Pitanja i odgovori KA1

Pitanja i odgovori za korisnike iz Srbije kojima su odobreni projekti u okviru Ključne aktivnosti 1 u oblasti mladih

1. Programska pitanja

2. Tehnička pitanja

3. Pravna pitanja

4. Finansijska pitanja

 

1. Programska pitanja:

1.1. Na koji način Fondacija Tempus može da prati sprovođenje projekta?

1.2. Šta se događa ukoliko učesnik omladinske razmene odustane od učešća neposredno pred početak razmene? Da li u ovom slučaju njegova zamena može da bude iz druge zemlje?

1.3. Da li je neophodno da potpišemo interni ugovor sa partnerima na projektu?

1.4. Da li je prihvatljivo da učesnik omladinske razmene doputuje nekoliko dana ranije, ili da napusti državu nekoliko dana kasnije?

1.5. Ukoliko je učesnik napunio 30 godina pre tri meseca, da li i dalje može da učestvuje na aktivnosti omladinske razmene?

1.6. Ukoliko je projektnom prijavom definisano da će raspon uzrasta učesnika na razmeni biti 18-22 godine, da li mlada osoba koja ima 24 godine ima mogućnost učešća?

1.7. Da li je potrebno da prijavljujemo boravak učesnika policiji u Srbiji tokom razmene?

1.8. Zbog ispitnog roka, želimo da u aktivnost omladinske razmene uključimo mlade istog profila koji nisu bili uključeni u pisanje projekta. Da li je to moguće?

1.9. Da li omladinski radnici koji vode razmenu treba da imaju položen kurs prve pomoći?

1.10. Da li izveštavanje u Mobility tool+ treba da bude u skladu sa sprovedenim aktivnostima ili odobrenim projektnim predlogom?

1.11. Da li postoji mogućnost slanja nacrta završnog izveštaja na uvid Fondaciji Tempus, pre dostavljanja u Mobility tool+, u cilju savetovanja o eventualnim izmenama I dopunama?

1.12. Da li učesnici koji nisu predviđeni odobrenim projektnim predlogom mogu da dobiju Youthpass sertifikat?

1.13. Da li je moguće da mi ugovorimo prevoz za učesnike iz partnerske organizacije u svrhu njihovog transporta do mesta aktivnosti, ili je obavezno da to urade oni sami?

1.14. Naš projekat uključuje korisnike elektromotornih kolica, a pitanje partnera je da li mogu koristiti kombi prevoz za celu grupu.

1.15. Naš projekat omladinske razmene uključuje kako mlade sa invaliditetom, tako i mlade bez invaliditeta. Da li je nužno da na pripremnoj poseti radi planiranja aktivnosti (APV) budu osobe sa invaliditetom?

1.16. Imamo problem u komunikaciji i saradnji sa partnerskom organizacijom na projektu i razmišljamo o promeni partnera.

2. Tehnička pitanja:

2.1. Koje IT alate treba da koristimo za podnošenje izveštaja Fondaciji Tempus?

2.2. Da li naš projekat mora da ima internet prezentaciju?

2.3. Da li svi učesnici mobilnosti dobijaju upitnik u Mobility tool+ na kraju mobilnosti, ili samo neki?

2.4. Da li svi učesnici moraju da popune upitnik u Mobility tool+ kako bi završni izveštaj bio podnet, i na kakav je postupak ukoliko neki od njih to odbijaju da urade?

2.5. U kom vremenskom roku se ovi upitnici šalju učesnicima?

2.6. Kako se izmene učesnika ubacuju u Mobility tool+, ako je ugovorni rok 7 dana, a postoji mogućnost da se izmene konačne liste dese i kasnije?

2.7. Da li u Mobility tool+ postoji ograničenje po pitanju veličine zakačenih fajlova? 

2.8. Mobility tool+, šta je potrebno uneti u polje Participant ID?

2.9. Da li je potrebno da na Korisnički prostor okačimo izmene programa aktivnosti koji je sadržan u projektnoj prijavi, ako su izmene nastale odlukom Fondacije Tempus?

2.10. Na koji način mobilnosti u Mobility tool+ prelaze iz statusa Draft u status Completed?

2.11. Da li je neophodno da završni izveštaj bude napisan na engleskom jeziku?

2.12. Da li je pored navoda u narativnom izveštaju, potrebno da i u Mobility tool+ navedemo podatke kao što su promena team leadera, zamena učesnika iz jedne zemlje učesnikom iz druge zemlje, kao i to da smo imali jednog učesnika manje?

2.13. Da li je potrebno da finalni izveštaj, osim u Mobility tool+, dostavimo u još nekoj formi?

2.14. Da li postoje uputstva za pisanje završnog izveštaja u Mobility tool+? Koje sve priloge i gde treba da dodamo?

2.15. Gde možemo da pronađemo informacije o korišćenju Web disclaimer-a?

2.16. Na koji način unosimo podatke u Youthpass sertifikat?

2.17. Postoji li krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass sertifikata?

2.18. Da li se Youthpass sertifikat potpisuje elektronski, ili nakon što se odštampa?

2.19. Da li postoji određeni šablon formulara za evidenciju učesnika projektnih aktivnosti?

2.20. Da li postoji neko posebno uputstvo za Mobility Tool+ novijeg datuma? Jedno koje smo skinuli sa interneta je iz 2015. godine i potpuno je neupotrebljivo za sadašnji MT+.

2.21. Da li postoji određeni heštag programa ili Fondacije Tempus koji je potrebno da koristimo prilikom promocije našeg projekta na društvenim mrežama?

2.22. Da li je neophodno da ručno ili elektronski potpisujemo i pečatiramo obaveštenja o promenama koje kačimo na naš korisnički prostor?

3. Pravna pitanja:

3.1. Šta je obaveštenje o manjim izmenama?

3.2. Šta je zahtev za izmenu ugovora?

3.3. Zbog nepredviđenih okolnosti, moramo da pomerimo termin omladinske razmene, kako da o tome obavestimo Fondaciju Tempus?

3.4. Da li treba da koristimo logo Fondacije Tempus na promotivnom materijalu, i zastavu Evropske unije? 

3.5. Koji je rok za podnošenje završnog izveštaja i koje su posledice eventualnog kašnjenja?

3.6. Na koji način obaveštavamo Fondaciju Tempus u slučaju promene pravnog zastupnika organizacije?

3.7. Kada možemo očekivati odgovor u vezi sa završnim izveštajem koji smo podneli?

3.8. Da li je moguće produžiti trajanje ugovora za određeni vremenski period kako bi se realizovale projektne aktivnosti koje iz određenih razloga kasne i morale su biti odložene?

4. Finansijska pitanja:

4.1. Da li, pored deviznog računa, moramo da otvorimo i namenski dinarski račun?

4.2. Da li i kako možemo da preraspoređujemo sredstva unutar iste aktivnosti? Da li je o tome potrebno obavestiti Fondaciju Tempus?

4.3. Da li su projektni troškovi oslobođeni od PDV-a?

4.4. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja aktivnosti omladinske razmene?

4.5. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja aktivnosti Evropskog volonterskog servisa?

4.6. Ukoliko jedna nacionalna grupa želi da dođe zajedničkim organizovanim prevozom, da li je za pravdanje putnih troškova prihvatljiva grupna karta?

4.7. Kada učesnici dolaze pojedinačno, da li moraju da potpisuju neku izjavu da su primili novac za refundaciju?

4.8. Koja dokumenta je potrebno priložiti kao dokaz da je aktivnost održana?

4.9. Kako prikazujemo troškove puta ukoliko su učesnici došli automobilima?

4.10. Po kom kursu evra se obračunavaju putni troškovi?

4.11. Da li Fondacija Tempus može da traži dodatnu finansijsku dokumentaciju (račune, izvode, fakture…) za pravdanje jediničnih troškova (unit costs)?

4.12. Koliko dana nakon predaje izveštaja o napretku mogu da očekujem uplatu naredne tranše?

4.13. Da li preostala sredstava od organizacione podrške možemo da iskoristimo za honorar organizatora? Ukoliko možemo, na koji način i kojom vrstom ugovora bi bilo najbolje da ih platimo?

4.14. Da li višak novca koji je budžetom opredeljen za putne troškove možemo da preusmerimo na organizacione troškove?

4.15. Na koji način vršimo raspodelu budžeta projekta namenjenog putnim troškovima između partnera na projektu?

4.16. Da li nakon prodaje deviza sa namenskog deviznog računa, novac možemo prebaciti na naš redovni tekući račun?

4.17. Šta se podrazumeva pod danima za putovanje (travel days), a šta pod danima mobilnosti/aktivnosti (activity days)?

4.18. Na koji način se pravdaju troškovi putovanja učesnika i kako se dokazuje prisustvo tokom aktivnosti mobilnosti?

4.19. Na koji način učesnici mogu putovati na lokaciju održavanja aktivnosti i na koji način se pravdaju troškovi putovanja?

4.20. Dobili smo obaveštenje od banke da nam se račun koji je korišćen kao projektni gasi. S obzirom da treba da nam bude uplaćena druga rata sredstava (nakon odobravanja izveštaja) za realizovan projekat, da li možemo da dostavimo drugi račun? Da li je potrebno uraditi anex ugovora?

4.21. Šta je sve potrebno dostaviti od izvora verifikacije kojima pravdamo budžet i dokazujemo da se razmena desila? Da li su neophodne profakture i fakture?

4.22. Za nesmetanu komunikaciju sa partnerima i uspešnu realizaciju projekta neophodno je od sredstava iz projekta nabaviti jedan mobilni telefon i jedan laptop računar. Da li je to prihvatljivo?

4.23. Da li za usluge organizacione podrške možemo da angažujemo preduzetnika koji bi nam fakturisao svoje usluge?

4.24. Da li je neophodno da otvorimo novi namenski devizni račun namenjen projektu odobrenom od strane Fondacije Tempus, ukoliko već posedujemo devizni račun na koji se uplaćuju isključivo donacije i grantovi?

4.25. Kada možemo očekivati uplatu predfinansiranja za naš projekat?

4.26. Da li možemo da angažujemo konsultantsku kuću radi fakturisanja troškova u kategoriji “Real costs”?

4.27. Naš projekat ima više predfinansiranja (20%-30%-30%-20%). Nakon trećeg meseca projekta i potrošenog prvog predfinansiranja, pripremili smo i poslali izveštaj o napretku i propratnu dokumentaciju. Kada možemo očekivati uplatu drugog predfinasiranja jer nam omladinska razmena kreće uskoro?

4.28. Prilikom postupka oslobađanja od PDV-a, naziv kog međunarodnog ugovora treba navesti u odeljku “Podaci u međunarodnom ugovoru”?

4.29. Da li je potrebno da nam partneri dostave bording karte za dolazak na omladinsku razmenu i za odlazak sa omladinske razmene (ili je za izveštavanje dovoljno u jednom smeru) i da li je potrebno priložiti prevod karte/računa koji se dostavljaju na korisnički prostor?

4.30. Da li je potrebno da nam partneri dostave bording karte za dolazak na omladinsku razmenu i za odlazak sa omladinske razmene (ili je za izveštavanje dovoljno u jednom smeru) i da li je potrebno priložiti prevod karata/računa koji se dostavljaju u korisnički prostor?

4.31. Prilikom refundacije putnih troškova učesnika na aktivnosti i konverzije valute uz upotrebu Infor-euro kursa, koji tačno kurs koristimo?

 

1. Programska pitanja:

1.1. Na koji način Fondacija Tempus može da prati sprovođenje projekta?

Grupa za mlade Fondacije Tempus redovno prati promene koje korisnici unose u Mobility tool+ i na Korisnički prostor. Pored toga, Fondacija Tempus organizuje monitoring posete projektima odobrenim u okviru Nacionalnog poziva za podnošenje projektnih prijava. Svrha ovih poseta je pružanje podrške korisnicima u cilju što kvalitetnijeg sprovođenja projekta i praćenje da li se aktivnosti realizuju onako kako su planirane odobrenim projektom.

1.2. Šta se događa ukoliko učesnik omladinske razmene odustane od učešća neposredno pred početak razmene? Da li u ovom slučaju njegova zamena može da bude iz druge zemlje?

Ukoliko se ovo dogodi, Vaša razmena će imati manji broj učesnika, a ukupni iznos primljenih namenskih bespovratnih sredstava će odgovarati stvarnom broju učesnika u aktivnosti. Ukoliko zbog otkazivanja broj učesnika po nacionalnoj grupi padne ispod minimalnog broja zahtevanog programom (odnosno, ukoliko neka od grupa ima manje od 4 učesnika), ovim otkazivanjem cela nacionalna grupa ne ispunjava minimum kriterijuma i cela grupa gubi mogućnost učestvovanja u razmeni.

Ukoliko se ciljevi projekta i očekivani ishodi ostvaruju u skladu sa odobrenim projektnim predlogom, moguće je da učesnici iz zemalja partnerskih organizacija zamene učesnike koji nedostaju. Minimum kriterijuma je jasan i potrebno je osigurati 4+1 učesnika koji dolaze iz svake partnerske organizacije.

1.3. Da li je neophodno da potpišemo interni ugovor sa partnerima na projektu?

Na projektima omladinskih razmena, ugovori između partnera nisu obavezni ali su preporučljivi. Ukoliko Vaš projekat podrazumeva aktivnost Evropskog volonterskog servisa, neophodno je da potpišete ugovor sa partnerima, a šablon za ove ugovore možete naći u Aneksu V svog Ugovora.

1.4. Da li je prihvatljivo da učesnik omladinske razmene doputuje nekoliko dana ranije, ili da napusti državu nekoliko dana kasnije?
Dozvoljeno je i prihvatljivo da učesnici započnu putovanje do omladinske razmene nekoliko dana ranije, ili da ga završe nekoliko dana kasnije. Što se tiče vremenskog okvira dolaska i odlaska učesnika, naša je preporuka da datumi dolaska i odlaska treba da budu što približniji datumima planirane aktivnosti. Svi dogovori oko dolaska i odlaska učesnika, uključujući i datume i način putovanja, su na Vama i Vašim partnerima na projektu.

1.5. Ukoliko je učesnik napunio 30 godina pre tri meseca, da li i dalje može da učestvuje na aktivnosti omladinske razmene?
Ukoliko učesnik/ca u momentu podnošenja projektne prijave ima manje od 31 godine, može da učestvuje u aktivnostima u svojstvu mlade osobe do 30 godina.

1.6. Ukoliko je projektnom prijavom definisano da će raspon uzrasta učesnika na razmeni biti 18-22 godine, da li mlada osoba koja ima 17 ili 24 godine ima mogućnost učešća?
Trudite se da uzrast odgovara uzrastu koji je definisan projektom ali uzimajući u obzir da u ovom slučaju gornju i donju granicu uzrasta učesnika na projektu uže definiše konzorcijum u odobrenom projektnom predlogu, nema prepreke za učešće mladih koji ne pripadaju uže definisanoj starosnoj grupi, naravno ukoliko to ne narušava ciljeve projekta. Podsećamo vas da je za učesnike koji su u trenutku održavanja omladinske razmene maloletni, potrebno da imate pismenu potvrdu saglasnosti roditelja.

1.7. Da li je potrebno da prijavljujemo boravak učesnika policiji u Srbiji tokom razmene?
Ukoliko su učesnici razmene smešteni u registrovanom hostelu/hotelu, oni automatski vrše prijavu boravka. Ukoliko učesnici nisu smešteni u ugostiteljskom objektu, trebalo bi da izvršite prijavu boravka. Takođe, ukoliko programom razmene planirate događaje na otvorenom prostoru, potrebno je da prijavite skup u skladu sa Zakonom o javnom okupljanju. Skup se prijavljuje Ministarstvu unutrašnjih poslova – organizacionoj jedinici nadležnoj po mestu održavanja skupa.

1.8. Zbog ispitnog roka, želimo da u aktivnost omladinske razmene uključimo mlade istog profila koji nisu bili uključeni u pisanje projekta. Da li je to moguće? 
Moguće je. Preporuka je da, u procesu pisanja projekta, odaberete odgovarajući termin aktivnosti, kako bi mladi koji su pripremali aktivnost razmene mogli da učestvuju u njoj. Uzmite u obzir da su ispitni rokovi različiti u većini zemalja. U slučaju zamene učesnika, potrebno je osigurati da su mladi istog profila, kao i da novi učesnici imaju mogućnost uključivanja u razradu i modifikaciju programa tokom omladinske razmene.

1.9. Da li omladinski radnici koji vode razmenu treba da imaju položen kurs prve pomoći?
Ovo nije neophodan preduslov. Ipak, ukoliko barem jedan od omladinskih lidera na omladinskoj razmeni ima položen ovaj kurs, to će značajno doprineti sigurnosti i bezbednosti učesnika tokom trajanja aktivnosti razmene.

1.10. Da li izveštavanje u Mobility tool+ treba da bude u skladu sa sprovedenim aktivnostima ili odobrenim projektnim predlogom?
Podatke u Mobility tool+ je neophodno ažurirati u skladu sa sprovedenim aktivnostima i nastalim promenama.

1.11. Da li postoji mogućnost slanja nacrta završnog izveštaja na uvid Fondaciji Tempus, pre dostavljanja u Mobility tool+, u cilju savetovanja o eventualnim izmenama I dopunama?
S obzirom da završni izveštaj proverava Fondacija Tempus, nismo u mogućnosti da dajemo komentare na nacrt vašeg završnog izveštaja. Tokom analize završnog izveštaja je moguće, na zahtev Fondacije Tempus, prilagati dopune dokumentacije. Fondacija Tempus je na raspolaganju korisnicima u cilju otklanjanja dilema i nedoumica u vezi popunjavanja završnog izveštaja.

1.12. Da li učesnici koji nisu predviđeni odobrenim projektnim predlogom mogu da dobiju Youthpass sertifikat?
Ukoliko su učesnici prošli kroz proces učenja i imaju koristi od iskustva tokom pripreme i sprovođenja aktivnosti, moguće je izdati im Youthpass sertifikate.

1.13. Da li je moguće da mi ugovorimo prevoz za učesnike iz partnerske organizacije u svrhu njihovog transporta do mesta aktivnosti, ili je obavezno da to urade oni sami?
Dogovor oko prevoza učesnika je između samih organizacija (koordinatora i partnera) i učesnika. Važno je da u zavisnosti od vrste transporta čuvate i dokaze koji bi potvrdili da su učesnici doputovali/otputovali (račun za gorivo, bording pass, karta prevoza, račun za usluge prevoza i tako dalje.).

1.14. Naš projekat uključuje korisnike elektromotornih kolica, a pitanje partnera je da li mogu koristiti kombi prevoz za celu grupu.
Na Vama je da, u dogovoru sa partnerima, organizujete prevoz za učesnike. Troškovi iznajmljivanja specijalizovanih kombi vozila su samim tim prihvatljiva jer mogu da ponude dobre uslove prevoza mladim korisnicima elektromotornih kolica. Za pravdanje troškova puta su u tom slučaju potrebni računi prevoznika i svi ostali računi (ukoliko ih ima) koji potvrđuju troškove puta.

1.15. Naš projekat omladinske razmene uključuje kako mlade sa invaliditetom, tako i mlade bez invaliditeta. Da li je nužno da na pripremnoj poseti radi planiranja aktivnosti (APV) budu osobe sa invaliditetom?
Ukoliko je projektom, tokom APV-a i kasnije tokom realizacije, predviđeno i planirano uključivanje mladih sa invaliditetom, a u odobrenom budžetu projekta u skladu sa tim odobrena sredstva za učešće personalnih asistenata/pratioca tokom APV-a koji će mladima olakšati učešće, neophodno je njihovo učešće u svim koracima, uključujući i APV. Na taj način će mladi sa invaliditetom moći da utiču na program i pripremu razmene u kojoj će učestvovati. Takođe napominjemo da je profil učesnika predmet monitoringa i analize završnog izveštaja od strane Fondacije Tempus.

