Одобрени пројекти: КА2 млади

1. На који начин Фондација Темпус може да прати спровођење пројекта?

Група за младе Фондације Темпус редовно прати промене које корисници уносе у Mobility Tool+ и на Кориснички простор. Поред тога, Фондација Темпус организује мониторинг посете пројектима одобреним у оквиру Националног позива за подношење пројектних пријава. Сврха ових посета је пружање подршке корисницима у циљу што квалитетнијег спровођења пројекта и праћење да ли се активности реализују онако како су планиране одобреним пројектом.

2. Да ли постоји могућност слања нацрта завршног извештаја на увид Фондацији Темпус, пре достављања у Mobility Tool+, у циљу саветовања о евентуалним изменама и допунама?

С обзиром да завршни извештај проверава Фондација Темпус, нисмо у могућности да дајемо коментаре на нацрт вашег завршног извештаја. Током анализе завршног извештаја је могуће, на захтев Фондације Темпус, прилагати допуне документације. Фондација Темпус је на располагању корисницима у циљу отклањања дилема и недоумица у вези попуњавања завршног извештаја.

3. Kо могу бити учесници активности Догађаја за ширење резултата пројекта (Multiplier Events) у KА205 пројектима?

Учесници ове врсте догађаја могу бити искључиво представници интересних група ван конзорцијума партнера. Трошкови учешћа представника партнера на пројекту и формално повезаних особа партнерских организација се не могу узети у обзир, јер по правилима Еразмус+ програма њихово учешће неће подржати остваривању циљева дисеминације пројектних резултата ван конзорцијума. Више информација можете пронаћи у Анексу III Правила финансирања и уговарања који чини део Уговора о додели наменских бесповратних средстава

1. Да ли у Mobility Tool+постоји ограничење по питању величине закачених фајлова?

Ограничење за укупну величину фајлова је 10 MB. Трудите се да величина Ваших фајлова не прелази 10 MB, али уколико имате додатну документацију коју желите да приложите свом завршном извештају, можете ту додатну документацију поставити у кориснички простор.

2. На који начин мобилности у Mobility Tool+ прелазе из статуса Draft у статус Completed?

Мобилности аутоматски прелазе из статуса draft у completed када се попуне сва обавезна поља. Уколико је након попуњавања статус мобилности и даље драфт, потребно је да проверите да ли недостаје неки од елемената, као нпр. број активности.

3. Да ли је потребно да завршни извештај, осим у Mobility Tool+, доставимо у још некој форми?

Финални извештај се попуњава употребом Mobility Tool+, у форми и на начин који су унапред дефинисани у Mobility Tool+ (потребно је пратити кораке). Детаљне информације о попуњавању завршног извештаја, као и о коришћењу МТ+ можете пронаћи на презентацијама са координативног састанка, које се налазе на Корисничком простору.

4. Да ли постоје упутства за писање завршног извештаја у Mobility Tool+? Kоје све прилоге и где треба да додамо?

Детаљна упутства за коришћење Mobility Tool+, укључујући писање завршног извештаја, налазе се у видео упутству које је доступно на линку овде. Приликом попуњавања финалног извештаја у Mobility Tool+, пожељно је да пружите што више релевантних информација (у већини поља је ограничење до 5.000 карактера), да избегнете копирање текста из Ваше пројектне пријаве и да извештају додате адекватне прилоге који су наведени у Уговору о додели наменских неповратних средстава (нпр. Declaration of Honour, Signed list of participants, Activity Timetable размене и др.). Kвалитет Вашег извештаја ће се пре свега процењивати у односу на текст који сте унели у МТ+, па је због тога препоручљиво да текст садржи квалитативне и квантитативне индикаторе. Што се тиче додатне документације, идеално би било сваку тврдњу из извештаја поткрепити додатним материјалима, додати резултате евалуације, исечке из медија, фотографије, снимке итд. Подсећамо да је ограничење за прилоге у МТ+ 10 МБ, или максимално 10 фајлова, а да за додатну документацију (која уговором није наведена као обавезна) користите искључиво фолдер Садржај пројекта и извештавање на вашем корисничком простору, који нема ограничења која се односе на величину фајлова. Водите рачуна да документи буду потпуне и финалне верзије, с обзиром на то да се не могу брисати са Kорисничког простора. Пожељно је категорисати материјале у поменутом фолдеру у складу са дефинисаним подфолдерима, ради лакшег сналажења и бржег анализирања завршног извештаја.

