PIC broj

Veoma korisna prezentacija o otvaranju EU naloga (bivši ECAS nalog) i dobijanju PIC broja dostupna je na sajtu Izvršne agencije, ovde.

1. Šta je PIC broj?

2. Zašto je potreban PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

3. Da li možemo da registrujemo druge institucije i podnesemo prijavu za dobijenja PIC broja umesto njih ukoliko predstavljamo konzorcijum koji podnosi projektnu prijavu?

4. Kakvu ulogu ima EU nalog (bivši ECAS nalog) kod dobijanja PIC broja?

5. Kako izgleda postupak dobijanja PIC broja?

6. Koji podaci se popunjavaju na portalu za učesnike?

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal tokom registracije (ili nakon toga)?

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

9. Šta je validacija PIC broja?

10. Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

11. Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

12. Kakva je uloga osobe kojoj je dodeljen LEAR status?

13. Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

14. Da li fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike?

15. Koliko vremena je potrebno za verifikaciju dodeljenog PIC broja?

16. Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu za učesnike?

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe kontakt osoba iz registracije za PIC u prijavni formular za projekte?

19. Kako možemo saznati da li naša organizacija već ima dodeljen PIC broj?

1. Šta je PIC broj?

PIC broj (Participant Identification Code) predstavlja jedinstveni identifikacioni broj od devet cifara koji svaka organizacije mora da ima kako bi mogla da učestvuje u projektima koji se finansiraju kroz program Erazmus+ i neke druge programe EU.

Kada se jednom registruje na portalu Evropske komisije i dobije ovaj broj, a zatim obezbedi dokumenta za validaciju statusa i tipa pravnog lica, organizacija svoj PIC broj može koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erazmus+ programa. Svaka institucija može ažurirati svoje podatke na portalu tokom trajanja projekta.

Drugi programi EU za koje se takođe koristi PIC broj su Horizont 2020, Kreativna Evropa, Evropa za građane i građanke.

Pristup portalu preko kojeg se dobija PIC broj moguć je na ovom linku.

2. Zašto je potreban PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erazmus+?

PIC broj Evropskoj komisiji i njenim agencijama omogućava centralizovano praćenje podataka o institucijama koje učestvuju u podnetim prijavama i uspešnim projektima koji se finansiraju kroz programe EU.

Pored toga, formulari za podnošenje prijava za projekte su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, vebsajt) u njih ne upisuju već ih server/portal za e-formulare sam “povlači” i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o PIC brojevima na sajtu Evropske komisije.

3. Da li možemo da registrujemo druge institucije i podnesemo prijavu za dobijanje PIC broja umesto njih ukoliko predstavljamo konzorcijum koji podnosi projektnu prijavu?

Svaki pojedinac koji poseduje EU nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Proces registracije je u oba slučaja isti, jedina razlika je u tome što ukoliko registrujete neku drugu organizaciju morate da unesete adekvatne podatke kontakt osobe te organizacije.

Preporuka je ipak da registraciju organizacije obavi osoba koja pripada toj organizaciji i koja je o tome obavestila svoju upravu, kako bi se umanjila mogućnost grešaka prilikom unosa podataka.

4. Kakvu ulogu ima EU nalog kod dobijanja PIC broja?

Pojedinac koji želi da za svoju instituciju započne proces dobijanja PIC broja pre svega mora da otvori svoj lični nalog na portalu – EU nalog.

Link na kojem se pojedinac registruje za dobijanje EU naloga je dostupan ovde.

EU nalog je vezan za i-mejl adresu koju osoba navede.

EU nalog pojedincu omogućava:

  • da otpočne proces registracije institucije za dobijanje PIC broja za učešće u programu Erazmus+ (i/ili drugim EU programima);
  • da preuzme e-formular za neku od Erazmus+ projektnih prijava.

Vodič za otvaranje EU naloga dostupan je ovde.

5. Kako izgleda postupak dobijanja PIC broja?

Postupak dobijanja PIC broja otpočinje registrovanjem pojedinca na portalu za učesnike i otvaranjem njegovog pojedinačnog EU naloga. Bilo koji EU korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. Nakon što se korisnik uspešno prijavi na sistem, prolazi kroz programski vođeni sled koraka za registraciju organizacije. Svim korisnicima je na raspolaganju Vodič za korišćenje portala i registraciju.

PIC broj koji organizacija dobije kada se prvi put registruje smatra se privremenim ali i on je dovoljan da bi organizacija mogla da učestvuje u projektnim prijavama. Tek kada projekat dobije finansiranje, obavezna je procedura validacije statusa institucije čime PIC broj postaje trajan.

6. Koji podaci se popunjavaju na portalu za učesnike?

Prilikom registrovanja institucije za učešće u programu Erazmus+ neophodno je obezbediti osnovne podatke o organizaciji kao što su njen tip, naziv, matični broj, adresa, kontakt podaci i dr. Aplikacija za registraciju sadrži pojašnjenja za svaki segment registracionog procesa i jasno su obeležena polja koja moraju da se popune da bi se prešlo na sledeći korak.

7. Koje dokumente je potrebno dodati na portal tokom registracije (ili nakon toga)?

Institucije koje žele da prijave projekat za Erazmus+ na Participant Portal-u treba pre svega da dodaju (upload) sledeće skenirane dokumente:

Pored toga, potrebno je dodati i dokumente iz kojih se vidi kada je organizacija osnovana, kada i sa kakvim statusom tj. ko je njen osnivač, rešenje o PDV-u ili eventualno o izuzeću od PDV-a.

Svaki pojedinačni dokument koji se kači ne sme da bude veći od 6 MB. Preporučuje se da se svi dokumenti podnose u PDF formatu (skenirani originali).

Tim za validaciju PIC brojeva često naknadno kontaktira organizaciju sa molbom za slanje overenih prevoda dokumenata ili slanje dodatnih dokumenata koji služe za potvrdu statusa organizacije.

Link sa dodatnim pojašnjenjima sa portala Evropske komisije može se naći ovde.

8. Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?

Vaš PIC broj je privremen sve do trenutka kad Tim za validaciju proveri dokumente o statusu vaše organizacije. Ipak, privremeni PIC broj je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte.

Tek ako Vaš projekat bude odobren za finansiranje, pre potpisivanja ugovora zahteva se da validacija PIC brojeva svih organizacija koje u projektu učestvuju.

9. Šta je validacija PIC broja?

Nakon registracije institucije na portalu za dobijanje PIC broja, nadležne službe Evropske komisije rade proveru unetih podataka i dokumenata kojima se garantuje postojanje jedne institucije i njen status. Tim za validaciju se obraća osobi koja je uneta kao kontakt za instituciju sa molbom za eventualno dostavljanje dodatnih dokumenata i overenog prevoda dokumenata koji se odnose na pravni status institucije.

Tek nakon verifikacije svih unetih podataka i dokumenata, dodeljeni PIC broj postaje trajan i koristi se u svoj budućoj komunikaciji sa Evropskom komisijom i njenim agencijama. Organizacija ne može potpisati ugovor za projekat koji je dobio finansiranje niti učestvati kao partner na projektu ako njen PIC broj nije validiran.

Tokom validacije PIC broja dešava se i određivanje osobe koja predstavlja pravnog zastupnika organizacije LEAR – Legal Entity Authorized Representative tj. osobe koja na sebe preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom u pogledu podataka o instituciji, potpisuje ugovore i druge pravno obavezujuće dokumente sa Evropskom komisijom.

Kada jednom bude nominovan LEAR i njegovi podaci poslati Timu za validaciju u Evropskoj komisiji, osoba koja je prvobitno registrovala organizaciju gubi pristup podacima o organizaciji (osim ako ta ista osoba nije nominovana da bude i LEAR).

LEAR može da nominuje još i tzv. administratora/e naloga (Account Administrator) sa istim pravima da modifikuje podatke o instituciji, s tim što ne može da imenuje druge administratore naloga.

10. Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?

Nije potrebno prevoditi i prilagati tekst statuta organizacije. Osnovni dokument koji se po pravilu podnosi jeste potvrda/rešenje o registraciji kod nadležnog tela u zemlji. Ovaj dokument je potrebno prevesti kod sudskog tumača.

11. Da li je moguće menjati unete podatke i kako?

U fazi same registracije, kao i nakon njenog okončanja, odnosno nakon verifikacije svih dokumenata i dobijanja zvaničnog PIC broja moguće je menjati unete podatke. Nakon uspešno okončane registracije, sva dalja modifikacija podataka je po pravilu poverena licu koje zvanično predstavlja organizaciju – LEAR–u (Legal Entity Authorized Representative) i/ili delegiranom administratoru naloga (Account Administrator).

12. Kakva je uloga osobe kojoj je dodeljen LEAR status?

Procedura nominovanja osobe koja će dobiti LEAR status teče paralelno sa validacijom organizacije u registru korisnika. LEAR je osoba koja na sebe preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom u pogledu podataka o instituciji, može potpisati ugovore i druge pravno obavezujuće dokumente sa Evropskom komisijom.

Prava i obaveze nominovane osobe, kao i postupak njene nominacije, detaljno su objašnjeni na ovom linku.

Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju.

 13. Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?

Prateće dokumente koje je neophodno skenirati i prikačiti prilikom postupka registracije organizacije nije moguće izbrisati, ali ih je moguće zameniti drugom modifikovanom verzijom.

14. Da li fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike?

Fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske komisije, važno je istaći da u projektima koji su vezani za program Erazmus+ trenutno postoji potreba za registracijom institucija, a ne i fizičkih lica.

15. Koliko vremena je potrebno za verifikaciju dodeljenog PIC broja?

Vreme validacije može da se razlikuje u zavisnosti od korespodencije sa Timom za validaciju Evropske komisije i potrebe da se obezbede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta. Obično proces traje oko jedan mesec.

16. Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspešne registracije na portalu za učesnike?

Nakon registracije je određeni broj podataka o instituciji, kao i sam PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erazmus+, odnosno svakom pojedincu koji ima EU nalog i mogućnost da pretražuje registar korisnika. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente imaju samo LEAR i/ili delegirani administratori naloga.

17. Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u originalu, na srpskom (Legal Name)?

Moguće je da ste upisali naziv organizacije s dijakritičkim znacima (č,š,ć,đ). Pokušajte da upišete naziv bez tih znakova. Naziv organizacije s dijakritičkim znacima moguće je upisati u delu Business Name.

18. Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe/kontakt osoba iz registracije za PIC u prijavni formular za projekte?

Ne, kontakt osobu za pojedini projekt sami upisujete direktno u prijavni formular. To može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za instituciju na portalu.

19. Kako možemo saznati da li naša organizacija već ima dodeljen PIC broj?

U pretraživaču na sledećem linku možete proveriti da li je Vaša već organizacija registrovana i već ima svoj broj.

Poslednje modifikovano: decembar 18, 2017



Publikacije: