Питања и одговори – Стратешка партнерства у високом образовању

Уговори и партнери

  1. Ко потписује Уговор о додели наменских бесповратних средстава?
  2. Који је рок за потписивање партнерских уговора?
  3. На који начин се достављају партнерски уговори?
  4. Да ли је потребно доставити и оригиналне партнерске уговоре Фондацији Темпус?
  5. Ако једна партнерска организација на пројекту жели да свој део средстава пребаци другој партнерској организацији, која ће обавити њихов део активности, да ли је то могуће?
  6. Шта се дешава уколико се током трајања пројекта партнер повуче?
  7. Шта се дешава уколико се током трајања пројекта дода нови партнер?

Рад на пројекту – timesheets, уговори појединаца и спроведене активности

  1. У којој форми је потребно припремити timesheets
  2. Колико радних сати је дозвољено имати по дану?
  3. На који начин се доказује да је особа радила на пројекту?
  4. Да ли студенти могу бити чланови пројектног тима?

Правдање у оквиру појединачних буџетских категорија 

  1. Како се правдају јединични трошкови (unit costs)?
  2. Како се правдају стварни трошкови (real costs)?
  3. Шта су ванредни трошкови (exceptional costs) и како се правдају?
  4. Које активности могу да се спроводе у оквиру буџетске линије управљање и спровођење пројекта (Project Management and Implementation)?
  5. Ко може да учествује у активностима учења, наставе и обука (Learning, teaching, training activities)?
  6. Како се правда учешће на активностима учења, настава и обука (Learning, teaching, training activities)? Како се правда учешће на међународним састанцима пројектног тима (Transnational project meetings)?
  7. Како се правдају трошкови догађаја за ширење резултата пројекта (multiplier events)?
  8. За које особе је дозвољено повући средства за учешће у догађајима за ширење резултата пројекта (multiplier events)?
  9. На који начин се правда припрема производа интелектуалног рада (Intellectual Outputs)?
  10. На који начин доставити пратећу документацију која није на српском нити енглеском језику?
  11. Где је потребно поставити лого ЕУ и клаузулу о одбијању одговорности Европске комисије?

Уговори и партнери

  1. Ко потписује Уговор о додели наменских бесповратних средстава?

 Уговор о додели наменских бесповратних средстава потписује правни заступник координаторске установе са Фондацијом Темпус.

  1. Који је рок за потписивање партнерских уговора?

Партнерске уговоре је потребно потписати што пре (на самом почетку спровођења пројекта), али тачан рок за достављање потписаних уговора није дефинисан.

  1. На који начин се достављају партнерски уговори?

Потписане примерке партнерских уговора довољно је у форми скенираних докумената поставити на Кориснички простор, у фолдер Уговорна документација. Предлажемо да, ради прегледности, у оквиру  овог фолдера креирате подфолдер Партнерски уговори, те да у њега окачите ове документе.

  1. Да ли је потребно доставити и оригиналне партнерске уговоре Фондацији Темпус?

Не, оригиналне потписане партнерске уговоре је потребно чувати у сопственој архиви, јер Фондација Темпус задржава право да их тражи на увид.

  1. Ако једна партнерска организација на пројекту жели да свој део средстава пребаци другој партнерској организацији, која ће обавити њихов део активности, да ли је то могуће?

Уколико партнери желе да се одрекну дела средстава, у оквиру исте буџетске линије, потребно је да постоји писани доказ да се партнер чија средства се пребацују сложио са овом изменом. Све дозвољене прерасподеле буџетских средстава, дефинисане су у Уговору чланом И.3.3.

  1. Шта се дешава уколико се током трајања пројекта партнер повуче?

Уколико се током трајања пројекта партнер повуче, корисник је дужан да попуни Захтев за измену Уговора. Уколико је партнер један од минимум 3 партнера из 3 партнерске земље, потребно је увести новог партнера из партнерске земље уместо њега. Избор новог партнера не би смео да угрози садржај и циљеве самог пројекта за који су добијена средства.

  1. Шта се дешава уколико се током трајања пројекта дода нови партнер?

Уколико се током трајања пројекта дода нови партнер, корисник је дужан да попуни Захтев за измену Уговора. Важно је имати на уму да се буџет не може повећати и да је важно да се циљеви пројекта не мењају. Такође, потребно је да се потпише Мандате са новим партнером, као и сагласност (у слободној форми) осталих партнера о прихватању новог партнера.

Рад на пројекту – timesheets, уговори појединаца и спроведене активности

  1. У којој форми је потребно припремити timesheets?

У timesheet-овима је потребно да је јасно видљиво:

  • колико времена је особа провела у раду на одређеној активности
  • у оквиру које буџетске категорије је активност спроведена (пројектни менаџмент, резултати интелектуалног рада)
  • коју улогу је особа имала у спровођењу те активности (менаџер, истраживач/наставник, администратор, техничко особље). Потребно је да се у timesheet-овима раздвоје задаци које особа обавља да би било могуће да се обрачуна трошак.

Тimesheet-ове је потребно припремати или за сваког члана тима одвојено за сваку категорију, или један timesheet по особи али са видљивим категоријама.

Рад током пројектних састанака се не уноси у timesheet-ове.

Тimesheet мора да буде потписан од стране надређених особа на установи, које би валидирале радни учинак члана пројектног тима.

Тimesheet-ови и број дана декларисан на Мobility Тool+ платформи треба да буду усклађени (број у МТ-у не сме бити већи него на timesheet-овима).

Напомињемо, МТ не дозвољава уношење децимала, тако да је савет да се у timesheet-ове уносе цели дани.

Уколико Вам је потребно, Фондација Темпус вам може доставити пример timesheet-а.

  1. Колико радних сати је дозвољено имати по дану?

У вођењу евиденције о радним данима, примењује се национално законодавство, што је у случају Србије 8 часова.

  1. На који начин се доказује да је особа радила на пројекту?

Да би рад особе био приписан буџетском коришћењу пројекта, потребно је:

  • да су чланови пројектног тима формално повезани са установом која је партнер/координатор на пројекту (нпр. запослени на факултету/институту који је чланица универзитета може бити део пројектног тима),
  • да постоје timesheet -ови и да се трајање активности поклапа са одобреним буџетом, тј. Анексом II,
  • да су резултати интелектуалног рада квалитетно спроведени и у складу са пројектном пријавом,
  • да су чланови пројектног тима примали надокнаду за свој рад на пројекту.
  1. Да ли студенти могу бити чланови пројектног тима?

Студенти, уколико нису уговорно везани за институцију, не могу бити део пројектног тима нити могу бити исплаћивани за свој рад кроз додељена наменска бесповратна средства.

Правдање у оквиру појединачних буџетских категорија

  1. Како се правдају јединични трошкови (unit costs)?

Прецизна сума која је исплаћена за ову врсту трошка се не проверава, али се проверава да ли се активност десила (да ли је особа којој се трошак исплаћује присуствовала догађају, да ли је припремљен резултат интелектуалног рада, итд.).

  1. Како се правдају стварни трошкови (real costs)?

 Стварни трошкови се правдају рачунима који документују трошак који је настао у оквиру пројекта и који је исплаћен. Дакле, за разлику од јединичних трошкова, код стварних трошкова гледа се тачан износ који је исплаћен.

  1. Шта су ванредни трошкови и како се правдају?

Ванредни трошкови могу бити удео у трошковима у вези са  подуговарањем или куповином добара или услуга и трошкови обезбеђења финансијске гаранције. За њихово правдање потребно је чувати оригинале свих рачуна и изводи везани за наведене трошкове. У питању су стварни трошкови, стога се конкретни износи проверавају и сабирају.

  1. Које активности могу да се спроводе у оквиру буџетске линије управљање и спровођење пројекта (Project Management and Implementation)?

 У оквиру ове буџетске категорије, наредне активности могу бити спроведене:

  • планирање,
  • управљање финансијама,
  • координација и комуникација између партнера,
  • виртуелна сарадња пројектног тима
  • локалне активности на пројекту (рад са студентима у оквиру учионице, организација комбинованог учења и сл.);
  • информисање, промоција, дисеминација пројекта (брошуре, леци, вебсајт пројекта и сл.), идр.

У питању су јединични трошкови који се оправдавају кроз увид у то да су се наведене активности десиле, док се износи трошкова се не сагледавају.

  1. Ко може да учествује у активностима учења, наставе и обука (Learning, teaching, training activities)?

Да бисте били сигурни ко у оквиру планиране активности учења, наставе и обука има право да учествује, погледајте Програмски водич за годину у којој сте подносили пројектну пријаву, у секцији ADDITIONAL ELIGIBILITY CRITERIA.

У оквиру ових активности, начелно могу да учествују и наставници и студенти, али то мора бити одобрено у буџетским табелама у Анексу II Уговора.

  1. Како се правда учешће на активностима учења, настава и обука (Learning, teaching, training activities)? Како се правда учешће на међународним састанцима пројектног тима (Transnational project meetings)?

За правдање учешћа на обе врсте догађаја, довољни су:

  • pачуни
  • kарте
  • путни налози
  • листе учесника,
  • агенда, записници
  • презентације са догађаја, фотографије итд.

У случају путовања, проверава се:

  • постојање бординг/аутобуских/возних карата за предвиђене датуме и на име одређене особе,
  • постојање рачуна за смештај за предвиђене датуме и на име одређене особе (не проверавају се износи исплаћени за карту и смештај),
  • сертификати о учешћу, листе учесника, записници/презентације са састанака, налози за службени пут, фотографије са догађаја и других доказа који ће потврдити да се догађај одиграо и да су особе присуствовале самом догађају.
  1. Како се правдају трошкови догађаја за ширење резултата пројекта (multiplier events)?

Догађаји за ширење резултата пројекта са одобреним трошковима за националне и међународне конференције, семинаре, догађаје који деле и шире интелектуалне производе, реализоване кроз пројекат учесницима догађаја (који нису из организација у пројекту) – правдава се кроз:

  • листу учесника,
  • програм рада и
  • пропратни материјал

Догађаји имају за циљ да се информације о резултатима пројекта шире ван конзорцијума.

  1. За које особе је дозвољено повући средства за учешће у догађајима за ширење резултата пројекта (multiplier events)?

Средства за учешће на овим догађајима је могуће утрошити само за особе које нису део установа које су партнери на пројекту.

Другим речима, није могуће да особе са установа које су партнери на пројекту буду гости догађаја за које ће бити повучена средства кроз ову буџетску линију.

Дакле, за мултиплиер догађаје средства могу да се повуку само за учеснике који нису са партнерских установа на пројекту – ово искључује и студенте са партнерских установа.

Студенти са универзитета који нису партнери на пројекту као и особе са установа које имају статус придружених партнера на пројекту могу да се броје у учеснике догађаја.

Учесници догађаја могу да буду и са партнерских установа, под условом:

  • да дођу о свом трошку, или
  • да се средства за њих повуку из буџетске категорије урављање пројектом и његово спровођење, или
  • да се истовремено организује и пројектни састанак (transnational project meeting) па да о том трошку и партнери присуствују овимдогађајима.
  1. На који начин се правда припрема производа интелектуалног рада (Intellectual Outputs)?

За правдање производа интелектуалног рада (О) потребно је да:

  • остварен производ интелектуалног рада буде постављен на кориснички простори и (уколико је производ готов) на сајту пројекта и платформи за дисеминацију
  • на кориснички простор буде постављен доказ о времену које је особље утрошило за рад на производима интелектуалног рада (нпр. потписани timesheet-ови)
  • доказ о формалној повезаности особе са установом буде постављен на кориснички простор. Треба имати на уму да је потребно доказати континуитет формалне повезаности особа које су ангажоване на изради ових производа и установе која их ангажује.
  1. На који начин доставити пратећу документацију која није на српском нити енглеском језику?

За сва документа (изводи, уговори и сл.), која су достављена на другом језику осим на српском и енглеском, потребно је направити неформални превод битних елемената.

  1. Где је потребно поставити лого ЕУ и клаузулу о одбијању одговорности Европске комисије?

Лого ЕУ и клаузула о одбијању одговорности ЕК (disclaimer) потребно је поставити на све материјале и платформе развијене у оквиру пројекта а оје су јавно доступне, као што су:

– видео материјали

– постери, инфографици

– силабус предмета, практикуми, књиге развијене у оквиру пројекта

– вебсајт пројекта

– друштвене мреже пројекта (нрп. Facebook страница, YоuTube канал)

– агенде догађаја, листа учесника

– презентације, планови, стратегије

– сав други материјали видљиви јавности.

Наш предлог је да припремите образац (template) PPT презентација, Wоrd докумената који ће садржати све потребне елементе визуелног идентитета и дистрибуирати их партнерима да их користе у свим активностима.