Питања и одговори

1. Шта је обавештење о мањим изменама?

2. Шта је захтев за измену уговора?

3. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

4. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства унутар исте активности? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?

5. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?

6. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

7. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

8. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности омладинске размене?

9. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности Европског волонтерског сервиса?

10. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

11. Шта се догађа уколико учесник омладинске размене одустане од учешћа непосредно пред почетак размене? Да ли у овом случају његова замена може да буде из друге земље?

12. Да ли је неопходно да потпишемо интерни уговор са партнерима на пројекту?

13. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility tool+ на крају мобилности, или само неки?

14. Да ли сви учесници морају да попуне упитник у Mobility tool+ како би завршни извештај био поднет, и на какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде?

15. У ком временском року се ови упитници шаљу учесницима?

16. Како се измене учесника убацују у Mobility tool+, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније?

17. Да ли у Mobility tool+ постоји ограничење по питању величине закачених фајлова? 

18. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта?

19. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

20. Која документа је потребно приложити као доказ да је активност одржана?

21. Да ли је прихватљиво да учесник омладинске размене допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?

22. Уколико је учесник напунио 30 година пре три месеца, да ли и даље може да учествује на активности омладинске размене?

23. Уколико је пројектном пријавом дефинисано да ће распон узраста учесника на размени бити 18-22 године, да ли млада особа која има 24 године има могућност учешћа?

24. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?

25. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

26. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?

27. Због непредвиђених околности, морамо да померимо термин омладинске размене, како да о томе обавестимо Фондацију Темпус?

28. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 

29. Због испитног рока, желимо да у активност омладинске размене укључимо младе истог профила који нису били укључени у писање пројекта. Да ли је то могуће?

30. Да ли омладински радници који воде размену треба да имају положен курс прве помоћи?

31. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)?

32. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату наредне транше?

33. У Mobility tool+, шта је потребно унети у поље Participant ID?

34. Да ли је потребно да на Kориснички простор окачимо измене програма активности који је садржан у пројектној пријави, ако су измене настале одлуком Фондације Темпус?

35. Да ли преостала средстава од организационе подршке можемо да искористимо за хонорар организатора? Уколико можемо, на који начин и којом врстом уговора би било најбоље да их платимо?

36. Да ли вишак новца који је буџетом опредељен за путне трошкове можемо да преусмеримо на организационе трошкове?

37. На који начин вршимо расподелу буџета пројекта намењеног путним трошковима између партнера на пројекту?

38. Да ли након продаје девиза са наменског девизног рачуна, новац можемо пребацити на наш редовни текући рачун?

39. Шта се подразумева под данима за путовање (travel days), а шта под данима мобилности/активности (activity days)?

40. На који начин се правдају трошкови путовања учесника и како се доказује присуство током активности мобилности?

41. Да ли извештавање у Мобилитy тоол+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?

42. На који начин мобилности у Мобилитy тоол+ прелазе из статуса Драфт у статус Цомплетед?

43. Kоји је рок за подношење завршног извештаја и које су последице евентуалног кашњења?

44. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника организације?

45. На који начин учесници могу путовати на локацију одржавања активности и на који начин се правдају трошкови путовања?

46. Да ли је неопходно да завршни извештај буде написан на енглеском језику?

47. Да ли је поред навода у наративном извештају, потребно да и у Мобилитy тоол+ наведемо податке као што су промена теам леадера, замена учесника из једне земље учесником из друге земље, као и то да смо имали једног учесника мање?

48. Да ли је потребно да финални извештај, осим у Мобилитy тоол+, доставимо у још некој форми?

49. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у Мобилитy тоол+? Kоје све прилоге и где треба да додамо?

50. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у Мобилитy тоол+, у циљу саветовања о евентуалним изменама И допунама?

51. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анеx уговора?

52. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Wеб дисцлаимер-а?

53. Шта је све потребно доставити од извора верификације којима правдамо буџет и доказујемо да се размена десила? Да ли су неопходне профактуре и фактуре?

