Organisation ID (OID) i Participant Identification Code (PIC broj)

Uvodna napomena: ukoliko želite da učestvujete u vrstama Erazmus+ projekata koji se podnose nacionalnim agencijama, uključujući Fondaciju Tempus (tzv. decentralizovani projekti), molimo konsultujte delove teksta koji se odnose na OID; ukoliko želite da učestvujete u vrstama Erazmus+ projekata koji se podnose Izvršnoj agenciji EACEA iz Brisela (tzv. centralizovani projekti), molimo konsultujte delove teksta koji se odnose na PIC broj. 

Za sva pitanja i nedoumice u vezi sa OID i PIC brojem možete kontaktirati Informativni centar Fondacije Tempus. 

Organization ID (OID) i Participant Identification Code (PIC broj) su jedinstveni identifikatori organizacija/institucija koji se koriste za učestvovanje u Erazmus+ projektima. Svaka organizacija, institucija ili neformalna grupa mladih koja, bilo u ulozi podnosioca ili partnera, želi da učestvuje u predlogu decentralizovanih projekata (projekti koji se podnose nekoj od nacionalnih agencija za Erazmus+, uključujući Fondaciju Tempus) mora imati registrovan OID, dok za učešće u centralizovanim projektima (projekti koji se podnose Izvršnoj agenciji EACEA iz Brisela) mora imati registrovan PIC broj. 

OID je sastavljen od slova E i osam cifara, dok se PIC broj sastoji od devet cifara. 

OID i PIC broj se dobijaju na odgovarajućoj platformi tj. portalu Evropske komisije, nakon unosa osnovnih podataka o organizaciji, poput naziva, adrese, matičnog broja, poreskog identifikacionog broja, kontakt osobe itd. Platformi Erasmus+ and European Solidarity Corps koja služi za registraciju OID broja pristupa se putem ovog linka, dok PIC broj Vaše organizacije možete registrovati na portalu Funding and Tender Opportunities koji je dostupan ovde. 

Svaka organizacija može ažurirati svoje podatke na profilu svoje organizacije na platformi/portalu gde je OID/PIC broj registrovan. 

Jednom registrovan OID/PIC broj može se koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erazmus+ programa. 

Drugi programi EU za koje se koristi PIC broj su Horizon Europe, Kreativna Evropa, CERV. 

Detaljan spisak svih vrsta Erazmus+ projekata, sa informacijom o tome koje vrste projekata spadaju u decentralizovane (podnose se nacionalnim agencijama) a koje u centralizovane (podnose se Izvršnoj agenciji EACEA), tj. za koje projekte se koristi OID, a za koje PIC broj, dostupan je na ovoj stranici. 

OID i PIC broj Evropskoj komisiji i njenim agencijama, kao i nacionalnim agencijama za Erazmus+ program (uključujući Fondaciju Tempus) omogućavaju praćenje podataka o organizacijama koje učestvuju u podnetim predlozima i uspešnim projektima koji se finansiraju kroz Erazmus+ program. 

Pored toga, formulari za podnošenje predloga projekata su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne upisuju već ih platforma/portal za e-formulare sam učitava i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o OID i PIC brojevima sa platforme/portala Evropske komisije. 

Pojedinac koji želi da za svoju organizaciju registruje OID ili/i PIC broj pre svega mora da ima otvoren svoj lični nalog na portalu – EU Login nalog. EU Login je lični nalog za pristup različitim uslugama Evropske komisije na internetu kojim se proverava identitet korisnika, koristeći jedinstvenu imejl adresu korisnika i lozinku. Imejl adresa ne mora biti lična adresa pojedinca (npr. nastavnika koji registruje svoju školu) već može biti imejl adresa organizacije/ustanove (npr. škole), čime se obezbeđuje pristup nalogu od strane organizacije čak i ako pojedinac koji ju je registrovao npr. više ne radi u njoj. Nakon unosa imena i prezimena i imejl adrese, kao i štikliranja kućice radi davanja saglasnosti vezano za upotrebu podataka, potrebno je kliknuti dugme Create an account. Sistem nakon nekoliko minuta šalje poruku na datu imejl adresu (proveriti i folder sa nepoželjnom poštom) sa aktivacionim linkom koji je potrebno kliknuti i definisati lozinku za EU Login nalog, u roku od 24 časa. Lozinka mora sadržati određen minimalan broj karaktera među kojim tri različite vrste karaktera (npr. bar jedno veliko i malo slovo i broj), Nakon generisanja lozinke, nalog je uspešno kreiran.

EU Login nalog pojedincu između ostalog omogućava: 

  • da registruje organizaciju za dobijanje OID ili/i PIC broja potrebnog za učešće u programu Erazmus+ 
  • da pristupi i generiše e-formular za podnošenje predloga Erazmus+ projekta 

Postupak registracije OID/PIC broja otpočinje otvaranjem EU Login naloga pojedinca koji vrši registraciju organizacije zarad dobijanja OID/PIC broja. Bilo koji EU Login korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. Postupak registracije OID i PIC broja je veoma sličan, ali se sprovodi na dve različite platforme Evropske komisije. 

Za registraciju OID, potrebno je da se korisnik preko svog EU Login naloga prijavi na platformu Erasmusand European Solidarity Corps, nakon čega prolazi kroz programski vođeni sled koraka za registraciju organizacije (detaljnije informacije dostupne su u odeljku br. 4). 

Za registraciju PIC broja, potrebno je da se korisnik preko svog EU Login naloga prijavi na portal Funding and tender opportunities i prati korake za registraciju. 

Korisnicima koji registruju OID broj je kao podrška na raspolaganju Vodič za registraciju OID broja, dok je korisnicima koji registruju PIC broj kao podrška na raspolaganju Vodič za registraciju PIC broja. 

OID koji organizacija dobije kada se prvi put registruje ima status Waiting for NA certification (čeka na sertifikaciju od strane Nacionalne agencije), i sa njim se može učestvovati u podnošenju predloga decentralizovanih projekata. Obično tek kada predlog projekta u fazi selekcije uđe u uži krug za potencijalno finansiranje, sprovodi se postupak sertifikacije organizacije od strane matične nacionalne agencije (za organizacije iz Srbije to je Fondacija Tempus), nakon čega OID postaje sertifikovan. Sličan postupak primenjuje se na organizaciju i njen PIC broj u postupku selekcije centralizovanog projekta, s tim što se ovaj postupak naziva validacija i sprovodi ga Izvršna agencija EACEA iz Brisela, za organizacije iz svih zemalja. 

Svaki pojedinac koji poseduje EU Login nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Preporuka je da registraciju obavi osoba koja pripada organizaciji koju registruje i koja je o tome obavestila svoje rukovodstvo, kako bi organizacija o tome bila upoznata, kako bi se umanjila mogućnost duple registracije OID i grešaka prilikom unosa podataka. U svakom slučaju, prilikom registracije je između ostalog potrebno uneti podatak o kontakt osobi organizacije koja se registruje. 

Za registraciju OID, nakon što osoba uspešno registruje EU Login nalog, potrebno je da se pomoću njega uloguje na platformu Erasmus+ and European Solidarity Corps (logovanje na platformu na adresi: https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/ u gornjem desnom uglu ekrana), nakon čega je potrebno u levom vertikalnom meniju kliknuti opciju Organisations i iz padajućeg menija izabrati Register my organisation. Da bi se moglo pristupiti registraciji, neophodno je najpre proveriti da li je organizacija već registrovana, klikom na opciju Search, jer se tek potom aktivira plavo dugme Register a new organisation. Nakon klika na ovo dugme, da bi se proces uspešno okončao, potrebno je popuniti tražene podatke o organizaciji u sva četiri odeljka navedena u meniju sa leve strane (tim redosledom): Organisation data, Legal address, Organisation contact person, Users.

Polja koja je neophodno popuniti (označena crvenom zvezdicom) su: naziv organizacije (Legal name), da je organizacija pravno lice (a legal person) osim za neformalne grupe mladih, da li je organizacija privatna (private entity) ili javna (public body), neprofitna (non-profit) ili profitna (for profit), zvanični jezik koji je u upotrebi u organizaciji (official language), država u kojoj je organizacija registrovana (Establishment/registration country) – izabrati Serbia, vrsta organizacije (Legal form) – za obrazovne ustanove izabrati opciju Unknown, poreski identifikacioni broj – PIB (VAT number), ulicu i broj (Street name and number), grad/mesto (City), poštanski broj (Postal code), telefon (Main phone), ime i prezime kontakt osobe (to može biti ista osoba koja obavlja registraciju na platformi/portalu), njen telefon i adresu, za šta je moguće ukopirati prethodno uneti broj telefona i adresu organizacije (Use organisation phone, Use organisation address). U poslednjem odeljku Users moguće je pomoću dugmeta Copy contact person details ukopirati prethodno unete kontakt podatke kontakt osobe čime ona postaje i autorizovani korisnik sa pravom pristupa i izmene podataka organizacije na njenom profilu nakon što on bude kreiran (automatski nakon registracije OID). Iako nije označeno zvezdicom, u odeljku Organisation data preporučujemo popunjavanje matičnog broja (polje Registration number). Inače, aplikacija za registraciju sadrži pojašnjenja za svako polje u ikonici pored naziva datog polja.  

Organizacije koje žele da Fondaciji Tempus podnesu predlog Erazmus+ projekta, potrebno je da u odeljku Documents na svom profilu na platformi, u PDF formatu dodaju (upload) skeniran, popunjen, potpisan i pečatiran obrazac za pravnu identifikaciju, koji se može preuzeti na ovom linku. Između ponuđenih tipova ovog obrasca, organizacije/ustanove koje se dominantno finansiraju iz javnih izvora, poput državnih škola, potrebno je da izaberu (download) i popune obrazac Public Law Body, dok npr. udruženja popunjavaju obrazac Private Companies. Podaci iz obrasca bi trebalo da odgovaraju podacima unetim prilikom registracije OID.

Obrazac za finansijsku identifikaciju, koji se može preuzeti na ovom linku, potrebno je dodati nakon otvaranja namenskog računa za finansiranje odobrenog projekta od strane Fondacije Tempus, s obzirom na to da se podaci tog računa upisuju u obrazac. Popunjen i potpisan obrazac potrebno je da overi banka u kojoj se račun vodi.

Organizacije koje žele da podnesu predlog projekta Izvršnoj agenciji EACEA (centralizovani projekti) potrebno je da na portal dodaju oba navedena obrasca u fazi podnošenja predloga projekta. 

Nezavisno od vrste projekata, na platformu/portal potrebno je dodati i dokumente koji potvrđuju podatke navedene prilikom registracije OID/PIC broja, kao što su rešenje nadležnog organa o osnivanju/upisu organizacije u registar i rešenje o poreskom identifikacionom broju (PIB), a u slučaju PIC broja i statut organizacije. Ovu dokumentaciju nije neophodno dodati u fazi podnošenja predloga projekta, ali će to biti neophodno u fazi sertifikacije/validacije.  

Telo koje sprovodi sertifikaciju OID/ validaciju PIC broja, u tom postupku može zatražiti od organizacije dostavljanje dodatne dokumentacije, a u slučaju (centralizovane) validacije i overene prevode određenih dokumenata. Više o postupku sertifikacije OID/ validacije PIC broja u odeljku br. 6.

Obrasce i prateća dokumenta koja su jednom dodata nije moguće izbrisati, ali je moguće dodati novu izmenjenu verziju, koja postaje referentna za agenciju.

Sertifikacija OID/ validacija PIC broja predstavlja proces verifikacije statusa organizacije na osnovu registrovanih podataka i dodatih dokumenata na njen profil na platformi/portalu, koji se mora sprovesti pre potpisivanja ugovora o finansiranju. U slučaju OID (decentralizovani projekti) postupak inicira i sprovodi nadležno telo Fondacije Tempus, dok u slučaju PIC (centralizovani projekti) postupak sprovodi nadležno telo Evropske komisije. Tom prilikom kontaktiraju se autorizovani korisnik/ administrator profila, u slučaju potrebe za dostavljanjem dodatnih dokumenata i/ili overenog prevoda dokumenata. 

Trajanje sertifikacije/ validacije može da se razlikuje u zavisnosti od korespodencije sa nadležnim telom i potrebe da se obezbede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta. 

Po završetku procesa, koji podrazumeva proveru svih na platformi/portalu unetih podataka i dokumenata, OID postaje sertifikovan/ PIC broj postaje validiran.