1.16. Imamo problem u komunikaciji i saradnji sa partnerskom organizacijom na projektu i razmišljamo o promeni partnera.
Preporuka je da budete u što redovnijem kontaktu sa projektnim partnerima i da ih podsetite na njihove obaveze, kao i da u dogovoru sa njima odlučite da li i na koji način ćete nastaviti saradnju. Ukoliko partnerska organizacija istupa iz projekta, potrebno je da o tome odmah obavestite Grupu za mlade Fondacije Tempus a da Vas partnerska organizacija o tome pismeno obavesti. Napominjemo da ova vrsta promene spada u kategoriju ”Većih izmena koje zahtevaju aneks Ugovora”, što iziskuje slanje Zahteva Fondaciji Tempus najkasnije 30 dana pre nastale izmene. O procedurama u vezi sa izmenama na projektu detaljno se možete informisati na linku ovde.

2. Tehnička pitanja:

2.1. Koje IT alate treba da koristimo za podnošenje izveštaja Fondaciji Tempus?

Ukoliko Vaš Ugovor o dodeli namenskih bespovratnih sredstava predviđa isplatu sredstava u dva predfinansiranja, potrebno je da podnesete isključivo završni izveštaj nakon sprovedenih aktivnosti, putem alata Mobility tool+. Ukoliko Vaš ugovor predviđa više predfinansiranja, potrebno je da podnesete i izveštaj o napretku, odnosno srednjoročni izveštaj, na Korisničkom prostoru

Pored ova dva alata, važno je korišćenje Erasmus+ Projects Results Platform kako bi i drugi mogli da se upoznaju sa rezultatima Vašeg projekta.

2.2. Da li naš projekat mora da ima internet prezentaciju?

Internet prezentacija ili drugi načini onlajn prezentovanja projekta nisu obavezni, ali oni mogu poslužiti kao vrlo korisni alati u širenju informacija o projektnim rezultatima. Pri izradi internet prezentacije, kao i svih ostalih materijala, potrebno je voditi računa o pravilima vidljivosti programa Erazmus+ i sufinansiranja od strane Evropske unije, o kojima možete više pročitati ovde, u korisničkom vodiču Erazmus+ kada je reč o grafičkom dizajnu i vidljivosti.

2.3. Da li svi učesnici mobilnosti dobijaju upitnik u Mobility tool+ na kraju mobilnosti, ili samo neki? 
Link ka evaluativnom upitniku dobijaju volonteri EVS-a na projektima EVS-a, i omladinski lideri na projektima omladinskih razmena. Učesnici pripremnih poseta radi planiranja aktivnosti (sastanaka APV) takođe dobijaju link ka ovom upitniku na Mobility tool+.

2.4. Da li svi učesnici moraju da popune upitnik (participants report) u Mobility tool+ kako bi završni izveštaj bio podnet i kakav je postupak ukoliko neki od njih to odbijaju da urade? 

Nije neophodno da svi učesnici popune evaluativne upitnike kako bi Vam bilo omogućeno da podnesete završni izveštaj u Mobility tool+. Ipak, molimo Vas da učesnicima svojih projekata temeljno objasnite važnost i potrebu za popunjavanjem ovih upitnika.

2.5. U kom vremenskom roku se upitnik u Mobility tool+ (participants report) šalje učesnicima? 

Učesnici dobijaju link odmah nakon aktivnosti mobilnosti, pod uslovom da su u Mobility tool+ uneseni ispravni podaci o učesnicima (savet: proveriti tokom same aktivnosti da li imate tačne kontakte učesnika).

2.6. Kako se izmene učesnika ubacuju u Mobility tool+, ako je ugovorni rok 7 dana, a postoji mogućnost da se izmene konačne liste dese i kasnije? 

Ukoliko nije moguće uneti izmene učesnika u ovom roku, neophodno je da to učinite u najkraćem mogućem roku nakon što izmena bude poznata, a da Fondaciju Tempus o ovoj izmeni obavestite mejlom.

2.7. Da li u Mobility tool+ postoji ograničenje po pitanju veličine zakačenih fajlova? 

Ograničenje za ukupnu veličinu fajlova je 10 MB. Trudite se da veličina Vaših fajlova ne prelazi 10 MB, ali ukoliko imate dodatnu dokumentaciju koju želite da priložite svom završnom izveštaju, možete tu dodatnu dokumentaciju postaviti u korisnički prostor.

2.8. U Mobility tool+, šta je potrebno uneti u polje Participant ID?
U ovo polje potrebno je uneti JMBG učesnika. Ukoliko su u pitanju strani učesnici u ovo polje je dovoljno uneti broj njihovog putnog dokumenta.

2.9. Da li je potrebno da na Korisnički prostor okačimo izmene programa aktivnosti koji je sadržan u projektnoj prijavi, ako su izmene nastale odlukom Fondacije Tempus?
Nije potrebno da navodite adaptaciju programa aktivnosti u ovom slučaju, jer je odluka o korigovanju došla od strane Fondacije Tempus, i ugovor o korišćenju namenskih bespovratnih sredstava je potpisan u skladu sa tim promenama.

2.10. Na koji način mobilnosti u Mobility tool+ prelaze iz statusa Draft u status Completed?
Mobilnosti automatski prelaze iz statusa draft u completed kada se popune sva obavezna polja. Ukoliko je nakon popunjavanja status mobilnosti i dalje draft, potrebno je da proverite da li nedostaje neki od elemenata, kao npr. broj aktivnosti.

2.11. Da li je neophodno da završni izveštaj bude napisan na engleskom jeziku?
Izveštaj može da bude i na srpskom jeziku, bez obzira na jezik kojim ste pisali projektnu prijavu.

2.12. Da li je pored navoda u narativnom izveštaju, potrebno da i u Mobility tool+ navedemo podatke kao što su promena team leadera, zamena učesnika iz jedne zemlje učesnikom iz druge zemlje, kao i to da smo imali jednog učesnika manje?
Sve nastale promene je potrebno da unesete u Mobility tool+. Nije potrebno da na bilo koji način naznačite da je u pitanju promena, već lista učesnika u MT+ treba da prikazuje realnu situaciju, pa je stoga npr. potrebno obrisati učesnike koji nisu bili prisutni i dodati one koji jesu, tj. one koji su potpisali listu učesnika.

2.13. Da li je potrebno da finalni izveštaj, osim u Mobility tool+, dostavimo u još nekoj formi?
Finalni izveštaj se popunjava upotrebom Mobility tool+, u formi i na način koji su unapred definisani u Mobility tool+ (potrebno je pratiti korake). Detaljne informacije o popunjavanju finalnog izveštaja, kao i o korišćenju MT+ možete pronaći na prezentacijama sa koordinativnog sastanka, koje se nalaze na linku ovde.

2.14. Da li postoje uputstva za pisanje završnog izveštaja u Mobility tool+? Koje sve priloge i gde treba da dodamo?
Prilikom popunjavanja finalnog izveštaja u Mobility tool+, poželjno je da pružite što više relevantnih informacija (u većini polja je ograničenje do 5.000 karaktera), da izbegnete kopiranje teksta iz Vaše projektne prijave i da izveštaju dodate adekvatne priloge koji su navedeni u Ugovoru o dodeli namenskih nepovratnih sredstava (npr. Declaration of Honour, Signed list of participants, Activity timetable razmene i dr.). Kvalitet Vašeg izveštaja će se pre svega procenjivati u odnosu na tekst koji ste uneli u MT+, pa je zbog toga preporučljivo da tekst sadrži kvalitativne i kvantitativne indikatore. Što se tiče dodatne dokumentacije, idealno bi bilo svaku tvrdnju iz izveštaja potkrepiti dodatnim materijalima (npr. ako navedete da su učesnici organizovali određeni događaj u svojim matičnim organizacijama nakon razmene, trebalo bi da tu tvrdnju potkrepite pozivom na događaj i vestima o događaju, fotografijama itd.), dodati rezultate evaluacije, isečke iz medija, fotografije, snimke itd. Podsećamo da je ograničenje za priloge u MT+ 10 MB, ili maksimalno 10 fajlova, a da za dodatnu dokumentaciju (koja ugovorom nije navedena kao obavezna) koristite isključivo folder Završni izveštaj na vašem korisničkom prostoru, koji nema ograničenja koja se odnose na veličinu fajlova. Vodite računa da dokumenti budu potpune i finalne verzije, s obzirom na to da se ne mogu brisati sa Korisničkog prostora. Poželjno je kategorisati materijale u pomenutom folderu radi lakšeg snalaženja i bržeg analiziranja završnog izveštaja.

2.15. Gde možemo da pronađemo informacije o korišćenju Web disclaimer-a?
Potrebne informacije o uslovima korišćenja Web disclaimer-a možete pronaći na strani 9. na ovom linku.

2.16. Na koji način unosimo podatke u Youthpass sertifikat?
Detaljno uputstvo o popunjavanju i generisanju Youthpass sertifikata možete pronaći na ovom linku.

2.17. Postoji li krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass sertifikata?
Krajnji rok za popunjavanje i izdavanje Youthpass nije povezan sa datumom završetka projekta. Za krajnji rok za popunjavanje Youthpass predlažemo da se konsultujete sa partnerima i učesnicima, kako biste na najbolji način procenili koliko vremena vam je potrebno. Preporuka Fondacije Tempus je da to bude što pre, da se sa popunjavanjem započne tokom aktivnosti i završi što pre nakon aktivnosti.

2.18. Da li se Youthpass sertifikat potpisuje elektronski, ili nakon što se odštampa?
Salto resursni centar za treninge i saradnju radi na razvoju elektronskog potpisa za Youthpass, ali trenutno još uvek ne postoji ta mogućnost, tako da trenutna procedura predviđa štampanje i potpisivanje/pečatiranje.

2.19. Da li postoji određeni šablon formulara za evidenciju učesnika projektnih aktivnosti?
U folderu vašeg projekta na korisničkom prostoru možete pronaći šablon pod nazivom „Izjava o učešću – Statement of attendance – KA105“, koji sadrži sve potrebne informacije koje su definisane Vašim Ugovorom. Ovaj dokument je ključan za pravdanja prisustva učesnika tokom aktivnosti mobilnosti (pored drugih materijala naravno).

2.20. Da li postoji neko posebno uputstvo za Mobility Tool+ novijeg datuma? Jedno koje smo skinuli sa interneta je iz 2015. godine i potpuno je neupotrebljivo za sadašnji MT+.
Više informacija o Mobility Tool+ možete pronaći u video uputstvu za popunjavanje Mobility Tool+ na ovom linku. Ovo izdanje uputstva je posvećeno Mobility Tool+ verziji 4.1.0. objavljenoj u maju 2018. godine. Ukoliko radite u novijoj verziji ovog alata, molimo da koristite zvanično uputstvo Evropske Komisije a da ovo video upustvo koristite kao dopunsko sredstvo informisanja. Za sve druge informaciji se možete obratiti nadležnoj projektnoj grupi Fondacije Tempus.

2.21. Da li postoji određeni heštag programa ili Fondacije Tempus koji je potrebno da koristimo prilikom promocije našeg projekta na društvenim mrežama?
Prilikom promocije projekta možete koristiti heštagove #ErasmusPlus, #erasmusplus, #fondacijatempus i #foundationtempus, a za projekte u oblasti mladi možete dodati i #youth, #mladi i slično.

2.22. Da li je neophodno da ručno ili elektronski potpisujemo i pečatiramo obaveštenja o promenama koje kačimo na naš korisnički prostor?
Potpisivanje obaveštenja nije potrebno s obzirom na to da korisničkom prostoru vašeg projekta pristup imaju samo Fondacija Tempus i korisnik.

3. Pravna pitanja:

3.1. Šta je obaveštenje o manjim izmenama?

Obaveštenje o manjim izmenama je dokument kojima se Fondacija Tempus obaveštava o promenama na projektu koje ne zahtevaju promenu samog ugovora. U manje izmene spadaju: promena lokacije aktivnosti; promena datuma održavanja aktivnosti (samo u slučaju kada se datumi uklapaju u datume početka i završetka odobrenog projekta); promena broja učesnika (kada promena ne utiče na formalno prihvatljiv broj učesnika); promena profila učesnika, odnosno omladinskih lidera; manje promene u programu aktivnosti (promena radnih dana u slobodne dane nije moguća); i sl. Rok za podnošenje obaveštenja o manjim izmenama na projektu je 10 dana pred planiranu izmenu a kako bi Fondacija Tempus imala vremena da odgovori na zahtev. Informacije o načinu i formi obaveštavanja o različitim izmenama na projektu možete pronaći na linku ovde.

3.2. Šta je zahtev za izmenu ugovora?

Zahtev za izmenu ugovora podnosi se u slučaju većih promena na projektu, i mora biti odobren od strane Fondacije Tempus. Ove promene su: izmena perioda trajanja projekta; izmene budžeta projekta; promena bankovnog računa; veće izmene projektnih aktivnosti i promena partnerskih organizacija/institucija.