5. Где можемо да пронађемо информације о коришћењу Wеб diclaimer?

Потребне информације о условима коришћења Wеб disclaimer можете пронаћи у презентацији са координативног састанка на Корисничком простору.

1. Шта је захтев за мање измене?

Током реализације пројекта, може се догодити да се јаве различите потребе за мањим изменама у пројекту. Примери мањих измена пројекта су: промена локације активности која не подразумева промену буџета (буџетска линија “трошкови пута” додељена на основу пројектне пријаве остаје иста, тј. “distance band” не прелази у нижу категорију), профил учесника, мање промене у програму активности, промена курса и остале промене (уколико ситуација не спада у наведене случајеве препоручујемо контактирање особе задужене за праћење Вашег пројекта). Рок за захтев је 10 радних дана пре настале измене. Трошак који настане пре формалног прихватања од стране Фондације не мора бити прихваћен. Захтев за мање измене је неопходно приложити у Корисничком простору у фолдеру Уговорна документација. Детаљне инфромације о променама у спровођењу пројекта КА2 можете пронаћи на Корисничком простору.

2. Шта је захтев за измену уговора? 

Захтев за измену уговора подноси се у случају већих промена на пројекту, и мора бити одобрен од стране Фондације Темпус. Ове промене су: измена периода трајања пројекта; измене буџета пројекта ван флексибилности која је наведена у Уговору; промена банковног рачуна; веће измене пројектних активности, промена партнерских организација/институција и прекид пројекта. Детаљне инфромације о променама у спровођењу пројекта КА2 можете пронаћи на Корисничком простору.

3. Да ли треба да користимо лого Фондације Темпус на промотивном материјалу, и заставу Европске уније? 

Потребно је користити лого програма Еразмус+, као и лого са изјавом да је пројекат суфинансиран од стране Европске уније. Лого Фондације Темпус није потребно користити.

4. Kоји је рок за подношење завршног извештаја и које су последице евентуалног кашњења?

Рок за подношење завршног извештаја дефинисан уговором је 60 календарских дана од дана завршетка пројекта. Уколико корисник не достави извештај у том року, биће му послато званично обавештење и затражено достављање извештаја у року од 15 дана. У случају да корисник ни у том року не достави извештај, Фондација Темпус има право да потражује повраћај целокупног износа неповратних наменских средстава.

5. На који начин обавештавамо Фондацију Темпус у случају промене правног заступника организације

Довољно је доставити информацију путем е-маила. Такође, потребно је на страници ваше организације на порталу за учеснике (УРФ) ажурирати овај податак и у одељку Documents окачити документ о промени правног заступника.

6. Да ли је могуће послати захтев за наредни износ предфинансирања KА205 пројекта након рока за подношење средњорочног извештаја, односно када потрошимо 70% до сада пребачених средстава?

У складу са потписаним уговором, у случају да корисник, у моменту подношења средњорочног извештаја, није утрошио најмање 70% предфинансираних средстава, потребно је да, када испуни услов, поднесе Допуну средњорочног извештаја (који представља Захтев за исплату следећег предфинансирања) у коме наводи и износ искоришћених средстава.

1. Да ли, поред девизног рачуна, морамо да отворимо и наменски динарски рачун?

Није неопходно. Ипак, ако постоји и најмања могућност да се део Ваших средстава блокира, бићете много сигурнији уколико средства са наменског девизног пребацујете на наменски динарски рачун. На вама је да одлучите када ћете мењати евре у динаре и у ком износу. Наша је препорука да не пребацујете целокупну суму одједном, како би се ублажио ризик потенцијалног слабљења динара у односу на евро.

2. Да ли су пројектни трошкови ослобођени од ПДВ-а?

Пројектни трошкови су подложни ослобађању од ПДВ-а, али их морате сами ослободити у централи Пореске управе у Београду. Више информација о пореском ослобођењу можете наћи у наставку стране.

3. Уколико једна национална група жели да дође заједничким организованим превозом, да ли је за правдање путних трошкова прихватљива групна карта?

На кориснику је да, у договору са партнерима, организује превоз за учеснике, а групна карта за превоз до и од локације активности представља једну од могућности уѕ наведени опис услуге (нпр. превоз учесника у оквиру пројекта АА, на релацији ББ, датума ВВ)

4. Када учесници долазе појединачно, да ли морају да потписују неку изјаву да су примили новац за рефундацију?

Да, неопходно је да учесници потпишу признаницу или изјаву због евиденције, законске обавезе и касније доказа о присуству на активности. Такође је на организаторима да одлуче да ли ће рефундација бити извршена на самом догађају или накнадно (нпр. након активности, када учесници доставе све рачуне, бординг пасове и карте поштом).

5. Како приказујемо трошкове пута уколико су учесници дошли аутомобилима?

Потребно је да сачувате рачуне за гориво, путарине, вињете и остале рачуне који потврђују трошкове пута.

6. По ком курсу евра се обрачунавају путни трошкови?

Корисник је дужан да, у складу са Уговорном одредбом, бележи трошкове настале у другој валути у еврима, по месечном курсу који утврђује Комисија и објављује на свом сајту, овде.

7. Да ли Фондација Темпус може да тражи додатну финансијску документацију (рачуне, изводе, фактуре…) за правдање јединичних трошкова (unit costs)? 

Да. Према уговору који склапају Корисник и Фондација, ”Корисник мора обезбедити све информације, укључујући информације у електронском облику, које захтевају НА или Комисија, односно било који други орган који Комисија овласти.” 

8. На који начин вршимо расподелу буџета пројекта намењеног путним трошковима између партнера на пројекту?

На организацији је да у комуникацији са партнером направи договор око регулисања путних трошкова. Препорука Фондације Темпус је да чувате све фактуре али и електронске карте и бординг карте као и остала документа као доказе о доласку и одласку учесника, које ће вам можда бити потребни и за завршни извештај у Mobility Tool+ платформи.

9. Да ли након продаје девиза са наменског девизног рачуна, новац можемо пребацити на наш редовни текући рачун?

На организацији је да располаже средствима са наменског девизног рачуна и та средства након конверзије можете пребацити на текући динарски рачун.

10. Да ли извештавање у Mobility Tool+ треба да буде у складу са спроведеним активностима или одобреним пројектним предлогом?

Податке у Mobility Tool+ је неопходно ажурирати у складу са спроведеним активностима и насталим променама.

11. На који начин учесници могу путовати на локацију одржавања активности и на који начин се правдају трошкови путовања?

Одлуке о начину превоза које учесници користе за долазак и повратак са размене су на пројектним партнерима и могу да укључе авион, аутобус, воз, аутомобил и друго. У сваком случају је потребно сачувати одговарајуће доказе о оствареном путовању, нпр. у случају путовања аутомобилом рачуне за гориво, путарине итд.

12. Добили смо обавештење од банке да нам се рачун који је коришћен као пројектни гаси. С обзиром да треба да нам буде уплаћена друга рата средстава (након одобравања извештаја) за реализован пројекат, да ли можемо да доставимо други рачун? Да ли је потребно урадити анекс уговора?

С обзиром на то да је информација о банковном рачуну део Уговора који сте потписали са Фондацијом Темпус, потребно је да иницирате Захтев за анекс Уговора у Kорисничком простору.

13. За несметану комуникацију са партнерима и успешну реализацију пројекта неопходно је од средстава из пројекта набавити један мобилни телефон и један лаптоп рачунар. Да ли је то прихватљиво?

На организацији је да одреди на који начин ће управљати буџетом пројекта. Уколико је за организацију рада на пројекту и постизање циљева пројекта неопходна наведена опрема, прихватљиво је набавити је из средстава намењених организационој подршци. Рационалности ради, трошкови купљене опреме не би требало да прелазе цену изнајмљивања исте опреме током трајања активности како би овај трошак био оправдан за реализацију омладинске размене.

14. Приликом рефундације путних трошкова учесника на активности и конверзије валуте уз употребу Инфор-еуро курса, који тачно курс користимо?

Потребно је користити Инфор-еуро курс за месец када је извршена рефундација, која се може документовати изводом из банке (пренос средстава или подизање готовине). На пример, карта је купљена у марту за путовање у јуну а рефундирана је у јулу. За конверзију овог трошка у еврима користи се курс за месец јул. Одговарајући курс је потребно користити код стварних (real costs) трошкова, док за јединичне (unit costs) трошкове није значајан.

15. Kоји су прихватљиви трошкови управљања KА205 пројектом и имплементације (Project Management and Implementation Costs) и на који начин се правдају?

За настале трошкове у оквиру активности пројектно вођење предвиђене кроз буџетску линију „Project Management and Implementation costs” неопходно је доставити пропратну документацију која потврђује да су се, активности предвиђене за финансирање кроз наведену буџетску линију, десиле (нпр. планирање, финансирање, координација и комуникација између партнера, мањи тираж материјала за обуку, алата, приступа), виртуелна сарадња и локалне активности на пројекту (нпр. омладинске радне активности, организација и менторство при активности тренинга и сл.), Информисање, промоција и дисеминација (нпр. брошуре, флајери, веб информације). Пропратна документацију служи као доказ о насталим предвиђеним трошковима и не сагледава се кроз износ тј. како је за ову врсту трошка предвиђен јединични трошак (Unit Cost), наведене износе не сабирамо.

16. На који начин се правдају трошкови Међународних састанака пројекта (Transnational Project Meeting) у KА205 пројектима?

Међународни састанци пројекта (TPM) представља врсту мобилности, тако да је, поред евиденције присутности (листа учесника са потребним елементима као и доказ о формалној повезаности), потребно доставити документацију која доказује настанак трошкова превоза и смештаја за учеснике састанака, агенде, записнике и осталих.

17. Где могу да пронађем информације о условима прихватљивости трошкова у KА205 пројекту?

Услове прихватљивости за трошкове по буџетским линијама као и пратећу документацију можете пронаћи у Анексу III Правила финансирања и уговарања који чини део Уговора о додели наменских бесповратних средстава. Молимо Вас да детаљно прочитате документ, јер специфичности правдања KА205 трошкова можете пронаћи баш у овом документу.

18. На који начин правдамо јединичне трошкове на KА205 пројекту?

Kод јединичних трошкова, потребно је документовати потрошњу за сваку буџетску линију и прикупити адекватну документацију коју можете пронаћи у Анексу III Правила финансирања и уговарања који чини део Уговора о додели наменских бесповратних средстава. Јединични трошкови се правдају пропратном документацијом која доказује да се активност догодила (датум промета). Износи на рачунима тј. висина трошка не утиче на одобрење јединичног трошка.

19. Приликом подношења средњорочног извештаја KА205 пројекта, који износ претходног предфинансирања је потребно доказати?

Потребно је доказати да је најмање 70% претходног предфинансирања искоришћено за покривање одобрених трошкова пројекта.

20. Да ли је могућа прерасподела средстава између буџетских линија у KА205 пројектима?

Да, могућа је прерасподела средстава између буџетских линија, у складу са Уговором о додели наменских бесповратних средстава.

21. На који начин се врши расподела средстава међу партнерима на KА205 пројекту?

Расподела средстава међу партнерима се одвија према планираном договору са партнерима који је наведен у одобреном пројектном предлогу или у складу са партнерским уговором уколико је склопљен. На вама је да у договору са партнерима вршите расподелу средстава и да ли пребацујете средства партнерима за одређену активности или директно вршите плаћања. Препоручујемо консултовање Уговора у случајевима уколико се врши прерасподела средстава у оквиру буџетских линија.

22. Да ли су наши партнер ослобођени ПДВ-а по основу KА205 пројекта?

За све информације око ослобођења од ПДВ у другим земљама, предлажемо да Ваши партнери контактирају надлежна тела и Националну агенцију у тој земљи, с обзиром да прописи за ослобођење могу варирати на националном нивоу.

23. Да ли су „time sheetovi“ довољно правдање ангажовања особа на координацији пројекта по основу Уговора о волонтирању?

Уколико је једна особа ангажована на изради интелектуалних резултата и на пословима управљања и спровођења пројекта, потребно је доставити тиме-схеет (евиденцију уложеног радног времена) у коме можемо евидентирати (разликовати) време утрошено по улогама које је учесник имао у управљању/координацији пројектом и изради интелектуалног резултата.

24. Kако правдамо јединичне трошкове за управљање пројектом у средњорочном финансијском извештају: хонорарима, рачунима за закуп канцеларије, рачунима за трошкове комуникације? Да ли је неопходно оправдати целокупан износ 500 за координатора и 250 месечно?

Како је ова врста трошка јединични трошак (Unit Cost), износе не сабирамо и није неопходно оправдати целокупан износ. Информације о начинима правданја јединичних трошкова можете пронаћи у Анексу III Уговора о додели наменских бесповратних средстава – одељак А. Управљање пројектом и његово спровођење – (ц) пратећа документација дефинише правила пратеће документације за правдање трошкова ове буџетске ставке. 

Релевантна законска регулатива: измена Правилника о начину и поступку остваривања пореских ослобођења код ПДВ са правом на одбитак претходног пореза („Службени гласник РС“, бр. 120/12, 40/15, 82/15, 86/15, 11/16, 21/17, 44/18 – др. закон, 48/18, 62/18) која омогућава подношење захтева за оверу потврде о пореском ослобођењу ПДВ, у електронском облику, преко портала Пореске управе од 01.01.2019. године.

1. Који су документи потребни за ослобађање од ПДВ-а?

У зависности од тога да ли вам је пројекат одобрен од стране Фондације Темпус, неке националне агенције друге европске земље или Извршне агенције из Брисела, разликује се поступак и документација коју је потребно да доставите.

За пројекте одобрене од стране Фондације Темпус

Фондација Темпус ће након потписивања уговора о финансирању са корисником, обавестити Пореску управу о одобреним пројектима у оквиру Еразмус+ програма, о висини гранта и року трајања пројеката.

Пре подношења првог захтева Пореској управи за ослобађање од ПДВ-а, на еПорези порталу, у оквиру Еразмус+, треба да унесете/поставите (upload) потписан уговор у складу са корисничким упутством.

У случају да као координатор имате партнере на пројекту, неопходно је да унесете и поставите основни уговор (са Фондацијом) и све уговоре са партнерима у складу са корисничким упутством. У овом случају за вас бирате опцију „Имплементарни партнер“ и постављате уговор са Фондацијом, док приликом уноса партнерских уговора бирате опцију „корисници“ и постављате ваш међусобни уговор.

За пројекте одобрене код других националних агенција

Пре подношења првог захтева Пореској управи (препорука је одмах након потписивања уговора о учешћу у пројекту) за ослобађање од ПДВ-а, неопходно је да, о одобреном пројекту, уз приложени оригинал уговора, обавестите Фондацију Темпус на следеће имејл адресе:

• за КА101, КА102, КА104, КА201, КА202 и КА204 – schools-vet@tempus.ac.rs
• за КА203 и КА226 – higher-education@tempus.ac.rs
• за КА105, КА205, КА227 и КА347 – youth@tempus.ac.rs

Фондација Темпус након обавештења са Ваше стране, формално доставља обавештење Пореској управи о одобреном пројекту као и о висини гранта и року трајања пројеката.

Приликом уноса пројекта на порталу еПорези, одабирате Еразмус+ као кровни уговор и  постављате (upload) потписан уговор (превод кључних елемената од стране судског тумача) у складу са корисничким упутством.

Пројекти одобрени од стране Извршне агенције (ЕАЦЕА)

Пре подношења првог захтева Пореској управи (препорука је одмах након потписивања уговора) за ослобађање од ПДВ-а, неопходно је да, о одобреном пројекту, уз приложени оригинал уговора или партнерски уговор и документ (уколико није саставни део уговора) који доказује прерасподелу средстава по члановим конзорцијума, обавестите Фондацију Темпус на следеће имејл адресе:

• за КА101, КА102, КА104, КА201, КА202 и КА204 – schools-vet@tempus.ac.rs
• за КА206, КА211, КА230, Жан Моне, Еразмус Мундус заједничке мастер програме и пројекте у области спорта на којима учествују високошколске установе из Србије – higher-education@tempus.ac.rs
• за КА214 (Изградња капацитета у области младих – Омладински прозор Западни Балкан) и КА213 (Изградња капацитета у области младих – Сарадњи са програмским и партнерским ACPALA земљама (ACPALA – African, Caribbean and Pacific, Asian and Latin American) – youth@tempus.ac.rs.

Фондација Темпус, формално обавештава Пореску управу о свим одобреним пројектима по Позиву за пројекте у оквиру програма Еразмус+ као и о висини гранта и року трајања пројеката

Уколико је корисник из Србије:

• Координатор пројекта: на еПорези порталу, треба да поставите (upload) уговор са Извршном агенцијом (Grant agreement) на енглеском и српском језику (превод кључних елемената од стране судског тумача) у складу са корисничким упутством. Такође, уколико имате партнере из Србије, постављате и партнерске уговоре са њима и додајете их као кориснике.
• Партнер на пројекту, а координатор није из Србије:  на еПорези порталу постављате (upload) оригинал уговора и превод на српском језику (превод кључних елемената од стране судског тумача) у складу са корисничким упутством.

Кључни елементи уговора (странице уговора за превод):

1. Ко су уговорне стране
2. Износ средстава који је предмет уговора о донацији
3. Датум почетка и завршетка примене уговора (датум почетка и завршетка пројекта)
4. Списак чланова конзорцијума са седиштем у Републици Србији ако се доставља Grant agreement
5. Страна са потписницима уговора

ОСЛОБАЂАЊЕ ОД ПДВ-а

Како бисте извршили ослобађање, потребно је прибавити предрачун од добављача (у случају да је у систему ПДВ-а)

Предрачун треба да садржи:

1. Податке о добављачу (из АПР-а): назив, адресу, телефон, ПИБ (порески идентификациони број)
2. Податке о купцу: назив, адресу, ПИБ
3. Број предрачуна
4. Датум и место издавања предрачуна
5. Ако је исказан рок важења предрачуна, предрачун мора бити важећи минимум на дан овере
6. Опис робе или услуге
7. Цена без ПДВ-а, износ ПДВ-а и укупан износ са ПДВ-ом (у случају да у истом предрачуну постоји и услуга/роба на коју се не обрачунава ПДВ, неопходно је робу/услугу приказати као одвојену ставку која не улази у основицу за обрачун ПДВ-а)
   8. Уколико се предрачун односи на услуге које се испоручују у одређеном временском периоду, потребно је навести тачан датум тј. период када ће се та активност извршити и мора бити у будућности (нпр. организација тренинга од 28. октобра 2020. до 31. октобра 2020. године) или пре завршетка активности.
8. Потпис или идентификација у складу са законом Републике Србије.

Предрачун не сме да садржи:

1. У наслову предрачуна Рачун или Фактура
2. Напомене да се зарачунава законска затезна камата у случају да се не плати у року и сл.

2. Где се оверава ППО ПДВ образац?

Од 01.01.2019. године, ППО ПДВ образац се добија кроз апликацију еПорези.

3. Колико времена је потребно да се овери ППО ПДВ образац?

Како процес зависи искључиво од Пореске управе, Фондација Темпус није у могућности да даје информације о тачном времену потребном за оверу ППО ПДВ обрасца. Међутим, из досадашње праксе бисмо препоручили корисницима средстава да планирају са два радна дана за унос и оверу ППО ПДВ обрасца.

4. Како се попуњава ППО ПДВ образац?

У складу са корисничким упутством. Приликом уноса за Међународни уговор, из падајућег менија одабрати Еразмус+.