54. За несметану комуникацију са партнерима и успешну реализацију пројекта неопходно је од средстава из пројекта набавити један мобилни телефон и један лаптоп рачунар. Да ли је то прихватљиво?

55. Да ли за услуге организационе подршке можемо да ангажујемо предузетника који би нам фактурисао своје услуге?

56. На који начин уносимо податке у Yоутхпасс сертификат?

57. Постоји ли крајњи рок за попуњавање и издавање Yоутхпасс сертификата?

58. Да ли се Yоутхпасс сертификат потписује електронски, или након што се одштампа?

59. Да ли учесници који нису предвиђени одобреним пројектним предлогом могу да добију Yоутхпасс сертификат?

 

1. Шта је обавештење о мањим изменама?

Обавештење о мањим изменама је документ којима се Фондација Темпус обавештава о променама на пројекту које не захтевају промену самог уговора. У мање измене спадају: промена локације активности; промена датума одржавања активности (само у случају када се датуми уклапају у датуме почетка и завршетка одобреног пројекта); промена броја учесника (када промена не утиче на формално прихватљив број учесника); промена профила учесника, односно омладинских лидера; мање промене у програму активности (промена радних дана у слободне дане није могућа); и сл. Рок за подношење обавештења о мањим изменама на пројекту је 10 дана пред планирану измену а како би Фондација Темпус имала времена да одговори на захтев.

2. Шта је захтев за измену уговора?

Захтев за измену уговора подноси се у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус. Ове промене су: измена периода трајања пројекта; измене буџета пројекта; промена банковног рачуна; веће измене пројектних активности и промена партнерских организација/институција.

3. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

Није неопходно. Ипак, ако постоји и најмања могућност да се део Ваших средстава блокира, бићете много сигурнији уколико средства са наменског девизног пребацујете на наменски динарски рачун. На вама је да одлучите када ћете мењати евре у динаре и у ком износу. Наша је препорука да не пребацујете целокупну суму одједном, како би се ублажио ризик потенцијалног слабљења динара у односу на евро.

4. Да ли и како можемо да прераспоређујемо средства унутар исте активности? Да ли је о томе потребно обавестити Фондацију Темпус?

Можете прераспоређивати средства из различитих буџетских категорија у оквиру исте активности, водећи рачуна да ниједан аспект квалитета пројекта не сме да буде угрожен овим прерасподелама. О овоме није потребно обавештавати Фондацију Темпус, али је важно да приликом подношења извештаја о реализацији пројекта објасните шта сте радили.

5. Које ИТ алате треба да користимо за подношење извештаја Фондацији Темпус?

Уколико Ваш Уговор о додели наменских бесповратних средстава предвиђа исплату средстава у два предфинансирања, потребно је да поднесете искључиво завршни извештај након спроведених активности, путем алата Мобилитy тоол+. Уколико Ваш уговор предвиђа више предфинансирања, потребно је да поднесете и извештај о напретку, односно средњорочни извештај, на Корисничком простору

Поред ова два алата, важно је коришћење Ерасмус+ Пројецтс Ресултс Платформ како би и други могли да се упознају са резултатима Вашег пројекта.

6. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

Пројектни трошкови су подложни ослобађању од ПДВ-а, али их морате сами ослободити у централи Пореске управе у Београду. Више информација о пореском ослобођењу можете наћи овде.

7. Да ли наш пројекат мора да има интернет презентацију?

Интернет презентација или други начини онлајн презентовања пројекта нису обавезни, али они могу послужити као врло корисни алати у ширењу информација о пројектним резултатима. При изради интернет презентације, као и свих осталих материјала, потребно је водити рачуна о правилима видљивости програма Еразмус+ и суфинансирања од стране Европске уније, о којима можете више прочитати овде, у корисничком водичу Еразмус+ када је реч о графичком дизајну и видљивости.

8. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности омладинске размене?

Трошкови путног здравственог осигурања током активности омладинске размене покривају се из организационих трошкова пројекта.
Уколико на мобилности учествују млади из држава са којима је Србија потписала одговарајући споразум, питање здравственог осигурања можете и тако решити. Координатор пројекта је одговоран да младима који учествују на размени обезбеди адекватно осигурање.

9. Ко плаћа здравствено осигурање учесницима током трајања активности Волонтерских пројеката – бившег Европског волонтерског сервиса?

Здравствено осигурање за волонтере Европског волонтерског сервиса обезбеђено је од стране Европске комисије. Организација која шаље волонтере дужна је да волонтера пријави за ово осигурање пре почетка мобилности. Ово осигурање се не буџетира пројектом.

10. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

Група за младе Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility tool+ и на Кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете пројектима одобреним у оквиру Националног позива за подношење пројектних пријава за 2017. годину. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како су планиране одобреним пројектом.

11. Шта се догађа уколико учесник омладинске размене одустане од учешћа непосредно пред почетак размене? Да ли у овом случају његова замена може да буде из друге земље?

Уколико се ово догоди, Ваша размена ће имати мањи број учесника, а укупни износ примљених наменских бесповратних средстава ће одговарати стварном броју учесника у активности. Уколико због отказивања број учесника по националној групи падне испод минималног броја захтеваног програмом (односно, уколико нека од група има мање од 4 учесника), овим отказивањем цела национална група не испуњава минимум критеријума и цела група губи могућност учествовања у размени.

Уколико се циљеви пројекта и очекивани исходи остварују у складу са одобреним пројектним предлогом, могуће је да учесници из земаља партнерских организација замене учеснике који недостају Минимум критеријума је јасан и потребно је осигурати 4+1 учесника који долазе из сваке партнерске организације.

12. Да ли је неопходно да потпишемо интерни уговор са партнерима на пројекту?

На пројектима омладинских размена, уговори између партнера нису обавезни али су препоручљиви. Уколико Ваш пројекат подразумева активност Европског волонтерског сервиса, неопходно је да потпишете уговор са партнерима, а шаблон за ове уговоре можете наћи у Анексу V свог Уговора.

13. Да ли сви учесници мобилности добијају упитник у Mobility tool+ на крају мобилности, или само неки? 
Линк ка евалуативном упитнику добијају волонтери ЕВС-а на пројектима ЕВС-а, и омладински лидери на пројектима омладинских размена. Учесници припремних посета ради планирања активности (састанака АПВ) такође добијају линк ка овом упитнику на Mobility tool+.

14. Да ли сви учесници морају да попуне упитник (партиципантс репорт) у Mobility tool+ како би завршни извештај био поднет и какав је поступак уколико неки од њих то одбијају да ураде? 

Није неопходно да сви учесници попуне евалуативне упитнике како би Вам било омогућено да поднесете завршни извештај у Mobility tool+. Ипак, молимо Вас да учесницима својих пројеката темељно објасните важност и потребу за попуњавањем ових упитника.

15. У ком временском року се упитник у Mobility tool+ (партиципантс репорт) шаље учесницима? 

Учесници добијају линк одмах након активности мобилности, под условом да су у Mobility tool+ унесени исправни подаци о учесницима (савет: проверити током саме активности да ли имате тачне контакте учесника).

16. Како се измене учесника убацују у Mobility tool+, ако је уговорни рок 7 дана, а постоји могућност да се измене коначне листе десе и касније? 

Уколико није могуће унети измене учесника у овом року, неопходно је да то учините у најкраћем могућем року након што измена буде позната, а да Фондацију Темпус о овој измени обавестите мејлом.

17. Да ли у Mobility tool+ постоји ограничење по питању величине закачених фајлова? 

Ограничење за укупну величину фајлова је 10 MB. Трудите се да величина Ваших фајлова не прелази 10 MB, али уколико имате додатну документацију коју желите да приложите свом завршном извештају, можете ту додатну документацију поставити у кориснички простор.

18. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта? 

На кориснику је да, у договору са партнерима, организује превоз за учеснике, а групна карта за превоз до и од локације активности представља једну од могућности уѕ наведени опис услуге (нпр. превоз учесника у оквиру пројекта АА, на релацији ББ, датума ВВ)

19. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

 Да неопходно је да учесници потпишу признаницу или изјаву због евиденције, законске обавезе и касније доказа о присуству на активности. Такође је на организаторима да одлуче да ли ће рефундација бити извршена на самом догађају или накнадно (нпр. након активности, када учесници доставе све рачуне, бординг пасове и карте поштом). 

20. Која документа је потребно приложити као доказ да је активност одржана?

У циљу доказивања квалитета одржаних активности, подржавамо достављање што већег броја доказа које сте већ навели. Све рачуне свакако треба чувати и због потенцијалних накнадних провера од стране Групе за финансије Фондације Темпус или ревизора Европске Комисије. 

21. Да ли је прихватљиво да учесник омладинске размене допутује неколико дана раније, или да напусти државу неколико дана касније?
Дозвољено је и прихватљиво да учесници започну путовање до омладинске размене неколико дана раније, или да га заврше неколико дана касније. Што се тиче временског оквира доласка и одласка учесника, наша је препорука да датуми доласка и одласка треба да буду што приближнији датумима планиране активности. Сви договори око доласка и одласка учесника, укључујући и датуме и начин путовања, су на Вама и Вашим партнерима на пројекту.

22. Уколико је учесник напунио 30 година пре три месеца, да ли и даље може да учествује на активности омладинске размене?
Уколико учесник/ца у моменту подношења пројектне пријаве има мање од 31 године, може да учествује у активностима у својству младе особе до 30 година.

23. Уколико је пројектном пријавом дефинисано да ће распон узраста учесника на размени бити 18-22 године, да ли млада особа која има 17 или 24 године има могућност учешћа?
Трудите се да узраст одговара узрасту који је дефинисан пројектом али узимајући у обзир да у овом случају горњу и доњу границу узраста учесника на пројекту уже дефинише конзорцијум у одобреном пројектном предлогу, нема препреке за учешће младих који не припадају уже дефинисаној старосној групи, наравно уколико то не нарушава циљеве пројекта. Подсећамо вас да је за учеснике који су у тренутку одржавања омладинске размене малолетни, потребно да имате писмену потврду сагласности родитеља.

24. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?
Потребно је да сачувате рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.

25. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?
Корисник је дужан да, у складу са Уговорном одредбом, бележи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Комисија и објављује на свом сајту, овде.

26. Да ли је потребно да пријављујемо боравак учесника полицији у Србији током размене?
Уколико су учесници размене смештени у регистрованом хостелу/хотелу, они аутоматски врше пријаву боравка. Уколико учесници нису смештени у угоститељском објекту, требало би да извршите пријаву боравка. Такође, уколико програмом размене планирате догађаје на отвореном простору, потребно је да пријавите скуп у складу са Законом о јавном окупљању. Скуп се пријављује Министарству унутрашњих послова – организационој јединици надлежној по месту одржавања скупа.

27. Због непредвиђених околности, морамо да померимо термин омладинске размене, како да о томе обавестимо Фондацију Темпус? 
Уколико је нови термин размене у оквиру периода реализације пројекта, потребно је да путем е-маила и Корисничког простора обавестите Фондацију Темпус о тој промени.
Уколико се активност помера за период који је ван периода реализације одобреног пројекта, треба да попуните и оверите Захтев за анекс уговора и окачите га на Кориснички простор. Фондација Темпус ће затим процесуирати Ваш захтев и обавестити Вас да ли је одобрен.
28. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 
Потребно је користити лого програма Еразмус+, као и лого са изјавом да је пројекат суфинансиран од стране Европске уније. Лого Фондације Темпус није потребно користити.

29. Због испитног рока, желимо да у активност омладинске размене укључимо младе истог профила који нису били укључени у писање пројекта. Да ли је то могуће? 
Могуће је. Препорука је да, у процесу писања пројекта, одаберете одговарајући термин активности, како би млади који су припремали активност размене могли да учествују у њој. Узмите у обзир да су испитни рокови различити у већини земаља. У случају замене учесника, потребно је осигурати да су млади истог профила, као и да нови учесници имају могућност укључивања у разраду и модификацију програма током омладинске размене.