3.3. Zbog nepredviđenih okolnosti, moramo da pomerimo termin omladinske razmene, kako da o tome obavestimo Fondaciju Tempus? 
Ukoliko je novi termin razmene u okviru perioda realizacije projekta, potrebno je da putem e-maila i Korisničkog prostora obavestite Fondaciju Tempus o toj promeni.
Ukoliko se aktivnost pomera za period koji je van perioda realizacije odobrenog projekta, treba da popunite i overite Zahtev za aneks ugovora i okačite ga na Korisnički prostor. Fondacija Tempus će zatim procesuirati Vaš zahtev i obavestiti Vas da li je odobren.

3.4. Da li treba da koristimo logo Fondacije Tempus na promotivnom materijalu, i zastavu Evropske unije? 
Potrebno je koristiti logo programa Erazmus+, kao i logo sa izjavom da je projekat sufinansiran od strane Evropske unije. Logo Fondacije Tempus nije potrebno koristiti.

3.5. Koji je rok za podnošenje završnog izveštaja i koje su posledice eventualnog kašnjenja?
Rok za podnošenje završnog izveštaja definisan ugovorom je 60 kalendarskih dana od dana završetka projekta. Ukoliko korisnik ne dostavi izveštaj u tom roku, biće mu poslato zvanično obaveštenje i zatraženo dostavljanje izveštaja u roku od 15 dana. U slučaju da korisnik ni u tom roku ne dostavi izveštaj, Fondacija Tempus ima pravo da potražuje povraćaj celokupnog iznosa nepovratnih namenskih sredstava.

3.6. Na koji način obaveštavamo Fondaciju Tempus u slučaju promene pravnog zastupnika organizacije?
Dovoljno je dostaviti informaciju putem e-maila. Takođe, potrebno je na stranici vaše organizacije na portalu za učesnike (URF) ažurirati ovaj podatak i u odeljku Documents okačiti dokument o promeni pravnog zastupnika.

3.7. Kada možemo očekivati odgovor u vezi sa završnim izveštajem koji smo podneli?
U skladu sa ugovorom o dodeli namenskih bespovratnih sredstava, za analizu završnog izveštaja projekta predviđeno je do 60 dana, računajući od datuma podnošenja izveštaja koji je formalno prihvaćen. Napominjemo da se vreme analize pauzira dok traje dopunjavanje dokumentacije koju Fondacija Tempus eventualno može zatražiti od korisnika u cilju kompletiranja izveštaja.

3.8. Da li je moguće produžiti trajanje ugovora za određeni vremenski period kako bi se realizovale projektne aktivnosti koje iz određenih razloga kasne i morale su biti odložene?
Vreme trajanja projekta je moguće produžiti. Napominjemo da nisu moguće izmene ugovora u poslednjem mesecu trajanja projekta.

4. Finansijska pitanja:

4.1. Da li, pored deviznog računa, moramo da otvorimo i namenski dinarski račun?

Nije neophodno. Ipak, ako postoji i najmanja mogućnost da se deo Vaših sredstava blokira, bićete mnogo sigurniji ukoliko sredstva sa namenskog deviznog prebacujete na namenski dinarski račun. Na vama je da odlučite kada ćete menjati evre u dinare i u kom iznosu. Naša je preporuka da ne prebacujete celokupnu sumu odjednom, kako bi se ublažio rizik potencijalnog slabljenja dinara u odnosu na evro.

4.2. Da li i kako možemo da preraspoređujemo sredstva unutar iste aktivnosti? Da li je o tome potrebno obavestiti Fondaciju Tempus?

Možete preraspoređivati sredstva iz različitih budžetskih kategorija u okviru iste aktivnosti, vodeći računa da nijedan aspekt kvaliteta projekta ne sme da bude ugrožen ovim preraspodelama. O ovome nije potrebno obaveštavati Fondaciju Tempus, ali je važno da prilikom podnošenja izveštaja o realizaciji projekta objasnite šta ste radili.

4.3. Da li su projektni troškovi oslobođeni od PDV-a?

Projektni troškovi su podložni oslobađanju od PDV-a, ali ih morate sami osloboditi u centrali Poreske uprave u Beogradu. Više informacija o poreskom oslobođenju možete naći ovde.

4.4. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja aktivnosti omladinske razmene?

Troškovi putnog zdravstvenog osiguranja tokom aktivnosti omladinske razmene pokrivaju se iz organizacionih troškova projekta.
Ukoliko na mobilnosti učestvuju mladi iz država sa kojima je Srbija potpisala odgovarajući sporazum, pitanje zdravstvenog osiguranja možete i tako rešiti. Koordinator projekta je odgovoran da mladima koji učestvuju na razmeni obezbedi adekvatno osiguranje.

4.5. Ko plaća zdravstveno osiguranje učesnicima tokom trajanja aktivnosti Volonterskih projekata – bivšeg Evropskog volonterskog servisa?

Zdravstveno osiguranje za volontere Evropskog volonterskog servisa obezbeđeno je od strane Evropske komisije. Organizacija koja šalje volontere dužna je da volontera prijavi za ovo osiguranje pre početka mobilnosti. Ovo osiguranje se ne budžetira projektom.

4.6. Ukoliko jedna nacionalna grupa želi da dođe zajedničkim organizovanim prevozom, da li je za pravdanje putnih troškova prihvatljiva grupna karta? 

Na korisniku je da, u dogovoru sa partnerima, organizuje prevoz za učesnike, a grupna karta za prevoz do i od lokacije aktivnosti predstavlja jednu od mogućnosti uѕ navedeni opis usluge (npr. prevoz učesnika u okviru projekta AA, na relaciji BB, datuma VV)

4.7. Kada učesnici dolaze pojedinačno, da li moraju da potpisuju neku izjavu da su primili novac za refundaciju?

 Da neophodno je da učesnici potpišu priznanicu ili izjavu zbog evidencije, zakonske obaveze i kasnije dokaza o prisustvu na aktivnosti. Takođe je na organizatorima da odluče da li će refundacija biti izvršena na samom događaju ili naknadno (npr. nakon aktivnosti, kada učesnici dostave sve račune, bording pasove i karte poštom). 

4.8. Koja dokumenta je potrebno priložiti kao dokaz da je aktivnost održana?

U cilju dokazivanja kvaliteta održanih aktivnosti, podržavamo dostavljanje što većeg broja dokaza koje ste već naveli. Sve račune svakako treba čuvati i zbog potencijalnih naknadnih provera od strane Grupe za finansije Fondacije Tempus ili revizora Evropske Komisije. 

4.9. Kako prikazujemo troškove puta ukoliko su učesnici došli automobilima?
Potrebno je da sačuvate račune za gorivo, putarine, vinjete i ostale račune koji potvrđuju troškove puta.

4.10. Po kom kursu evra se obračunavaju putni troškovi?
Korisnik je dužan da, u skladu sa Ugovornom odredbom, beleži troškove nastale u drugoj valuti u evrima, po mesečnom kursu koji utvrđuje Komisija i objavljuje na svom sajtu, ovde.

4.11. Da li Fondacija Tempus može da traži dodatnu finansijsku dokumentaciju (račune, izvode, fakture…) za pravdanje jediničnih troškova (unit costs)? 
Da. Prema ugovoru koji sklapaju Korisnik i Fondacija, ”Korisnik mora obezbediti sve informacije, uključujući informacije u elektronskom obliku, koje zahtevaju NA ili Komisija, odnosno bilo koji drugi organ koji Komisija ovlasti.” .

4.12. Koliko dana nakon predaje izveštaja o napretku mogu da očekujem uplatu rate predfinansiranja? 
Ukoliko je dostavljena kompletna dokumentacija, rok za uplatu rate predfinansiranja iznosi 30 dana. Ukoliko nije i kancelarija Fondacije Tempus traži dodatnu dokumentaciju, vreme se produžava za period čekanja na dopunu.

4.13. Da li preostala sredstava od organizacione podrške možemo da iskoristimo za honorar organizatora? Ukoliko možemo, na koji način i kojom vrstom ugovora bi bilo najbolje da ih platimo?
Na organizaciji je da definiše na koji način će plaćati saradnike. Više informacija o odgovarajućem tipu ugovora (npr. ugovor o delu, ugovor o autorskom delu) možete potražiti od osobe zadužene za poslove računovodstva vaše organizacije. U svakom slučaju, treba poštovati važeće propise Republike Srbije.

4.14. Da li višak novca koji je budžetom opredeljen za putne troškove možemo da preusmerimo na organizacione troškove? 

Ugovorom koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus, odeljak I.3.3. Preraspodela budžetskih sredstava bez izmena i dopuna, definisano je da je korisniku dozvoljeno da preraspodeli do 100% sredstava dodeljenih za troškove prevoza, organizacionu podršku, individualnu podršku i jezičku podršku među ovim budžetskim kategorijama za aktivnosti istog tipa.

4.15. Na koji način vršimo raspodelu budžeta projekta namenjenog putnim troškovima između partnera na projektu?
Na organizaciji je da u komunikaciji sa partnerom napravi dogovor oko regulisanja putnih troškova. Preporuka Fondacije Tempus je da čuvate sve fakture ali i elektronske karte i bording karte kao i ostala dokumenta kao dokaze o dolasku i odlasku učesnika, koje će vam možda biti potrebni i za završni izveštaj u Mobility tool+ platformi.

4.16. Da li nakon prodaje deviza sa namenskog deviznog računa, novac možemo prebaciti na naš redovni tekući račun?
Na organizaciji je da raspolaže sredstvima sa namenskog deviznog računa i ta sredstva nakon konverzije možete prebaciti na tekući dinarski račun.

4.17. Šta se podrazumeva pod danima za putovanje (Travel days), a šta pod danima mobilnosti/aktivnosti (Activity days)?

Prema Aneksu III Ugovora o dodeli namenskih bespovratnih sredstava, jedan dan putovanja pre aktivnosti i jedan dan putovanja nakon aktivnosti se mogu uključiti u obračun za organizacionu podršku ako je opravdano. U Aneksu III ugovora o dodeli namenskih bespovratnih sredstava su navedeni uslovi za pravdanje ovih troškova. Važno je da se ispoštovana pravila programa, da se može dokazati da se putovanje realizovalo, da se može dokazati učešće u aktivnosti za koju se povlače sredstva i prisustvo tokom svih dana za koje je odobrena organizaciona podrška.

4.18. Na koji način se pravdaju troškovi putovanja učesnika i kako se dokazuje prisustvo tokom aktivnosti mobilnosti?
Putovanje je potrebno dokazati kartama, bording karte i sl. Neophodno je priložiti dva izvora verifikacije, dakle, uz karte treba priložiti spisak učesnika, potvrdu o smeštaju sa spiskom učesnika („ruming“ lista sa imenima učesnika, datumima dolaska i odlaska iz smeštaja). Po pravilima Erazmus+ programa, potrebno je i kroz finansijsku dokumentaciju dokazati da je učesnik bio na događaju.

4.19. Na koji način učesnici mogu putovati na lokaciju održavanja aktivnosti i na koji način se pravdaju troškovi putovanja?
Odluke o načinu prevoza koje učesnici koriste za dolazak i povratak sa razmene su na projektnim partnerima i mogu da uključe avion, autobus, voz, automobil i drugo. U svakom slučaju je potrebno sačuvati odgovarajuće dokaze o ostvarenom putovanju, npr. u slučaju putovanja automobilom račune za gorivo, putarine itd.

4.20. Dobili smo obaveštenje od banke da nam se račun koji je korišćen kao projektni gasi. S obzirom da treba da nam bude uplaćena druga rata sredstava (nakon odobravanja izveštaja) za realizovan projekat, da li možemo da dostavimo drugi račun? Da li je potrebno uraditi anex ugovora?
S obzirom na to da je informacija o bankovnom računu deo Ugovora koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus, potrebno je da inicirate Zahtev za aneks Ugovora u Korisničkom prostoru.

4.21. Šta je sve potrebno dostaviti od izvora verifikacije kojima pravdamo budžet i dokazujemo da se razmena desila? Da li su neophodne profakture i fakture?
U pogledu dokazivanja kvaliteta održanih aktivnosti, podržavamo dostavljanje što većeg broja dokaza, kao što su: lista učesnika sa potpisima, putne karte, foto i video materijal, promo materijal, agende evaluacione listove, ugovore, upitnike o mobilnosti nakon razmene itd.
Sve račune bi svakako trebalo čuvati (uključujući fakture, izvode i slično) zbog potreba računovodstva ali i zbog potencijalnih formalnih provera od strane Fondacije Tempus ili revizora Evropske Komisije.

4.22. Za nesmetanu komunikaciju sa partnerima i uspešnu realizaciju projekta neophodno je od sredstava iz projekta nabaviti jedan mobilni telefon i jedan laptop računar. Da li je to prihvatljivo?
Na organizaciji je da odredi na koji način će upravljati budžetom projekta. Ukoliko je za organizaciju rada na projektu i postizanje ciljeva projekta neophodna navedena oprema, prihvatljivo je nabaviti je iz sredstava namenjenih organizacionoj podršci. Racionalnosti radi, troškovi kupljene opreme ne bi trebalo da prelaze cenu iznajmljivanja iste opreme tokom trajanja aktivnosti kako bi ovaj trošak bio opravdan za realizaciju omladinske razmene.

4.23. Da li za usluge organizacione podrške možemo da angažujemo preduzetnika koji bi nam fakturisao svoje usluge?
Preporučljivo je da koordinaciju projektnih aktivnosti vodi organizacija koja je potpisala Ugovor. Prihvatljivo je da se neki od konkretnih poslova (npr. štampanje materijala, izrada veb sajta i sl.) poveri preduzetniku kao pružaocu konkretne usluge ali ne i troškovi vođenja i upravljanja projektom.

4.24. Da li je neophodno da otvorimo novi namenski devizni račun namenjen projektu odobrenom od strane Fondacije Tempus, ukoliko već posedujemo devizni račun na koji se uplaćuju isključivo donacije i grantovi?
U slučaju da u poslovnoj banci imate otvoren namenski devizni račun za donacije, nije potrebno otvarati novi račun. Neophodno je Fondaciji Tempus dostaviti potvrdu poslovne banke o posedovanju računa, a nakon potpisivanja ugovora i instrukcije za uplatu u valuti EUR. Inače, ovaj odgovor je deo Uputstva o otvaranju namenskog deviznog računa, koje se nalazi na korisničkom prostoru svakog odobrenog projekta.

4.25. Kada možemo očekivati uplatu predfinansiranja za naš projekat?
Iznos prvog predfinansiranja biće isplaćen u roku od 30 dana od datuma obostranog potpisivanja ugovora, u skladu sa rokom koji je naveden u ugovoru koji ste potpisali sa Fondacijom Tempus i koji se nalazi na Korisničkom prostoru Vašeg projekta.

4.26. Da li možemo da angažujemo konsultantsku kuću radi fakturisanja troškova u kategoriji “Real costs”?
Fakturisanje troškova, predefinisanih ugovorom tj. Aneksom II ugovora, kao stvarni troškovi („Real costs“) po pojedinačnim uslugama/robi, preko konsultantske kuće nisu u duhu programa niti u skladu sa Ugovorom o dodeli namenskih bespovratnih sredstava.

4.27. Naš projekat ima više predfinansiranja (20%-30%-30%-20%). Nakon trećeg meseca projekta i potrošenog prvog predfinansiranja, pripremili smo i poslali izveštaj o napretku i propratnu dokumentaciju. Kada možemo očekivati uplatu drugog predfinasiranja jer nam omladinska razmena kreće uskoro?
Izveštaj o napretku je u procesu obrade koji će trajati po Ugovoru do 30 dana. Period će potencijalno biti produžen ukoliko Vam Grupa za mlade ili Grupa za finansijske poslove budu tražile dodatnu dokumentaciju. Savetujemo da, u budućim projektima, izveštaj o napretku pošaljete što pre, kako bi drugo predfinansiranje bilo uplaćeno pre početka glavne projektne aktivnosti.

4.28. Prilikom postupka oslobađanja od PDV-a, naziv kog međunarodnog ugovora treba navesti u odeljku “Podaci u međunarodnom ugovoru”?
Potrebno je navesti naziv ugovora: „Okvirni sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II)“. Informacije o procesu oslobađanja od PDV-a nalaze se na linku ovde.

4.29. Da li je potrebno da nam partneri dostave bording karte za dolazak na omladinsku razmenu i za odlazak sa omladinske razmene (ili je za izveštavanje dovoljno u jednom smeru) i da li je potrebno priložiti prevod karte/računa koji se dostavljaju na korisnički prostor?

Što se pravdanja troškova u KA1 projektima tiče, važno je da partneri/učesnici nakon mobilnosti dostave avio karte i bording karte koje pokazuju mesto polaska, koji će biti primenjeni za nadoknadu putnih troškova i zato što se na taj način dokazuje dolazak na mobilnosti. Na Vama je da odlučite da li će refundacija biti izvršena na samom događaju ili naknadno (npr. nakon aktivnosti, kada učesnici dostave sve račune, bording pasove i karte poštom). Za troškove organizacione podrške, pored avio karte i bording karte za dolazak na mobilnost su potrebne i bording karte za povratno putovanje. To je važno u kontekstu pravdanja broja dana mobilnosti tj. kao materijalni dokaz da se mobilnost dogodila u traženom broju dana. Uz to je potrebno priložiti i potpisan spisak učesnika kao i potvrdu o smeštaju sa spiskom učesnika („ruming“ lista sa imenima učesnika, datumima dolaska i odlaska iz smeštaja). Za karte ili račune koji nisu na srpskom ili engleskom, na dokumentu je potrebno napraviti neformalan prevod najbitnijih elemenata (faktura, datum, opis usluge/robe, plaćanje i sl.).

4.30. Da li je potrebno da nam partneri dostave bording karte za dolazak na omladinsku razmenu i za odlazak sa omladinske razmene (ili je za izveštavanje dovoljno u jednom smeru) i da li je potrebno priložiti prevod karata/računa koji se dostavljaju u korisnički prostor?

 Što se pravdanja troškova u KA1 projektima tiče, važno je da partneri/učesnici nakon mobilnosti dostave avio karte i bording karte koje pokazuju mesto polaska, koji će biti primenjen za nadoknadu putnih troškova i zato što se na taj način dokazuje dolazak na mobilnosti. Na Vama je da odlučite da li će refundacija biti izvršena na samom događaju ili naknadno (npr. nakon aktivnosti, kada učesnici dostave sve račune, bording pasove i karte poštom). Za troškove organizacione podrške, pored avio karte i bording karte za dolazak na mobilnost uglavnom su potrebne i bording karte za povratno putovanje. To je važno u kontekstu pravdanja broja dana mobilnosti tj. kao materijalni dokaz da se mobilnost dogodila u traženom broju dana. Uz to je potrebno priložiti i potpisan spisak učesnika kao i potvrdu o smeštaju sa spiskom učesnika (npr. „ruming“ lista sa imenima učesnika, datumima dolaska i odlaska iz smeštaja). Za karte ili račune koji nisu na srpskom ili engleskom, na dokumentu je potrebno napraviti, neformalan prevod najbitnijih elemenata (faktura, datum, opis usluge/robe, plaćanje i sl.).

4.31. Prilikom refundacije putnih troškova učesnika na aktivnosti i konverzije valute uz upotrebu Infor-euro kursa, koji tačno kurs koristimo?

Potrebno je koristiti Infor-euro kurs za mesec kada je izvršena refundacija, koja se može dokumentovati izvodom iz banke (prenos sredstava ili podizanje gotovine). Na primer, karta je kupljena u martu za putovanje u junu a refundirana je u julu. Za konverziju ovog troška u evrima koristi se kurs za mesec jul. Odgovarajući kurs je potrebno koristiti kod stvarnih (real costs) troškova, dok za jedinične (unit costs) troškove nije značajan.

Poslednje modifikovano: februar 22, 2019



Publikacije: