Odobreni projekti: KA2 visoko obrazovanje

Ugovori i partneri

1. Ko potpisuje Ugovor o dodeli namenskih bespovratnih sredstava?

 Ugovor o dodeli namenskih bespovratnih sredstava potpisuje pravni zastupnik koordinatorske ustanove sa Fondacijom Tempus.

2. Koji je rok za potpisivanje partnerskih ugovora?

Partnerske ugovore je potrebno potpisati što pre (na samom početku sprovođenja projekta), ali tačan rok za dostavljanje potpisanih ugovora nije definisan.

3. Na koji način se dostavljaju partnerski ugovori?

Potpisane primerke partnerskih ugovora dovoljno je u formi skeniranih dokumenata postaviti na Korisnički prostor, u folder Ugovorna dokumentacija. Predlažemo da, radi preglednosti, u okviru  ovog foldera kreirate podfolder Partnerski ugovori, te da u njega okačite ove dokumente.

4. Da li je potrebno dostaviti i originalne partnerske ugovore Fondaciji Tempus?

Ne, originalne potpisane partnerske ugovore je potrebno čuvati u sopstvenoj arhivi, jer Fondacija Tempus zadržava pravo da ih traži na uvid.

5. Ako jedna partnerska organizacija na projektu želi da svoj deo sredstava prebaci drugoj partnerskoj organizaciji, koja će obaviti njihov deo aktivnosti, da li je to moguće?
   

Ukoliko partneri žele da se odreknu dela sredstava, u okviru iste budžetske linije, potrebno je da postoji pisani dokaz da se partner čija sredstva se prebacuju složio sa ovom izmenom. Sve dozvoljene preraspodele budžetskih sredstava, definisane su u Ugovoru članom I.3.3.

6. Šta se dešava ukoliko se tokom trajanja projekta partner povuče?

Ukoliko se tokom trajanja projekta partner povuče, korisnik je dužan da popuni Zahtev za izmenu Ugovora. Ukoliko je partner jedan od minimum 3 partnera iz 3 partnerske zemlje, potrebno je uvesti novog partnera iz partnerske zemlje umesto njega. Izbor novog partnera ne bi smeo da ugrozi sadržaj i ciljeve samog projekta za koji su dobijena sredstva.

7. Šta se dešava ukoliko se tokom trajanja projekta doda novi partner?

Ukoliko se tokom trajanja projekta doda novi partner, korisnik je dužan da popuni Zahtev za izmenu Ugovora. Važno je imati na umu da se budžet ne može povećati i da je važno da se ciljevi projekta ne menjaju. Takođe, potrebno je da se potpiše Mandate sa novim partnerom, kao i saglasnost (u slobodnoj formi) ostalih partnera o prihvatanju novog partnera.

Rad na projektu – timesheets, ugovori pojedinaca i sprovedene aktivnosti

1. U kojoj formi je potrebno pripremiti timesheets?

U timesheet-ovima je potrebno da je jasno vidljivo:

• koliko vremena je osoba provela u radu na određenoj aktivnosti
• u okviru koje budžetske kategorije je aktivnost sprovedena (projektni menadžment, rezultati intelektualnog rada)
• koju ulogu je osoba imala u sprovođenju te aktivnosti (menadžer, istraživač/nastavnik, administrator, tehničko osoblje). Potrebno je da se u timesheet-ovima razdvoje zadaci koje osoba obavlja da bi bilo moguće da se obračuna trošak.

Timesheet-ove je potrebno pripremati ili za svakog člana tima odvojeno za svaku kategoriju, ili jedan timesheet po osobi ali sa vidljivim kategorijama.

Rad tokom projektnih sastanaka se ne unosi u timesheet-ove.

Timesheet mora da bude potpisan od strane nadređenih osoba na ustanovi, koje bi validirale radni učinak člana projektnog tima.

Timesheet-ovi i broj dana deklarisan na Mobility Tool+ platformi treba da budu usklađeni (broj u MT-u ne sme biti veći nego na timesheet-ovima).

Napominjemo, MT ne dozvoljava unošenje decimala, tako da je savet da se u timesheet-ove unose celi dani.

Ukoliko Vam je potrebno, Fondacija Tempus vam može dostaviti primer timesheet-a.

2. Koliko radnih sati je dozvoljeno imati po danu?

U vođenju evidencije o radnim danima, primenjuje se nacionalno zakonodavstvo, što je u slučaju Srbije 8 časova.

3. Na koji način se dokazuje da je osoba radila na projektu?

Da bi rad osobe bio pripisan budžetskom korišćenju projekta, potrebno je:

• da su članovi projektnog tima formalno povezani sa ustanovom koja je partner/koordinator na projektu (npr. zaposleni na fakultetu/institutu koji je članica univerziteta može biti deo projektnog tima),
• da postoje timesheet -ovi i da se trajanje aktivnosti poklapa sa odobrenim budžetom, tj. Aneksom II,
• da su rezultati intelektualnog rada kvalitetno sprovedeni i u skladu sa projektnom prijavom,
• da su članovi projektnog tima primali nadoknadu za svoj rad na projektu.

4. Da li studenti mogu biti članovi projektnog tima?

Studenti, ukoliko nisu ugovorno vezani za instituciju, ne mogu biti deo projektnog tima niti mogu biti isplaćivani za svoj rad kroz dodeljena namenska bespovratna sredstva.

Pravdanje u okviru pojedinačnih budžetskih kategorija

1. Kako se pravdaju jedinični troškovi (unit costs)?

Precizna suma koja je isplaćena za ovu vrstu troška se ne proverava, ali se proverava da li se aktivnost desila (da li je osoba kojoj se trošak isplaćuje prisustvovala događaju, da li je pripremljen rezultat intelektualnog rada, itd.).

2. Kako se pravdaju stvarni troškovi (real costs)?

 Stvarni troškovi se pravdaju računima koji dokumentuju trošak koji je nastao u okviru projekta i koji je isplaćen. Dakle, za razliku od jediničnih troškova, kod stvarnih troškova gleda se tačan iznos koji je isplaćen.

3. Šta su vanredni troškovi i kako se pravdaju?

Vanredni troškovi mogu biti udeo u troškovima u vezi sa  podugovaranjem ili kupovinom dobara ili usluga i troškovi obezbeđenja finansijske garancije. Za njihovo pravdanje potrebno je čuvati originale svih računa i izvodi vezani za navedene troškove. U pitanju su stvarni troškovi, stoga se konkretni iznosi proveravaju i sabiraju.

4. Koje aktivnosti mogu da se sprovode u okviru budžetske linije upravljanje i sprovođenje projekta (Project Management and Implementation)?

 U okviru ove budžetske kategorije, naredne aktivnosti mogu biti sprovedene:

• planiranje,
• upravljanje finansijama,
• koordinacija i komunikacija između partnera,
• virtuelna saradnja projektnog tima
• lokalne aktivnosti na projektu (rad sa studentima u okviru učionice, organizacija kombinovanog učenja i sl.);
• informisanje, promocija, diseminacija projekta (brošure, leci, vebsajt projekta i sl.), idr.

U pitanju su jedinični troškovi koji se opravdavaju kroz uvid u to da su se navedene aktivnosti desile, dok se iznosi troškova se ne sagledavaju.

5. Ko može da učestvuje u aktivnostima učenja, nastave i obuka (Learning, teaching, training activities)?

Da biste bili sigurni ko u okviru planirane aktivnosti učenja, nastave i obuka ima pravo da učestvuje, pogledajte Programski vodič za godinu u kojoj ste podnosili projektnu prijavu, u sekciji ADDITIONAL ELIGIBILITY CRITERIA.

U okviru ovih aktivnosti, načelno mogu da učestvuju i nastavnici i studenti, ali to mora biti odobreno u budžetskim tabelama u Aneksu II Ugovora.