U nekim vrstama Erazmus+ projekata se pre ugovaranja zahteva i sertifikacija OID/validacija PIC brojeva svih partnerskih organizacija na projektu. U slučaju KA2 projekta koji odobrava druga (inostrana) nacionalna agencija, a na kojem organizacija iz Srbije čiji OID od ranije nije sertifikovan ima ulogu partnera, u svrhu sertifikacije njenog OID-a potrebno je da se strana agencija obrati Fondaciji Tempus kao nadležnoj agenciji i inicira sertifikaciju.

Tokom validacije PIC broja dešava se nominovanje i verifikovanjeLEAR – Legal Entity Authorized Representative – kontakt osobe koja ispred organizacije preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom. To može, ali ne mora biti, ovlašćeno lice organizacije tj. njen pravni zastupnik. 

LEAR osoba može da nominuje još i tzv. administratora/e naloga (Account Administrator), koji imaju ista prava kao i ona zmodifikaciju podataka o organizaciji, ali ne mogu da imenuju druge administratore naloga. 

Podatke unete prilikom registracije na platformi/portalu je moguće menjati. Sve dok OID nije sertifikovan/ PIC nije validiran, unete promene na platformi/portalu se automatski verifikuju u sistemu. Nakon uspešne sertifikacije/ validacije, sve promene u podacima na platformi/portalu mora odobriti nadležna agencija. 

Sve izmene se vrše pristupom odgovarajućoj platformi/portalu na kome je i registrovan OID/PIC organizacije, pomoću EU Login naloga kojim je OID/PIC registrovan. 

Postupak nominovanja osobe od strane organizacije koja će dobiti LEAR status teče paralelno sa validacijom PIC broja organizacije u registru korisnika. 

Prava i obaveze nominovane osobe, kao i postupak njene nominacije detaljno su objašnjeni u Uputstvu na stranici Evropske komisije. 

Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju. 

Fizička lica (natural person) mogu da se registruju na platformi/portalu. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske unije, treba obratiti pažnju na to da u projektima programa Erazmus+ mogu učestvovati pravna lica (legal person) – organizacije, institucije i slično, dok jedini izuzetak predstavljaju neformalne grupe mladih koje predstavljaju i u njihovo ime se registruju fizička lica.  

Nakon registracije je određeni broj podataka o organizaciji/instituciji, kao i sam OID/PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erazmus+. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente dodate na profil organizacije imaju samo autorizovani korisnik, LEAR i/ili delegirani administrator profila.  

Elektronski sistem za podnošenje prijava Erazmus+ projekata je takav da se osnovni podaci organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne upisuju već ih e-formular sam učitava iz baze podataka o OID i PIC brojevima sa platforme/portala Evropske komisije gde su registrovani. 

Sistem pritom ne učitava i kontakt osobu za pojedinačni projekat, te taj podatak podnosioci prijave sami upisuju direktno u formular. Dakle, kontakt osoba za pojedinačni projekat može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za organizaciju na platformi/portalu. 

Proveru da li organizacija već ima registrovan OID, kao i pretragu registrovanih organizacija, moguće je obaviti na platformi Erasmus+ and European Solidarity Corps i bez logovanja putem EU Login naloga. Aktiviranje opcije Advanced search na levoj strani ekrana omogućava naprednu pretragu. 

Proveru da li organizacija već ima registrovan PIC broj, kao i pretragu registrovanih organizacija, moguće je obaviti na portalu Funding and tender opportunities. Aktiviranje opcije Advanced search u donjem delu ekrana omogućava naprednu pretragu.

Napomena: Organizacijama koje su na dan 22.10.2019. imale registrovan PIC broj (reč je o datumu do kog se PIC broj koristio za sve vrste Erazmus+ projekata, i od kog je počelo korišćenje OID-a paralelno sa PIC brojem), sistem bi trebalo da je automatski dodelio i OID. To praktično znači da bi sve organizacije koje su se registrovale pre 22.10.2019. godine i stupanja na snagu navedenih izmena, osim PIC broja automatski trebalo da poseduju i OID, dok će organizacije koje se registruju nakon tog datuma moći da registruju PIC, OID ili oba identifikatora, u zavisnosti od potrebe tj. vrste projekata u kojima žele da učestvuju (centralizovani i/ili decentralizovani).  

Skip to content