PIC broj (Participant identification code)

Participant Identification Code (PIC broj) je jedinstveni identifikator organizacija/institucija koji se koristi za učestvovanje u centralizovanim vrstama Erazmus+ projekata. Svaka organizacija, institucija ili neformalna grupa mladih koja, bilo u ulozi podnosioca ili partnera, želi da učestvuje u predlogu centralizovanih projekata (projekti koji se podnose Izvršnoj agenciji EACEA iz Brisela) mora imati registrovan PIC broj. 

PIC broj se sastoji od devet cifara. 

PIC broj se dobija na portalu Evropske komisije Funding and Tender Opportunities, nakon unosa osnovnih podataka o organizaciji, poput naziva, adrese, matičnog broja, poreskog identifikacionog broja, kontakt osobe itd. portalu Funding and Tender Opportunities pristupa se putem ovog linka

Svaka organizacija može ažurirati svoje podatke na profilu svoje organizacije na portalu gde je PIC broj registrovan. 

Jednom registrovan PIC broj može se koristiti za sve vrste centralizovanih Erazmus+ projekata, u različitim konkursnim rokovima u okviru Erazmus+ programa. 

Drugi programi EU za koje se koristi PIC broj su Horizon Europe, Kreativna Evropa, CERV itd.

Detaljan spisak svih vrsta Erazmus+ projekata, sa informacijom o tome koje vrste projekata spadaju u centralizovane (podnose se Izvršnoj agenciji EACEA), i za koje se shodno tome koristi PIC broj, dostupan je na ovoj stranici

Sistem PIC brojeva Evropskoj komisiji i njenim agencijama omogućava praćenje podataka o organizacijama koje učestvuju u podnetim predlozima i uspešnim projektima koji se finansiraju kroz Erazmus+ program. 

Pored toga, formulari za podnošenje predloga projekata su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne unose već ih portal za e-formulare sam učitava i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o PIC brojevima sa portala Evropske komisije Funding and Tender Opportunities.

Pojedinac koji želi da za svoju organizaciju registruje PIC broj pre svega mora da ima otvoren svoj lični nalog na portalu – EU Login nalogEU Login je lični nalog za pristup različitim uslugama Evropske komisije na internetu kojim se proverava identitet korisnika, koristeći jedinstvenu imejl adresu korisnika i lozinku. Imejl adresa ne mora biti lična adresa pojedinca (npr. nastavnika koji registruje svoju školu) već može biti imejl adresa organizacije/ustanove (npr. škole), čime se obezbeđuje pristup nalogu od strane organizacije čak i ako pojedinac koji ju je registrovao npr. više ne radi u njoj. Nakon unosa imena i prezimena i imejl adrese, kao i štikliranja kućice radi davanja saglasnosti vezano za upotrebu podataka, potrebno je kliknuti dugme Create an account. Sistem nakon najviše nekoliko minuta šalje poruku na datu imejl adresu (proveriti i folder sa nepoželjnom poštom) sa aktivacionim linkom koji je potrebno kliknuti i potom definisati lozinku za EU Login nalog, u roku od 24 časa. Lozinka mora sadržati najmanje 10 karaktera među kojima tri različite vrste karaktera (npr. Bar jedno veliko i malo slovo i cifru). Nakon generisanja lozinke, EU Login nalog je uspešno kreiran.

EU Login nalog pojedincu između ostalog omogućava: 

  • da registruje svoju organizaciju za dobijanje PIC broja potrebnog za učešće u programu Erazmus+;
  • da pristupi i generiše e-formular za podnošenje predloga Erazmus+ projekta;
  • da pristupi različitim servisima Evropske komisije.

Postupak registracije PIC broja otpočinje otvaranjem EU Login naloga pojedinca koji vrši registraciju organizacije zarad dobijanja PIC broja (detaljnije informacije dostupne su u odeljku br. 2). Bilo koji EU Login korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. 

Za registraciju PIC broja, potrebno je da se korisnik preko svog EU Login naloga prijavi na portal Funding and tender opportunities i prati korake za registraciju (detaljnije informacije dostupne su u odeljku br. 4).

Korisnicima koji registruju PIC broj kao podrška je na raspolaganju ovaj Vodič Evropske komisije

PIC broj koji organizacija dobije kada se prvi put registruje ima status Declared, i sa njim se može učestvovati u podnošenju predloga centralizovanih projekata. Obično tek kada predlog projekta u fazi selekcije uđe u uži krug za potencijalno finansiranje, sprovodi se postupak validacije organizacije od strane Izvršne agencije EACEA iz Brisela, nakon čega PIC postaje validiran (detaljnije informacije o procesu validacije dostupne su u odeljku br. 6).

Svaki pojedinac koji poseduje EU Login nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Preporuka je da registraciju obavi osoba koja pripada organizaciji koju registruje i koja je o tome obavestila svoje rukovodstvo, kako bi organizacija o tome bila upoznata, kako bi se umanjila mogućnost duple registracije PIC broja i grešaka prilikom unosa podataka. U svakom slučaju, prilikom registracije je između ostalog potrebno uneti podatak o kontakt osobi organizacije koja se registruje. 

Za registraciju PIC broja, nakon što osoba uspešno registruje EU Login nalog, potrebno je da se pomoću njega uloguje na portal Funding and Tender Opportunities (logovanje na portal putem ovog linka, klikom na dugme Login u gornjem desnom uglu ekrana). Nakon toga je potrebno iz padajućeg menija How to participate izabrati Participant register, i poželjno prvo proveriti da li je organizacija već registrovana klikom na dugme Search a PIC (više o ovom postupku u odeljku br. 12). Ukoliko nije, postupak registracije se pokreće vraćanjem korak unazad i klikom na dugme Register your organisation.

Da bi se proces uspešno okončao, potrebno je uneti tražene podatke o organizaciji u odgovarajućim poljima u sva četiri odeljka navedena u koracima u gornjem delu ekrana: Identification, Organisation data, Legal information, Authorised users.

Polja koja je neophodno popuniti (označena crvenom zvezdicom) su navedena u nastavku.

U odeljku Identification:

  • naziv organizacije (Legal name),
  • država u kojoj je organizacija registrovana – izabrati Serbia (Registration country),
  • poreski identifikacioni broj – PIB (VAT number),

Iako nije označeno zvezdicom preporučujemo popunjavanje matičnog broja organizacije (Registration number).

U odeljku Organisation data:

  • ulica i broj (Address),
  • poštanski broj (Postal code),
  • grad/mesto (City),
  • telefon, koristeći prefiks +381 (Phone),
  • zvanični jezik koji je u upotrebi u organizaciji (Official language).

U odeljku Legal Information:

  • da je organizacija pravno lice – a legal person – osim za neformalne grupe mladih (Legal entity status),
  • vrsta organizacije – za obrazovne ustanove izabrati opciju Unknown (Legal form),
  • potom je potrebno štiklirati da li je organizacija privatna (private entity) ili javna (public body), neprofitna (non-profit) ili profitna (for profit), da li spada u mikro/mala/srednja preduzeća, međunarodne organizacije, istraživačke organizacije, visokoškolske ustanove.

U odeljku Authorised users, kao autorizovani korisnik (osoba koja će nakon registracije moći da administrira profil organizacije na portalu) automatski se određuje osoba koja je vlasnik EU Login naloga preko koga se obavlja registracija organizacije, a sistem preporučuje (nije neophodno) da ona odredi dodatnog autorizovanog korisnika, unoseći njegovo/njeno ime, prezime i imejl adresu njegovog/njenog EU Login naloga. Dodavanje drugog autorizovanog korisnika je moguće i bilo kada nakon registracije i dobijanja PIC broja, a ni tada nije obavezno.

Dodatno, aplikacija za registraciju OID-a sadrži pojašnjenja za svako polje, koje se pojavljuje klikom na ikonicu sa slovom „i” pored naziva datog polja.  

Organizacije koje žele da podnesu predlog Erazmus+ projekta Izvršnoj agenciji EACEA, potrebno je da pre podnošenja predloga projekta, u odeljku  Documents na svom profilu na portalu, y PDF formatu dodaju (Upload):

  • Skeniran, popunjen, potpisan i pečatiran Obrazac za pravnu identifikaciju, koji se može preuzeti na ovom linku. Između ponuđenih tipova ovog obrasca, organizacije/ustanove koje se dominantno finansiraju iz javnih izvora, poput državnih visokoškolskih ustanova, potrebno je da izaberu (download) i popune obrazac Public Law Body, dok npr. udruženja popunjavaju obrazac Private Companies. Podaci iz obrasca bi trebalo da odgovaraju podacima unetim prilikom registracije PIC broja.
  • Skeniran, popunjen i potpisan Obrazac za finansijsku identifikaciju, koji se može preuzeti na ovom linku, Popunjen i potpisan obrazac potrebno je da overi banka u kojoj se račun vodi, ili da se uz skeniran obrazac na portal doda i skoriji izvod sa bankovnog računa navedenog u obrascu, na kom su vidljivi broj računa i njegov vlasnik (naziv organizacije) kao i naziv banke kod koje se račun vodi.

Na portal je u odeljku Documents potrebno dodati i dokumente koji potvrđuju podatke navedene prilikom registracije PIC broja, kao što su rešenje nadležnog organa o osnivanju/upisu organizacije u registar i rešenje o poreskom identifikacionom broju (PIB) i statut organizacije. Ovu dokumentaciju nije neophodno dodati u fazi podnošenja predloga projekta, ali će to biti neophodno u fazi validacije.  

Telo Evropske komisije koje sprovodi validaciju PIC broja, u tom postupku može zatražiti od organizacije dostavljanje dodatne dokumentacije i overene prevode određenih dokumenata (više o postupku validacije PIC broja dostupno je u odeljku br. 7).

Obrasce i prateća dokumenta koja su jednom dodata nije moguće izbrisati, ali je moguće dodati novu izmenjenu verziju, koja postaje referentna za Evropsku komisiju.

Podatke organizacije unete prilikom registracije na portalu Funding and Tender Opportunities je naknadno moguće menjati na profilu organizacije na istom ovom portalu na kom je PIC i registrovan, kao i dodavati dokumenta. Sve dok PIC nije validiran, unete izmene i dopune na portalu se automatski verifikuju u sistemu. Nakon uspešne validacije, sve promene u podacima na portalu mora odobriti nadležno telo Evropske komisije. 

Sve izmene i dopune se vrše logovanjem na početnoj stranici portala preko EU Login naloga kojim je PIC organizacije registrovan (ili naloga drugog autorizovanog korisnika, ukoliko je on prethodno imenovan), klikom na My organisation(s) u vertikalnom meniju levo, a kada se izlista naziv željene organizacije, klikom na dugme Actions desno od naziva organizacije a potom i na Modify organisation iz padajućeg menija koji će se otvoriti. Nakon izmene podatka u željenom odeljku (klikom na dugme Edit u gornjem desnom uglu odeljka), potrebno je kliknuti na dugme Submit.

Validacija PIC broja predstavlja proces verifikacije statusa organizacije na osnovu registrovanih podataka i dodatih dokumenata na njen profil na portalu Funding and Tender Opportunities, koji se mora sprovesti pre potpisivanja ugovora o finansiranju. Postupak validacije inicira i sprovodi nadležno telo Evropske komisije. Tom prilikom kontaktiraju se autorizovani korisnici profila organizacije, u slučaju potrebe za dostavljanjem dodatnih dokumenata i/ili overenog prevoda dokumenata, za ispravkom ili ažuriranjem podataka o organizaciji na portalu. Korisnik se tom prilikom kontaktira putem imejl adrese svog EU Login naloga, na koji stiže notifikaciona poruka, koja upućuje korisnika na radnje koje je potrebno da obavi na profilu organizacije na portalu, preko koga je ujedno moguće nastaviti komunikaciju sa validacionim telom.

Trajanje validacije može da se razlikuje u zavisnosti od brzine korespodencije sa nadležnim telom i potrebe da se obezbede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta.

Po završetku procesa, koji podrazumeva proveru svih na portal unetih podataka i dokumenata, PIC broj postaje validiran.

U toku postupka validacije PIC broja paralelno se odigrava i povezani postupak nominovanja i verifikovanja LEAR osobe – Legal Entity Authorized Representative (detaljnije informacije dostupne su u odeljku br. 8).

U toku postupka validacije PIC broja paralelno se odigrava i povezani postupak nominovanja i verifikovanja LEAR osobe – Legal Entity Authorized Representative. Reč je o osobi iz organizacije koja od momenta kada je PIC broj validiran preuzima administriranje profilom organizacije na portalu kao i komunikaciju sa Evropskom komisijom. To može biti ista osoba koja je registrovala PIC broj i koja je do tog trenutka administrirala profil, samo sada u novoj (LEAR) ulozi, ili neka druga osoba.

Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju. LEAR osoba može, ali ne mora biti i najčešće nije, ovlašćeno lice organizacije tj. njen pravni zastupnik. Poželjno je da LEAR osoba nominuje bar još jednog administratora naloga (Account Administrator), koji ima ista prava kao i LEAR osoba nad profilom organizacije i ažuriranjem/izmenom podataka o organizaciji, ali ne može da imenuje druge administratore naloga.

Postupak nominacije LEAR osobe (i njene eventualne zamene) detaljno je objašnjen u ovom Vodiču Evropske komisije (stranice 34-41), kao i na ovoj internet stranici.

Fizička lica (natural person) tehnički mogu da se registruju na portalu. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske unije koji imaju svoja zasebna pravila, treba obratiti pažnju na to da u centralizovanim projektima programa Erazmus+, za koje se koristi PIC broj, trenutno mogu učestvovati pravna lica (legal person) – organizacije, institucije i slično, ali ne i fizička lica.  

Nakon registracije je određeni broj podataka o organizaciji/instituciji, kao i sam PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erazmus+. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente dodate na profil organizacije imaju samo autorizovani korisnik, LEAR i/ili delegirani administrator profila.  

Elektronski sistem za podnošenje prijava Erazmus+ projekata na portalu Funding and Tender Opportunities je takav da se osnovni podaci organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, veb–sajt) ne unose u e-formular za prijavu projekta već ih on sam učitava iz baze podataka o PIC brojevima sa portala. 

Sistem pritom ne učitava i kontakt osobu za pojedinačni projekat, te taj podatak podnosioci projektne prijave sami unose direktno u formular. Dakle, kontakt osoba za pojedinačni projekat može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za organizaciju na portalu. 

Proveru da li organizacija već ima registrovan PIC broj, kao i pretragu svih registrovanih organizacija, moguće je obaviti na portalu Funding and tender opportunities, i bez logovanja putem EU Login naloga. Aktiviranje opcije Advanced search u donjem delu ekrana omogućava naprednu pretragu.

Skip to content