Često postavljana pitanja: OID i PIC broj

1. Šta je OID, a šta PIC broj?

2. Zašto su potrebni OID i PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

3. Da li možemo da registrujemo OID/PIC broj za partnersku organizaciju?

4. Kakvu ulogu ima EU Login nalog kod dobijanja OID/PIC broja?

5. Koji je postupak za dobijanje OID, a koji za dobijanje PIC broja?

6. Koji podaci se popunjavaju prilikom registracije OID/PIC broja?

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal nakon dobijanja OID/PIC broja?

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

9. Šta je validacija OID/PIC broja?

10. Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

11. Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

12. Kako se nominuje LEAR osoba?

13. Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

14. Da li fizička lica mogu da se registruju i dobiju OID/PIC?

15. Koliko vremena je potrebno za validaciju?

16. Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu za učesnike?

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe kontakt osoba iz registracije za OID/PIC u neki prijavni formular za projekte?

19. Kako možemo saznati da li naša organizacija već ima dodeljen OID/PIC broj?

1.Šta je OID, a šta PIC broj?

Organization ID (OID) i Participant Identification Code (PIC broj) su jedinstveni identifikatori organizacija/institucija koji se koriste za učestvovanje u Erazmus+ projektima. Svaka organizacija, institucija ili neformalna grupa mladih koja, bilo u ulozi podnosioca ili partnera, želi da učestvuje u prijavi decentralizovanih projekata (projekti koji se podnose nekoj od nacionalnih agencija za Erazmus+, uključujući Fondaciju Tempus) mora registrovati OID, dok za učešće u centralizovanim projektima (projekti koji se podnose Izvršnoj agenciji EACEA iz Brisela) mora registrovati PIC broj.

PIC broj se sastoji od devet cifara, dok je OID sastavljen od slova E i osam cifara.

OID i PIC broj se dobijaju na odgovarajućim portalima Evropske komisije, nakon unosa osnovnih podataka o organizaciji, poput naziva, adrese, matičnog broja, poreskog identifikacionog broja, kontakt osobe itd. Svaka organizacija može ažurirati svoje podatke na portalu/portalima.

Jednom registrovan OID/PIC broj može se koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erazmus+ programa.

Drugi programi EU za koje se takođe koristi PIC broj su Horizont 2020, Kreativna Evropa, Evropa za građane i građanke.

Detaljan spisak svih vrsta Erazmus+ projekata, sa informacijom o tome koje vrste projekata spadaju u decentralizovane (podnose se nacionalnim agencijama) a koje u centralizovane (podnose se Izvršnoj agenciji EACEA), dostupan je na ovoj stranici.

2.Zašto su potrebni OID i PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

OID i PIC broj Evropskoj komisiji i njenim agencijama, kao i Nacionalnim agencijama za Erazmus+ program (uključujući Fondaciju Tempus) omogućavaju praćenje podataka o organizacijama koje učestvuju u podnetim prijavama i uspešnim projektima koji se finansiraju kroz Erazmus+ program.

Pored toga, formulari za podnošenje prijava za projekte su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne upisuju već ih server/portal za e-formulare sam “povlači” i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o OID i PIC brojevima sa portala Evropske komisije.

3.Da li možemo da registrujemo OID/PIC broj za partnersku organizaciju?

Svaki pojedinac koji poseduje EU Login nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Preporuka je da registraciju obavi osoba koja pripada toj organizaciji i koja je o tome obavestila svoju upravu, kako bi se umanjila mogućnost grešaka prilikom unosa podataka. U svakom slučaju, prilikom registracije je između ostalog potrebno uneti podatak o kontakt osobi iz organizacije koja se registruje.

4.Kakvu ulogu ima EU Login nalog kod dobijanja OID/PIC broja?

Pojedinac koji želi da za svoju organizaciju započne proces dobijanja OID ili/i PIC broja pre svega mora da otvori svoj lični nalog na portalu – EU Login nalog.

EU Login nalog je vezan za e-mejl adresu koju osoba navede.

EU Login nalog pojedincu omogućava:

  • da otpočne proces registracije organizacije za dobijanje OID ili/i PIC broja za učešće u programu Erazmus+
  • da pristupi i generiše e-formular za Erazmus+ projektnu prijavu

Vodič za otvaranje i vođenje EU Login naloga dostupan je na sajtu Evropske komisije.