30. Да ли омладински радници који воде размену треба да имају положен курс прве помоћи?
Ово није неопходан предуслов. Ипак, уколико барем један од омладинских лидера на омладинској размени има положен овај курс, то ће значајно допринети сигурности и безбедности учесника током трајања активности размене.

31. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 
Да. Према уговору који склапају Корисник и Фондација, ”Корисник мора обезбедити све информације, укључујући информације у електронском облику, које захтевају НА или Комисија, односно било који други орган који Комисија овласти.” .

32. Колико дана након предаје извештаја о напретку могу да очекујем уплату рате предфинансирања? 
Уколико је достављена комплетна документација, рок за уплату рате предфинансирања износи 30 дана. Уколико није и канцеларија Фондације Темпус тражи додатну документацију, време се продужава за период чекања на допуну.

33. У Mobility tool+, шта је потребно унети у поље Participant ID?
У ово поље потребно је унети ЈМБГ учесника. Уколико су у питању страни учесници у ово поље је довољно унети број њиховог путног документа.

34. Да ли је потребно да на Kориснички простор окачимо измене програма активности који је садржан у пројектној пријави, ако су измене настале одлуком Фондације Темпус?
Није потребно да наводите адаптацију програма активности у овом случају, јер је одлука о кориговању дошла од стране Фондације Темпус, и уговор о коришћењу наменских бесповратних средстава је потписан у складу са тим променама

35. Да ли преостала средстава од организационе подршке можемо да искористимо за хонорар организатора? Уколико можемо, на који начин и којом врстом уговора би било најбоље да их платимо?
На организацији је да дефинише на који начин ће плаћати сараднике. Више информација о одговарајућем типу уговора (нпр. уговор о делу, уговор о ауторском делу) можете потражити од особе задужене за послове рачуноводства ваше организације. У сваком случају, треба поштовати важеће прописе Републике Србије.

36. Да ли вишак новца који је буџетом опредељен за путне трошкове можемо да преусмеримо на организационе трошкове? 

Уговором који сте потписали са Фондацијом Темпус, одељак И.3.3. Прерасподела буџетских средстава без измена и допуна, дефинисано је да је кориснику дозвољено да прерасподели до 100% средстава додељених за трошкове превоза, организациону подршку, индивидуалну подршку и језичку подршку међу овим буџетским категоријама за активности истог типа.

37. На који начин вршимо расподелу буџета пројекта намењеног путним трошковима између партнера на пројекту?
На организацији је да у комуникацији са партнером направи договор око регулисања путних трошкова. Препорука Фондације Темпус је да чувате све фактуре али и електронске карте и бординг карте као и остала документа као доказе о доласку и одласку учесника, које ће вам можда бити потребни и за завршни извештај у Мобилитy тоол+ платформи.

38. Да ли након продаје девиза са наменског девизног рачуна, новац можемо пребацити на наш редовни текући рачун?
На организацији је да располаже средствима са наменског девизног рачуна и та средства након конверзије можете пребацити на текући динарски рачун.

39. Шта се подразумева под данима за путовање (Travel days), а шта под данима мобилности/активности (Activity days)?

Према Анексу III Уговора о додели наменских бесповратних средстава, један дан путовања пре активности и један дан путовања након активности се могу укључити у обрачун за организациону подршку ако је оправдано. У Анексу III уговора о додели наменских бесповратних средстава су наведени услови за правдање ових трошкова. Важно је да се испоштована правила програма, да се може доказати да се путовање реализовало, да се може доказати учешће у активности за коју се повлаче средства и присуство током свих дана за које је одобрена организациона подршка.

40. На који начин се правдају трошкови путовања учесника и како се доказује присуство током активности мобилности?
Путовање је потребно доказати картама, бординг карте и сл. Неопходно је приложити два извора верификације, дакле, уз карте треба приложити списак учесника, потврду о смештају са списком учесника („руминг“ листа са именима учесника, датумима доласка и одласка из смештаја). По правилима Еразмус+ програма, потребно је и кроз финансијску документацију доказати да је учесник био на догађају.

41. Да ли извештавање у Мобилитy тоол+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?
Податке у Мобилитy тоол+ је неопходно ажурирати у складу са спроведеним активностима и насталим променама.

42. На који начин мобилности у Мобилитy тоол+ прелазе из статуса Драфт у статус Цомплетед?
Мобилности аутоматски прелазе из статуса драфт у цомплетед када се попуне сва обавезна поља. Уколико је након попуњавања статус мобилности и даље драфт, потребно је да проверите да ли недостаје неки од елемената, као нпр. број активности.

43. Kоји је рок за подношење завршног извештаја и које су последице евентуалног кашњења?
Рок за подношење завршног извештаја дефинисан уговором је 60 календарских дана од дана завршетка пројекта. Уколико корисник не достави извештај у том року, биће му послато званично обавештење и затражено достављање извештаја у року од 15 дана. У случају да корисник ни у том року не достави извештај, Фондација Темпус има право да потражује повраћај целокупног износа неповратних наменских средстава.

44. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника организације?
Довољно је доставити информацију путем е-маила. Такође, потребно је на страници ваше организације на порталу за учеснике (УРФ) ажурирати овај податак и у одељку Доцументс окачити документ о промени правног заступника.

45. На који начин учесници могу путовати на локацију одржавања активности и на који начин се правдају трошкови путовања?
Одлуке о начину превоза које учесници користе за долазак и повратак са размене су на пројектним партнерима и могу да укључе авион, аутобус, воз, аутомобил и друго. У сваком случају је потребно сачувати одговарајуће доказе о оствареном путовању, нпр. у случају путовања аутомобилом рачуне за гориво, путарине итд.

46. Да ли је неопходно да завршни извештај буде написан на енглеском језику?
Извештај може да буде и на српском језику, без обзира на језик којим сте писали пројектну пријаву.

47. Да ли је поред навода у наративном извештају, потребно да и у Мобилитy тоол+ наведемо податке као што су промена теам леадера, замена учесника из једне земље учесником из друге земље, као и то да смо имали једног учесника мање?
Све настале промене је потребно да унесете у Мобилитy тоол+. Није потребно да на било који начин назначите да је у питању промена, већ листа учесника у МТ+ треба да приказује реалну ситуацију, па је стога нпр. потребно обрисати учеснике који нису били присутни и додати оне који јесу, тј. оне који су потписали листу учесника.

48. Да ли је потребно да финални извештај, осим у Мобилитy тоол+, доставимо у још некој форми?
Финални извештај се попуњава употребом Мобилитy тоол+, у форми и на начин који су унапред дефинисани у Мобилитy тоол+ (потребно је пратити кораке). Детаљне информације о попуњавању финалног извештаја, као и о коришћењу МТ+ можете пронаћи на презентацијама са координативног састанка, које се налазе на линку овде.

49. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у Мобилитy тоол+? Kоје све прилоге и где треба да додамо?
Приликом попуњавања финалног извештаја у Мобилитy тоол+, пожељно је да пружите што више релевантних информација (у већини поља је ограничење до 5.000 карактера), да избегнете копирање текста из Ваше пројектне пријаве и да извештају додате адекватне прилоге који су наведени у Уговору о додели наменских неповратних средстава (нпр. Децларатион оф Хоноур, Сигнед лист оф партиципантс, Ацтивитy тиметабле размене и др.). Kвалитет Вашег извештаја ће се пре свега процењивати у односу на текст који сте унели у МТ+, па је због тога препоручљиво да текст садржи квалитативне и квантитативне индикаторе. Што се тиче додатне документације, идеално би било сваку тврдњу из извештаја поткрепити додатним материјалима (нпр. ако наведете да су учесници организовали одређени догађај у својим матичним организацијама након размене, требало би да ту тврдњу поткрепите позивом на догађај и вестима о догађају, фотографијама итд.), додати резултате евалуације, исечке из медија, фотографије, снимке итд. Подсећамо да је ограничење за прилоге у МТ+ 10 МБ, или максимално 10 фајлова, а да за додатну документацију (која уговором није наведена као обавезна) користите искључиво фолдер Завршни извештај на вашем корисничком простору, који нема ограничења која се односе на величину фајлова. Водите рачуна да документи буду потпуне и финалне верзије, с обзиром на то да се не могу брисати са Kорисничког простора. Пожељно је категорисати материјале у поменутом фолдеру ради лакшег сналажења и бржег анализирања завршног извештаја.

50. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у Мобилитy тоол+, у циљу саветовања о евентуалним изменама И допунама?
С обзиром да завршни извештај проверава Фондација Темпус, нисмо у могућности да дајемо коментаре на нацрт вашег завршног извештаја. Током анализе завршног извештаја је могуће, на захтев Фондације Темпус, прилагати допуне документације. Фондација Темпус је на располагању корисницима у циљу отклањања дилема и недоумица у вези попуњавања завршног извештаја.

51. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анеx уговора?
С обзиром на то да је информација о банковном рачуну део Уговора који сте потписали са Фондацијом Темпус, потребно је да иницирате Захтев за анекс Уговора у Kорисничком простору.

52. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Wеб дисцлаимер-а?
Потребне информације о условима коришћења Wеб дисцлаимер-а можете пронаћи на страни 9. на овом линку.

53. Шта је све потребно доставити од извора верификације којима правдамо буџет и доказујемо да се размена десила? Да ли су неопходне профактуре и фактуре?
У погледу доказивања квалитета одржаних активности, подржавамо достављање што већег броја доказа, као што су: листа учесника са потписима, путне карте, фото и видео материјал, промо материјал, агенде евалуационе листове, уговоре, упитнике о мобилности након размене итд.
Све рачуне би свакако требало чувати (укључујући фактуре, изводе и слично) због потреба рачуноводства али и због потенцијалних формалних провера од стране Фондације Темпус или ревизора Европске Kомисије.

54. За несметану комуникацију са партнерима и успешну реализацију пројекта неопходно је од средстава из пројекта набавити један мобилни телефон и један лаптоп рачунар. Да ли је то прихватљиво?
На организацији је да одреди на који начин ће управљати буџетом пројекта. Уколико је за организацију рада на пројекту и постизање циљева пројекта неопходна наведена опрема, прихватљиво је набавити је из средстава намењених организационој подршци. Рационалности ради, трошкови купљене опреме не би требало да прелазе цену изнајмљивања исте опреме током трајања активности како би овај трошак био оправдан за реализацију омладинске размене.

55. Да ли за услуге организационе подршке можемо да ангажујемо предузетника који би нам фактурисао своје услуге?
Препоручљиво је да координацију пројектних активности води организација која је потписала Уговор. Прихватљиво је да се неки од конкретних послова (нпр. штампање материјала, израда веб сајта и сл.) повери предузетнику као пружаоцу конкретне услуге али не и трошкови вођења и управљања пројектом.

56. На који начин уносимо податке у Yоутхпасс сертификат?
Детаљно упутство о попуњавању и генерисању Yоутхпасс сертификата можете пронаћи на овом линку.

57. Постоји ли крајњи рок за попуњавање и издавање Yоутхпасс сертификата?
Kрајњи рок за попуњавање и издавање Yоутхпасс није повезан са датумом завршетка пројекта. За крајњи рок за попуњавање Yоутхпасс предлажемо да се консултујете са партнерима и учесницима, како бисте на најбољи начин проценили колико времена вам је потребно. Препорука Фондације Темпус је да то буде што пре, да се са попуњавањем започне током активности и заврши што пре након активности.

58. Да ли се Yоутхпасс сертификат потписује електронски, или након што се одштампа?
Салто ресурсни центар за тренинге и сарадњу ради на развоју електронског потписа за Yоутхпасс, али тренутно још увек не постоји та могућност, тако да тренутна процедура предвиђа штампање и потписивање/печатирање.

59. Да ли учесници који нису предвиђени одобреним пројектним предлогом могу да добију Yоутхпасс сертификат?
Уколико су учесници прошли кроз процес учења и имају користи од искуства током припреме и спровођења активности, могуће је издати им Yоутхпасс сертификате.

 

Последње модификовано: јул 4, 2018



Публикације: