog toga preporučljivo da tekst sadrži kvalitativne i kvantitativne indikatore. Što se tiče dodatne dokumentacije, idealno bi bilo svaku tvrdnju iz izveštaja potkrepiti dodatnim materijalima, dodati rezultate evaluacije, isečke iz medija, fotografije, snimke itd. Podsećamo da je ograničenje za priloge u MT+ 10 MB, ili maksimalno 10 fajlova, a da za dodatnu dokumentaciju (koja ugovorom nije navedena kao obavezna) koristite isključivo folder Završni izveštaj na vašem korisničkom prostoru, koji nema ograničenja koja se odnose na veličinu fajlova. Vodite računa da dokumenti budu potpune i finalne verzije, s obzirom na to da se ne mogu brisati sa Korisničkog prostora. Poželjno je kategorisati materijale u pomenutom folderu radi lakšeg snalaženja i bržeg analiziranja završnog izveštaja.

2.10. Na koji način unosimo podatke u Youthpass sertifikat?
Detaljno uputstvo o popunjavanju i generisanju Youthpass sertifikata možete pronaći na ovom linku.

2.11. Postoji li krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass sertifikata?
Krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass nije povezan sa datumom završetka projekta. Za krajnji rok za popunjavanje Youthpass predlažemo da se konsultujete sa partnerima i učesnicima, kako biste na najbolji način procenili koliko vremena vam je potrebno. Preporuka Fondacije Tempus je da to bude što pre, da se sa popunjavanjem započne tokom aktivnosti i završi što pre nakon aktivnosti.

2.12. Da li se Youthpass sertifikat potpisuje elektronski, ili nakon što se odštampa?
Salto resursni centar za treninge i saradnju radi na razvoju elektronskog potpisa za Youthpass, ali trenutno još uvek ne postoji ta mogućnost, tako da trenutna procedura predviđa štampanje i potpisivanje/pečatiranje.

2.13. Da li postoji određeni šablon formulara za evidenciju učesnika projektnih aktivnosti?
U folderu vašeg projekta na korisničkom prostoru možete pronaći šablon pod nazivom „Izjava o učešću – Statement of attendance“, koji sadrži sve potrebne informacije koje su definisane Vašim Ugovorom. Ovaj dokument je ključan za pravdanja prisustva učesnika tokom lokalnih, nacionalnih i aktivnosti mobilnosti (pored drugih materijala naravno).

2.14. Da li postoji neko posebno uputstvo za Mobility Tool+ novijeg datuma? Jedno koje smo skinuli sa interneta je iz 2015. godine i potpuno je neupotrebljivo za sadašnji MT+.

Više informacija o Mobility Tool+ možete pronaći u video uputstvu za popunjavanje Mobility Tool+ na Youtube kanalu Fondacije Tempus. Ukoliko radite u novijoj verziji ovog alata, molimo da koristite zvanično uputstvo Evropske Komisije a da ovo video uputstvo koristite kao dopunsko sredstvo informisanja. Za sve druge informaciji se možete obratiti nadležnoj projektnoj grupi Fondacije Tempus.

2.15. Da li postoji određeni hashtag programa ili Fondacije Tempus koji je potrebno da koristimo prilikom promocije našeg projekta na društvenim mrežama?
Prilikom promocije projekta možete koristiti heštagove #ErasmusPlus, #erasmusplus, #fondacijatempus i #foundationtempus, a za projekte u oblasti mladi možete dodati i #youth, #mladi i slično.

2.16. Da li je neophodno da ručno ili elektronski potpisujemo i pečatiramo obaveštenja o promenama koje kačimo na naš korisnički prostor?
Potpisivanje obaveštenja nije potrebno s obzirom na to da korisničkom prostoru vašeg projekta pristup imaju samo Fondacija Tempus i korisnik, izuzev u slučaju promene kontakt osobe na projektu gde je neophodno da lice ovlašćeno za zastupanje potpiše dopis o imenovanju nove kontakt osobe.

 

3. PRAVNA PITANJA:

3.1. Šta je obaveštenje o manjim izmenama, šta zahtev za manje izmene a šta obaveštenje Fondaciji Tempus?

Ukoliko je predlog projekta koji je organizacija iz Srbije podnela Fondaciji Tempus prihvaćen, i odobrena su joj namenska bespovratna sredstva za njegovu realizaciju, može se dogoditi da se jave različite potrebe za izmenama projektne dokumentacije. Više informacija o proceduri možete pronaći na ovom linku.

3.2. Da li treba da koristimo logo Fondacije Tempus na promotivnom materijalu, i zastavu Evropske unije? 

Potrebno je koristiti logo sa izjavom da je projekat sufinansiran od strane Evropske unije. Logo Fondacije Tempus nije potrebno koristiti.

3.3. Koji je rok za podnošenje završnog izveštaja i koje su posledice eventualnog kašnjenja?
Rok za podnošenje završnog izveštaja definisan ugovorom je 60 kalendarskih dana od dana završetka projekta. Ukoliko korisnik ne dostavi izveštaj u tom roku, biće mu poslato zvanično obaveštenje i zatraženo dostavljanje izveštaja u roku od 15 dana. U slučaju da korisnik ni u tom roku ne dostavi izveštaj, Fondacija Tempus ima pravo da potražuje povraćaj celokupnog iznosa nepovratnih namenskih sredstava.

3.4. Na koji način obaveštavamo Fondaciju Tempus u slučaju promene pravnog zastupnika organizacije?

Dovoljno je dostaviti informaciju putem Korisničkog prostora u skladu sa procedurom na ovom linku.. Takođe, potrebno je na stranici vaše organizacije na portalu za učesnike (URF) ažurirati ovaj podatak i u odeljku Documents okačiti dokument o promeni pravnog zastupnika.

3.5. Kada možemo očekivati odgovor u vezi sa završnim izveštajem koji smo podneli?
U skladu sa ugovorom o dodeli namenskih bespovratnih sredstava, za analizu završnog izveštaja projekta predviđeno je do 60 dana, računajući od datuma podnošenja izveštaja koji je formalno prihvaćen. Napominjemo da se vreme analize pauzira dok traje dopunjavanje dokumentacije koju Fondacija Tempus eventualno može zatražiti od korisnika u cilju kompletiranja izveštaja.

3.6. Da li je moguće produžiti trajanje ugovora za određeni vremenski period kako bi se realizovale projektne aktivnosti koje iz određenih razloga kasne i morale su biti odložene?

Vreme trajanja projekta je moguće produžiti. Napominjemo da nisu moguće izmene ugovora u poslednjem mesecu trajanja projekta.

 

4. FINANSIJSKA PITANJA:

4.1. Da li, pored namenskog deviznog računa, moramo da otvorimo i namenski dinarski račun?

Nije neophodno. Ipak, ako postoji i najmanja mogućnost da se deo Vaših sredstava blokira, bićete mnogo sigurniji ukoliko sredstva sa namenskog deviznog prebacujete na namenski dinarski račun. Na vama je da odlučite kada ćete menjati evre u dinare i u kom iznosu. Naša je preporuka da ne prebacujete celokupnu sumu odjednom, kako bi se ublažio rizik potencijalnog slabljenja dinara u odnosu na evro.

4.2. Da li i kako možemo da preraspoređujemo sredstva unutar iste aktivnosti? Da li je o tome potrebno obavestiti Fondaciju Tempus?

Možete preraspoređivati sredstva iz različitih budžetskih kategorija u okviru iste aktivnosti, vodeći računa da nijedan aspekt kvaliteta projekta ne sme da bude ugrožen ovim preraspodelama, a prema pravilima definisanim Ugovorom o dodeli namenskih bespovratnih sredstava. O ovome nije potrebno obaveštavati Fondaciju Tempus, ali je važno da prilikom podnošenja izveštaja o realizaciji projekta objasnite šta ste radili.

4.3. Da li su projektni troškovi oslobođeni od PDV-a?

Projektni troškovi su podložni oslobađanju od PDV-a, ali ih morate sami osloboditi u centrali Poreske uprave u Beogradu. Više informacija o poreskom oslobođenju možete naći ovde.

4.4. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja aktivnosti mobilnosti?

Troškovi putnog zdravstvenog osiguranja tokom aktivnosti projekata dijaloga mladih pokrivaju se iz organizacionih troškova projekta.  Koordinator projekta je odgovoran da mladima obezbedi adekvatno osiguranje.

4.5. Ukoliko jedna nacionalna grupa želi da dođe zajedničkim organizovanim prevozom, da li je za pravdanje putnih troškova prihvatljiva grupna karta? 

Na korisniku je da, u dogovoru sa partnerima, organizuje prevoz za učesnike, a grupna karta za prevoz do i od lokacije aktivnosti predstavlja jednu od mogućnosti uz navedeni opis usluge (npr. prevoz učesnika u okviru projekta AA, na relaciji BB, datuma VV)

4.6. Kada učesnici dolaze pojedinačno, da li moraju da potpisuju neku izjavu da su primili novac za refundaciju?

Da neophodno je da učesnici potpišu priznanicu ili izjavu zbog evidencije, zakonske obaveze i kasnije dokaza o prisustvu na aktivnosti. Takođe je na organizatorima da odluče da li će refundacija biti izvršena na samom događaju ili naknadno (npr. nakon aktivnosti, kada učesnici dostave sve račune, bording pasove i karte poštom).

4.7. Koja dokumenta je potrebno priložiti kao dokaz da je aktivnost održana?

U cilju dokazivanja kvaliteta održanih aktivnosti, podržavamo dostavljanje što većeg broja dokaza koje ste već naveli. Sve račune svakako treba čuvati i zbog potencijalnih naknadnih provera od strane Grupe za finansije Fondacije Tempus ili revizora Evropske Komisije.

4.8. Kako prikazujemo troškove puta ukoliko su učesnici došli automobilima?
Potrebno je da sačuvate račune za gorivo, putarine, vinjete i ostale račune koji potvrđuju troškove puta.

4.9. Da li Fondacija Tempus može da traži dodatnu finansijsku dokumentaciju (račune, izvode, fakture…) za pravdanje jediničnih troškova (unit costs)? 
Da. Prema ugovoru koji sklapaju Korisnik i Fondacija, ”Korisnik mora obezbediti sve informacije, uključujući informacije u elektronskom obliku, koje zahtevaju NA ili Komisija, odnosno bilo koji drugi organ koji Komisija ovlasti.” .

4.10. Da li preostala sredstava od organizacione podrške možemo da iskoristimo za honorar organizatora? Ukoliko možemo, na koji način i kojom vrstom ugovora bi bilo najbolje da ih platimo?

Na organizaciji je da definiše na koji način će plaćati saradnike. Više informacija o odgovarajućem tipu ugovora (npr. ugovor o delu, ugovor o autorskom delu) možete potražiti od osobe zadužene za poslove računovodstva vaše organizacije. U svakom slučaju, treba poštovati važeće propise Republike Srbije.

4.11. Na koji način vršimo raspodelu budžeta projekta namenjenog putnim troškovima između partnera na projektu?

Na organizaciji je da u komunikaciji sa partnerom napravi dogovor oko regulisanja putnih troškova. Preporuka Fondacije Tempus je da čuvate sve fakture ali i elektronske karte i bording karte kao i ostala dokumenta kao dokaze o dolasku i odlasku učesnika, koje će vam možda biti potrebni i za završni izveštaj u Mobility Tool+ platformi.

4.12. Da li nakon prodaje deviza sa namenskog deviznog računa, novac možemo prebaciti na naš redovni tekući račun?

Na organizaciji je da raspolaže sredstvima sa namenskog deviznog računa i ta sredstva nakon konverzije možete prebaciti na tekući dinarski račun.

4.13. Na koji način se pravdaju troškovi putovanja učesnika i kako se dokazuje prisustvo tokom aktivnosti/mobilnosti?

Putovanje je potrebno dokazati kartama, bording karte i sl. Neophodno je priložiti dva izvora verifikacije, dakle, uz karte treba priložiti spisak učesnika, potvrdu o smeštaju sa spiskom učesnika („ruming“ lista sa imenima učesnika, datumima dolaska i odlaska iz smeštaja). Po pravilima Erazmus+ programa, potrebno je i kroz finansijsku dokumentaciju dokazati da je učesnik bio na događaju.

4.14. Na koji način učesnici mogu putovati na lokaciju održavanja aktivnosti i na koji način se pravdaju troškovi putovanja?

Odluke o načinu prevoza koje učesnici koriste za dolazak i povratak sa aktivnosti su na projektnim partnerima i mogu da uključe avion, autobus, voz, automobil i drugo. U svakom slučaju je potrebno sačuvati odgovarajuće dokaze o ostvarenom putovanju, npr. u slučaju putovanja automobilom račune za gorivo, putarine itd.

4.15. Dobili smo obaveštenje od banke da nam se račun koji je korišćen kao projektni gasi. S obzirom da treba da nam bude uplaćena druga rata sredstava (nakon odobravanja izveštaja) za realizovan projekat, da li možemo da dostavimo drugi račun? Da li je potrebno uraditi aneks ugovora?

S obzirom na to da je informacija o bankovnom računu deo Ugovora koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus, potrebno je da inicirate Zahtev za aneks Ugovora u Korisničkom prostoru.

4.16. Šta je sve potrebno dostaviti od izvora verifikacije kojima pravdamo budžet i dokazujemo da se aktivnost desila? Da li su neophodne profakture i fakture?
U pogledu dokazivanja kvaliteta održanih aktivnosti, podržavamo dostavljanje što većeg broja dokaza, kao što su: lista učesnika sa potpisima, putne karte, foto i video materijal, promo materijal, agende evaluacione listove, ugovore, upitnike o mobilnosti/aktivnosti nakon aktivnosti itd. Sve račune bi svakako trebalo čuvati (uključujući fakture, izvode i slično) zbog potreba računovodstva ali i zbog potencijalnih formalnih provera od strane Fondacije Tempus ili revizora Evropske Komisije.

4.17. Kada možemo očekivati uplatu predfinansiranja za naš projekat?
Iznos prvog predfinansiranja biće isplaćen u roku od 30 dana od datuma obostranog potpisivanja ugovora, u skladu sa rokom koji je naveden u ugovoru koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus i koji se nalazi na Korisničkom prostoru Vašeg projekta.

4.18. Da li možemo da angažujemo konsultantsku kuću radi fakturisanja troškova u kategoriji “Real costs”?

Fakturisanje troškova, predefinisanih ugovorom tj. Aneksom II ugovora, kao stvarni troškovi („Real costs“) po pojedinačnim uslugama/robi, preko konsultantske kuće nisu u duhu programa niti u skladu sa Ugovorom o dodeli namenskih bespovratnih sredstava.

4.19. Naš projekat ima više predfinansiranja (20%-30%-30%-20%). Nakon trećeg meseca projekta i potrošenog prvog predfinansiranja, pripremili smo i poslali izveštaj o napretku i propratnu dokumentaciju. Kada možemo očekivati uplatu drugog predfinasiranja jer nam aktivnost kreće uskoro?
Izveštaj o napretku je u procesu obrade koji će trajati po Ugovoru do 30 dana. Period će potencijalno biti produžen ukoliko Vam Grupa za mlade ili Grupa za finansijske poslove budu tražile dodatnu dokumentaciju.

4.20. Prilikom refundacije putnih troškova učesnika na aktivnosti i konverzije valute uz upotrebu Infor-euro kursa, koji tačno kurs koristimo?

Potrebno je koristiti Infor-euro kurs za mesec kada je izvršena refundacija, koja se može dokumentovati izvodom iz banke (prenos sredstava ili podizanje gotovine). Na primer, karta je kupljena u martu za putovanje u junu a refundirana je u julu. Za konverziju ovog troška u evrima koristi se kurs za mesec jul. Odgovarajući kurs je potrebno koristiti kod stvarnih (real costs) troškova, dok za jedinične (unit costs) troškove nije značajan.