5.Koji je postupak za dobijanje OID, a koji za dobijanje PIC broja?

Postupak dobijanja OID/PIC broja otpočinje otvaranjem EU Login naloga pojedinca koji vrši registraciju organizacije zarad dobijanja OID/PIC broja. Bilo koji EU Login korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. Postupak regisitracije OID i PIC broja je veoma sličan, ali se sprovodi na dva različita portala Evropske komisije.

Za registraciju OID, potrebno je da se korisnik preko svog EU Login naloga prijavi na platformu Erasmus+ and European Solidarity Corps, nakon čega prolazi kroz programski vođeni sled koraka za registraciju organizacije.

Za registraciju PIC broja, potrebno je da se korisnik preko svog EU Login naloga prijavi na portal Funding and tender opportunities i prati korake za registraciju.

Korisnicima koji registruju PIC broj je kao podrška na raspolaganju Vodič za registraciju PIC broja.

PIC broj koji organizacija dobije kada se prvi put registruje smatra se privremenim (eng: declared) ali i on je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte. Tek kada projekat bude odobren za finansiranje, obavezna je procedura validacije statusa organizacije čime PIC broj postaje validiran (eng: validated). Sličan postupak primenjuje se na organizaciju i njen OID u slučaju odobravanja decentralizovanog projekta, s tim što se ovaj postupak naziva sertifikacija i sprovodi ga Nacionalna agencija koja je odobrila projekat (za organizacije iz Srbije to je Fondacija Tempus).

6.Koji podaci se popunjavaju prilikom registracije OID/PIC broja?

Prilikom registrovanja organizacije neophodno je obezbediti osnovne podatke o organizaciji kao što su njen tip, naziv, adresa, matični broj, poreski identifikacioni broj, kontakt osoba (to može biti ista osoba koja obavlja registraciju na portalu) i dr. Aplikacija za registraciju sadrži pojašnjenja za svaki segment registracionog procesa, a zvedicom su obeležena polja koja moraju da se popune da bi se prešlo na sledeći korak i da bi se proces dovršio.

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal nakon dobijanja OID/PIC broja?

Organizacije koje žele da prijave Erazmus+ projekat, u odeljku Documents na svojoj stranici na odgovarajućem portalu treba pre svega da dodaju (upload) sledeće skenirane dokumente:

Pored toga, potrebno je dodati i dokumente koji potvrđuju podatke navedene prilikom registracije PIC broja, kao što su rešenje o osnivanju/upisu organizacije u registar, rešenje o poreskom identifikacionom broju itd. Svaki pojedinačni obrazac i dokument koji se dodaje ne sme da bude veći od 6 Mb. Preporučuje se da se svi dokumenti podnose u pdf formatu (skenirani originali). Ovu dokumentaciju nije neophodno dodati u fazi podnošenja prijave projekta, ali će biti neophodno u fazi validacije/sertifikacije.

Telo koje sprovodi sertifikaciju OID/ validaciju PIC broja, u tom procesu može zatražiti od organizacije dostavljanje dodatne dokumentacije, a u slučaju (centralizovane) validacije i overene prevode određenih dokumenata.

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

Vaš PIC broj je privremen sve do trenutka kad Tim za validaciju proveri dokumente o statusu vaše organizacije. Ipak, privremeni PIC broj je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte.

9. Šta je sertifikacija OID/ validacija PIC broja?

Sertifikacija OID/ validacija PIC broja predstavlja proces verifikacije statusa organizacije na osnovu registrovanih podataka i dodatih dokumenata na njenoj stranici na portalu, koji se sprovodi pre potpisivanja ugovora o finansiranju. U slučaju OID (decentralizovani projekti) postupak inicira i sprovodi nadležno telo Fondacije Tempus, dok u slučaju PIC (centralizovani projekti) postupak sprovodi nadležno telo Evropske komisije. Tom prilikom kontaktira se osoba koja je uneta kao kontakt za organizaciju, u slučaju potrebe za dostavljanjem dodatnih dokumenata i/ili overenog prevoda dokumenata.