6. Kako se pravda učešće na aktivnostima učenja, nastava i obuka (Learning, teaching, training activities)? Kako se pravda učešće na međunarodnim sastancima projektnog tima (Transnational project meetings)?

Za pravdanje učešća na obe vrste događaja, dovoljni su:

• pačuni
• karte
• putni nalozi
• liste učesnika,
• agenda, zapisnici
• prezentacije sa događaja, fotografije itd.

U slučaju putovanja, proverava se:

• postojanje bording/autobuskih/voznih karata za predviđene datume i na ime određene osobe,
• postojanje računa za smeštaj za predviđene datume i na ime određene osobe (ne proveravaju se iznosi isplaćeni za kartu i smeštaj),
• sertifikati o učešću, liste učesnika, zapisnici/prezentacije sa sastanaka, nalozi za službeni put, fotografije sa događaja i drugih dokaza koji će potvrditi da se događaj odigrao i da su osobe prisustvovale samom događaju.

7. Kako se pravdaju troškovi događaja za širenje rezultata projekta (multiplier events)?

Događaji za širenje rezultata projekta sa odobrenim troškovima za nacionalne i međunarodne konferencije, seminare, događaje koji dele i šire intelektualne proizvode, realizovane kroz projekat učesnicima događaja (koji nisu iz organizacija u projektu) – pravdava se kroz:

• listu učesnika,
• program rada i
• propratni materijal

Događaji imaju za cilj da se informacije o rezultatima projekta šire van konzorcijuma.

8. Za koje osobe je dozvoljeno povući sredstva za učešće u događajima za širenje rezultata projekta (multiplier events)?

Sredstva za učešće na ovim događajima je moguće utrošiti samo za osobe koje nisu deo ustanova koje su partneri na projektu.

Drugim rečima, nije moguće da osobe sa ustanova koje su partneri na projektu budu gosti događaja za koje će biti povučena sredstva kroz ovu budžetsku liniju.

Dakle, za multiplier događaje sredstva mogu da se povuku samo za učesnike koji nisu sa partnerskih ustanova na projektu – ovo isključuje i studente sa partnerskih ustanova.

Studenti sa univerziteta koji nisu partneri na projektu kao i osobe sa ustanova koje imaju status pridruženih partnera na projektu mogu da se broje u učesnike događaja.

Učesnici događaja mogu da budu i sa partnerskih ustanova, pod uslovom:

• da dođu o svom trošku, ili
• da se sredstva za njih povuku iz budžetske kategorije uravljanje projektom i njegovo sprovođenje, ili
• da se istovremeno organizuje i projektni sastanak (transnational project meeting) pa da o tom trošku i partneri prisustvuju ovimdogađajima.

9. Na koji način se pravda priprema proizvoda intelektualnog rada (Intellectual Outputs)?

Za pravdanje proizvoda intelektualnog rada (O) potrebno je da:

• ostvaren proizvod intelektualnog rada bude postavljen na korisnički prostori i (ukoliko je proizvod gotov) na sajtu projekta i platformi za diseminaciju
• na korisnički prostor bude postavljen dokaz o vremenu koje je osoblje utrošilo za rad na proizvodima intelektualnog rada (npr. potpisani timesheet-ovi)
• dokaz o formalnoj povezanosti osobe sa ustanovom bude postavljen na korisnički prostor. Treba imati na umu da je potrebno dokazati kontinuitet formalne povezanosti osoba koje su angažovane na izradi ovih proizvoda i ustanove koja ih angažuje.

10. Na koji način dostaviti prateću dokumentaciju koja nije na srpskom niti engleskom jeziku?

Za sva dokumenta (izvodi, ugovori i sl.), koja su dostavljena na drugom jeziku osim na srpskom i engleskom, potrebno je napraviti neformalni prevod bitnih elemenata.

11. Gde je potrebno postaviti logo EU i klauzulu o odbijanju odgovornosti Evropske komisije?

Logo EU i klauzula o odbijanju odgovornosti EK (disclaimer) potrebno je postaviti na sve materijale i platforme razvijene u okviru projekta a oje su javno dostupne, kao što su:

– video materijali

– posteri, infografici

– silabus predmeta, praktikumi, knjige razvijene u okviru projekta

– vebsajt projekta

– društvene mreže projekta (nrp. Facebook stranica, YouTube kanal)

– agende događaja, lista učesnika

– prezentacije, planovi, strategije

– sav drugi materijali vidljivi javnosti.

Naš predlog je da pripremite obrazac (template) PPT prezentacija, Word dokumenata koji će sadržati sve potrebne elemente vizuelnog identiteta i distribuirati ih partnerima da ih koriste u svim aktivnostima.

Relevantna zakonska regulativa: izmena Pravilnika o načinu i postupku ostvarivanja poreskih oslobođenja kod PDV sa pravom na odbitak prethodnog poreza („Službeni glasnik RS“, br. 120/12, 40/15, 82/15, 86/15, 11/16, 21/17, 44/18 – dr. zakon, 48/18, 62/18) koja omogućava podnošenje zahteva za overu potvrde o poreskom oslobođenju PDV, u elektronskom obliku, preko portala Poreske uprave od 01.01.2019. godine.

1. Koji su dokumenti potrebni za oslobađanje od PDV-a?

U zavisnosti od toga da li vam je projekat odobren od strane Fondacije Tempus, neke nacionalne agencije druge evropske zemlje ili Izvršne agencije iz Brisela, razlikuje se postupak i dokumentacija koju je potrebno da dostavite.

Za projekte odobrene od strane Fondacije Tempus

Fondacija Tempus će nakon potpisivanja ugovora o finansiranju sa korisnikom, obavestiti Poresku upravu o odobrenim projektima u okviru Erazmus+ programa, o visini granta i roku trajanja projekata.

Pre podnošenja prvog zahteva Poreskoj upravi za oslobađanje od PDV-a, na ePorezi portalu, u okviru Erazmus+, treba da unesete/postavite (upload) potpisan ugovor u skladu sa korisničkim uputstvom.

U slučaju da kao koordinator imate partnere na projektu, neophodno je da unesete i postavite osnovni ugovor (sa Fondacijom) i sve ugovore sa partnerima u skladu sa korisničkim uputstvom. U ovom slučaju za vas birate opciju „Implementarni partner“ i postavljate ugovor sa Fondacijom, dok prilikom unosa partnerskih ugovora birate opciju „korisnici“ i postavljate vaš međusobni ugovor.

Za projekte odobrene kod drugih nacionalnih agencija

Pre podnošenja prvog zahteva Poreskoj upravi (preporuka je odmah nakon potpisivanja ugovora o učešću u projektu) za oslobađanje od PDV-a, neophodno je da, o odobrenom projektu, uz priloženi original ugovora, obavestite Fondaciju Tempus na sledeće imejl adrese:

• za KA101, KA102, KA104, KA201, KA202 i KA204 – schools-vet@tempus.ac.rs
• za KA203 – higher-education@tempus.ac.rs
• za KA105, KA205 i KA347 – youth@tempus.ac.rs

Fondacija Tempus nakon obaveštenja sa Vaše strane, formalno dostavlja obaveštenje Poreskoj upravi o odobrenom projektu kao i o visini granta i roku trajanja projekata.

Prilikom unosa projekta na portalu ePorezi, odabirate Erazmus+ kao krovni ugovor i  postavljate (upload) potpisan ugovor (prevod ključnih elemenata od strane sudskog tumača) u skladu sa korisničkim uputstvom. 

Projekti odobreni od strane Izvršne agencije (EACEA)

Pre podnošenja prvog zahteva Poreskoj upravi (preporuka je odmah nakon potpisivanja ugovora) za oslobađanje od PDV-a, neophodno je da, o odobrenom projektu, uz priloženi original ugovora ili partnerski ugovor i dokument (ukoliko nije sastavni deo ugovora) koji dokazuje preraspodelu sredstava po članovim konzorcijuma, obavestite Fondaciju Tempus na sledeće imejl adrese:

• za KA101, KA102, KA104, KA201, KA202 i KA204 – schools-vet@tempus.ac.rs
• za KA203 – higher-education@tempus.ac.rs
• za KA105, KA205 i KA347 – youth@tempus.ac.rs

Fondacija Tempus, formalno obaveštava Poresku upravu o svim odobrenim projektima po Pozivu za projekte u okviru programa Erazmus+ kao i o visini granta i roku trajanja projekata

Ukoliko je korisnik iz Srbije:

• Koordinator projekta: na ePorezi portalu, treba da postavite (upload) ugovor sa Izvršnom agencijom (Grant agreement) na engleskom i srpskom jeziku (prevod ključnih elemenata od strane sudskog tumača) u skladu sa korisničkim uputstvom. Takođe, ukoliko imate partnere iz Srbije, postavljate i partnerske ugovore sa njima i dodajete ih kao korisnike.
• Partner na projektu, a koordinator nije iz Srbije:  na ePorezi portalu postavljate (upload) original ugovora i prevod na srpskom jeziku (prevod ključnih elemenata od strane sudskog tumača) u skladu sa korisničkim uputstvom.

Ključni elementi ugovora (stranice ugovora za prevod):

1. Ko su ugovorne strane
2. Iznos sredstava koji je predmet ugovora o donaciji
3. Datum početka i završetka primene ugovora (datum početka i završetka projekta)
4. Spisak članova konzorcijuma sa sedištem u Republici Srbiji ako se dostavlja Grant agreement
5. Strana sa potpisnicima ugovora

OSLOBAĐANJE OD PDV-a

Kako biste izvršili oslobađanje, potrebno je pribaviti predračun od dobavljača (u slučaju da je u sistemu PDV-a)

Predračun treba da sadrži:

1. Podatke o dobavljaču (iz APR-a): naziv, adresu, telefon, PIB (poreski identifikacioni broj)
2. Podatke o kupcu: naziv, adresu, PIB
3. Broj predračuna
4. Datum i mesto izdavanja predračuna
5. Ako je iskazan rok važenja predračuna, predračun mora biti važeći minimum na dan overe
6. Opis robe ili usluge
7. Cena bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupan iznos sa PDV-om (u slučaju da u istom predračunu postoji i usluga/roba na koju se ne obračunava PDV, neophodno je robu/uslugu prikazati kao odvojenu stavku koja ne ulazi u osnovicu za obračun PDV-a)
   8. Ukoliko se predračun odnosi na usluge koje se isporučuju u određenom vremenskom periodu, potrebno je navesti tačan datum tj. period kada će se ta aktivnost izvršiti i mora biti u budućnosti (npr. organizacija treninga od 28. oktobra 2020. do 31. oktobra 2020. godine) ili pre završetka aktivnosti.
8. Potpis ili identifikacija u skladu sa zakonom Republike Srbije.

Predračun ne sme da sadrži:

1. U naslovu predračuna Račun ili Faktura
2. Napomene da se zaračunava zakonska zatezna kamata u slučaju da se ne plati u roku i sl.

2. Gde se overava PPO PDV obrazac?

Od 01.01.2019. godine, PPO PDV obrazac se dobija kroz aplikaciju ePorezi.

3. Koliko vremena je potrebno da se overi PPO PDV obrazac?

Kako proces zavisi isključivo od Poreske uprave, Fondacija Tempus nije u mogućnosti da daje informacije o tačnom vremenu potrebnom za overu PPO PDV obrasca. Međutim, iz dosadašnje prakse bismo preporučili korisnicima sredstava da planiraju sa dva radna dana za unos i overu PPO PDV obrasca.

4. Kako se popunjava PPO PDV obrazac?

U skladu sa korisničkim uputstvom. Prilikom unosa za Međunarodni ugovor, iz padajućeg menija odabrati Erazmus+.