Po završetku procesa, koji podrazumeva proveru svih na portalu unetih podataka i dokumenata, OID postaje sertifikovan/ PIC broj postaje validiran. U nekim vrstama Erazmus+ projekata se zahteva i sertifikacijaOID/validacija PIC brojeva svih partnerskih organizacija na projektu.

Tokom validacije PIC broja dešava se nominovanje i verifikovanje LEAR – Legal Entity Authorized Representative – kontakt osobe koja ispred organizacije preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom i/ili Fondacijom Tempus. To može, ali ne mora biti, ovlašćeno lice organizacije tj. njen pravni zastupnik.

LEAR osoba može da nominuje još i tzv. administratora/e naloga (Account Administrator) sa istim pravima da modifikuje podatke o organizaciji, s tim što ne može da imenuje druge administratore naloga.

10.Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

Najčešće nije potrebno prevoditi i prilagati tekst statuta organizacije. Osnovni dokument koji se po pravilu podnosi jeste potvrda/rešenje o registraciji kod nadležnog tela u zemlji. Ovaj dokument je potrebno prevesti kod sudskog tumača.

11.Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

Unete podatke je moguće menjati. Sve dok OID nije sertifikovan/ PIC nije validiran, unete promene na portalu se automatski verifikuju u sistemu. Nakon uspešne sertifikacije/ validacije, sve promene u podacima na portalu mora odobriti nadležna agencija.

Sve izmene se vrše pristupom odgovarajućem portalu na kome je i registrovan OID/PIC organizacije.

12.Kako se nominuje LEAR osoba?

Procedura nominovanja osobe koja će dobiti LEAR status teče paralelno sa validacijom organizacije u registru korisnika.

Prava i obaveze nominovane osobe, kao i postupak njene nominacije detaljno su objašnjeni u Uputstvu na stranici Evropske komisije.

Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju.

13.Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

Prateće dokumente koje je neophodno skenirati i prikačiti prilikom postupka registracije PIC broja nije moguće izbrisati, ali ih je moguće zameniti drugom modifikovanom verzijom.

14.Da li fizička lica mogu da se registruju i dobiju OID/PIC broj?

Fizička lica mogu da se registruju na portalima za registraciju. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske komisije, važno je istaći da u projektima programa Erazmus+ mogu učestvovati organizacije i institucije (pravna lica), dok jedini izuzetak predstavljaju neformalne grupe mladih koje predstavljaju i u njihovo ime se registruju fizička lica.

15.Koliko vremena je potrebno za validaciju?

Trajanje sertifikacije/ validacije može da se razlikuje u zavisnosti od korespodencije sa nadležnim telom i potrebe da se obezbede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta.

16.Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu?

Nakon registracije je određeni broj podataka o instituciji, kao i sam PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erazmus+. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente imaju samo LEAR i/ili delegirani administratori naloga.

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

Moguće je da ste upisali naziv organizacije sa dijakritičkim znacima (č,š,ć,đ). Pokušajte da upišete naziv bez tih znakova. Naziv organizacije s dijakritičkim znacima moguće je upisati u delu Business Name.

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe kontakt osoba iz registracije za OID/PIC u prijavni formular za projekte?

Ne, kontakt osobu za pojedini projekt sami upisujete direktno u prijavni formular. To može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za instituciju na portalu.

19. Kako možemo saznati da li naša organizacija već ima dodeljen OID/PIC broj?

Proveru da li organizacija već ima registrovan PIC broj, kao i pretragu registrovanih organizacija, možete obaviti na portalu Funding and tender opportunities.

Proveru da li organizacija već ima registrovan OID, kao i pretragu registrovanih organizacija, možete obaviti na platformi Erasmus+ and European Solidarity Corps.

Organizacijama koje su na dan 22.10.2019. imale registrovan PIC broj, sistem je automatski dodelio i OID. To praktično znači da će sve organizacije koje su se registrovale pre stupanja na snagu navedenih izmena, osim PIC broja automatski posedovati i OID, dok će organizacije koje se registruju nakon navedenih izmena moći da registruju PIC, OID ili oba identifikatora, u zavisnosti od potrebe tj. tipa prijava projekata u kojima žele da učestvuju.

Poslednje modifikovano: novembar 8, 2019



Publikacije: